Leitfaden für Remote-Arbeit

So erstellen Sie eine Homeoffice-Regelung

So erstellen Sie eine Homeoffice-Regelung

Unternehmen wie Square und Twitter setzen langfristig auf die Arbeit im Homeoffice. Damit dies erfolgreich sein kann, benötigen sie eine solide Home-Office-Regelung, die die Erwartungen definiert und eine gesunde Arbeitskultur fördert. Wenn Ihr Team in die Fußstapfen von Twitter und hunderter anderer Branchenführer treten möchte, müssen auch Sie eine Homeoffice-Regelung erstellen, die Ihrer Arbeitsstruktur entspricht. 

In diesem Artikel erläutern wir, was in einer Home-Office-Regelung steht, warum sie sinnvoll ist und was wir über Änderungen der Regelungen wissen. Außerdem finden Sie ein paar Beispiele für Homeoffice-Regelungen, die Anregungen und nützliche Tipps für Ihre eigene Regelung enthalten.

Was ist eine Homeoffice-Regelung?

Eine Homeoffice-Regelung ist ein schriftliches Dokument mit Regeln und Anweisungen, das vorgibt, was Mitarbeiter bei der Telearbeit beachten müssen. Eine solche Regelung kann alles umfassen – von den Software-Tools, die für die Zusammenarbeit eingesetzt werden müssen, bis zu den Zeiten, zu denen Mitarbeiter (nicht) online sein müssen. Betrachten Sie Ihre Homeoffice-Regelung als ein Dokument zur Beantwortung häufig gestellter Fragen, das Mitarbeiter dabei unterstützen soll, erfolgreich im Homeoffice zu arbeiten.

Warum ist es wichtig, eine Homeoffice-Regelung zu haben?

Im Großen und Ganzen bringt die Telearbeit viele Vorteile für Arbeitgeber mit sich. Es ist allerdings wichtig, eine Homeoffice-Regelung zu erstellen, weil Mitarbeiter ohne eine solche Regelung möglicherweise Zeit mit der Lösung logistischer Probleme vergeuden. Außerdem können Teams damit besser auf Kurs bleiben und ihre Produktivität steigern. 

Darüber hinaus klären Sie in einer Homeoffice-Regelung, was Sie von Mitarbeitern erwarten, damit sie sich während der Arbeitszeit voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können. Für Ihre Mitarbeiter ist es dann einfacher, ihr Privatleben und ihr Berufsleben voneinander zu trennen, während sie in ihrem Schlafzimmer oder Homeoffice arbeiten. Dies verbessert ihre geistige Gesundheit und macht ihre Arbeit erfüllender.

Warum immer mehr Unternehmen Homeoffice-Regelungen einführen

Immer mehr Unternehmen führen Homeoffice-Regelungen ein, da nun 42 % der US-amerikanischen Arbeitnehmer Vollzeit im Homeoffice arbeiten. Obwohl Unternehmen für den Umstieg auf die Telearbeit nicht unbedingt eine Homeoffice-Regelung benötigen, weist die U.S. Chamber of Commerce darauf hin, dass mit so einer Regelung insbesondere während eines Notfalls gewährleistet werden kann, dass „Mitarbeiter weiterhin ihre Arbeit erledigen können“.

Warum sich Homeoffice-Regelungen ändern

Es werden gerade viele Änderungen an Homeoffice-Regelungen vorgenommen. Wenn Sie schon vor der COVID-19-Krise über eine solche Regelung verfügten, dann ist es jetzt vielleicht an der Zeit, sie zu überarbeiten. Immerhin arbeiten die Mitarbeiter vieler Unternehmen nun schon seit mehreren Monaten ausschließlich oder größtenteils im Homeoffice. Auch wichtige Ereignisse wie die Schaffung neuer Stellen oder die Streichung von Stellen können sich auf Ihre Regelung auswirken. Wenn Ihre Homeoffice-Regelung nicht mehr alles abdeckt, was Ihr bestehendes Team wissen muss, dann sollten Sie sie aktualisieren.

Beispiele für Homeoffice-Regelungen

Die folgenden führenden Unternehmen bieten einfallsreiche und strategische Homeoffice-Regelungen, die Sie kopieren oder an die Sie sich anlehnen können. Auch wenn Home-Office-Regelungen oft komplex und individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sind, können Sie diese Beispiele als guten Ausgangspunkt für Ihre eigene Regelung heranziehen. Hier erklären wir die festgelegten Bestimmungen und die Gründe für ihren Erfolg. 

Googles Homeoffice-Regelung enthält Informationen über virtuelle Schulungen und Kurse, die Mitarbeitern beim Umstieg auf die Telearbeit helfen sollen. Mitarbeiter können sich auf dieses Dokument beziehen, wenn sie nicht mehr weiterwissen. So sparen sie Zeit und müssen keine E-Mails an ihre Vorgesetzten senden. 

Zur Motivation der Mitarbeiter sieht die Regelung von Facebook vor, dass nach dem Ende der Krise nur jene Mitarbeiter dauerhaft im Homeoffice arbeiten können, die kontinuierlich eine ausgezeichnete Leistung erzielen. Die Regelung enthält eine praktische Definition von „ausgezeichneter Leistung“, damit Mitarbeiter wissen, mit welchen Maßstäben gemessen wird. 

In Shopifys Homeoffice-Regelung ist beschrieben, was die besten Kommunikations-Tools sind, warum Mitarbeiter sie verwenden müssen und wie sich die Wahl der Homeoffice-Software positiv auf Remote-Teams auswirken wird.

So erstellen Sie eine Homeoffice-Regelung

Im folgenden Abschnitt erklären wir, wie Sie Ihre Homeoffice-Regelung unabhängig von Ihrer Branche optimal gestalten können. 

Legen Sie formelle Arbeitszeiten fest 

Geben Sie an, zu welchen Zeiten Mitarbeiter per Telefon, E-Mail oder Sofortnachricht erreichbar sein müssen. Machen Sie auch klar, zu welcher Uhrzeit Mitarbeiter ihren Arbeitstag beginnen und beenden müssen. Falls Ihr Unternehmen flexiblere Arbeitszeiten ermöglicht, sollten Sie unbedingt erläutern, welche Verfahren für die Meldung der geleisteten Stunden sowie der erledigten Aufgaben eingesetzt werden müssen. 

Führen Sie Evaluierungsprozesse für Remote-Arbeit ein

Beschreiben Sie, wie Sie die Qualität der Remote-Arbeit von Mitarbeitern bewerten werden und mit welchen Evaluierungsprozessen gewährleistet wird, dass jeder weiterhin Bestleistungen erbringt. Bitten Sie Abteilungsleiter um Feedback zu Ihrer vorläufigen Homeoffice-Regelung, da Sie wichtige Details vergessen haben könnten, die für bestimmte Positionen berücksichtigt werden müssen. 

Erstellen Sie einen Leitfaden für technischen Support

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, bestmögliche Arbeit zu leisten, indem Sie ihnen Datenschutzrichtlinien und Links zu möglicherweise benötigten Sicherheitstools zur Verfügung stellen. Beschreiben Sie im Detail, was Mitarbeiter tun müssen, wenn sie Probleme mit ihrer WLAN-Verbindung, ihrem Computer oder ihrer Software haben. 

Klären Sie die Regeln für die Arbeit im Homeoffice

Legen Sie konkret dar, welche Kosten Ihr Unternehmen für die Arbeit im Homeoffice übernimmt und welche nicht. 

Weiß Ihr Team nicht genau, wie Kranken- und Urlaubstage gehandhabt werden? Dann sagen Sie Ihren Teammitgliedern, was sie tun müssen, um diese Tage auch im Homeoffice zu nutzen, und fordern Sie sie zur Nutzung dieser Tage auf. Wenn Sie so wie Uber Homeoffice-Zuschüsse an Mitarbeiter auszahlen, dann geben Sie an, für welche Zwecke diese Gelder verwendet werden können. 

Überprüfen Sie die Regelung regelmäßig 

Überprüfen Sie Ihre Homeoffice-Regelung vierteljährlich oder bei wichtigen Ereignissen innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens, damit sie immer relevant bleibt. Veröffentlichen Sie Ihre Regelung so wie Mark Zuckerberg.

Wie Wrike Unternehmen bei der Arbeit im Homeoffice unterstützt

Falls Ihr Team dauerhaft oder zumindest derzeit in Telearbeit arbeitet, müssen Sie eine Projektmanagement-Lösung auswählen, die Ihre Homeoffice-Regelung unterstützt und Mitarbeitern hilft, langfristig erfolgreich zu arbeiten. 

Wrike ist ein Tool, das die Telearbeit erleichtert, weil es die Zusammenarbeit verbessert, nützliche Vorlagen für die Remote-Arbeit bietet und die Geschäftskontinuität fördert. 

Tools wie Anfrageformulare für benutzerdefinierte Felder und digitale Workspaces machen es Teammitgliedern einfach, über mehrere Zeitzonen hinweg miteinander zu kommunizieren. Vorlagen sparen Zeit, weil sie tägliche Aufgaben standardisieren oder Verfahren replizieren, die sich in Ihrem Team bewährt haben.

Dashboards helfen bei der visuellen Planung von Aufgaben, Abhängigkeiten und Status, damit jeder weiß, welche Fortschritte erzielt wurden.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, was Mitarbeiter mit Wrike im Homeoffice tun können. Wie unschwer zu erkennen ist, kann ein starkes Tool wie dieses Ihre Homeoffice-Regelung von einem einfachen Dokument in ein praktisches System verwandeln, das Ihrem gesamten Team zu Erfolgen verhilft.