ガイドには、以下の方法が説明されています：
- 会議における議題を作成します
- 関連するすべての会議情報を記録します
- 会議メモを共有します
- 行動項目がフォローアップされていることを確認します
会議と議題を作成します
「会議の議事録」という名前の親フォルダをWrikeに作成することから始めます。この親フォルダ内に、開催する各会議のタスクを作成します。タスクごとに会議の名前と日付を付けます。タスク内の説明域はアジェンダを構成する場所となります。次の書面で始めます：
簡単にアクセスしてコンテキストを表示するため、会議メモは必ずその会議に関連するすべてのプロジェクトフォルダにおいて、タグ付けすることを確実に行ってください。
議題を作成します
この会議の目的は何ですか？具体的にしてください。会議の議題に新しいヘッダーを作成します。目的や主な話題を挙げてください。タスクに関する説明をクリックしてフォーマットツールを表示します。タスクリストのアイコンをクリックして、各議題項目の隣にチェックボックスを作成します。会議を行う場合、それが適切にカバーされていることを確保するために各項目をチェックしてください。
議事録を記録する
議事録に新しいヘッダーを作成します。4つのセクションに分けます。
- ディスカッショントピック
関連しているすべてのディスカッションポイントをここにまとめます。機会、問題、懸念事項をすべてリストアップしてください。 - 主な問題
主な洞察は何ですか？ 重要な決定事項はありましたか？そのの詳細をここに記録してください。 - アクション項目
今何をすることが必要ですか？誰が責任者ですか？ 次のステップ、誰がそれを完了しているか、そしてそれがいつ実行されるべきかを識別します。会議が終了したら、このセクションを使用してタスクを作成し、特定のチームメンバーに指名します。
- フォローアップ
次回の会議の日付およびマイルストーンをここに入力してください。進捗状況とフォロースルーを確実にするため、再検討する時間の設定が重要です。
特定のカスタムフィールドで会議を絞り込む
場所、議長、その他の詳細など、会議の特定のタグを追跡するには、カスタムフィールドが使用できます。
カスタムフィールドにデータを入力すると、テーブルビューに表示されます。タスクビュー、およびフォルダとプロジェクトの情報パネル。共有設定を使ってカスタムフィールドデータを非公開にするか、チームメイトとフィールドを共有し、全員を同じページに配置します。
カスタムフィールドを作成します
1. ワークスペースの左側にあるナビゲーションパネルからフォルダまたはプロジェクトを選択します。
2. 表形式に切り替えます。
3. 表の右側に表示される + 記号をクリックします。
4. 新しいフィールド名を入力して、キーボードのエンター を押します。
5. 表示されるポップアップでフィールドプロパティを指定してください。次の選択があります。
- フィールド名を編集します
- フィールドの種類を選択します
- カスタムフィールドの適用する場所を選択します
- フィールドを誰に共有するべきかを指定します
6. クリック保存。
カスタムフィールドを作成したら、テーブルビューを使用して会議のアーカイブを表示し、見慣れたスプレッドシートレイアウトですべての詳細を見ます。
。行動項目をタスクに変更する
- 会議メモの行動項目を使って、関連するプロジェクトに新しいタスクを作成し、期限のあるチームメンバーに指名します。
- 会議メモタスクのパーマリンクをコンテキストに含めます。
- 会議メモのタスクで、@メンションチームのメンバーがタスクへのリンクを使用し、タスクを指名されます。これにより、関係者全員に明確かつ可視性が提供され、担当者への説明責任が促進されます。
