リモートワークガイド

在宅勤務のコツ

在宅勤務のコツ

マーク・ザッカーバーグは毎日グレーのシャツを着ることで決断の数を減らし、ツイッターのCEO、ジャック・ドーシーは 仕事を始める前に5マイル歩きます。アリアナ・ハフィントンは就寝前に厳しいスケジュールを自身に課しています。生産性を向上する方法は人によって異なりますが、間違いなく効果的なリモートワークのコツについて、科学的に証明されたものとしては何があるでしょう?私たちは効果的な在宅勤務の方法を学ぶことができるでしょうか? 

世界各地の人々の日々の過ごし方は、少なくとも身体面においては多少異なります。組織がリモートワークとハイブリッドオフィス形態への移行をさらに拡大するすることによって、大勢の人たちが初めてリモートワークを経験しました。 

リモートワークに関する課題は残っていますが、オフィス勤務に比べてより生産的になってきました(労働者のおよそ65%がこれを認めています)。適切なツールをリソースを揃えることで、組織はシームレスなリモートコラボレーションとプロジェクト管理を実現できるのです。

在宅勤務を改善し、生産性の低下を防ぐリモートワークのコツをご紹介します。

1. 作業に集中できる専用の作業スペースを確保する

作業環境は集中力に大きく影響します。家の中で日々の業務を実行するスペースを選んでください。 

ここでは食事をしたり、仕事以外のプロジェクトに熱中したりせず、ソーシャルメディアのチェックも避けます。生産性に関連した作業に集中することで、翌日の作業がよりはかどります。このコンセプトは寝室に関しても同様です。風水の熟練者の言葉通り、寝室は睡眠を取るためだけの場所なのです。

2. 全体的な目標、優先事項、境界線を定義する

業務における月ごと、四半期ごと、年度ごとの目標について、チームや上司と認識を一致させることは大変重要です。日々の最初の作業として、1つか2つの優先項目について合意し、競合するタスクや長期的にみて優先事項ではないタスクを割り当てられた際の対応について話し合ってください。

プロジェクト管理のソリューションを採用してタスクを綿密に計画し、タスクの依存関係を表示し、同僚の責任区分を理解します。プロジェクト管理ソリューションはまた、実行中のプロジェクトの障害となるものの予測に役立ちます。

タスクの完了時間を的確に予測することは困難なため、このステップは大変重要です。これは自然な認知バイアスですが、 クリエイティブなアイディアを1つの場所にまとめるツールによって容易に解消し、各ステップにかかる時間を追跡し、失敗を経験した際に軌道を外れていないかを確認することができます。

3. 現実的な作業負荷を理解し、在宅勤務の生産性を促進する

あなたの精神状態によって、オンライン作業の生産性の勢いをより活用しやすい日々もありますが、それを困難に感じる日もあります。生産性に関する指導者は、その日に気分に逆らうのではなく、気分に合わせて作業を進めるべきだと述べています。自身の精神的および身体的な健全さを損なわないワークフローシステムを構築してください。

4. バーチャルの作業スペースを構築する

在宅勤務をやりやすくしましょう。  チームメンバー全員がアクセスできるデジタルハブを構築してミーティングの数を減らします。

対面式のミーティングが開催できない時は、ドキュメントやタスクを単一のデジタルロケーションに保管することでリモートワークの生産性がより向上します。

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5. リモートフレンドリーな作業ルーチンを確立する

初めて在宅勤務を行う方は、ビデオ会議やチームチャットのソフトを使ってチェックインする新しいルーチンを確立しましょう。週ごとのステータスミーティングや1対1のミーティングも、Zoomなどのビデオ会議ツールを使って効果的に実行できます。コラボレーション作業にはSlackなどのアプリが有効的です。

6. VPNの必要性を確認する

従業員が会社のプライベートネットワークにリモートアクセスする必要がある場合は、今すぐにセットアップしてください。チームメンバーが自宅から会社のプライベートネットワークにアクセスする必要性も出てきます。リモート作業中に重要なタスクを見逃さないよう、VPMの安全なセットアップ方法をアドミニストレータに確認してください。

7. 安定したインターネット接続を確保する

安定したインターネット接続を確保してください。インターネットの接続トラブルはリモートワーカーにとって大きな課題です。 接続できない場合に備えて緊急時の対応策を立ててください。

8. 定期的に休憩を取って気分転換をする

オフィス勤務の時と同様に定期的な休憩を取ってください。在宅勤務をしているとランチやコーヒー休憩を取らずに働きがちです。コンピュータから離れて食事を取り、ストレッチをしたり、気分をリフレッシュすることが大切です。最近実施された サーベイでは、定期的な休憩が生産性や身体的・精神的健康の向上につながることが明らかになりました。

9. 常にバーチャルの最新情報を得るよう心掛ける

ウェビナーやバーチャルイベントに参加しましょう。仕事でバーチャルカンファレンスに参加する際は、ウェビナーやその他のバーチャルイベントなどのバーチャルスペースイベントを探してください。

10. クラウドベースのコラボレーションソフトウェアを採用する

Wrikeをはじめとするコラボレーションソフトウェアやクラウドベースのアプリを有効に使用しましょう。コラボレーション、またドキュメントおよびアセットへのリモートアクセスを可能にするクラウドベースのツールのおかげで、在宅勤務がより効率的になりました。チームの作業スケジュールや作業環境を変更する際は、これらのツールを最大限に活用してください。

11. 物理的な作業スペースを最小に抑える

雑然とした作業スペースは集中力の低下につながります。Forbesによると、デスクが片付いていないと生産性、心理状態、およびモチベーションに影響を与えることが明らかになりました。 

時間管理を専門とする企業である The Productivity Proのプレジデント、ローラ・スタック氏は「ほとんどの人は一日に30分から1時間程度探し物をしている」と説明しています。自宅以外のスペースでの作業に慣れていると、キッチンテーブルで仕事をする際にはきちんと整理整頓ができないのです。

整理のエキスパートであるピーター・ウォルシュ氏は、「今すぐに必要なものだけ手元に置く」ことを提案しています。モニター、キーボード、携帯電話、ペン2本、ノート1冊、照明器具、家族の写真1枚がほとんどの人にとっての必需品であると氏は述べています。

12. 最も困難なタスクから手を付ける

在宅勤務の方法を考える際は、まず何に焦点を当てるべきかを考えます。一日の作業リストに困難なタスクがある場合は、最後まで手を付けたくないかもしれません。

行動科学者のダン・アリエリー氏は、これによって生産性が大きく低下する、と述べています。アリエリー氏は起床後の2時間が一日のうちで最も生産的な時間であるとしています。

Business Insiderは、複雑なプロジェクトは対処しやすい小さなマイルストーンに分割するのが最適な対対応方法だ、としています(Wrikeのタスク管理ソフトウェアを使えば数回のクリックでこれが完了します)。これにより、容易なタスクを完了する際と同様の効果が得られるのです。

13. 作業を90分のサイクルに分割する(またはトマトタイマーを使用する)

効率的な在宅勤務を達成する1つの方法は、午後に出てくる疲れを克服することです。Incによると、睡眠の研究者であるナサニエル・クレイトマン氏(REMを発明した若者)は、人は起きている間に90分の「活動周期」で高周波の脳活動を経験すると述べています。その後低周波の脳活動が20分続きます。

これは90分以上集中しても生産性は向上しないことを意味します。 Forbesは、無料の「トマトタイマー」を使って1つのタスクに決められた時間だけ集中するポモドーロテクニックを推奨しています。時間を決めて休憩を取ることによって脳をスッキリさせることができるのです。

14. マルチタスクをやめる

新たなタブをオープンするたびに生産性が低下していると感じることがありますか?常に接続を維持することが求められる昨今、集中力をキープすることは大変困難です。在宅勤務では特にそれが言えるでしょう。実際人間の脳は一度に一つのタスクにのみ適切に集中することができるのです。

「マルチタスクをするとタスクにかかる時間は短期間で倍になり、少なくとも倍のミスを犯しがちである」と心理学者のドクター・ジョアン・ディークは述べています。 

Harvard Business Reviewは、マルチタスクをすることによって未完了となるタスクが増加すると言及しています。

在宅勤務の方法を学んでいる時は、家の仕事と会社の仕事を同時に行いがちです。 

90分のスプリントで1つのタスクに集中し(プロジェクトを対応しやすい単位に分割する)、その後20分の休憩を取って家の仕事をするようにします。