Comment rédiger une politique du télétravail

Comment rédiger une politique du télétravail

Dans des entreprises comme Square et Twitter, le télétravail va devenir permanent. Pour y arriver, elles ont besoin d'une solide politique du télétravail qui définit les attentes et promeut une culture saine du travail. Si votre équipe veut suivre l'exemple de ces organisations et de centaines d'autres, vous devez créer ou réviser votre politique pour l'adapter à votre nouvelle structure. 

Dans cet article, nous allons évoquer ce qu'est une politique du télétravail, son utilité et ce que nous savons sur l'évolution de ses lignes directrices. Nous proposerons également quelques exemples qui pourront vous servir d'inspiration et des conseils pratiques pour rédiger votre propre politique.

Qu'est-ce qu'une politique du télétravail pour les employés ?

Une politique du télétravail pour les employés est un ensemble de règles et d'instructions écrites qui définissent comment les employés doivent travailler à distance : les outils logiciels que vous utiliserez pour collaborer, les heures où les employés sont (ou ne sont pas) censés être en ligne, etc. Votre politique du télétravail est une sorte de document de FAQ qui permet à vos employés de bien gérer leur télétravail.

Pourquoi est-il important d'avoir une politique du télétravail ?

Tout bien considéré, le télétravail comporte de nombreux avantages pour les employeurs. Il est important d'avoir des règles du télétravail, car sinon les employés risquent de perdre du temps à résoudre des problèmes logistiques. Ces règles permettent aussi aux équipes d'être sur la même longueur d'onde, et ainsi de booster leur productivité. 

De plus, une politique du télétravail permet aux employés de comprendre ce qu'on attend d'eux et ainsi de rester concentrés au travail. Ils auront aussi moins de mal à distinguer leurs vies professionnelle et personnelle quand ils travailleront depuis leur chambre ou leur bureau à domicile, ce qui conduit à un meilleur équilibre mental et à un sentiment de satisfaction.

Pourquoi de plus en plus d'entreprises ont une politique du télétravail

De plus en plus d'entreprises ont une politique du télétravail car 42 % des travailleurs aux Etats-Unis travaillent à domicile à temps complet. Et même si les entreprises peuvent demander à leurs employés de télétravailler sans rédiger de politique du télétravail, la Chambre de commerce des Etats-Unis indique qu'en créer une permet de "s'assurer que les travailleurs peuvent continuer à effectuer leurs tâches", en particulier en cas d'urgence.

Pourquoi les politiques du télétravail évoluent

Les politiques du télétravail sont en train d'évoluer. Si votre entreprise en avait une au début de la crise du COVID-19, il peut être bon de la réviser à présent que les organisations sont nombreuses à avoir passé plusieurs mois en télétravail majoritaire ou complet. Des événements importants comme de nouveaux postes créés ou supprimés feront également évoluer vos règles. En résumé, si votre politique du télétravail ne couvre plus tout ce que votre équipe actuelle doit savoir, il est temps de la remettre au goût du jour.

Exemples de politiques du télétravail

Des entreprises majeures proposent des exemples de politique du télétravail que vous pouvez copier à loisir ou dont vous pouvez vous inspirer. Même si ces politiques sont souvent complexes et spécifiques à la composition de l'entreprise, ces idées peuvent vous aider à démarrer vos propres règles. Nous vous les présentons ici et vous expliquons pourquoi elles fonctionnent. 

La politique du télétravail de Google présente les formations et cours virtuels qui peuvent aider les employés à la transition. Ils peuvent s'y référer dès qu'ils se sentent bloqués, ce qui évite des échanges d'e-mails chronophages avec leurs responsables. 

En vue de motiver ses employés, la politique de Facebook limite les privilèges de télétravail permanent, une fois la crise passée, aux employés ayant accumulé de bonnes performances. On y trouve le détail de la signification de "bonnes performances" afin que les employés sachent quel niveau viser. 

La politique du télétravail de Shopify présente les meilleurs outils de communication, explique pourquoi les employés sont tenus de les utiliser et comment leur sélection de logiciels de télétravail aura un impact positif sur les équipes à distance.

Comment rédiger une politique du télétravail

Voici comment créer, partager et profiter au mieux de votre politique de télétravail, quel que soit votre secteur d'activité. 

Etablir des calendriers de travail 

Indiquez les horaires où les employés doivent être disponibles par téléphone, e-mail et messagerie instantanée. Précisez également les heures de début et de fin du travail pour chaque jour. Si votre entreprise encourage son personnel à adopter des horaires plus flexibles, définissez bien les procédures de communication des horaires de travail et des tâches terminées. 

Définir des processus de révision du travail à distance

Précisez comment vous évaluerez la qualité du travail des employés à distance et les processus de révision qui seront mis en place afin de vous assurer que tout le monde continue à faire des efforts. Demandez aux responsables de services de vous faire un retour sur le premier jet de votre politique du télétravail, car il est probable que vous n'ayez pas pris en compte des nuances importantes de certains postes. 

Créer un guide d'assistance technique

Aidez vos employés à faire de leur mieux en leur procurant des règles de protection des données et des liens vers les outils de sécurité des appareils dont ils peuvent avoir besoin. Donnez des instructions précises sur la procédure à suivre en cas de problème avec le WiFi, l'ordinateur ou les outils logiciels. 

Clarifier les règles du télétravail

Listez les dépenses que votre entreprise couvre ou ne couvre pas pour les télétravailleurs. 

Votre équipe souhaite plus de précisions sur les jours de maladie et les vacances ? Dites-leur comment ils peuvent mettre à profit ces journées en télétravail. Et encouragez-les à le faire ! Si, comme Uber, vous donnez des bonus pour le télétravail, définissez comment les employés sont censés utiliser l'argent. 

Réviser régulièrement la politique 

Révisez votre politique du télétravail tous les trimestres ou au moment d'événements importants dans votre entreprise ou à l'extérieur, pour vous assurer qu'elle reste à jour. Rendez votre politique publique, comme le fait Mark Zuckerberg.

Comment Wrike aide les organisations en télétravail

Si votre équipe passe de façon permanente ou "permanente pour le moment" au télétravail, vous devez vous doter d'une solution de gestion de projet qui accompagne votre politique du télétravail et met vos employés sur la voie de la réussite pour le long terme. 

Wrike est un outil qui aide les entreprises en télétravail en améliorant la collaboration, en proposant des modèles de télétravail utiles et en encourageant la continuité de l'activité. 

Grâce aux outils tels que les formulaires de demande à champs personnalisés et les espaces de travail numériques, il est simple de communiquer avec les membres de l'équipe sur plusieurs fuseaux horaires. Les modèles permettent de gagner du temps en modélisant les tâches quotidiennes ou les systèmes répétitifs qui fonctionnent avec votre équipe.

Les tableaux de bord aident aussi à planifier de façon visuelle les tâches, les dépendances et les statuts, afin que chacun ait conscience de l'avancée des projets.

Ceci n'est qu'un exemple de ce que les télétravailleurs peuvent effectuer avec Wrike. Mais comme vous le voyez, un outil solide comme celui-ci peut transformer votre politique du télétravail d'un simple document à un système évolutif que toute votre équipe utilise pour faire aboutir les projets.