Guía de trabajo a distancia

Cómo escribir una política de teletrabajo

Cómo escribir una política de teletrabajo

Empresas como Square y Twitter están haciendo que el trabajo desde casa sea la norma. Para tener éxito, necesitarán una política de teletrabajo sólida que establezca expectativas y promueva una cultura laboral saludable. Si tu equipo está siguiendo los pasos de estos y otros tantos líderes de la industria, deberás crear o revisar tu propia política de trabajo remoto y hacerla coincidir con la nueva estructura. 

En este artículo, repasaremos qué es una política de de trabajo remoto, por qué es útil y qué sabemos sobre los cambios en las pautas para el teletrabajo. También incluiremos algunos ejemplos de políticas de trabajo remoto para usarlos como inspiración, y ofreceremos consejos prácticos sobre cómo elaborar una política propia.

¿Qué es una política de teletrabajo?

La política de teletrabajo para empleados es un conjunto de normas e instrucciones escritas sobre cómo los empleados deben trabajar de manera remota. Estas pautas lo abarcan todo, desde qué herramientas de software utilizarás para colaborar hasta cuántas horas se espera (o no) que los empleados estén en línea. Puedes diseñar tu plantilla de política de teletrabajo como un documento de preguntas frecuentes para que tus empleados teletrabajen de manera efectiva.

¿Por qué es importante tener pautas para el teletrabajo?

A fin de cuentas, son muchos los beneficios del trabajo remoto para los empleadores . Es importante tener pautas para el teletrabajo porque, sin ellas, los empleados pueden perder tiempo resolviendo problemas logísticos. Esto contribuirá también a mantener a los equipos en sintonía y a impulsar la productividad a lo largo de los procesos. 

Además, las pautas para el teletrabajo ayudan a los empleados a comprender lo que se espera de ellos para que puedan así mantener la concentración durante las horas de trabajo. También se sentirán más cómodos al separar la vida personal de la profesional trabajando en un espacio fuera de su dormitorio, lo que les llevará a una mejor salud mental y una sensación de realización.

Por qué cada vez más empresas tienen pautas para el teletrabajo

Cada vez más empresas tienen pautas para el teletrabajo, y es que el 42 % de los trabajadores de EE. UU. trabajan desde casa a tiempo completo. Y, aunque las empresas pueden pedir a los empleados que trabajen desde casa sin crear pautas de política para el teletrabajo, la Cámara de Comercio de EE. UU. señala que este tipo de pautas contribuyen a «garantizar que los trabajadores puedan sacar su trabajo adelante», especialmente durante una emergencia.

Por qué las políticas de teletrabajo están cambiando

Las políticas de teletrabajo están cambiando. Si tu empresa ya tenía una al comienzo de la crisis de la COVID-19, tal vez deba revisarla ahora que muchas organizaciones han estado varios meses funcionando en la modalidad completa o parcial del teletrabajo. En esta actualización de la política de teletrabajo habrá que incluir eventos importantes, como nuevos puestos que se han creado u otros que han desaparecido, ya que todo ello también afecta a las pautas. Básicamente, si tu política de trabajo remoto ya no cubre todo lo que tu equipo actual necesita saber, es hora de revisarla.

Ejemplos de política de teletrabajo

Estas marcas líderes ofrecen ingeniosos y estratégicos ejemplos de políticas de teletrabajo que pueden servirte de inspiración. Aunque las políticas de teletrabajo son a menudo complejas y exclusivas de la estructura de una empresa, estas ideas deberían ayudarte a poner en marcha tus propias pautas. Descubre a continuación por qué funcionan. 

Las políticas de teletrabajo de Google describen la capacitación virtual que han diseñado para ayudar a los empleados con la transición. Los empleados pueden consultar este documento siempre que se sientan estancados, lo que les ahorrará tiempo por no tener que enviar mensajes de correo electrónico a sus jefes. 

Centrada en motivar a los empleados, la política de Facebook limita los privilegios del teletrabajo permanente después de que la crisis haya terminado a los empleados con un excelente desempeño constante. Las pautas explican de manera práctica qué significa «excelente» para que los empleados sepan qué parámetros tienen que cumplir. 

La política de teletrabajo de Shopify describe las mejores herramientas de comunicación, por qué los empleados deben usarlas y cómo su elección de software de teletrabajo afectará positivamente a los equipos remotos.

Cómo escribir una política de teletrabajo

A continuación, te indicamos cómo crear, compartir y aprovechar al máximo una política de teletrabajo, independientemente del sector al que pertenezca tu empresa. 

Fija horarios de trabajo formales 

Incluye las horas en que los empleados deben estar disponibles por teléfono, correo electrónico y mensajería. Además, indica claramente a qué hora los empleados deben comenzar y terminar el trabajo cada día. Si tu empresa alienta al personal a adoptar horarios más flexibles, asegúrate de describir los procedimientos para informar sus horas de trabajo y las tareas completadas. 

Configura procesos de revisión de trabajo remoto

Describe cómo calificarás la calidad del trabajo de los empleados a distancia y qué procesos de revisión se implementarán para garantizar que todos sigan dando lo mejor de sí mismos. Pídele a los jefes de departamento que opinen sobre tu borrador de política de teletrabajo, ya que puedes perder matices importantes de ciertos puestos que deben cubrirse. 

Crea una guía de soporte técnico

Ayuda a tus empleados a dar lo mejor de sí mismos brindándoles pautas de protección de datos y enlaces a cualquier herramienta de seguridad de dispositivos que puedan necesitar. Comparte instrucciones detalladas sobre qué hacer si tienen problemas con su WiFi, ordenador o herramientas de software. 

Aclara las normas de trabajo remoto

Elabora una lista concreta de los gastos que tu empresa cubrirá o no para los empleados remotos. 

¿Tu equipo tiene dudas sobre las bajas por enfermedad o las vacaciones? Hazles saber cómo pueden usar estos días mientras teletrabajan. ¡Y anímalos a hacerlo! Si tienes la intención de entregar primas por teletrabajo como hace Uber, define el modo en que los empleados pueden usar ese dinero. 

Realiza revisiones periódicas de la política 

Revisa tu política de teletrabajo trimestralmente o cuando ocurran eventos importantes dentro o fuera de tu organización, para garantizar que siga siendo relevante. Haz pública tu política, tal como hizo Mark Zuckerberg.

Por qué Wrike apoya a las empresas que teletrabajan

Si tu equipo está dando el paso al teletrabajo permanente o «permanente por ahora», necesitarás una solución de gestión de proyectos que respalde tu política de teletrabajo y ayude a los empleados a trabajar de manera efectiva a largo plazo. 

Wrike es una herramienta que ayuda a las organizaciones que teletrabajan a mejorar la colaboración, ofreciendo plantillas útiles para el teletrabajo y promoviendo la continuidad de la actividad de la empresa. 

Herramientas como los formularios de solicitud de campos personalizados y los espacios de trabajo digitales facilitan la comunicación con los miembros del equipo en diferentes zonas horarias. Las plantillas ahorran tiempo al estandarizar las tareas diarias o los sistemas recurrentes que funcionan para tu equipo.

Los paneles también ayudan a planificar visualmente las tareas, las dependencias y los estados, para que todos sepan hasta dónde se ha avanzado.

Esto es solo una muestra de lo que pueden hacer los empleados desde casa con Wrike. Pero como puedes ver, una herramienta potente como esta puede transformar tu política de teletrabajo conviertiéndola en un sistema vivo que todo tu equipo utiliza para tener éxito.