リモートワークのデメリットと課題

リモートワークのデメリットと課題

リモートワークはもはや付随的なビジネス慣行ではありません。コロナウィルスのパンデミックによって、企業はビジネス継続のためにリモートワークポリシーの迅速な作成と採用を余儀なくされました。

完全なリモート作業への急速なパラダイムシフトにより、新たに構築したリモートチームを管理したり、プロジェクトを軌道に乗せるために、多くの企業では混乱をきたしています。リモート作業に慣れている中規模の企業やエンタープライズでさえ、プロセスの拡大収縮とその維持に脅威を感じたのです。

リモート作業は経費の削減や広大なタレントプールへのアクセスなど、企業に多くのメリットをもたらしました。同時に、従業員は生産性レベルの向上や、すぐれたワークライフバランスなどの恩恵を受けています。  

リモートワークが従業員にもたらす課題とソリューション

リモートワークには多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットもあります。Wrikeは、リモートワークの優れたツール、コツ、およびリソースをキュレートし、課題を克服し、世界中のどこからでも効果的なコラボレーションが取れるよう企業をサポートしています。

異なるタイムゾーン

世界中に分散したチームメンバーをまとめるには容易ではありません。一日の仕事を始めたばかりのチームメンバーもいれば仕事終了間近のメンバーもいることを想像してみてください。従業員の士気や作業の進捗に影響を与える時は特に、コラボレーションが大変重要になります。どんなソリューションがあるでしょうか？

タイムゾーンに関する問題の解決方法：
プロジェクトやタスクをプラニングして、メールによるコミュニケーションを減らしてください。Wrikeなどのプロジェクト管理ツールを利用して、作業を共有する必要のあるチームメンバーをタグし、作業を共有し、意思決定のプロセスを合理化します。長いメールを書いたり（そして長時間かけて返事を待ったり）する必要はないのです！

一体型のワークマネージメントプラットフォームなら、チームメンバーはワークフローを共有し、全員が同じ認識を持つことができます。 異なるタイムゾーンで作業をする従業員にとって困難なステータスチェックインを最小化します。チームの全員がネットワークに接続している時間を選んで、毎週のチームチェックイン のスケジュールを立ててください。

不安定なテクノロジーによる課題 

チームは、テクノロジーの問題でお困りですか？エンタープライズグレードのテクノロジーは通常高速で先端を行っています。しかし、それぞれのチームメンバーのラップトップやスマートフォンのリモートインターネット接続は不安定なこともあります。 

スタッフに社用のラップトップを提供しない企業もかなりあります。リモート作業中はパスワードを忘れたり、コンピュータやアカウントからロックアウトされることも起こり得ます。

テクノロジーに関する問題の解決方法：
チームが作業を順調に実行できる適切なテクノロジーを利用できることを確認してください。たとえば、Wi-fi接続のみでなく、イーサネットに接続できる機能（およびハードウェア）は必ず必要です。 

職場のITヘルプデスクと同様のリモートヘルプデスクを設立すれば、問題発生の際に支援が必要なリモートチームにとって大きなサポートとなります。 堅固なサポートチケットシステムやセルフヘルプSSOを設置する場合は一からやり直す必要はありません。 慎重に考慮し、戦略的に取り組むことで大いに効果が上がります。 

ハードウェアであってもソフトウェアであっても、適切なコラボレーションツールの採用がチームの成功につながります。ラップトップやインターネットハードウェアから、Wrikeのような強力なワークマネージメントプラットフォームまで、どこからでもコラボレーションが必要なのです。

プロジェクトの進捗状況とチームのタスクを理解

あらゆるステージごとの、チームの進捗状況アップデートが必要ですか？プロジェクトの進捗状況やチームのタスクの理解は、在宅勤務にまつわるデメリットの一つです。毎日の目標や毎週の目標を達成していることはわかっていても、全体像を把握していない場合はどうなるでしょうか？

プロジェクトの透明性に関する問題の解決法：
期限は必ず守ってください！Wrikeをはじめとするプロジェクト管理ツールを使って、リアルタイムの進捗チャートと大型プロジェクト進捗の概要を作成します。

ガントチャートやカンバンボードを使って視覚的なダッシュボードを構築し、チームの進捗状況を把握します。期限ごとと進捗ごとにタスクを素早く分類し、問題の有無を確認します。

チームがワークフローをパーソナライズ化・共有できるようサポートし、信頼関係や説明責任、および期限内のデリバリーを改善します。コミュニケーションギャップを最小化して、頻繁なチェックインのニーズを排除します。

効果的なリモートコラボレーションの確立

最近の大量リモートワークへの移行にもかかわらず、多くの組織はリモートコラボレーションを最大の課題の1つと捉えています。ダイレクターのあなたは、分散型チームによる新規プロダクトのキャンペーンをどのように展開しますか？

コラボレーションを取るオプションが電話やビデオ、ズームコールだけの場合、1つのドキュメントやファイルに関する作業でも困難をきたす場合があります。幸いなことに、チームはリモートコラボレーションツールを使用してこの障壁を効果的に克服し、コミュニケーションを成功させることができます。

リモートコラボレーションにまつわる問題の解決方法：
すべてのリモートチームには、高速で反応が早く、柔軟なコミュニケーションプラットフォームが必要です。リモート作業をするチームにとってメールはそれほど効果的ではありません。また複数のコミュニケーションツール、ファイル共有アプリやソフトを使うとより複雑になり、情報ロスが発生します。

SlackやGoogle Docs、Wrikeなどの利用で、すべての情報やデータを安全なクラウドスペースに保存し、距離を超えた効果的なコミュニケーションを取ることができます。Wrikeのワークマネージメントプラットフォームとシームレスに統合するアプリを選んで、維持してください。すべてのステークホルダーが楽に利用できるように、すべてのアセットやコメントを1箇所に保管します！

文化の違いへの対応

大陸を超えたリモートチームは様々な文化や言語で構成されたるつぼです！職場で求められるものや文化規範は国ごとに大きく異なります。たとえば、日本の労働文化はチームメンバーとの話し合いを求める対面式の対応により焦点を当てますが、アメリカでは、従業員には自律性が求められる個々のタスクが与えられます。

職場での文化の違いへの対応方法：
マネージャーは効果的なコラボレーションを図るために、いくつかの基本原則を設定しなければなりません。異なるコミュニケーションスタイルを理解することで対人スキルを強化し、信頼関係を築き、さらに多くを達成できるのです。

直接話すことを好むチームメンバーもいれば、メールやテキストメッセージでの会話を好むメンバーもいます。 

セキュリティリスク 

リモートワークへの移行により、情報リークやオンラインハッキング、外部違反などの潜在的なセキュリティリスクが高まってきました。おしゃべりの時間やコーヒーブレイクが無くなり、すべてのコミュニケーションはオンラインで行われます。リモートワーカーの中には仕事とパーソナル用途に同じラップトップを使用する場合もあり、無意識のデータ消失につながることもあります。

セキュリティリスクの解決方法：
すべての企業データおよびファイルは、個人のラップトップやハードドライブではなく、単一のクラウドワークマネージメントプラットフォームに保管して、脆弱性を削減します。 もう1つの優れたヒントは、バーチャルプライベートネットワーク（VPNs）を使用して、組織のデータおよびファイルへアクセスすることです。

企業のプライバシー保持のために定期的なオンラインセキュリティトレーニングを設定し、ベストプラクティスおよびセキュリティに関する重要な慣行をレビューしてください。公衆のWi-fiネットワークの使用を避けること、パスワードの衛生管理、フィッシングの識別などがこれに含まれます。さらに、SSOや2要素認証などがセキュリティスイートに含まれていない場合は、その利用もお勧めします。

リモートワークが従業員にもたらす課題とソリューション

リモートワークへの移行は、ベテランからリモートワークの新人まですべての従業員にとって大きな課題です。これらのコツを参考にして、これらの課題に正面から取り組みましょう。 

生産性を最大化 

日々の通勤もなく、監視されることもないリモート従業員の場合、その生産性が低下することもあります。時間管理がきちんと行われていなければ、30分で終わるタスクが1時間以上かかることもあるのです。 

タスクに時間をかけ過ぎることでチームの生産性が低下し、ワークライフのバランスにマイナスの影響を与えます。リモートワークの生産性はどのように向上できるでしょうか？

生産性を最大化する方法：
同時に2つ以上のタスクに取り組むことは、生産性の低下につながります。日々のタスクを事前に計画し、翌日はそれに従い、やり残したことがある場合や時間に余裕があった場合は記録します。従来のオフィスにない時でも、Wrikeでパーソナルなワークダッシュボードを構築し、 自身の仕事をきちんと管理しましょう。

作業の優先付けと時間管理 

「やることリスト」の作業の多さにため息をついたり、チームメンバーとのコミュニケーション不足、また継続的に作業に集中することは容易なことではありません。チームメンバーやスーパーバイザーが近くにいないことで、作業を完了するプレッシャーも低くなります。一人で作業すると、チームと共に目標を達成しているという実感がなく、士気の低下につながります。 

作業の優先方法と時間管理
共有のカレンダーやガントチャート、カンバンボードを使って日々のタスクを優先付けし、チームメンバーの優先タスクや進捗状況に合わせて自身のタスクを仕分けします。またパーソナライズ化したダッシュボードを構築し、不可欠な作業を一番上にピン留めします。プロジェクトのすべてを積極的に管理して、アジャイルなチームを成功に導きます。この究極ガイドでは、プロジェクト管理の基本、リソース、キュレートされたベストプラクティスをご紹介しています。

孤立および人との交流減少への取り組み方

人は社交的な生き物です。 Gallupが実施したアンケートに回答したリモートワーカーの21％が、一人の作業は孤独を感じると答えています。ラップトップに向かって黙々と作業を進め、休憩時間のおしゃべりもなく、人との交流が減少したことをさみしく感じる人は多いでしょう。

孤立の対処方法：
チームと定期的に連絡を取ります。仕事関連やプロジェクトのアップデート以外の話もします。同僚と優れた関係を構築し、コミュニケーションを取って信頼を育むことで、リモートワーカーをサポートする管理スタイルを構築します。

リモートワークのすぐれたコツとしては、録画したビデオメッセージなども挙げられます。オンデマンドで視聴でき、音声以外のメッセージやボディランゲージがチームメンバー間の信頼関係の向上に効果を発揮します。 

仕事の中断や注意散漫の管理方法

在宅勤務で生産性を低下する最も大きな原因の1つは仕事の中断です。ドアベルが鳴ったり、犬が吠えたり、配偶者がランチについて質問したり、また子供が観ているテレビの音も気になります。クライアントとの重要なミーティング中は余計邪魔になるのです。このような問題はどのように解消できるでしょうか？

中断や注意散漫への対処方法：
週の目標の未達や、進捗の妥協はしたくありません。手持ちのリソースを有効に活用して、これらの中断原因を効果的に管理するシンプルな作業計画を立てましょう。

最も有効な方法は、静かで邪魔のないスペースを見つけることです。仕事だけに使用できる部屋を選びます。机およびエルゴにすぐれた椅子、または立ち机を追加してください。現実世界の障害物を除去した後は、デジタルの障害物を取り除きます。仕事中はツイッターやフェイスブック、インスタグラムをブロックしてください。通知機能をオフにするだけでも効果的です。

リモートワークは一時的なものではありません。リモートワークにまつわる今後の課題を避けるためにも、チームがリモートワークに長期的に対応できる準備を整えます。

Wrikeのリモートワークテンプレートなどを利用して重要点に焦点を当て、シームレスなコラボレーションを構築し、クオリティの高い作業を実行してください。