リモートワークガイド

リモートコラボレーションツールとソフトウェア

リモートコラボレーションツールとソフトウェア

COVID-19のパンデミック以前は、世界中に分散したオフィスやタイムゾーンを超えたチームのコラボレーションにリモートワークのツールやテクノロジーが必要でした。2019年度、アメリカのおよそ470万人の従業員が週の少なくとも半分を在宅勤務し、62%が時々リモートで業務をこなしていました。 

しかしながらさらに多くの組織が近い将来に在宅勤務(WFH)への移行を予定しており、マネージャーは日々のオペレーションを効率化し、動きの速いプロジェクトやキャンペーン、またイニシアチブを把握するためにできるだけ多くのリモートツールを必要としています。 

幸いにも、分散型のチームがテレワーキング環境を最大に生かすために必要な リモートワーク向けのツールやアプリが多数揃っています。. 無料のツールもありますが、さらに強力な機能や複数のユーザーアカウントを持つツールには月間または年間の登録料が必要です。以下では、 

パンデミック後の世界でテレワーキングの「ニューノーマル」を方向付ける ために必要なリモートワークツールを分類し、プロジェクト管理に最適なリモートコラボレーションツールについて説明します。

リモートワークツールが分散型チームにとって重要な理由

チームが在宅勤務でプロジェクトを実行する場合、機敏に対応し、チームの構築に焦点を絞り、リアルタイムのコラボレーションを取らなければなりません。 全米商工会議所は、, テクノロジーおよび生産性を向上するツールの装備がコミュニケーションの改善に大きく役立つと指摘しています。 

コミュニケーションは実行中のプロジェクトの詳細を見極めるだけのものではありません(しかしそれは大変重要です)。チームの業績を称え、有効的なフィードバックを提供し、メンバー同士のつながりを深めるためのものなのです。

リモートチーム用ツールの使用を評価する強力な証拠も存在します。 GitLabは27か国にまたがって1200名の従業員を雇用しており、2011年の創立以降物理的なオフィスを持たず、リモートオンリーで業務を遂行してきました。同社はチームコラボレーション と在宅勤務用のソフトウェアを使用し、バーチャルの作業スペースを構築しています。

チームの生産性にまつわるニーズへの対応には、リモートワーク用のツールが大きな効果を発揮します バーチャルチームのすぐれた管理には、メンバーのツールがプロジェクト管理に必要な機能を備えていることを確認しなければなりません。生産性および在宅勤務用ソフトの普及率アップに向けて、これらのすべての機能またはほとんどの機能を備えた多面的なオプションをお選びください。 

メッセージング リアルタイムのメッセージングを利用して、個々のタスクやプロジェクトフォルダー内にたまる雑然としたEメールの山や連絡ミスを排除します。 ソフトフェアで検索すれば、名前やキーワード、タスクのアップデートが一目で把握できます。 

ファイルの共有 ドキュメントを添付して、各タスク内で承認を開始し、割り当てます。完了したプロジェクトをシステム内に保存すれば、後で容易にそのファイルを参照できます。 

コラボレーション 単一のロケーションでコミュニケーションを取ることで会話がきちんと整理でき、また創造性が生まれます。プロジェクトのすべてのフェーズで、どのステップも見逃すことなく、バーチャルでチームを先導してください。

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Remote work software features to look for

If your teams are situated across offices, countries, or continents, implementing remote work tools is essential.

However, finding one that fits your company’s needs can be difficult. Check out these three tips that can help you identify a tool that works for you:

  • Research the tools your competitors are using
  • Read online user reviews of different tools
  • Ask your peers or ex-colleagues for referrals

Start with identifying the exact features your team needs and see if they match with the remote tool’s offerings. We’ve compiled a list of common remote work software features that you should look for:

  • Enable working from any place or device. Remote work software should allow team members to work from anywhere and on any device. By staying connected to the internet, teams can work together using any device.
  • Allow for managing multiple projects and programs. Most companies have multiple projects, programs, campaigns, and initiatives going on at the same time. Teams using a remote work tool will be able to manage their workloads, assign tasks to team members, and set estimated deadlines for different marketing and promotional activities.
  • Messaging for teams. Scanning multiple emails, phone calls, or text messages to piece together team responses on a topic can be time-consuming. Remote work tools with real-time messaging for internal teams are the way forward. Team members will be able to chat with their colleagues, as well as cross-functional departments, external vendors, and clients. All conversations will stay in a central location that can be easily retrieved and referred to when required.
  • Permit time tracking. Tracking remote work can be challenging. Having a time tracker built into your remote collaboration software can be helpful to monitor the time spent by an employee on a task. Apart from tracking employee productivity, this is a great feature for companies that bill clients for hours worked.
  • Cloud storage. Geographically distant teams require a reliable place to store all official documents and online files safely. Doing this helps avoid unnecessary confusion and saves time. Remote work tools with secure, cloud-based document storage allow team members to work together on the latest file versions. They can also store all files, documents, and folders in a central space.
  • Keep company data secure. Data security is the number one priority for all companies. When company data is stored in the cloud, it may be accessible to unauthorized persons. Remote work software should be robust enough to keep all company data 100% secure and safe from prying eyes.

What are virtual collaboration tools used for?

Coordinating teams can get stressful. Teams that use remote collaboration software can plan their workload, organize their tasks, and deliver projects effectively.

Virtual collaboration tools can be used to:

  • Communicate with team members in real time by chat, screen sharing, messaging, or video call
  • Manage project tasks and track time spent on work — daily, weekly, and quarterly
  • Work together on specific projects and programs
  • Access common files, folders, and documents in a central cloud location
  • Collaborate with internal teams, customers, partners, vendors, and other external stakeholders with virtual meetings and video conferencing
  • Increase business continuity by allowing team members to utilize laptops, desktop computers, smartphones, or tablets to work from anywhere

CRM向けのリモートツール

シンプルで使いやすい顧客インターフェースを備え、高度に収束された顧客関係管理用ソフトウェアの採用がお客様に満足感を与えます。マーケティング、セールス、顧客サービス機能を単一ツールにまとめることで、ビジネスを成功に導きます。

セールスフォース
顧客関係のプロジェクトに部門間を超えた効果的なシステムを構築して顧客の業務に的を絞った見識を得ます。セールスフォースの顧客とWrikeを連携し、顧客の作業をシームレスに管理してください。

ソフトウェア/ITの設計および開発向けのリモートツール

以下のツールをコードのソフトウェアリポジトリとして使用しバージョン管理を実行することで、チームの完璧なコラボレーションが実現します。

Github
Githubの開発ソフトウェアを利用してリモートチームを結集し、問題を解決し、カスタムソフトウェアを構築しましょう。Githubのリポジトリにまつわる課題とWrikeのタスクを連携することでコラボレーションが向上し、可視性が高まります。

Jira
多くのマネージャーが複数のプロジェクトに同時に取り組んでいます。JIRAの課題をWrikeのタスク、サブタスク、プロジェクトにマッピングすることで、 進捗状況を明確に表示し、プロジェクト全体の可視性を高めます。

メールサービスプロバイダ向けのリモートツール

メールの作成と返信に費やす時間を最小限に抑えたいですか?バーチャルチームのコミュニケーションをより効率化するリモートコラボレーションツールをお選びください。メールクライアントを選択して最新情報を共有し、Wrikeとシームレスに統合して分散型チームの繋がりを維持します。

Gmail
Gmailとの連携で生産性を向上し、時間を節約できます。WrikeとGmailを統合して受信トレイ内のタスクを容易に管理し、受信トレイから業務関連のデータを取り込むことができます。

Outlook
OutlookとWrikeを統合してプロジェクト管理にEメールを連携することで、チームはより多くの作業をこなすことができます。

メッセージング/チャット向けのリモートツール

コミュニケーションは物理的に分散しているチームにとって大変重要です。日々の情報交換は不可欠ですが、複数のメンバーと同時に会話をする場合にはEメールではスムーズに進みません。

Slack
ユビキタスなチャットプラットホームはチームの繋がりを維持します。話題についていったり、最新のNetflixの人気番組についてチームの仲間と話したりするのに利用します。Slackは役立つバーチャルチームのツールとして欠かせません。最も優れている点は何でしょうか?Slackは Wrikeとシームレスに統合し、タスクの共有やチームのコラボレーションが容易に実行できます。 

Microsoft Teams
ビデオコールやチャット、Eメールを利用し、希望する方法でチームとのコミュニケーションを図ります。Microsoft TeamsとWrikeの統合によってチームを一体化し、メンバー同士の会話を体系化された作業へと置き換えます。

ファイルストレージ向けのリモートツール

クラウドベースのストレージアプリケーションを迅速に使用できることはリモートチームにとって不可欠です。アセットの最新バージョンをすべて一か所に保管でき、最新バージョンを探す必要がありません!作業するメンバー数にかかわらず、リモートツールを使用してファイルストレージが楽に管理できます。

MediaValet
MediaValetもまたWrikeとの統合が可能です。ビデオやGIF、ソーシャルメディアのバナーなどのデジタルブランドアセットを、使いやすいリモートワークテクノロジーで保管しましょう。

Google Drive
分散型チームにとってGoogle Driveは必須のツールです。Google DocsとGoogle Sheetsを使って、いつでもどこからでも安全に、協力し合ってファイルの作業ができます。WrikeはまたGoogle Driveとも統合でき、タスクやプロジェクトのファイルを容易に添付できます。

OneDrive
スムーズなチームコラボレーションが必要ですか?WrikeのタスクをMicrosoft OneDriveのファイルに添付するだけで、チームメンバー全員がファイルの最新版にアクセスでき、過去の変更内容を確認できます。

Box
使いやすいファイルアップローダーを統合し、すべてのタスクとファイルをBoxとWrikeに保存します。Boxでワークフローを自動化し、シームレスな作業を増加する際に、あらゆるデバイスからチームと安全にコラボレーションが取れます。

Wrikeのオンライン編集
オンラインのドキュメント編集機能を使えば、ファイルをダウンロードする必要はありません。オンライン編集を完了し保存した際に、Wrikeが自動的にバージョン化します。

Dropbox
クラウドベースのモダンなDropboxを使って、地理的に分散したチームメンバーとファイルを共有できます。WrikeとDropboxの統合によってリモートチームメンバーとシームレスに同期し、コラボレーションを取り、あらゆるサイズのファイルを共有できます。

モバイル/デスクトップアプリ向けのリモートツール

大勢の人が長期のリモートワーク環境に順応しようとしている昨今、プロセスやツール、リモートワークソフトウェアの継続的な最適化が求められています。メンバー全員がより楽に使用するためには、何を統合したり追加したりできるでしょうか?

Wrike(Mac/Windows用)
不必要なタブを削除して作業に集中し、目標達成に焦点を当てましょう。

Wrike iOSとアンドロイドのアプリ
Wrikeのネイティブ iOSとアンドロイドのアプリで移動中の作業を可能にし、デスクから離れたあらゆるロケーションからプロジェクトのステータスを確認でき、効率的なコラボレーションを図ります。

ビジネスインテリジェンス向けのリモートツール

データのみでは何の意味も持ちません。実用的な知見に変換しましょう。シンプルでわかりやすい形式でデータを視覚化し、より効果的な意思決定につながるリモートビジネスインテリジェンスツールをお試しください。

Tableau
世界で最も人気のある分析プラットフォームでデータを分析・解釈します。Tableauと Wrikeの統合により、プロジェクトのパフォーマンスにおけるより優れた洞察力が得られ、データに基づく優れた意思決定を可能にします。

情報セキュリティとシングルサインオン向けのリモートツール

情報セキュリティは、誰もが興味を持つものではないかもしれませんが不可欠なものです。リモートチームは業務に関する重要な情報を携帯電話やラップトップに保存するため、高性能の情報セキュリティとシングルサインオンのツールは大変重要です。

マイクロソフトの統合
Office 365 またはAzure Active Directoryを使えば、単一アカウントからすべてのアプリに安全にログインできます。

SAML
SAMLからシングルサインオンでWrikeに接続すれば、時間が節約でき、多数のパスワードを覚えておく必要はありません!

Google SSO
あらゆるパスワードを記憶することは容易ではありません。GoogleとWrike SSOの連携で、企業の認証情報からあなたのアカウントにサインインできます。

Oktaとの統合
Oktaと Wrikeの統合で、クラウンアプリケーションに安全にログインできます。 この便利なID管理サービスでパスワードと時間を節約します。

PingFederate
PingFederateのフェデレーション サーバーと Wrikeを統合して、リモートチームのコラボレーションを容易に達成します。 PingFederateを使えば従業員やパートナー、企業顧客にウェブシングルサインオンのプロビジョニング、またリモートチームのAPIセキュリティが使用できます。

Shibboleth
Wrikeとのネイティブ統合で、ウェブシングルサインオンにShibbolethのオープンソースソリューションと連合アイデンティティをシームレスに使用できます。

Wrikeを利用して在宅勤務を成功させる

ツールだけでは作業は完了しません。しかしツールはプロジェクトの成功と失敗に大きく関わっているのです。 上記でご紹介したツールを使用して チームをバーチャルに管理し、生産性やコミュニケーション、コラボレーション、作業カルチャーを向上してください。

Wrikeをご利用になればプロジェクトの成功は間違いありません。タイムトラッキング、リソースのプラニング、共有ダッシュボード、レポーティング機能によって容易に目標が達成でき、作業がスムーズに進みます。プロジェクトを小規模のタスクに分割し、リモートチームのコラボレーションを最適化するワークフローを構築してください。