在宅勤務ポリシーの作成方法
SquareやTwitterのような企業は、在宅勤務を恒久的なものにしています。成功するためには、何が期待されるかを設定し、健全な職場文化を推進するしっかりとした在宅勤務ポリシーが必要です。貴社のチームがその他数百社におよぶ業界リーダーに追随しようとしているのであれば、新たな体制に合わせて独自の在宅勤務ポリシーを作成、または改定する必要があります。
この記事では、リモートワークポリシーとは何か、なぜそれが有用なのか、ガイドラインの変更に関する知識について取り上げます。アイデアとして使用できる在宅勤務ポリシーのサンプルをいくつか示すとともに、自分で作成する方法について役立つヒントも紹介します。
従業員の在宅勤務ポリシーとは？
従業員在宅勤務ポリシーは、従業員がリモートで働く場合にどのようにするべきかについての一連のルールと指示を明記したものです。これらのガイドラインは、コラボレーションに使用するソフトウェアツールから、従業員がオンラインとなっているべき（またはなっていない）時間帯に至るまで、あらゆることをカバーしています。在宅勤務ポリシーテンプレートを、従業員の在宅勤務を成功させるための「よくある質問」の文書と考えます。
在宅勤務ガイドラインの作成が重要な理由は？
あらゆることを考えると、雇用主にとっての在宅勤務のメリットは多数あります。在宅勤務のガイドラインがなければ、従業員はロジスティックの問題を理解するために時間を無駄にしてしまうかもしれないので、用意することが重要です。チームが同じことを理解する助けとなり、プロセスにおける生産性の向上につながります。
さらに、在宅勤務ガイドラインによって、従業員は自身に何が期待されているのかを理解し、勤務中に集中を維持することができます。寝室やホームオフィスで仕事をしているときでもパーソナルな生活と職業人としての生活を分離しやすくなり、メンタルヘルスの向上と満足感が得られます。
在宅勤務ポリシーガイドラインを設ける会社が増えている理由
米国の労働人口の42%がフルタイムで在宅勤務をするようになる中、在宅勤務ポリシーガイドラインを定める企業がますます増えています。企業は在宅勤務ガイドラインを作成せずに従業員に対して在宅勤務を要請することもできますが、全米商工会議所は、特に非常時に「労働者が職務を遂行できるようにする」上でこのガイドラインが役立つ、と指摘しています。
在宅勤務ポリシーが変更される理由
在宅勤務ポリシーは今、変わりつつあります。COVID-19による危機が始まった頃にこのポリシーを用意した場合には、多くの組織が大部分、または完全に在宅勤務に移行して数ヶ月が経過する中、このポリシーの改定が必要になっているかもしれません。新たな部署の設置または廃止といった重要な出来事もガイドラインに影響を与えます。基本的に、在宅勤務ポリシーが、既存のチームが知っておく必要のあるすべてをカバーしていない常態になっていれば、改定の時期です。
在宅勤務ポリシーの例
これらのリーディングブランドは、気軽に真似をしたりヒントにすることができる創意に富んだ戦略的な在宅勤務ポリシーの例を示しています。在宅勤務ポリシーは企業の構成に応じて複雑で独特なものになることもありますが、これらのアイデアは、独自のガイドラインを作るきっかけにもなります。以下にその例とこれらが機能している理由を紹介します。
Googleの在宅勤務ポリシーは、従業員の在宅勤務への移行を支援するために作成したバーチャルトレーニングやバーチャル授業の概要を示しています。従業員は行き詰まったときはいつでもこの文書を見返して、上司との間でメールをやりとりする時間を節約できます。
従業員のモチベーションを高めるために、Facebookのポリシーでは、この危機の後、一貫して優れた成績を上げている従業員に対して在宅勤務を恒久的なものとする権利を与えています。ガイドラインでは、従業員が達成するべき基準を把握できるように、「優れた」とはどういう意味かの詳細を示しています。
Shopifyの在宅勤務ポリシーでは、最善のコミュニケーションツール、従業員にその使用を求める理由、在宅勤務における選択がどのようにリモートチームに良い影響を与えるかが説明されています。
在宅勤務ポリシーの作成方法
どの業界かにかかわらず、在宅勤務ポリシーの多くは以下に示す方法で作成、共有、達成することができます。
公式な業務スケジュールを定める
従業員に電話、メール、メッセンジャーで連絡できる時間帯を含めます。また、従業員が毎日仕事を開始および終了しなければならない時刻も明記します。より柔軟なスケジュールにすることをスタッフに推奨している場合には、代わりに勤務時間と完了したタスクを報告する手順を定めるようにします。
在宅勤務のレビュープロセスを定める
リモート従業員の仕事の質を評価する方法と、すべての人が最善を尽くせるようにどのようなレビュープロセスを実施するかを定めます。対象とする必要のある個々の部署における重要な差異を見落とさないように、在宅勤務ポリシーの草案についてのフィードバックを行うよう部門長に要請します。
技術的な支援ガイドを作成
データ保護についてのガイドラインと必要になる可能性があるデバイスセキュリティツールへのリンクを示し、従業員が最善を尽くせるようにします。WiFi、コンピュータ、またはソフトウェアツールに問題が発生したときにどうするべきかについての詳細な指示を共有します。
在宅勤務のルールを明確にする
リモート従業員について、会社が負担する経費と負担しない経費の具体的なリストを作成します。
病欠や休暇について、チームに混乱が発生しませんか？在宅勤務中のこれらの扱いについて従業員に周知し、活用するよう促します。Uberのように在宅勤務手当を出す場合には、その手当を従業員が何に使うべきかを定めておきます。
定期的にポリシーを見直す
在宅勤務ポリシーを妥当なものに保つため、四半期に一度、または組織内外で重要な出来事があったときに見直します。マーク・ザッカーバーグのようにポリシーを公開します。
Wrikeが在宅勤務を行う組織をサポートする方法
チームが在宅勤務を恒久的、または「さしあたり恒久的」なものにしようとしている場合には、在宅勤務についてのポリシーを補助するプロジェクト管理ソリューションを選定し、従業員が長期的にうまくやっていけるようにします。
Wrikeは、コラボレーションを改善し、便利なリモートワークテンプレートを提供して、ビジネスの継続性を高めることによって、在宅勤務を行う組織を支援するツールです。
カスタムフィールドのリクエストフォームやデジタル作業スペースなどのツールにより、チームのメンバーがタイムゾーンをまたいで簡単にコミュニケーションをとることができます。テンプレートで日々の作業や、チームの作業において実績があり繰り返し使われるシステムを標準化し、時間を節約します。
ダッシュボードもタスクや依存関係、状況を踏まえて視覚的に計画を立てる助けとなるので、すべての人が進捗を把握するのに役立ちます。
これは在宅勤務の従業員がWrikeでできることの一例に過ぎません。しかし、これらの強力なツールにより、在宅勤務ポリシーを単なる文書からチーム全体が成功のために活用する生きたシステムに変換することができます。
