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Gestión de reuniones virtuales

Gestión de reuniones virtuales

Las reuniones virtuales se han convertido en una parte integral del flujo de trabajo en los lugares de trabajo modernos. Y si bien desempeñan un papel esencial en la continuidad del trabajo y la comunicación, todavía resulta complicado maximizar la productividad y la efectividad de una reunión remota. 

Naturalmente, el enfoque de las reuniones remotas es muy distinto al de las reuniones presenciales habituales y la forma de interactuar y responder de cada uno es muy particular. Sin embargo, las reuniones remotas no son idóneas para todas las situaciones, por lo que es vital saber cuándo y cómo aprovechar esta tecnología.

Te contamos todo lo que necesitas saber para realizar reuniones virtuales efectivas. 

¿Cómo funcionan las reuniones virtuales?

Las reuniones virtuales utilizan tecnología que permite a las personas conectarse y colaborar a través de vídeo y audio, utilizando una conexión a Internet. Es una interacción en tiempo real entre trabajadores ubicados en distintos lugares para lograr un objetivo o plan común.

Curiosamente, las reuniones virtuales son en cierto grado más fáciles de planificar y realizar que las reuniones presenciales habituales. Para muchos, es tan fácil como encender sus portátiles y configurar una aplicación de reunión remota con la que los demás también pueden «sintonizarse».  

Deberás girar la cámara para que los otros puedan verte y disponer de un micrófono que permita que los demás te escuchen. Además, es conveniente tener unos auriculares para que puedas escuchar lo que los demás tienen que decir sin molestar a los que te rodean.

¿Cuáles son las ventajas de las reuniones virtuales?

Las reuniones de equipos virtuales proporcionan innumerables oportunidades para pequeñas y grandes empresas por igual. 

Ya se trate de participación, comunicación entre ubicaciones y departamentos, u otras interacciones potenciales, las reuniones remotas son escalables y una opción rentable. A continuación, presentamos información detallada sobre las ventajas más comunes de las reuniones remotas: 


Costes reducidos

Seamos honestos: los costes operativos y de desplazamiento pueden aumentar rápidamente los gastos de una empresa. Las reuniones virtuales pueden reducir de forma significativa los costes generales de una empresa. Con un solo clic, puedes interactuar cómodamente con tu equipo y tus compañeros de trabajo.

Además, puedes comunicarte tanto interna como externamente y mantener relaciones saludables sin la molestia de los desplazamientos diarios. Los gastos operativos, como suministros de oficina, servicios públicos y materiales, también disminuyen considerablemente cuando realizas reuniones en línea, lo que ahorra tiempo y dinero a las empresas.

Mediante una reunión remota puedes conocer a los asistentes, la duración, la discusión, etc. con solo hacer clic en un botón. También, gracias a este tipo de reuniones, se agilizan las conferencias con anotaciones automáticas, transcripciones y traducciones si es necesario; con las reuniones en persona, debes tomar notas para realizar un seguimiento de los puntos clave. 

Mejora de la comunicación interna y externa
Las reuniones virtuales fomentan la comunicación explícita y mejores interacciones. Cuando todos son un cuadrado en la pantalla, las personas aprenden rápidamente a comunicarse directamente con la persona que necesitan y cuando lo necesitan sin tener que ir a la oficina físicamente. 

Además, también promueve un ambiente de trabajo saludable en un entorno virtual. Los empleados pueden conectarse y conocerse mejor a través de las opciones de chat y mensajería. La comunicación prospera con el teletrabajo, ya que estimula la colaboración.

Si el moderador mantiene todo bajo control y evita las interrupciones, la reunión puede ser un éxito.

Con las reuniones remotas, la distancia ya no es un obstáculo, y puedes llegar a tu clientela en varios lugares y desarrollar y mantener una conexión saludable con ellos virtualmente. 

Ahorra tiempo
Es innegable que las reuniones virtuales ahorran mucho tiempo tanto a los empleados como a los empleadores. Las molestias de los desplazamientos diarios, como encontrar plazas de aparcamiento o tener que ir a una gasolinera, ya no son necesarias. Las reuniones virtuales anulan la necesidad de desplazarse y ahorran mucho tiempo que se puede utilizar en otros lugares de manera más efectiva. 

Aumenta la productividad 
La productividad es fundamental para el crecimiento de una empresa. Una reunión virtual rápida en la comodidad de tu hogar puede estimular una mayor eficiencia y rendimiento. En consecuencia, tu productividad puede aumentar, lo que se traduce en mayores ganancias para las empresas.

Del mismo modo, las reuniones instantáneas en línea pueden ser sustancialmente más efectivas que las reuniones presenciales habituales, en las que todos llegan a la sala de conferencias y se toman su tiempo para ubicarse, con lo que se prolonga la reunión entre 10 y 15 minutos como mínimo.

Resumiendo, se trabaja de manera más rápida y eficiente. Estableces un plan, gestionas el tiempo en consecuencia y lo optimizas para mejorar la productividad. Además, puedes organizar tu entorno y eliminar las cosas que son una distracción.

Mejor colaboración entre equipos
Las reuniones remotas pueden mejorar la colaboración entre equipos y en general. Dado que no tienes que depender de otra persona de la empresa para que te conecte con la persona con la que necesitas hablar, se fomenta una colaboración eficaz.

Además, los equipos se gestionan de forma centralizada, y cada miembro puede acceder a la plataforma, compartir, ver e intercambiar archivos con la persona pertinente. Promueve una comunicación transparente, segura y rápida. Las plataformas en línea tienen varias características que facilitan la colaboración virtual exitosa entre equipos multifuncionales.

Una plantilla remota prioriza la agilidad, la movilidad y los métodos de comunicación fluidos para colaborar sin esfuerzo en tiempo real y a distancia. Si bien no puede reemplazar por completo la conexión humana, las prácticas recomendadas de reuniones virtuales pueden fomentar una comunicación y una colaboración saludables y equilibradas entre los empleados.

Profesionales internacionales   
Las reuniones remotas son una excelente forma de establecer conexiones con personas de todo el mundo que no serían posibles de otra manera. Permiten entrar en contacto, conectarse y desarrollar relaciones rápidamente con otras personas que están geográficamente distantes. 

Además, las empresas disponen de un abanico más amplio a la hora de contratar capital humano. Los nuevos empleados no necesariamente tienen que ser locales. Pueden residir en cualquier parte del mundo porque la empresa puede encontrar y contratar recursos humanos cuando se requieran determinadas habilidades específicas.

Con las reuniones virtuales, las barreras geográficas no impiden que las empresas exploren talentos a escala global y busquen los mejores recursos para expandir su negocio.  

Prácticas recomendadas para reuniones virtuales

Lo más probable es que la idea de asistir a una reunión virtual no te sea ajena. Seguro que ya has asistido a muchas reuniones y talleres en línea para saber en qué consisten.

Y siempre es lo mismo.

Encuentras una sala (idealmente silenciosa) con una conexión a Internet decente, y accedes a ese software de reunión virtual para descubrir que ni siquiera la mitad de los asistentes están en línea, el micrófono del orador principal se enciende y se apaga, por lo que no entiendes nada, y alguien emite un molesto silbido.

Seamos realistas: las reuniones virtuales rara vez son oportunas. Las personas se distraen, nadie quiere encender su cámara y las presentaciones siempre son más largas de lo necesario.

Según nuestra encuesta de reuniones virtuales, solo el 30 % de los encuestados dice que la mayoría o todas (80 -100 %) sus reuniones en línea son productivas. Pero las reuniones virtuales no desaparecerán pronto.

Si estás sufriendo esta crisis de colaboración virtual, es hora de hacer un curso de actualización sobre cómo llevar a cabo una reunión virtual eficaz para que tu equipo no se vuelva a desconectar la próxima vez que se reúna.

Reuniones virtuales frente a reuniones presenciales

No hay duda sobre cuál es más efectiva: las reuniones presenciales son las claras ganadoras, con el 68 % de los encuestados que prefieren las reuniones en persona a las virtuales. Sin embargo, es importante comprender cuándo es apropiado programar reuniones virtuales frente a reuniones presenciales.

Cuando te reúnes con alguien cara a cara, tienes su atención de forma ininterrumpida y puedes ver su lenguaje corporal. Las interacciones cara a cara son las más adecuadas para reunirse con clientes potenciales o actuales y para hacer entrevistas de trabajo.

Sin embargo, cuando los equipos son remotos y no hay otra opción, las reuniones virtuales son necesarias para tomar decisiones importantes y hacer avanzar el negocio.

Repasemos algunos consejos para reuniones virtuales efectivas y veamos cómo hacer esos encuentros más productivos e interesantes.

Preséntate

Por muy obvio que parezca, a veces las personas necesitan un recordatorio de que es posible que no todos estén familiarizados con una llamada virtual.

Especialmente con equipos remotos, es una buena práctica iniciar una reunión virtual haciendo que todos se presenten y expliquen sus funciones (no en qué están trabajando, eso puede publicarse en las actualizaciones de estado).

Además de las presentaciones, transmite positividad haciendo que los asistentes compartan una victoria o algo positivo que haya sucedido desde la última reunión. Puede tratarse de cualquier cosa, desde lanzar una gran campaña, reunirse con un cliente potencial o simplemente completar una tarea.

Descubrirás que una sola persona no alcanza la mayoría de los logros en una organización. Compartir estos hitos puede contribuir a elevar la moral en todos los sentidos y a comenzar la reunión con buen pie.

Cuida las maneras

Cuando hay diferencias horarias, siempre existe la posibilidad de que tengas que asistir a una reunión virtual en las primeras horas de la mañana o tarde por la noche. A esas horas, nos olvidamos de la etiqueta y los modales de las reuniones, y se esfuma toda esperanza de una reunión productiva, a pesar de las cantidades de café ingerido.

Recordarse a uno mismo que hay que respetar un protocolo básico en las reuniones te mantendrá comprometido y atento, y mostrará respeto y consideración por los demás. De este modo, los demás te tratarán con el mismo respeto cuando sea tu turno de hablar. Algunas normas de protocolo aconsejables en las reuniones:

  • Vístete apropiadamente
  • Llega a la hora o antes
  • Cierra todas las pestañas o navegadores que no necesites
  • No revises tu teléfono o tu correo electrónico
  • Pon el micrófono en silencio cuando otros estén haciendo su presentación
  • Nunca inicies conversaciones aparte
  • Apúntate las preguntas para el final de la presentación
  • Dales las gracias a todos por su tiempo

Involucra a los asistentes


Es muy fácil iniciar sesión, apagar la cámara y salir mentalmente de una reunión virtual (en ese orden). Sin embargo, apagar la cámara hace que sea más fácil distraerse y conduce a la multitarea, algo que no te conviene en absoluto.

Incluso en los días más ocupados, la multitarea durante una reunión virtual no te beneficia de ninguna manera. No solo prestas menos atención a la reunión, sino que también tardas un 40 % más de tiempo en completar las mismas tareas que si las abordaras separadamente. Así que nadie sale ganando.

Tener la cámara encendida fomenta la atención. Dado que todos se miran entre sí, disuade a los asistentes de revisar su teléfono o escribir un mensaje de correo electrónico.

Donna Dennis, presidenta de Leadership Solutions Consulting, y creadora y facilitadora del seminario de tres días de la American Management Association, «Leading Virtual and Remote Teams (gestión de equipos remotos y virtuales)», recomienda que cada uno explique su función en la reunión antes de iniciar un debate. Afirma que «todo lo que puedas simular de los encuentros cara a cara es positivo».

Fomenta la resolución de problemas y la oposición de ideas. Escuchar una presentación tras otra puede obstaculizar el pensamiento innovador y el intercambio de ideas, y conducir al pensamiento grupal. Facilita la formulación de preguntas y el intercambio de ideas (sin importar lo «libres» que sean) y muéstrate dispuesto a tener un debate abierto alrededor de las grandes decisiones; todo ello sin realizar juicios de valor.

Mantente centrado


A medida que aumenta el número de participantes, es muy fácil cambiar de tema y hacer descarrilar toda la reunión virtual. Esto hace que la reunión se prolongue, los participantes pierdan interés y no se cumpla ninguno de los objetivos de la reunión.

Entonces, ¿cómo evitamos saltar de un tema a otro y mantener el rumbo? Roger Schwarz, autor de «Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Get Unstuck to Get Results», escribió un artículo en Harvard Business Review sobre cómo evitar que las reuniones se descarrilen:

  • Poneos de acuerdo sobre la ruta antes de echar a andar. Antes de empezar, pon a todos de acuerdo respecto del tema y los objetivos de la reunión.
  • Asegúrate de haber abordado un tema en toda su totalidad antes de pasar a otro. En lugar de decir «Vale, sigamos», di algo como «Creo que hemos abordado todos los puntos del tema A. ¿Estáis todos listos para pasar al tema B?»
  • Si tienes la sensación de que la reunión se está descarrilando, compruébalo. Si alguien menciona un tema externo, cuestiona la relación entre los dos problemas diciendo, por ejemplo, «Mike, no estoy seguro de cómo se relaciona tu opinión sobre X con el tema B. ¿Puedes explicar cómo se relacionan los dos?»

Una vez que hayas cubierto todos los objetivos de la reunión, ¡termínala! No sientas que tienes que ocupar toda la hora que reservaste en el calendario para la reunión. Celebra un trabajo bien hecho cerrando la reunión temprano para que todos puedan dedicar unos minutos a tomar un café o ponerse al día con algunas tareas.

Revisa los siguientes pasos


Es importante recordar que en una reunión virtual, debes marcar un rumbo para el futuro. Una reunión productiva dedica tiempo a concentrarse en avanzar en lugar de mirar hacia atrás.

En los encuentros en persona, puedes finalizar una reunión con un orador impactante y motivador y captar la atención de todos durante los minutos restantes. Sin embargo, es más difícil transmitir el mismo mensaje en línea. Cuando finaliza una reunión, la mayoría de los asistentes ya tienen el dedo en el botón «finalizar reunión».

En lugar de hacer un discurso conmovedor o formular una pregunta ambigua como «¿Hay algo más que debamos tratar?», finaliza la reunión revisando lo que habéis logrado y lo que sucederá a continuación. Resume las decisiones importantes y menciona a las personas a las que se les asignan actividades para asegurarte de que eso sea lo prioritario. Acuerda los plazos y agéndalos creando y asignando tareas en tu herramienta de gestión del trabajo. Deja los discursos para los encuentros en persona.

Cuando finalices una reunión virtual con todos de acuerdo sobre el siguiente paso a dar, comenzarás a ver que tus reuniones se vuelven más productivas y efectivas.

Cómo hacer reuniones virtuales divertidas

Ya sea una llamada rápida, una sesión de colaboración, una reunión relacionada con un cliente o por alguna otra razón, todos los debates tienen el propósito de satisfacer una necesidad organizacional crucial. 

Sin embargo, las reuniones virtuales a veces pueden volverse aburridas porque la conexión humana puede desaparecer; pueden resultar bastante abrumadoras, especialmente para los nuevos empleados. A veces, la timidez les quita la oportunidad de vincularse con los otros miembros del equipo.

Esto, a su vez, dificulta la colaboración y la toma de decisiones efectivas. Es el momento, pues, de considerar algunos enfoques que permitan que el equipo remoto se lleve bien entre sí. Solo se necesita un poco de esfuerzo adicional para crear una base de confianza y pertenencia.

Además de las prácticas habituales, es necesario involucrar e incluir a todos en las reuniones remotas para energizar a los participantes y mantener su interés. 

A continuación, se muestran algunas formas de mejorar las reuniones virtuales y hacerlas más productivas e inclusivas:

  • Una de las formas más útiles de hacer que las reuniones sean más interactivas y atractivas es comenzar con una sesión o actividad rompehielo. Esto hará que todos se sientan incluidos y que permanezcan involucrados durante toda la conferencia.
  • Puedes incorporar juegos sencillos de preguntas cerradas o con un número limitado de opciones para elegir.
  • El juego de «dos verdades y una mentira» también puede animar el ambiente de la reunión y preparar al equipo para participar.
  • Pon a prueba la comprensión intelectual de tu equipo con un juego de asociación de palabras, una excelente manera de hacer que la gente piense de manera innovadora. Continúa hasta que los jugadores no puedan añadir más palabras a la cadena.
  • Las mascotas siempre alegran el día. Lleva a tus bebés peludos a las reuniones y preséntaselos a tus compañeros de trabajo. Deja que la mascota de cada uno aparezca en pantalla durante los primeros cinco minutos de la reunión.
  • Muestra tu lado artístico y despliega un fondo visualmente atractivo en tu próxima reunión remota. 
  • Organiza una hora feliz virtual. Es una estupenda manera de conectar a los empleados que les permite descansar de las estresantes horas de trabajo.


¿Qué información incluyes en una invitación a una reunión virtual?

Organizar una reunión exige cumplir el protocolo adecuado para enviar invitaciones a los participantes previstos. Para empezar, asegúrate de que las invitaciones tienen un aspecto formal y profesional.

Las reuniones virtuales se convocan con un tipo de invitación diferente a las tradicionales. Cuando tienes preparada una invitación a una reunión, es tentador enviar todas las invitaciones por correo rápidamente para asegurarte de que los invitados no programen ni acepten la invitación a otra reunión a la misma hora. 

En cuanto al formato de las invitaciones a reuniones , esta guía completa te mostrará todo lo que debes saber sobre las invitaciones a reuniones. 

Una línea de asunto concisa
Comienza la invitación con un asunto y asegúrate de que sea breve, simple y fácil de entender. Además, debe tener la fecha, el nombre de la reunión y una pista sobre el tipo de invitación que estás enviando. 

De esa forma, la gente sabrá a qué hora está programada la reunión, y tendrá una idea de los puntos del orden del día de la reunión sin tener que leer el mensaje completo.

Presentación personal
Si se trata de una reunión con un grupo de personas diferente al habitual, se debe añadir una breve nota personal en la parte superior del mensaje de invitación para informarles sobre quién está solicitando la reunión.

Por ejemplo, una breve línea como «Hola, espero veros en el inicio del proyecto» o «Aquí va una invitación a nuestra próxima presentación». Estas pocas palabras pueden servir para recordar al destinatario quién le está mandando el mensaje y con qué propósito.

Requisitos de preparación
Si necesitas que los participantes vengan preparados con algún informe, revisen el diseño con anticipación o recopilen información sobre algún tema de antemano, asegúrate de proporcionar instrucciones claras sobre tus expectativas concretas.

Fecha y hora de la reunión
Es imperativo mencionar la fecha y la hora en el contenido del mensaje de invitación a la reunión. Es preferible escribir los meses con letra para que no haya confusión respecto de la fecha. Además, incluye la zona horaria y averigua los horarios correctos para los invitados.

Ubicación/formato: en persona o en línea
Si se trata de una reunión física, debes mencionar el lugar físico donde se llevará a cabo la reunión, por ejemplo, una sala de conferencias. 

En las reuniones virtuales, el enlace para unirse a la reunión remota incluirá la ubicación, las pautas de audio o cualquier requisito específico del sistema. Además, añade un número de teléfono para reuniones virtuales, ya que facilita las cosas para las personas que se unirán sobre la marcha desde sus teléfonos móviles.

Objetivo de la reunión
La meta de la reunión, lo que se pretende conseguir. Puedes incluir en la invitación por correo electrónico el propósito de la reunión y los objetivos que se pretende alcanzar. 

Orden del día
Debe incluirse en la invitación el orden del día de la reunión, para que los participantes conozcan los temas a tratar en la reunión o cualquier instrucción relacionada con ella para la que deban prepararse. 

Además, si tu reunión girará en torno a la revisión de documentos, informes, propuestas o algunos hallazgos de investigación, es bueno adjuntar estos documentos en el mismo mensaje de invitación. Adjunta también un enlace a dichos documentos en caso de que los participantes no puedan acceder y revisarlos por correo electrónico. 

Cómo tomar notas en una reunión para que la gente realmente recurra a ellas

El objetivo de las reuniones es recopilar opiniones que puedes compartir con otros y consultar en el futuro. Si no tomas notas durante una reunión virtual, no podrás conocer las conclusiones. 

El paso inicial para tomar buenas notas es tomar conciencia de que las reuniones son cruciales y ayudan a obtener información valiosa para el futuro. Aquí te damos algunos consejos para elaborar actas de reuniones.

  • Empieza con lo básico
    Es esencial comenzar con la información necesaria, por lo que en la parte superior, menciona la ubicación, la hora y la fecha. También debes anotar el propósito de la reunión y los temas de discusión. Aunque esta información es bastante evidente, es fundamental documentarlo todo por escrito para tener claro cuándo tuvo lugar la reunión.

  • Transcripción literal
    Una de las técnicas más útiles es transcribir las palabras exactas y registrar el nombre del orador en sus intervenciones. Sin embargo, para lograr este tipo de información tan precisa, debes ser un oyente activo para escribir lo que escuchas. Documenta las informaciones que pueden ayudarte en el futuro.

    Además, si se trata de una reunión de alta prioridad, debes asegurarte de prestar más atención a los detalles, para no perderte datos importantes.

  • Sintetiza para plasmar solo la información esencial
    Piensa en los futuros lectores o en quienes no asistieron pero están interesados en los detalles clave de la reunión. Resume las notas y haz una sección de conclusiones para ayudar a los ausentes a comprender las actas de la reunión. 

    Una transcripción larga sin cohesión no atraerá a los lectores. Asegúrate de que tus notas sean fáciles de leer y que las personas puedan comprenderlas para que conozcan los principales temas tratados en la reunión y el plan de acción posterior.

¿Necesitas un poco de ayuda para redactar tus notas de la reunión? Nuestra plantilla procesable de toma de notas para reuniones es tu solución.

Herramientas en línea para reuniones que no pueden faltarte

Está claro que no puedes organizar reuniones virtuales efectivas sin recurrir a las herramientas necesarias. Las herramientas en línea para reuniones te permiten programar una cita virtual y conectarte sin problemas con personas a través de Internet en muy poco tiempo. 

Es fundamental elegir las herramientas adecuadas que se adapten a tus necesidades comerciales específicas y que puedan ayudarte a interactuar virtualmente con tu equipo de manera fluida.

Para comenzar, te presentamos algunas de las herramientas en línea para reuniones que pueden optimizar tus reuniones remotas.

  • Zoom
    Zoom es una de las plataformas que facilitan la realización de videoconferencias. Cuenta con numerosas funciones y es escalable para requisitos empresariales específicos. Además, es una herramienta fácil de usar tanto para pequeñas como para grandes empresas.

    Asimismo, funciona en múltiples dispositivos, desde el ordenador de sobremesa hasta los teléfonos inteligentes. Presta un servicio de calidad y es una plataforma muy fiable. 

  • GoToMeeting
    GoToMeeting es una práctica herramienta en línea para reuniones que permite a los usuarios realizar sesiones de vídeo y ofrece muchas funciones. Permite cambiar el vídeo y el audio, compartir la pantalla y crear un enlace de sala de reuniones virtual personal con una interfaz fácil de usar.

    Además, puedes enviar a los participantes el enlace de invitación a la reunión, y ellos pueden simplemente unirse a la reunión con la URL sin necesidad de tener una identificación y una contraseña.

  • Google Meet
    Google Meet es otra herramienta para reuniones virtuales. Como anfitrión, necesitas una cuenta personal de G Suite para programar una cita en Google Meet, pero los participantes no la necesitan. 

    Además, Google Meet es una plataforma fácil de usar que ofrece a los usuarios varias funciones y opciones de usabilidad.


Aplica el método Agile con Wrike

Sin duda, las reuniones virtuales son fundamentales para el éxito de las empresas. Sin embargo, estas reuniones no pueden ser productivas si los empleados no están sintonizados con otros miembros del equipo. 

Para que tu equipo esté sintonizado, es necesario recurrir a un software de gestión del trabajo como Wrike, que permite a tu equipo colaborar e interactuar desde cualquier parte y a cualquier hora. 

Crea tu lugar de trabajo virtual, personaliza tus flujos de trabajo, accede a informes, a actualizaciones en tiempo real y a información valiosa: Wrike lo hace posible.