リモートワークガイド

リモート会議の管理

リモート会議の管理

バーチャルミーティングは現代の職場のワークフローに不可欠になってきました。作業の継続とコミュニケーションに必須の役割を果たしていますが、リモート会議の生産性と効率性の最大化は依然として課題となっています。 

リモート会議へのアプローチは当然のように従来の対面会議とは異なり、参加者は独特の方法で応答し、対応します。しかし、リモート会議はあらゆる場合に理想的な手段ではありませんが、このテクノロジーをいつ、どのように利用すべきかを学ぶことが重要です。

効果的なリモート会議の実行に必要なすべてを学びましょう。 

バーチャルミーティングはどのように機能するのでしょうか?

バーチャルミーティングは、インターネット上でビデオや音声を通し、従業員同士のつながりやコラボレーションを可能にするテクノロジーを使用します。これは、リモート作業をする従業員が共有する目標やプランを達成するためのリアルタイムの交流です。

興味深いことに、バーチャルミーティングは対面会議より容易にプラン・実行できます。ラップトップを立ち上げ、リモート会議アプリを設定するだけで、他の従業員もログインできるのです。 

カメラをオンにすると、参加者同志がお互いの顔を見ることができ、マイクをオンにしてお互いの声を聞きます。またヘッドフォンやヘッドセットを使用すれば、周囲の邪魔をすることなくミーティング参加者の声を聞くことができます。

リモート会議のメリットとは何でしょうか?

バーチャルのチーム会議は、小規模のビジネスから大規模のビジネスにまで数々の機会を提供します。 

エンゲージメント、ロケーションや部門を超えたコミュニケーション、またその他の交流において、リモート会議はスケーラビリティが高く、 コスト効率のすぐれたオプションです。それではここでリモート会議の最も一般的なメリットを確認してみましょう。 : 


コスト削減

企業にとって操業費や旅費はどんどん増える可能性のある支出です。バーチャルミーティングは企業の間接費を大きく削減できます。リモートセッションをクリックするだけで即時にチームや同僚や会話ができるのです。

さらに優れた点としては、通勤のストレスなしに社内外の関係者とコミュニケーションが取れ、健全な関係が維持できることなどが挙げられます。オンライン会議の実施で事務用品や光熱費、マテリアルなどの運営費も着実に減少し、時間とコストを節減できます。

リモート会議はどこででも誰とでも話ができ、ボタンをクリックするだけで参加者や会議の時間、ディスカッションの内容などが確認できます。対面会議では重要なポイントについて記録を取らなければなりませんが、リモート会議では必要に応じて自動付与や音声表記、翻訳機能などが利用でき、会議の効率が上がります。 

社内外のコミュニケーションを改善
バーチャルミーティングは明示的なコミュニケーションやすぐれた意思の疎通を促します。スクリーン上に参加者の顔が見えるので、実際にオフィスに行く必要なく、話をする必要のある人といつでも直接迅速にコミュニケーションを取ることができます。 

さらにバーチャル環境における健全な作業環境を促進します。従業員はチャットやメッセンジャーのオプションなどを使ってより繋がりを強め、お互いを理解できます。リモートワークはコラボレーションを促進し、コミュニケーションを向上します。

司会者が主導権を握り、妨害者や参加者が同時に話すことを阻止できれば、一度のミーティングで多くを達成することができます。

リモート会議では距離は障害にはなりません。様々なロケーションの顧客に連絡を取り、リモートで健全な繋がりを構築し、維持することができるのです。 

時間の節約
リモート会議が従業員や雇用主などの時間を大幅に節約できることは否定できません。 駐車場を探したり、ガソリンスタンドに立ち寄るなど、通勤に関するストレスは無くなりました。バーチャルミーティングでは移動の必要がなく、多くの時間を節約できるので、時間をより効果的に利用することができます。 

生産性の向上 
生産性は企業の成長にとって大変重要です。自宅から快適かつ迅速にバーチャルミーティングを行うことで、効率および生産活動がよりアップします。その結果生産性がより向上し、企業の収益増加につながります。

同様に、会議室に集まり、開始までに少なくとも10分から15分程度無駄にする通常の対面会議に比べ、すぐにアクセスできるオンライン会議はかなり効率的です。

すべての面から見ても、より迅速にまた効果的に作業を実施できます。会議のプランを立て、スケジュールを組み、それに合わせて自身の時間を調整し、生産性を最大化することができるのです。また周りの環境を整え、集中力の障害となるものを取り除くことができます。

チーム間のコラボレーションを強化
統合されたリモート会議で、チーム間や全体のコラボレーションを改善できます。社内で連絡を取りたい人との仲介を誰かに依頼する必要もなく、効果的なコラボレーションを促進します。

チームは一元管理され、チームメンバー全員がファイルにアクセスし、ファイルを共有また閲覧し、関係者と交換できます。これによって、透明性のある安全で迅速なコミュニケーションを生み出すことができ ます。オンラインプラットフォームは、部門を超えたチーム間のすぐれたバーチャルコミュニケーションを促進する複数の機能を持っています。

リモートで働く人たちは、リモートワークで、アジリティやモビリティ、およびリアルタイムで楽にコラボレーションが取れるシームレスなコミュニケーション方式を優先します。バーチャルミーティングは人同士の直接の繋がりを完全に取って代わることはできませんが、そのベストプラクティスは従業員間の健全でバランスの取れたコミュニケーションやコラボレーションを促進します。

グローバルのタレントプール   
リモート会議は、世界中の人々の繋がりを確立する、他不可能なインパクトの強い手法です。距離的に離れた人々を迅速に見つけ、繋がり、関係を構築できます。 

さらに、人材募集の際には選択肢も広がります。同じ地域に住んでいる人のみを雇用する必要はありません。世界中のどこに住んでいる人でもかまいません。特定のスキルが求められる場合には、リモート会議によって才能ある人材の発掘も可能です。

バーチャルミーティングでは、グローバルなタレントプールの探索にも地理的な障害がなく、企業はビジネス拡大に必要な最高のリソースに手が届きます。  

バーチャルミーティングのベストプラクティス

バーチャルミーティングへの参加はもうめずらしいことではありません。皆様もこれまで多数のオンラインミーティングやワークショップに参加され、その内容は理解されていると思います。

常に同じようなことが起こります。

安定したインターネット接続ができる部屋(静かな部屋が理想的)を探し、バーチャルミーティング用ソフトを立ち上げても、参加者の半数以上がログインしておらず、メインスピーカーの声もはっきり聞こえず何も理解できません。気になる雑音を立てているは誰ですか?

正直に認めましょう。バーチャルミーティングが便利な手段だと思えることはほとんどないのです。参加者はディスカッションに集中せず、ビデオもオンにせず、プレゼンは常に不必要に長いのです。

当社が実施したバーチャルミーティングに関するアンケートでは、ほとんどのオンラインミーティング(80-100%)が生産的であると答えた回答者はわずか30%でした。しかしバーチャルミーティングがすぐに無くなってしまうことはありません。

バーチャルコラボレーションのスランプに陥っている場合は、効果的なバーチャルミーティングを目指すリフレッシャーコースにご参加ください。チームメンバーも次回の会議からは二度とログアウトして、再度チェックインをすることが無くなります。

バーチャルミーティングと対面会議の比較

どちらがより効果的であるかは明らかです。対面式の会議が明らかに勝者でです。アンケート回答者の68%がバーチャルミーティングより対面会議を好むと答えています。しかしここで大切なのはバーチャルミーティングと対面会議を実施するタイミングを理解することの重要性です。

対面会議では完全に相手の注意を引き付け、ボディランゲージも確認できます。潜在的な顧客や既存の顧客、および求職者の面接では対面会議が最も適しています。

しかしチームがリモートで他のオプションがない場合、重大な意思決定をしてビジネスを前進させるためにはバーチャルミーティングが必要になります。

効果的なバーチャルミーティングのコツをつかみ、より生産的で参加者の関心をつかむ方法について、 専門家 の話を聞きましょう。

自己紹介

これは明らかなことかもしれませんが、参加者全員がバーチャルコールに精通しているわけではないことを忘れないでください。

リモートチームの場合は特に、会議の始めに全員が自己紹介をし、自身の職務(作業の詳細は後のステータスアップデートで説明する)を述べることをお勧めします。

特にリモートチームでは、自己紹介に加え、参加者それぞれが前回の会議以降の改善点やポジティブな点などを共有し、前向きな雰囲気を作ります。大掛かりなキャンペーンの開始や潜在的な顧客との会議、また単に、完了した タスクについてでもかまいません。

組織は一人の力ではなく、皆の力を合わせて業績を上げます。前向きなストーリーの共有は全体の士気を高め、前向きな雰囲気で会議をスタートできます。

マナーに気を付ける

時差がある場合、早朝や深夜遅くにバーチャル会議に参加することがあります。このような時間帯は会議のエチケットやマナーにも気が配れず、生産的な会議も望めません。どんなにコーヒーを飲んでも無駄なのです。

適切な会議のエチケットを思い出して、会議に集中して参加者の話に耳を傾け、他の参加者に対する敬意と配慮を示します。そうすることで自身が話をする番になった時にも相手は同様の敬意を示してくれます。会議時には以下のマナーを守ってください。

  • 適切な服装をする
  • 開始時間(または開始前)にログインする
  • 不必要なタブやブラウザを閉じる
  • 電話やメールをチェックしない
  • 他の参加者がプレゼンをしている時はマイクをミュートする
  • 他の話をしない
  • 質問はプレゼンの最後にする
  • 時間を取って会議に参加してくれたことに対し感謝の意を表す

参加者の注意を引き付ける


バーチャル会議にログインし、ビデオをオフにして、会議に集中しなくなるのは(その順番通り)実に簡単です。しかし、ビデオをオフにすることで気が散ってしまい、他のことを始めてしまいます。これは誰のためにもなりません。

どんなに忙しい日であっても、バーチャルミーティング中に他の作業をすることは何のメリットにもなりません。会議に集中できないだけでなく、同時進行するタスクの完了にも、それだけに取り組む場合と比べて 40%以上時間がかかってしまいます。誰のメリットにもならないのです。

ビデオをオンにすることで注意力が高まります。お互いの姿が見えるため、電話をチェックしたりメールを書いたりできません。

Leadership Solutions Consultingのプレジデントで、American Management Associationの創立者および進行役のDonna Dennisが実施した3日間のセミナー「Leading Virtual and Remote Teams(バーチャルおよびリモートチームを先導)」では、ディスカッションを始める前に、会議での各自の役割を決めるように勧めています。「できるだけ対面会議と同様の方法を取ることが良いのです」と述べています。

問題解決、またアイディアに対する反対意見を述べるように勧めてください。立て続けにプレゼンを聞いていると独創的な考え方やアイディアの共有ができなくなり、 集団志向の考え方に陥る可能性もあります。すべての質問やアイディア(突飛なものであっても)を共有し、大きな意思決定については批判をせずにオープンなディスカッションをするよう心掛けます。

集中力を維持


参加者数が増えるにつれ、トピックから外れてバーチャルミーティング自体が脱線する可能性が大きくなります。会議がだらだらと続いて参加者の関心が薄れ、会議の目標を達成できなくなるのです。

次から次へとトピックに移らず、軌道から外れないためにはどうすればいいのでしょうか?「Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Get Unstuck to Get Results(スマートなリーダーとスマートなチーム:あなたとチームの成果の上げ方」の著者であるRoger Schwarzは、 ハーバードビジネスレビュー にて、会議の脱線を避ける方法についての記事を書いています。

  • 脱線する前に脱線を避けることに同意する 会議を始める前に、トピックと目標について全員の同意を得る
  • 次に進む前に、必要な内容をすべてカバーしたことを確認してください。 「では先に進みましょう」と言う代わりに、「トピックAについてはすべてカバーしたと思います。皆さん、トピックBに進む準備ができましたか?」などと聞いてみてください。
  • 会議が脱線しているかを検証する 参加者がトピックに関係のない話をした時は、「マイク、Xについてのあなたの意見はトピックBにどのように関連していますか?関連性を説明してください」などと言って関連性について質問します。

会議の目的をすべて果たしたら会議を終了します!予定した時間まで続ける必要はありません。会議を早めに終了することでコーヒーを楽しんだり、遅れを取り戻すための余裕が生まれます。

次のステップをレビュー


バーチャルミーティングでは、今後の進路を決めることが重要であることを覚えておいてください。生産的な会議では、後戻りするのではなく、前に進むことに時間を使います。

対面会議では、会議終了時にパワフルでモチベーションを上げるスピーカーで参加者の注目を集めることができますが、オンラインで同様のメッセージを伝えることは困難です。会議終了が近づくと、ほとんどの参加者はできるだけ早く「会議終了」ボタンをクリックしようとします。

感動的なスピーチをしたり、「他に何かありますか?」などの曖昧な質問をする代わりに、会議で話し合った内容をレビューし、次の予定を立てます。大きな決定事項をまとめ、アクションアイテムの担当となったメンバーの名前を呼び、最優先事項であることを確認します。期限を確認し、ワークマネージメントツールを使ってタスクを作成および配分します。スピーチは対面式会議に取っておきましょう。

次のステップについて全員が同意したところでバーチャルミーティングを終了すれば、会議はより生産的で効果的に実施できます。

バーチャルミーティングを楽しく実施する方法

手短な電話やコラボレーションセッション、クライアント関連の会議、またはその他の理由であれ、すべてのディスカッションには、組織の重要なニーズを満たすという本来の目的があります。 

しかしながら、人との繋がりが見失われがちなバーチャルミーティングは時につまらなくなります。会議中にずっと座っていることは容易なことではなく、特に新入社員はそう感じるかもしれません。時には、内気な性格のメンバーは他のチームメンバーとの繋がりを構築するチャンスを逃してしまうこともあります。

それが効果的なコラボレーションや意思決定を妨害することもあります。そろそろ、リモートチームのメンバー同士がうまく付き合っていくための独自のアプローチを考えなける時期が来ています。わずかな努力で信頼と所属感の土台を作ることができるのです。

リモート会議では、通常の慣例に加え、活気づけ注意を引き付けるために、参加者全員を関与させることが必要不可欠です。 

バーチャルミーティングを生産的でインクルーシブにするためのいくつかの方法をご覧ください。

  • よりインタラクティブで、参加者を引き付けるミーティングを実施する最も有用な方法は、会議の開始時にアイスブレイクのセッション、または activitアクティビティを実施します。参加者全員が会議に参加していると感じることができ、一度そう感じることができればその気持ちは会議の終了まで継続します。
  • 選択型の質問やオプションの数を限定したシンプルなゲームを取り入れることもできます。
  • 「two truths and a lie(2つの真実とウソ)」などのゲームもまた、会議に参加する準備ができ、その場のチームの雰囲気を盛り上げます。
  • 「word association(言葉の連想)」などでチームの理解力をテストすることもできます。これは型にはまらない考え方を奨励する優れたゲームで、プレイヤーがチェーンに追加する次の言葉を思いつかなくなるまで継続します。
  • ペットはいつでも雰囲気を盛り上げます。会議にペットを連れてきて、同僚にペットを紹介しましょう。次のミーティングでは、最初の5分間にそれぞれのペットをスクリーン上で紹介してみませんか?
  • 次のリモート会議ではアーティストとしての一面を発揮して、魅力的なバックグランドをアップロードしてみましょう。 
  • またバーチャルのハッピーアワーを取り入れることをお勧めします。従業員同士の絆を強め、ストレスのたまる作業から一時的に逃れる素晴らしい方法です。


バーチャルミーティングの招待メールに含める情報

ミーティングを実施し、 参加者に会議の招待メールを送る際には適切なエチケットが必要です。まず初めに、正式でプロフェッショナルな招待メールの作成を心がけてください。

バーチャルミーティングの招待メールは、通常の会議の招待メールとは異なります。招待メールを送るときは、参加者が別のスケジュールを立てたり、決定したその時間に別のミーティングを承諾しないように迅速に送信します。 

 会議の招待メール の作成方法は本総合ガイドを参照してください。会議の招待メール作成に必要なすべての要素をカバーしています。 

簡潔な件名
件名で招待状を開始し、短く、シンプルで、理解しやすいものにします。また日程や会議名、会議の主旨に関するヒントも添えてください。 

こうすると、メール受信者がメール全体を読む必要なしに、会議の スケジュール やアジェンダを理解できます。

自己紹介
通常と異なるメンバーとのミーティングを実施する場合は、招待メールの冒頭で自己紹介をし、会議の主催者であることを明確にします。

「皆さんこんにちは。 プロジェクト のキックオフでお会いできるのを楽しみしています!」や「次回のプレゼンへのご招待」などと記載します。誰がどのような目的で招待メールを送っているかがわかります。

準備の必要事項
事前に参加者にレポートやレビューの準備、また特定のトピックについての情報を収集してもらいたい場合は、明確に指示をし、情報漏れがないようにします。

会議の日時
招待メールの本文には必ず会議の日時を記載します。月の書き方は国によって異なる場合があり、数字ではなくつづり字で書くことをお勧めします(例:4ではなくApril)。招待された人たちが正確な時間を把握できるように、タイムゾーンも記入します。

ロケーション/媒体:対面またはオンライン
対面会議の場合は実施場所(会議室など)を明記します。 

バーチャルミーティングの場合はリモートディスカッションにログインするリンクがロケーションフィールド、音声ガイドライン、および特定のシステム要件となります。移動中に携帯電話から参加する人のために、バーチャルミーティングの電話番号も記載してください。

会議の目的
ミーティング実施の理由、達成目標など。会議の目的を招待メールに簡潔に含めます。会議から求める成果または目標も含めます。 

アジェンダ
会議のアジェンダには、会議のディスカッションのトピック、および参加者に準備を依頼するものなどを記載します。 

さらに、会議でドキュメントやレポート、提案、またリサーチの結果をレビューする場合は、事前に招待メールにドキュメントを添付することをお勧めします。参加者が添付書類にアクセスしてレビューできない場合に備えて、これらのドキュメントにリンクも記載します。 

実際に使用できる会議メモの取り方

会議の重要な点は、後に他の人達と共有でき、将来参照できる重要な情報の収集です。バーチャルミーティングの際にメモを取らなければ結果を推測することはできません。 

役立つ記録を取る最初のステップは、ミーティングが重要であり、今後のために価値ある見識を得るためのものであると自覚することです。ここですぐれた議事録を取るヒントをいくつかご紹介します。

  • 基本事項から開始
    議事録の初めに、会議場所や日時などの必要情報を記載してください。また会議の目的やディスカッションの内容も必要です。 この情報は非常に明白ですが、会議がいつ行われたかを明確にするために、すべてを文書化することが重要です。

  • 逐語的な写し
    最も有益なテクニックの1つは、参加者が発現した言葉をそのまま書き写し、発言者の名前を記載することです。しかし、正確に記録するためには集中して聞き、聞いたことをそのまま書き留めます。今後自身の助けとなる見識も加えます。

    さらに、優先度の高い会議の場合は、詳細にさらに細心の注意を払い、重要な内容を見逃さないようにします。

  • 重要なポイントを絞る
    議事録を読む人や、会議に参加できず、後でその重要ポイントを把握したい人達のことを考慮してください。内容を絞り込み、重要情報の欄を設け、欠席者にも理解しやすい議事録を作成します。 

    方向性のない長い議事録は読み手の関心を引きません。読みやすく、会議の主なトピックや今後のアクションを理解しやすい議事録を作成します。

議事録の作成にヘルプが必要ですか?Wrikeがお届けする actionable meeting notes template(活用できる議事録のテンプレート) を是非お試しください。

なくてはならないオンライン会議ツール

バーチャルミーティングに不可欠なツール無しに 優れたミーティング を実施できないことは当然のことです。オンライン会議ツールを使ってバーチャルでアポを設定し、インターネット上で即座に人々とつながることができます。 

もちろん貴社のビジネスニーズを満たし、バーチャルで楽にチームとつながる適切なツールを選ぶことが不可欠です。

リモート会議を最適化するいくつかの役に立つオンライン会議ツールをご紹介します。

  • Zoom
    Zoomは ビデオ会議を円滑に進めるプラットフォームです。多くの機能を持ち、ビジネス要件に合わせて拡張できます。また、大小の企業を同じようにサポートするユーザーフレンドリーなツールです。

    またデスクトップコンピュータからスマートフォンまで、様々なデバイスで使用できます。 クオリティの高い サービスを提供する信頼性の高いプラットフォームです。 

  • GoToMeeting
    GoToMeetingは、ユーザーがビデオセッションを実施できる便利なオンライン会議ツールで、多くの機能があります。ビデオとオーディオを交替で使用でき、スクリーンを共有し、使いやすいインターフェイスでパーソナルなバーチャルミーティングルームを構築します。

    さらに、参加者に容易に会議の招待状のリンクを送れるので、参加者はIDやパスワードの必要なしにURLをクリックするだけで会議に参加できます。

  • Google Meet
    Google Meetもまたオンライン会議用のツールです。会議の主催者はパーソナルなGスイートアカウントを設定し、Google Meetから会議のスケジュールを立てます。参加者はアカウントを設定する必要がありません。 

    さらに、Google Meetは、ユーザーに多数の機能とユーザビリティオプションを提供する、ユーザーフレンドリーなプラットフォームです。


Wrikeでアジャイルに

リモート会議がビジネスの成功に重要であることは間違いありません。しかし他のチームメンバーと足並みがそろわない場合は、生産的な会議を行うことができません。 

 チーム に共通の理解を持たせるためには、チームメンバーがいつでも、どこからでもコラボレーションを取り、交流できるWrikeなどのワークマネージメントソフトウェアが不可欠です。 

バーチャルワークプレイスの構築、ワークフローのカスタマイズ、レポートへのアクセス、リアルタイムのアップデート、そして価値あるインサイトの取得 — Wrikeならそれがすべて可能です 。