Leitfaden für Remote-Arbeit

Remote Kollaborationstools und -software

Remote Kollaborationstools und -software

Vor der COVID-19-Pandemie wurden Tools und Technologien für die Remote-Arbeit in erster Linie von Teams eingesetzt, die auf mehrere Standorte in verschiedenen Zeitzonen verteilt sind. 2019 arbeiteten rund 4,7 Millionen US-amerikanische Arbeitnehmer mindestens die Hälfte der Zeit von zu Hause aus. 62 % der Arbeitnehmer im Land arbeiteten immerhin gelegentlich remote. 

Doch nun, da mehr und mehr Unternehmen ihren Betrieb bis auf Weiteres auf Homeoffice-Arbeitsmodelle umstellen, steigt auch in anderen Bereichen der Bedarf an Remote-Tools, die bei der Abwicklung von Projekten, Kampagnen und Initiativen unterstützen. 

Glücklicherweise haben Führungskräfte heute die Wahl aus einem breiten Angebot an Anwendungen, die für die virtuelle Kommunikation in geografisch verteilten Teams hilfreich sein können. Zum Teil ist diese Kollaborationssoftware kostenlos erhältlich; andere Tools wiederum verfügen über erweiterte Funktionen, die nur gegen eine monatlich oder jährlich zu entrichtende Gebühr freigeschaltet werden können. 

Was folgt, ist eine Liste der besten Remote-Arbeitstools für Manager in der post-pandemischen flexiblen Arbeitswelt mit speziellem Fokus auf Kollaborationstools für das Projektmanagement.

Warum Ihre dezentral arbeitende Belegschaft Remote-Arbeitstools benötigt

Damit die Projektumsetzung im Homeoffice klappt, müssen die betreffenden Teams agil sein, Teambuilding in den Vordergrund stellen und in Echtzeit zusammenarbeiten. Wie von der U.S. Chamber of Commerce festgehalten, spielt die richtige Ausstattung mit Technologie und Produktivitätstools eine tragende Rolle bei der Verbesserung der Kommunikation. 

Kommunikation dient nicht nur dazu, die Details eines laufenden Projekts zu klären (wenngleich das zweifelsohne ein wichtiger Aspekt ist). Es geht auch darum, gemeinsame Erfolge zu feiern, nützliches Feedback zu geben und miteinander in Kontakt zu bleiben.

Vieles deutet darauf hin, dass entsprechende Tools für Remote-Teams hier wertvolle Dienste leisten können. Die Belegschaft von GitLab beispielsweise besteht aus 1200 Mitarbeitern, verteilt auf 27 Länder. Das Unternehmen läuft seit seiner Gründung im Jahr 2011 ausschließlich im Remote-Betrieb, ein physisches Büro gibt es nicht. Stattdessen nutzen die Mitarbeiter Kollaborationssoftware und Homeoffice-Anwendungen und richten sich ihren Arbeitsplatz so im virtuellen Raum ein.

Remote-Arbeitstools sind auch bestens geeignet, um die Produktivität Ihres Teams hoch zu halten. Damit die virtuelle Zusammenarbeit erfolgreich verläuft, muss sichergestellt sein, dass die eingesetzten Tools über die nötige Projektmanagement-Funktionalität verfügen. Am besten entscheiden Sie sich für vielseitige Lösungen, die mehrere Funktionen auf einmal übernehmen können. So steigern Sie die Produktivität und machen die Nutzung der Software attraktiver für die Mitarbeiter. 

Nachrichten versenden. Vermeiden Sie lange E-Mail-Ketten und missverständliche Kommunikation und senden Sie stattdessen Echtzeit-Nachrichten in individuellen Aufgaben- und Projektordnern. Durchsuchen Sie die Software unkompliziert nach Namen, Keywords und Aufgaben-Updates. 

Daten austauschen. Hängen Sie Dokumente an und verwalten Sie Freigaben direkt innerhalb der jeweiligen Aufgabe. Speichern Sie abgeschlossene Projekte im System, um später bei Bedarf unkompliziert darauf zugreifen zu können. 

Virtuelle Zusammenarbeit. Werden Sie kreativ, ohne den Überblick zu verlieren, indem Sie die gesamte Kommunikation an einem zentralen Ort bündeln. Leiten Sie die virtuelle Kollaboration in allen Projektstadien und arbeiten Sie sich Schritt für Schritt durch alle Phasen.

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Remote work software features to look for

If your teams are situated across offices, countries, or continents, implementing remote work tools is essential.

However, finding one that fits your company’s needs can be difficult. Check out these three tips that can help you identify a tool that works for you:

  • Research the tools your competitors are using
  • Read online user reviews of different tools
  • Ask your peers or ex-colleagues for referrals

Start with identifying the exact features your team needs and see if they match with the remote tool’s offerings. We’ve compiled a list of common remote work software features that you should look for:

  • Enable working from any place or device. Remote work software should allow team members to work from anywhere and on any device. By staying connected to the internet, teams can work together using any device.
  • Allow for managing multiple projects and programs. Most companies have multiple projects, programs, campaigns, and initiatives going on at the same time. Teams using a remote work tool will be able to manage their workloads, assign tasks to team members, and set estimated deadlines for different marketing and promotional activities.
  • Messaging for teams. Scanning multiple emails, phone calls, or text messages to piece together team responses on a topic can be time-consuming. Remote work tools with real-time messaging for internal teams are the way forward. Team members will be able to chat with their colleagues, as well as cross-functional departments, external vendors, and clients. All conversations will stay in a central location that can be easily retrieved and referred to when required.
  • Permit time tracking. Tracking remote work can be challenging. Having a time tracker built into your remote collaboration software can be helpful to monitor the time spent by an employee on a task. Apart from tracking employee productivity, this is a great feature for companies that bill clients for hours worked.
  • Cloud storage. Geographically distant teams require a reliable place to store all official documents and online files safely. Doing this helps avoid unnecessary confusion and saves time. Remote work tools with secure, cloud-based document storage allow team members to work together on the latest file versions. They can also store all files, documents, and folders in a central space.
  • Keep company data secure. Data security is the number one priority for all companies. When company data is stored in the cloud, it may be accessible to unauthorized persons. Remote work software should be robust enough to keep all company data 100% secure and safe from prying eyes.

What are virtual collaboration tools used for?

Coordinating teams can get stressful. Teams that use remote collaboration software can plan their workload, organize their tasks, and deliver projects effectively.

Virtual collaboration tools can be used to:

  • Communicate with team members in real time by chat, screen sharing, messaging, or video call
  • Manage project tasks and track time spent on work — daily, weekly, and quarterly
  • Work together on specific projects and programs
  • Access common files, folders, and documents in a central cloud location
  • Collaborate with internal teams, customers, partners, vendors, and other external stakeholders with virtual meetings and video conferencing
  • Increase business continuity by allowing team members to utilize laptops, desktop computers, smartphones, or tablets to work from anywhere

Remote-Tools für das Kundenbeziehungsmanagement

Die Implementierung einer spezialisierten CRM-Softwarelösung mit einer einfachen Benutzeroberfläche hilft Ihnen, bei Kunden wertvolle Pluspunkte zu sammeln. Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstfunktionen in einem Tool unterstützen Sie dabei, Ihre geschäftlichen Ziele zu realisieren.

Salesforce
Ein funktionales, abteilungsübergreifendes System, das detaillierte Einblicke in Ihre Kundenprojekte ermöglicht. Integrieren Sie Ihren Salesforce-Account mit Wrike und verwalten Sie die Arbeit Ihrer Kunden nahtlos in einem System.

Remote-Tools für Software-/IT-Design und -Entwicklung

Folgende Tools können als Software-Repository zur Versionsverwaltung und reibungslosen virtuellen Kollaboration herangezogen werden:

Github
Die Entwicklungsplattform von Github ermöglicht es virtuellen Teams, gemeinsam Probleme zu lösen, Projekte zu managen und Softwarelösungen zu entwickeln. Durch die Integration mit Wrike kann die Visibilität erhöht und die Zusammenarbeit noch weiter verbessert werden.

Jira
Viele Manager müssen in ihrem Arbeitsalltag regelmäßig mehrere Projekte gleichzeitig betreuen. Durch das Abbilden von JIRA-Issues auf Aufgaben, untergeordnete Aufgaben und Projekte in Wrike behalten Sie den Überblick über alle laufenden Projekte und ihren Fortschritt.

Remote-Tools für einen E-Mail-Anbieter

Möchten Sie weniger Zeit mit dem Verfassen und Beantworten von E-Mails verbringen? Wählen Sie ein Collaboration-Tool, das Ihrem Team eine effizientere virtuelle Kommunikation ermöglicht. Teilen Sie aktuelle Informationen mit dem E-Mail-Client Ihrer Wahl und integrieren Sie diesen nahtlos mit Wrike, damit Ihre verteilten Teams in Verbindung bleiben.

Gmail
Mit Gmail können Sie die Produktivität steigern und wertvolle Zeit sparen. Die Wrike-Gmail-Integration ermöglicht das mühelose Verwalten von Aufgaben und das Erfassen von arbeitsbezogenen Daten im Posteingang.

Outlook
Verknüpfen Sie Ihre E-Mails und Ihr Projektmanagement, um Ihr Team noch produktiver zu machen – mit der Wrike-Integration für Outlook.

Remote-Tools für das Versenden von Nachrichten

Für Teams, deren Mitglieder an unterschiedlichen Standorten tätig sind, ist Kommunikation alles. Der tägliche Kontakt zu den Kollegen ist unerlässlich, und für den Austausch in der Gruppe sind E-Mails nicht unbedingt ideal geeignet.

Slack
Diese beliebte Chat-Plattform hilft Teams, unkompliziert miteinander in Kontakt zu bleiben – sei es, um die aktuelle Projektphase zu besprechen oder über die neueste Netflix-Serie zu plaudern. Slack ist ein absolutes Must-have für Ihr virtuelles Team. Das Beste daran? Slack ist nahtlos mit Wrike integrierbar, sodass Sie Aufgaben und Arbeit problemlos mit Ihren Teamkollegen teilen können. 

Microsoft Teams
Kommunizieren Sie mit Ihrem Team nach Lust und Laune per Videoanruf, Chat oder E-Mail. Microsoft Teams hilft Ihnen, den Zusammenhalt in Ihrem Team zu stärken und das Besprochene per Wrike-Integration unkompliziert in strukturierte Arbeitsabläufe umzusetzen.

Remote-Tools zur Dateiablage

Cloudbasierte Dateispeicher sind für Remote-Teams ein unverzichtbares Hilfsmittel und können als zentraler Ablageort für die jeweils aktuelle Version sämtlicher Assets herangezogen werden. Nie wieder mühsam nach der neuesten Version einer Datei suchen! Egal ob eine Datei nur von einem Mitglied bearbeitet wird oder vom gesamten Team, ein Remote-Tool für die Speicherung erleichtert die Zusammenarbeit für alle Beteiligten.

MediaValet
MediaValet ist ein weiteres Tool, das mit Wrike integriert werden kann. Mit dieser benutzerfreundlichen Remote-Anwendung haben Sie digitale Assets wie Videos, GIFs oder Social-Media-Banner stets griffbereit.

Google Drive
Google Drive gehört zu den Tools, die jedes verteilte Team benutzen sollte. Mit Google Docs und Google Sheets können Teams überall und jederzeit sicher gemeinsam an Dateien arbeiten. Zudem ist Wrike mit Google Drive integrierbar, sodass Sie im Handumdrehen Aufgaben und Projektdateien anhängen können.

OneDrive
Auf der Suche nach reibungsloser virtueller Kollaboration? Einfach Wrike-Aufgaben an Dateien in Microsoft OneDrive anhängen, und es kann losgehen! Nun können sämtliche Teammitglieder auf die aktuelle Dateiversion zugreifen und frühere Veränderungen einsehen.

Box
Nutzen Sie die benutzerfreundliche Datei-Uploader-Integration und verknüpfen Sie Ihre Aufgaben und Dateien mit Box und Wrike. Box ermöglicht die sichere Zusammenarbeit mit Ihrem Team auf jedem Gerät und hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Wrike Online-Dokumentenbearbeitung
Dank der Online-Dokumentenbearbeitung müssen Sie Ihre Dateien zum Bearbeiten nicht erst herunterladen, sondern können alles direkt online erledigen. Nach dem Speichern erstellt Wrike automatisch neue Versionen.

Dropbox
Die moderne, cloudbasierte Infrastruktur von Dropbox ermöglicht Ihrem Team das unkomplizierte Austauschen von Dateien. Integrieren Sie Wrike mit Dropbox und Sie können nahtlos synchronisieren, kooperieren und Dateien beliebiger Größe mit Ihren Teamkollegen teilen.

Remote-Tools für Mobil- bzw. Desktop-Anwendungen

Auch nachdem wir uns zum Großteil bereits an die Arbeit im Remote-Modus gewöhnt haben, müssen wir weiterhin die Optimierung unserer Prozesse, Tools und Remote-Programme im Blick behalten. Was lässt sich konsolidieren? Was können wir hinzufügen, um uns die Arbeit zu erleichtern?

Wrike für Mac/Windows
Sagen Sie Ablenkungen den Kampf an und erreichen Sie Ihre Ziele regelmäßiger und schneller.

Wrike Apps für iOS und Android
Mit den nativen iOS und Android-Apps von Wrike bleiben Sie auch unterwegs produktiv und können jederzeit und überall Ihren Projektstatus einsehen. So ist effiziente Zusammenarbeit garantiert – auch, wenn Sie gerade nicht am Desktop sitzen.

Remote-Tools für Business Intelligence

Daten alleine sagen noch nichts aus. Nur durch die richtige Interpretation entstehen daraus wertvolle Insights. Mit Business-Intelligence-Tools für den Remote-Betrieb können Sie Daten in einfacher und leicht nachvollziehbarer Form aufbereiten und als Entscheidungsgrundlage nutzbar machen.

Tableau
Die beliebteste Analytics-Plattform der Welt unterstützt Sie bei der Analyse und Interpretation von Daten für Ihr Unternehmen. Die Integration von Tableau mit Wrike liefert bestmögliche Einblicke in die Projekt-Performance und hilft Ihrem Team, auf Basis von echten Daten noch bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.

Remote-Tools für Informationssicherheit und Single Sign-On

Informationssicherheit mag zwar für die meisten kein besonders faszinierendes Thema sein, aber dennoch ist sie unerlässlich. Remote-Teams speichern wichtige Geschäftsdaten auf Smartphones und Laptops, und so werden leistungsstarke Informationssicherheits- und Single-Sign-On-Tools zum absoluten Muss.

Microsoft-Integrationen
Nutzen Sie Office 365 oder Azure Active Directory, um sich mit einem einzigen Account sicher in all Ihren Anwendungen anzumelden.

SAML
Mit SAML können Sie Single Sign-On für Wrike benutzen. So müssen Sie sich weniger Passwörter merken und sparen nebenbei noch Zeit.

Google SSO
Haben Sie es satt, sich ständig neue Passwörter zu merken? Nutzen Sie die Google-Wrike-SSO-Integration und melden Sie sich mit Ihrem Firmenbenutzernamen in Ihrem Account an.

Okta-Integration
Mit der praktischen Okta-Integration für Wrike können Sie sich sicher in Ihren Cloud-Anwendungen anmelden. Ein weiteres Identitätsmanagement-Tool, das Zeit und Passwörter spart.

PingFederate
Integrieren Sie den Federation-Server von PingFederate mit Wrike und gestalten Sie die virtuelle Zusammenarbeit mit Ihrem Team noch einfacher. Mit PingFederate können Sie Web Single Sign-On, Provisionierung für Mitarbeiter, Partner und Enterprise-Kunden sowie API-Sicherheit für Ihre Remote-Teams verfügbar machen.

Shibboleth
Eine Open-Source-Software und föderierte Identitätslösung für Web Single Sign-On, die sich mittels nativer Integration mit Wrike kombinieren lässt.

Erfolgreich arbeiten im Homeoffice – mit Wrike

Tools erleichtern nicht nur die Arbeit, sondern sind oftmals der entscheidende Faktor für das Gelingen eines Projekts. Nutzen Sie die oben angeführten Tools, um virtuelle Teams zu leiten und Produktivität, Kommunikation, Zusammenarbeit und Arbeitskultur zu verbessern.

Mit Wrike haben Ihre Teams beste Voraussetzungen für den Projekterfolg. Zeiterfassung, Ressourcenplanung, geteilte Dashboards und Reporting-Funktionalität helfen Ihnen, auf Kurs zu bleiben und Ihre Ziele zu erreichen. Gliedern Sie Ihre Projekte in überschaubare Teile auf und erstellen Sie Arbeitsabläufe, um die Zusammenarbeit im virtuellen Team zu optimieren.