Leitfaden für Remote-Arbeit

Durchführung virtueller Meetings

Durchführung virtueller Meetings

Virtuelle Meetings sind ein fester Bestandteil der Arbeitsabläufe an modernen Arbeitsplätzen geworden. Doch obwohl sie wichtig für die betriebliche Kontinuität und die Kommunikation sind, ist es immer noch schwierig, die Produktivität und Effektivität einer Videokonferenz zu maximieren. 

Der Ansatz ist bei virtuellen Meetings natürlich ganz anders als bei klassischen persönlichen Besprechungen. Deshalb reagieren und kommunizieren Teilnehmer dabei auch ganz unterschiedlich. Virtuelle Meetings sind allerdings nicht für alle Situationen optimal und es muss beachtet werden, wann und wie Online-Meeting-Tools genutzt werden sollten.

Im folgenden Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über die Durchführung effektiver virtueller Meetings wissen müssen. 

Wie funktionieren virtuelle Meetings?

Bei virtuellen Meetings werden Technologien eingesetzt, mit denen die Teilnehmer über eine Internetverbindung per Video und Audio miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten können. Sie ermöglichen Echtzeit-Interaktionen zwischen dezentral arbeitenden Mitarbeitern, die an einem gemeinsamen Ziel oder Plan arbeiten.

Interessanterweise sind virtuelle Meetings einfacher zu planen und durchzuführen als klassische persönliche Meetings. Häufig müssen Sie dafür einfach nur Ihren Laptop einschalten und ein Online-Meeting-Tool starten, in das sich auch alle anderen Teilnehmer einloggen können. 

Sie müssen die Kamera und das Mikrofon einschalten, damit Sie alle anderen Teilnehmer sehen und hören können. Es wird empfohlen, Kopfhörer oder ein Headset zu verwenden, damit Sie den Teilnehmern des Meetings zuhören können, ohne Personen in Ihrer Umgebung zu stören.

Was sind die Vorteile virtueller Meetings?

Virtuelle Teammeetings eröffnen großen und kleinen Unternehmen unzählige Chancen. 

Egal ob es um die Motivation, die Kommunikation zwischen Standorten und Abteilungen oder andere potenzielle Interaktionen geht – virtuelle Meetings sind immer eine skalierbare und kosteneffiziente Option. Im Folgenden erläutern wir einige der wichtigsten Vorteile virtueller Teammeetings im Detail: 


Sie senken die Kosten

Wie wir alle wissen, können sich Betriebs- und Reisekosten für Meetings schnell summieren. Mit virtuellen Meetings und Online-Meeting-Tools können Sie diese Kosten erheblich reduzieren und trotzdem auf schnelle und praktische Weise mit Ihrem Team und Ihren Kollegen kommunizieren.

Virtuelle Meetings ermöglichen die Kommunikation mit internen und externen Parteien sowie die Pflege guter Beziehungen, ohne dass irgendjemand pendeln muss. Außerdem sinken die Kosten für Zubehör wie Büroartikel, Betriebsmittel und Materialien. Dadurch sparen Unternehmen Zeit und Geld.

Bei einem virtuellen Meeting können Sie jede Person unabhängig von ihrem Aufenthaltsort treffen und mit nur einem Klick Einzelheiten über die Teilnehmer, die Dauer, die Diskussionspunkte und vieles mehr weiterleiten. Außerdem können Videokonferenzen bei entsprechendem Bedarf mit automatischen Anmerkungen, Transkriptionen und Übersetzungen optimiert werden. Bei persönlichen Besprechungen müssen Sie hingegen selbst Notizen anfertigen, um den Überblick über die wichtigsten Punkte zu behalten. 

Sie verbessern die interne und externe Kommunikation
Virtuelle Teammeetings regen zu expliziter Kommunikation an und verbessern die Interaktionen. Wenn jeder ein Rechteck auf dem Bildschirm ist, lernen Mitarbeiter schnell, wie Sie direkt mit der jeweils zuständigen Person kommunizieren. Sie können dies jederzeit tun, ohne selbst ins Büro zu gehen. 

Virtuelle Meetings fördern zudem eine gesunde Arbeitsumgebung im Homeoffice. Mitarbeiter können sich austauschen und über Chats und Sofortnachrichten auch besser kennenlernen. Diese Kommunikation spielt bei der Arbeit im Homeoffice eine wichtige Rolle, weil sie die Zusammenarbeit fördert.

Solange der Leiter des Meetings die Kontrolle behält und verhindert, dass sich die Teilnehmer unterbrechen oder gleichzeitig sprechen, kann in nur einer Videokonferenz viel erreicht werden.

Mit virtuellen Meetings stellt die geografische Distanz keine Hürde mehr dar und Sie können Kunden an verschiedensten Standorten erreichen und auf virtuellem Weg gute Beziehungen zu ihnen aufbauen und pflegen. 

Sie sparen Zeit
Es besteht kein Zweifel, dass Mitarbeiter und Arbeitgeber durch virtuelle Meetings viel Zeit sparen. Mitarbeiter müssen dadurch nicht mehr pendeln und sich mit der Parkplatzsuche herumschlagen oder zum Auftanken bei einer Tankstelle stehen bleiben. Für virtuelle Meetings muss niemand anreisen und Teilnehmer sparen viel Zeit, die sie für andere Dinge effektiver einsetzen können. 

Sie steigern die Produktivität 
Die Produktivität ist entscheidend für das Wachstum eines Unternehmens. Eine schnelle Videokonferenz zu Hause kann die Effizienz erhöhen und die Arbeitsergebnisse verbessern. Infolgedessen kann produktiver gearbeitet werden und die Gewinne der Unternehmen steigen.

Außerdem können sofortige Online-Meetings deutlich effektiver sein als die klassischen persönlichen Meetings, bei denen jeder in den Tagungsraum kommen und einen Sitzplatz finden muss und das Meeting dadurch schnell um 10–15 Minuten länger dauert.

Im Großen und Ganzen arbeiten Mitarbeiter in virtuellen Meetings schneller und effizienter. Sie können ihre Agenda und ihren Zeitplan festlegen, sich ihre Zeit entsprechend einteilen und für maximale Produktivität optimal nutzen. Außerdem können sie ihre Arbeitsumgebung individuell gestalten und alle Dinge entfernen, die sie ablenken könnten.

Teamübergreifende Zusammenarbeit wird gefördert
Feste virtuelle Meetings können die teamübergreifende und allgemeine Zusammenarbeit verbessern. Da Sie dabei nicht darauf angewiesen sind, dass jemand anderer im Unternehmen ein Treffen mit der jeweils zuständigen Person organisiert, steigt die Effektivität der Kollaboration.

Überdies wird die Teamarbeit an einem zentralen Ort verwaltet, an dem alle Teammitglieder Dateien aufrufen, teilen, anzeigen und austauschen können. Dies fördert die Transparenz und Sicherheit und beschleunigt die Kommunikation. Online-Plattformen bieten verschiedene Funktionen, die eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit von funktionsübergreifenden Teams ermöglichen.

Mitarbeiter im Homeoffice priorisieren Agilität, Mobilität und Möglichkeiten zur nahtlosen Kommunikation, mit denen sie in Echtzeit mühelos zusammenarbeiten können. Virtuelle Meetings können den direkten menschlichen Kontakt zwar nicht komplett ersetzen, aber mit dem Einsatz bewährter Methoden sind eine gute, ausgewogene Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern durchaus möglich.

Globaler Talent-Pool   
Mit virtuellen Meetings können Sie auf wirkungsvolle Weise Beziehungen zu Menschen auf der ganzen Welt aufbauen, die Sie ansonsten nicht erreichen würden. Sie können geografisch entfernte Personen schnell finden, Kontakt mit ihnen aufnehmen und einen Bezug zu ihnen herstellen. 

Außerdem haben Unternehmen eine größere Auswahl, wenn sie neue Mitarbeiter einstellen. Die potenziellen Kandidaten müssen nämlich nicht unbedingt vor Ort wohnen, sondern können überall auf der Welt leben. Für Unternehmen ist es dadurch einfacher, die richtigen Fachkräfte zu finden und einzustellen, wenn sie bestimmte Kompetenzen benötigen.

Dank virtuellen Meetings und Videokonferenzen müssen sich Unternehmen beim Recruitment nicht auf bestimmte geografische Gebiete begrenzen, sondern können aus dem globalen Talent-Pool schöpfen und die besten Ressourcen für das Wachstum ihres Geschäfts finden.  

Bewährte Methoden für virtuelle Meetings

Wahrscheinlich ist die Vorstellung eines virtuellen Meetings nicht mehr ganz neu für Sie und Sie haben schon an zahlreichen Online-Meetings und Workshops teilgenommen.

Dabei treten immer die gleichen Probleme auf.

Sie finden einen (im Idealfall ruhigen) Raum mit guter Internetverbindung, öffnen das entsprechende Online-Meeting-Tool und stellen dann fest, dass nicht einmal die Hälfte der vorgesehenen Teilnehmer online sind, das Mikrofon des Hauptredners immer wieder ausfällt und Sie überhaupt nichts verstehen können. Und woher kommt dieses nervige Rauschen?

Seien wir ehrlich: Virtuelle Meetings laufen selten völlig reibungslos ab. Teilnehmer sind oft abgelenkt, niemand möchte die Videokamera einschalten und die Präsentationen dauern immer länger als nötig.

In unserer Umfrage zu virtuellen Meetings gaben nur 30 % der Teilnehmer an, dass ihre Online-Meetings meistens oder immer (80–100 % der Zeit) produktiv sind. Doch virtuelle Meetings werden uns noch lange erhalten bleiben.

Wenn Sie von der virtuellen Zusammenarbeit genervt sind, sollten Sie deshalb einen Auffrischungskurs absolvieren, um zu lernen, wie Sie ein effektives virtuelles Meeting abhalten.

Virtuelle und persönliche Meetings im Vergleich

Es gibt keine Zweifel darüber, welche Meetings effektiver sind: In einer Umfrage sagten 68 % der Teilnehmer, dass sie persönliche Meetings gegenüber virtuellen Besprechungen bevorzugen. Allerdings sind virtuelle Meetings manchmal angemessener als persönliche Treffen.

Wenn Sie jemanden persönlich treffen, erhalten Sie seine ungeteilte Aufmerksamkeit und können seine Körpersprache beobachten. Persönliche Treffen eignen sich am besten für Meetings mit potenziellen oder bestehenden Kunden sowie für Vorstellungsgespräche.

Wenn Teams jedoch Telearbeit leisten, gibt es keine andere Option. Dann müssen virtuelle Meetings abgehalten werden, um wichtige Entscheidungen zu treffen und geschäftliche Fortschritte zu erzielen.

Im Folgenden haben wir ein paar Tipps für effektive virtuelle Meetings zusammengestellt und erläutern, wie einige Experten dafür sorgen, dass ihre Meetings produktiver und ansprechender sind.

Stellen Sie sich vor

Es mag offensichtlich erscheinen, aber manchmal müssen Teilnehmer daran erinnert werden, dass in einer Videokonferenz nicht schon jeder jeden kennt.

Insbesondere bei Remote-Teams ist es sinnvoll, die Mitglieder zu Beginn eines virtuellen Meetings zu bitten, sich vorzustellen und ein paar Worte über ihre Rolle zu sagen (nicht über ihre aktuelle Arbeit – dafür sind Status-Updates gedacht).

Außerdem können Sie für positive Stimmung sorgen, indem Sie alle Teilnehmer bitten, der Reihe nach von einem Erfolg oder positiven Ergebnis zu berichten, der bzw. das seit dem letzten Meeting erzielt wurde. Dazu kann der Start einer großen Kampagne genauso gut gehören wie ein Meeting mit einem potenziellen Kunden oder einfach nur die Erledigung einer Aufgabe.

Sie werden feststellen, dass in einem Unternehmen nicht nur eine Person die meisten Erfolge erzielt. Der Austausch der individuellen Errungenschaften kann die Arbeitsmoral insgesamt heben – und Sie starten gut in Ihr Meeting.

Achten Sie auf gute Umgangsformen

Wenn sich Teilnehmer in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, besteht immer die Möglichkeit, dass ein virtuelles Meeting für Sie sehr früh am Morgen oder spät in der Nacht stattfindet. Es kann schnell passieren, dass die Meeting-Etikette und die guten Umgangsformen zu diesen Zeiten außer Acht gelassen werden und jede Hoffnung auf ein produktives Meeting trotz Unmengen an Kaffee umsonst ist.

Denken Sie aber auch zu diesen Zeiten an die Meeting-Etikette und bleiben Sie engagiert und aufmerksam. So bringen Sie den Rednern Respekt und Rücksicht entgegen und werden feststellen, dass Ihnen die anderen Teilnehmer den gleichen Respekt zollen, wenn Sie an der Reihe sind. Für gute Umgangsformen sollten Sie bei Meetings auf Folgendes achten:

  • Kleiden Sie sich angemessen
  • Loggen Sie sich rechtzeitig oder etwas früher für das Meeting ein
  • Schließen Sie alle irrelevanten Registerkarten oder Browser
  • Checken Sie weder Ihr Handy noch Ihre E-Mails
  • Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, während andere sprechen
  • Führen Sie nie Nebengespräche
  • Stellen Sie Fragen erst am Ende einer Präsentation
  • Bedanken Sie sich bei allen Teilnehmern für ihre Zeit

Wecken Sie das Interesse der Teilnehmer


Es passiert oft, dass man sich für ein virtuelles Meeting einloggt, die Videokamera ausschaltet und die Gedanken dann abschweifen. Wenn Sie Ihre Videokamera ausschalten, lassen Sie sich leichter ablenken und machen eher nebenbei etwas anderes. Profitieren tun Sie davon allerdings nicht.

Selbst an Tagen, an denen Sie sehr viel zu tun haben, macht Multitasking während eines virtuellen Meetings keinen Sinn. Sie schenken dann nämlich nicht nur dem Meeting weniger Aufmerksamkeit, sondern brauchen auch bis zu 40 % länger für Aufgaben, als wenn Sie sich nur auf eine Sache konzentrieren würden. Multitasking bringt hier also niemandem etwas.

Wenn Sie Ihre Videokamera einschalten, fördert dies hingegen Ihre Aufmerksamkeit. Da die anderen Sie beobachten können, werden Sie nicht auf Ihr Handy schauen oder eine E-Mail schreiben.

Donna Dennis, Vorsitzende von Leadership Solutions Consulting und Organisatorin des dreitägigen Seminars „Leading Virtual and Remote Teams“ der American Management Association, empfiehlt, vor dem Beginn einer Diskussion alle Teilnehmer zu bitten, ihre Rolle zu erläutern. Sie meint: „Alles, was man von persönlichen Treffen übernehmen kann, ist gut.“

Ermutigen Sie zu Problemlösungen und gegenteiligen Meinungen. Wenn sich Teilnehmer nur eine Präsentation nach der anderen anhören, kann dies innovative Denkweisen und Ideen im Keim ersticken und zu Gruppendenken führen. Fordern Sie die Teilnehmer deshalb dazu auf, alle Fragen und Ideen zu teilen (egal wie eigenartig sie erscheinen mögen), und seien Sie offen für eine ehrliche Diskussion über wichtige Entscheidungen. Vorschnelle Urteile sollten hier keinen Platz haben.

Bleiben Sie fokussiert


Wenn die Anzahl der Teilnehmer steigt, passiert es schnell, dass das Thema gewechselt wird und das ganze virtuelle Meeting vom eigentlichen Thema abschweift. Dann dauert das Meeting sehr lange, die Teilnehmer verlieren das Interesse und Sie können die Ziele des Meetings nicht mehr erreichen.

Wie vermeiden Sie es also, von einem Thema zum anderen zu springen? Wie bleiben Sie auf Kurs? Roger Schwarz, der Autor von „Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Get Unstuck to Get Results“ befasste sich in einem Artikel für die Harvard Business Review mit genau dieser Frage und gab darin folgende Tipps:

  • Vereinbaren Sie eine Agenda, bevor Sie mit dem Meeting beginnen. Legen Sie das Thema und die Ziele des Meetings vorher mit allen Teilnehmern fest.
  • Vergewissern Sie sich, dass Sie zu einem Thema alles besprochen haben, bevor Sie zu einem anderen Thema übergehen. Sagen Sie nicht: „Gut, machen wir weiter.“ Sondern stattdessen: „Ich denke, dass wir alles zu Thema A besprochen haben. Sind wir alle bereit, zu Thema B zu wechseln?“
  • Hinterfragen Sie, ob ein Thema wirklich nicht zur Agenda gehört. Wenn jemand ein Thema anspricht, das scheinbar nicht relevant ist, dann stellen Sie zum Beispiel folgende Frage: „Ich bin mir nicht sicher, in welchem Zusammenhang Ihr Argument X mit dem Thema B steht. Könnten Sie mir dies erklären?“

Beenden Sie das Meeting, sobald Sie alle Ihre Ziele erreicht haben! Sie müssen nicht die ganze Stunde in Anspruch nehmen, die Sie am Kalender eingeplant haben. Freuen Sie sich, wenn das Meeting gut gelaufen ist und Sie es frühzeitig abschließen können. Dann hat jeder ein paar zusätzliche Minuten Zeit, um sich einen Kaffee zu machen oder ein paar Dinge nachzuholen.

Überlegen Sie sich die nächsten Schritte


Es ist wichtig, dass Sie bei einem virtuellen Meeting daran denken, dass Sie die weiteren Schritte planen müssen. Bei einem produktiven Meeting liegt der Fokus auf der Zukunft statt der Vergangenheit.

Wenn Teilnehmer persönlich anwesend sind, können Sie ein Meeting mit einem starken, motivierenden Redner beenden, der auch in den letzten Minuten die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer gewinnt. Online ist dies schwieriger. Denn am Ende eines Meetings zeigen die meisten Teilnehmer schon mit der Maus auf die Schaltfläche „Meeting beenden“.

Beenden Sie ein virtuelles Meeting also nicht mit einer beeindruckenden Rede oder dem üblichen „Gibt es sonst noch etwas?“. Fassen Sie stattdessen zum Schluss zusammen, was Sie erreicht haben und was als Nächstes passieren wird. Weisen Sie noch einmal kurz auf wichtige Entscheidungen hin und erinnern Sie Teilnehmer daran, welche Aufgaben sie erledigen müssen. Vereinbaren Sie Deadlines und halten Sie sie fest, indem Sie Aufgaben in Ihrem Arbeitsmanagement-Tool erstellen und zuweisen. Lange Reden sind für persönliche Meetings besser geeignet.

Wenn Sie am Ende eines virtuellen Meetings dafür sorgen, dass alle wissen, was als Nächstes zu tun ist, dann werden Ihre Meetings produktiver und effektiver.

So machen Sie virtuelle Meetings unterhaltsam

Egal ob ein schneller Anruf, eine Sitzung zur Zusammenarbeit, ein kundenbezogenes Meeting oder ein anderes Treffen – alle Besprechungen erfüllen wichtige Anforderungen eines Unternehmens. 

Allerdings werden virtuelle Meetings manchmal langweilig, weil der menschliche Bezug fehlt. Gerade für neu eingestellte Mitarbeiter können sie erdrückend wirken. Gelegentlich hindert Mitarbeiter auch ihre Schüchternheit daran, eine Beziehung zu anderen Teammitgliedern aufzubauen.

Dies behindert wiederum eine effektive Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung. Deshalb sollten Sie einige kreative Ansätze in Erwägung ziehen, die dafür sorgen, dass die Mitglieder eines Remote-Teams gute Beziehungen zueinander aufbauen. Es erfordert nicht viel zusätzlichen Aufwand, den Grundstein für Vertrauen und Gemeinschaftssinn zu legen.

Neben der Anwendung der Standardmethoden ist es wichtig, alle Teilnehmer von virtuellen Meetings anzusprechen und einzubeziehen, damit sie motiviert und engagiert bleiben. 

Hier sind ein paar Verbesserungsvorschläge, um virtuelle Meetings produktiver und inklusiver zu machen:

  • Eine der wirksamsten Methoden für interaktive und ansprechende Meetings ist, mit einer Eisbrecher-Runde oder einer Aktivität zu beginnen. Dann fühlt sich jeder sofort eingebunden und sobald sich die Teilnehmer einmal eingebracht haben, bleiben sie während der gesamten Videokonferenz engagiert.
  • Sie können einfache Spiele mit geschlossenen Fragen oder einer begrenzten Anzahl von auswählbaren Optionen spielen.
  • Auch das Spiel „Zwei Wahrheiten und eine Lüge“ kann ein Meeting auflockern und das Team zum Mitmachen motivieren.
  • Testen Sie das intellektuelle Verständnis Ihres Teams mit einem Wortassoziationsspiel. Es regt dazu an, innovativ zu denken, und läuft so lange, bis den Spielern keine Wörter mehr einfallen, die in die jeweilige Kette passen.
  • Haustiere hellen jeden Tag auf. Bringen Sie Ihre Haustiere zu den Meetings mit und stellen Sie sie Ihren Kollegen vor. Fordern Sie dann alle Teilnehmer dazu auf, auch ihre Haustiere beim nächsten Meeting in den ersten fünf Minuten am Bildschirm zu präsentieren.
  • Zeigen Sie Ihre künstlerische Seite und laden Sie einen optisch ansprechenden Hintergrund für Ihre nächste Videokonferenz hoch. 
  • Organisieren Sie eine virtuelle „Happy Hour“. Das ist eine gute Möglichkeit für Mitarbeiter, sich gegenseitig besser kennenzulernen und während des stressigen Arbeitstags eine Pause einzulegen.


Welche Informationen müssen Sie in einer Einladung zu einem virtuellen Meeting angeben?

Als Host eines Meetings müssen Sie die richtige Etikette einhalten, wenn Sie Einladungen zu geschäftlichen Meetings an die vorgesehenen Teilnehmer senden. Sorgen Sie zuerst dafür, dass Ihre Meeting-Einladungen formell und professionell aussehen.

Für virtuelle Meetings müssen die Einladungen anders aussehen als für klassische Meetings. Lassen Sie sich nicht dazu verlocken, nur schnell eine E-Mail zu senden, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer für den festgelegten Termin kein anderes Meeting planen oder eine andere Meeting-Einladung annehmen. 

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Meeting-Einladungen aussehen sollten, dann hilft Ihnen der folgende umfassende Guide weiter. Darin erfahren Sie alles, was Sie über Meeting-Einladungen wissen müssen. 

Kurze und bündige Betreffzeile
Beginnen Sie die Einladung mit einer Betreffzeile, die kurz, einfach und gut verständlich ist. Geben Sie außerdem das Datum, den Namen des Meetings und einen Hinweis zur Art der versandten Einladung an. 

Dann wissen die Empfänger, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit Sie das Meeting planen, und kriegen eine Vorstellung davon, welche Punkte auf der Meeting-Agenda stehen, ohne dass sie die ganze E-Mail lesen müssen.

Persönliche Vorstellung
Wenn Sie ein Meeting nicht mit der üblichen Gruppe von Mitarbeitern abhalten, sollten Sie am Anfang der E-Mail-Einladung eine kurze persönliche Anmerkung hinzufügen, die vermittelt, wer dieses Meeting warum einberuft.

Die Anmerkung könnte zum Beispiel folgendermaßen aussehen: „Guten Tag, ich freue mich darauf, Sie alle beim Meeting zum Projektstart zu treffen.“ Oder: „Hier ist eine E-Mail-Einladung für unsere anstehende Präsentation.“ Dann ist es für die Empfänger klarer, wer die E-Mail aus welchem Grund versandt hat.

Angaben zu erforderlichen Vorbereitungen
Wenn die Teilnehmer für das Meeting einen Bericht erstellen, ein Design überprüfen oder Informationen über ein bestimmtes Thema sammeln müssen, sollten Sie genau klarstellen, was Sie erwarten, damit die Teilnehmer dies nicht vergessen.

Datum und Uhrzeit des Meetings
Es ist sehr wichtig, dass Sie im E-Mail-Text Ihrer Meeting-Einladung das Datum und die Uhrzeit des Meetings angeben. Am besten schreiben Sie den Monat bei der Angabe des Datums aus, damit alle Teilnehmer aus unterschiedlichen Regionen das Format des Datums gut verstehen können. Führen Sie auch die Zeitzone und die korrekten Uhrzeiten für die eingeladenen Personen an.

Ort/Medium: persönlich oder online
Bei einem persönlichen Meeting müssen Sie den Ort des Meetings, zum Beispiel einen Tagungsraum, angeben. 

Bei virtuellen Meetings muss die Einladung einen Link zur Teilnahme an der Videokonferenz, Audio-Richtlinien und andere spezifische Systemanforderungen enthalten. Führen Sie für virtuelle Meetings außerdem eine Telefonnummer an, da Teilnehmer damit einfacher über ihre Handys teilnehmen können, wenn sie unterwegs sind.

Ziel des Meetings
Sie müssen erwähnen, warum Sie das Meeting abhalten und was Sie damit erreichen möchten. Sie können dies in einem kurzen Satz in der E-Mail-Einladung zusammenfassen. 

Agenda
Die Agenda des Meetings muss enthalten sein, damit die Teilnehmer wissen, welche Themen im Meeting besprochen werden oder was sie vorbereiten müssen. 

Wenn Sie bei Ihrem Meeting Dokumente, Berichte, Entwürfe oder Forschungsergebnisse durchgehen möchten, sollten Sie die entsprechenden Dokumente an die E-Mail-Einladung anhängen. Fügen Sie zudem einen Link zu diesen Dokumenten für den Fall hinzu, dass die Teilnehmer die Dokumente nicht direkt über die E-Mail aufrufen und ansehen können. 

So fertigen Sie optimale Meeting-Notizen an, die Mitarbeiter auch wirklich verwenden

Sinn und Zweck eines Meetings ist, wichtige Kernpunkte zu sammeln, die Sie an andere weiterleiten und auf die Sie sich in Zukunft beziehen können. Wenn Sie während eines virtuellen Meetings keine Notizen machen, können Sie auch keine Ergebnisse daraus ableiten. 

Für gute Notizen müssen Sie zuerst bedenken, dass Meetings sehr wichtig sind und Sie dabei wertvolle Erkenntnisse für die Zukunft gewinnen können. Dann sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

  • Beginnen Sie mit den Grundlagen
    Beginnen Sie unbedingt mit den notwendigen Informationen und erwähnen Sie anfangs den Ort, das Datum und die Uhrzeit. Sie müssen auch den Zweck des Meetings und die Diskussionspunkte angeben. Diese Informationen sind zwar ziemlich offensichtlich, aber es ist wichtig, alles schriftlich zu dokumentieren, damit klar ist, wann das Meeting stattgefunden hat.

  • Wortgetreues Transkript
    Eine der nützlichsten Methoden ist, den genauen Wortlaut zu transkribieren und anzugeben, wer was gesagt hat. Um so präzise Notizen anzufertigen, müssen Sie allerdings aktiv zuhören und aufschreiben, was Sie hören. Dokumentieren Sie die Erkenntnisse, die Ihnen in Zukunft helfen können.

    Wenn es sich um ein Meeting von hoher Priorität handelt, müssen Sie außerdem stärker auf die Details achten, damit Sie nichts Wichtiges versäumen.

  • Heben Sie die wichtigen Punkte hervor
    Denken Sie an künftige Leser oder Nicht-Teilnehmer, die die wichtigen Details des Meetings verstehen möchten. Beschränken Sie sich bei Ihren Notizen auf das Wesentliche und geben Sie in einem Abschnitt die wichtigsten Erkenntnisse an, damit die Abwesenden die Meeting-Notizen einfacher verstehen können. 

    Ein langes Transkript ohne klare Gliederung ist für Leser nicht ansprechend. Achten Sie darauf, dass Ihre Notizen gut lesbar und verständlich sind, damit die Leser wissen, welche Hauptthemen im Meeting besprochen wurden und was im Anschluss an das Meeting gemacht werden muss.

Benötigen Sie Hilfe bei der Anfertigung Ihrer Meeting-Notizen? Dann sehen Sie sich unsere Vorlage für nützliche Meeting-Notizen an.

Unverzichtbare Online-Meeting-Tools

Selbstverständlich benötigen Sie für erfolgreiche virtuelle Meetings die entsprechenden Tools. Mit Online-Meeting-Tools können Sie schnell einen virtuellen Termin vereinbaren und nahtlos mit anderen Menschen über das Internet kommunizieren. 

Es ist allerdings wichtig, dass Sie die richtigen Tools auswählen, die die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen und Ihnen eine problemlose virtuelle Kommunikation mit Ihrem Team ermöglichen.

Hier sind ein paar nützliche Online-Meeting-Tools, mit denen Sie Ihre virtuellen Meetings optimieren können:

  • Zoom
    Zoom ist eine der Plattformen für Videokonferenzen. Das Tool bietet zahlreiche Funktionen und kann an spezifische geschäftliche Anforderungen angepasst werden. Es ist benutzerfreundlich und unterstützt sowohl kleine als auch große Unternehmen.

    Darüber hinaus kann Zoom auf verschiedenen Geräten – von Desktop-PCs bis zu Smartphones – verwendet werden. Die Anwendung bietet einen hochwertigen Service und ist äußerst zuverlässig. 

  • GoToMeeting
    GoToMeeting ist ein praktisches Online-Meeting-Tool, mit dem Anwender Videokonferenzen durchführen und zahlreiche Funktionen nutzen können. In der anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche können Sie Video und Audio ändern, den Bildschirm teilen und einen persönlichen virtuellen Meeting-Raum-Link erstellen.

    Außerdem können Sie den Link zur Meeting-Einladung einfach an die Teilnehmer senden. Die Teilnehmer können dann über die URL an dem Meeting teilnehmen, ohne eine Kennung oder ein Passwort einzugeben.

  • Google Meet
    Google Meet ist ein weiteres Tool für Online-Meetings. Als Host benötigen Sie ein persönliches G Suite-Konto für die Vereinbarung eines Termins mit Google Meet. Die Teilnehmer brauchen jedoch kein solches Konto. 

    Google Meet ist eine benutzerfreundliche Plattform mit verschiedenen Funktionen und praktischen Optionen.


Arbeiten Sie mit Wrike agil

Virtuelle Meetings sind für den Erfolg von Unternehmen zweifellos wichtig. Allerdings können diese Meetings nicht produktiv sein, wenn Ihre Teammitglieder nicht gut aufeinander abgestimmt sind. 

Um Ihr Team auf den gleichen Stand zu bringen, sollten Sie eine Arbeitsmanagement-Software wie Wrike verwenden, mit der Ihr Team jederzeit und überall zusammenarbeiten und kommunizieren kann. 

Erstellen Sie Ihren virtuellen Arbeitsplatz, passen Sie Ihre Arbeitsabläufe an Ihre Anforderungen an, rufen Sie Berichte und Echtzeit-Updates auf und gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse — alles in Wrike.