Guía de teletrabajo

Herramientas y software para el trabajo colaborativo virtual

Herramientas y software para el trabajo colaborativo virtual

Antes de la pandemia de la COVID-19, las herramientas y tecnologías de trabajo remoto eran necesarias para los equipos que colaboraban en varias ubicaciones de oficinas y zonas horarias. En 2019, aproximadamente 4,7 millones de empleados estadounidenses trabajaron desde casa durante al menos la mitad de la semana, mientras que el 62 % de ellos trabajó de forma remota ocasionalmente. 

Sin embargo, como cada vez más empresas adoptan modalidades de trabajo desde casa, los responsables necesitan contar con todas las herramientas de trabajo remoto disponibles para agilizar las operaciones y mantenerse actualizados en relación con proyectos, campañas e iniciativas cambiantes. 

Afortunadamente, encontrarás numerosas herramientas y aplicaciones de trabajo remoto diseñadas para ayudar a los equipos distribuidos geográficamente a sacar el máximo provecho de sus situaciones de teletrabajo . Algunas de estas herramientas son gratuitas, mientras que otras requieren una suscripción mensual o anual para dar acceso a funciones más robustas y múltiples cuentas de usuario. 

A continuación, presentamos algunas de las mejores herramientas de trabajo remoto para los gestores que ya han accedido a la nueva normalidad del teletrabajo en un mundo pospandémico, y las herramientas de colaboración remota perfectas para la gestión de proyectos.

Por qué las herramientas de trabajo remoto son importantes para tu plantilla distribuida

Los proyectos de trabajo desde casa requieren que los equipos sean ágiles, se centren en la creación de equipo y estén disponibles para la colaboración en tiempo real. Como señala la Cámara de Comercio de Estados Unidos, equipar a tu equipo con herramientas tecnológicas y de productividad contribuirá en gran medida a mejorar la comunicación. 

La comunicación no consiste solo en precisar los detalles de los proyectos activos (aunque eso es muy importante). También se trata de celebrar los logros, proporcionar comentarios útiles e interactuar unos con otros.

Existen pruebas sólidas que apoyan el uso de herramientas de equipo remoto. Por ejemplo, GitLab tiene 1200 empleados que trabajan de forma remota en 27 países diferentes. Desde su creación en 2011 funciona de manera únicamente remota, sin espacio de oficina físico. Utilizan colaboraciones en equipo y trabajan desde el hogar para crear un lugar de trabajo virtual.

Las herramientas de trabajo remoto pueden ser una excelente manera de satisfacer las necesidades de productividad de tu equipo. Para gestionar correctamente un equipo virtual, tendrás que asegurarte de que tus herramientas tengan funciones que ayuden a los miembros de tu equipo a cumplir sus requisitos de gestión de proyectos. Elige opciones heterogéneas que incluyan todas o la mayoría de estas funciones para mejorar la productividad y las tasas de adopción de software doméstico desde el hogar. 

Mensajería. Elimina las desordenadas cadenas de correo electrónico y los fallos de comunicación con la mensajería en tiempo real dentro de tareas individuales y carpetas de proyectos. Haz búsquedas en el software para encontrar de un vistazo nombres, palabras clave y actualizaciones de tareas. 

Uso compartido de archivos. Adjunta documentos e inicia o asigna aprobaciones directamente dentro de cada tarea. Mantén los proyectos completados almacenados dentro del sistema para consultar los archivos posteriormente. 

Colaboración. Organízate y da rienda suelta a tu creatividad manteniendo la conversación en un solo lugar. Lidera a tu equipo virtualmente en todas las fases de los proyectos sin perderte nada.

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Remote work software features to look for

If your teams are situated across offices, countries, or continents, implementing remote work tools is essential.

However, finding one that fits your company’s needs can be difficult. Check out these three tips that can help you identify a tool that works for you:

  • Research the tools your competitors are using
  • Read online user reviews of different tools
  • Ask your peers or ex-colleagues for referrals

Start with identifying the exact features your team needs and see if they match with the remote tool’s offerings. We’ve compiled a list of common remote work software features that you should look for:

  • Enable working from any place or device. Remote work software should allow team members to work from anywhere and on any device. By staying connected to the internet, teams can work together using any device.
  • Allow for managing multiple projects and programs. Most companies have multiple projects, programs, campaigns, and initiatives going on at the same time. Teams using a remote work tool will be able to manage their workloads, assign tasks to team members, and set estimated deadlines for different marketing and promotional activities.
  • Messaging for teams. Scanning multiple emails, phone calls, or text messages to piece together team responses on a topic can be time-consuming. Remote work tools with real-time messaging for internal teams are the way forward. Team members will be able to chat with their colleagues, as well as cross-functional departments, external vendors, and clients. All conversations will stay in a central location that can be easily retrieved and referred to when required.
  • Permit time tracking. Tracking remote work can be challenging. Having a time tracker built into your remote collaboration software can be helpful to monitor the time spent by an employee on a task. Apart from tracking employee productivity, this is a great feature for companies that bill clients for hours worked.
  • Cloud storage. Geographically distant teams require a reliable place to store all official documents and online files safely. Doing this helps avoid unnecessary confusion and saves time. Remote work tools with secure, cloud-based document storage allow team members to work together on the latest file versions. They can also store all files, documents, and folders in a central space.
  • Keep company data secure. Data security is the number one priority for all companies. When company data is stored in the cloud, it may be accessible to unauthorized persons. Remote work software should be robust enough to keep all company data 100% secure and safe from prying eyes.

What are virtual collaboration tools used for?

Coordinating teams can get stressful. Teams that use remote collaboration software can plan their workload, organize their tasks, and deliver projects effectively.

Virtual collaboration tools can be used to:

  • Communicate with team members in real time by chat, screen sharing, messaging, or video call
  • Manage project tasks and track time spent on work — daily, weekly, and quarterly
  • Work together on specific projects and programs
  • Access common files, folders, and documents in a central cloud location
  • Collaborate with internal teams, customers, partners, vendors, and other external stakeholders with virtual meetings and video conferencing
  • Increase business continuity by allowing team members to utilize laptops, desktop computers, smartphones, or tablets to work from anywhere

Herramientas remotas para CRM

Satisface a tus clientes mediante la implantación de una solución de software de gestión de relaciones con los clientes con una interfaz de cliente sencilla y fácil de usar. Alcanza el éxito empresarial al alinear las funciones de marketing, ventas y atención al cliente en una única herramienta.

Salesforce
Obtén una visión específica del trabajo con el cliente mediante la creación de un sistema interdepartamental eficaz para proyectos relacionados con los clientes. Integra tu cuenta de Salesforce con Wrike y gestiona con fluidez el trabajo de tus clientes.

Herramientas remotas para el diseño y el desarrollo de software/TI

Utiliza las siguientes herramientas como repositorios de software de código para mantener el control de versiones y permitir a los equipos colaborar sin problemas.

Github
Reúne a los equipos remotos, resuelve problemas, gestiona proyectos y crea software personalizado con la plataforma de desarrollo de Github. Obtén una mejor colaboración y mayor visibilidad al integrar las tareas de Wrike con las cuestiones del repositorio de Github.

Jira
Compatibilizar varios proyectos al mismo tiempo es una realidad para muchos directivos. Obtén una panorámica clara de los progresos y del proyecto asignando las cuestiones de JIRA a tareas, subtareas y proyectos de Wrike.

Herramientas remotas para un proveedor de servicios de correo electrónico

¿Quieres minimizar el tiempo dedicado a redactar y responder mensajes de correo electrónico? Elige una herramienta de colaboración remota que ayude a tu equipo virtual a comunicarse de forma más eficiente. Comparte información actualizada con un cliente de correo electrónico elegido e insértala de forma fluida con Wrike para mantener conectados a tus equipos distribuidos.

Gmail
Aumenta la productividad y ahorra tiempo al elegir Gmail. Con la integración de Wrike para Gmail, puedes gestionar tareas sin esfuerzo en tu bandeja de entrada y capturar datos relacionados con el trabajo desde tu bandeja de entrada.

Outlook
Ayuda a tu equipo a sacar adelante más trabajo al alinear tus mensajes de correo electrónico con la gestión de proyectos mediante la integración de Wrike para Outlook.

Herramientas remotas para mensajería y chat

La comunicación es clave para un equipo distribuido físicamente. Mantenerse en contacto todos los días es esencial, y el correo electrónico puede resultar ineficiente si necesitas hablar con varias personas al mismo tiempo.

Slack
La omnipresente plataforma de chat de trabajo ayuda a mantener a los equipos conectados. Cíñete al tema que se esté tratando o ponte al día con tus compañeros de equipo sobre la última serie de Netflix que merece atracones. Slack es imprescindible en tu arsenal de herramientas de equipo virtual. ¿Lo mejor? Slack se integra a la perfección con Wrike, lo que te permite compartir tareas y trabajar de manera colaborativa sin complicaciones. 

Microsoft Teams
Utiliza videollamadas, chat o mensajes de correo electrónico para comunicarte con tu equipo de la forma que quieras. Con Microsoft Teams, puedes mantener a tu equipo unido y traducir las conversaciones en trabajo estructurado mediante la integración de Wrike.

Herramientas remotas para almacenamiento de archivos

Tener a mano una aplicación de almacenamiento de archivos basada en la nube es de gran ayuda para los equipos remotos porque así pueden mantener las versiones más recientes de tus activos en un lugar centralizado. ¡Deja de buscar la versión más reciente de cada archivo! Ya sea que un miembro del equipo esté trabajando en un archivo o en varios, contar con una herramienta remota para el almacenamiento de archivos facilita la vida de todos.

MediaValet
MediaValet es otra herramienta que se integra con Wrike. Almacena activos de marca digital como vídeos, GIF, banners de redes sociales y mucho más con esta tecnología de trabajo remoto fácil de usar.

Google Drive
Google Drive es imprescindible para los equipos dispersos. Con los documentos y las hojas de cálculo de Google, los equipos pueden trabajar de forma segura y colaborativa en archivos en cualquier momento y lugar. Wrike también se integra con Google Drive para que puedas adjuntar tareas y archivos de proyecto fácilmente.

OneDrive
¿Buscas una colaboración en equipo fluida? Solo tienes que adjuntar las tareas de Wrike a los archivos de Microsoft OneDrive. Ahora todos los miembros del equipo tendrán acceso a la última versión del archivo y podrán ver los cambios anteriores.

Box
Utiliza la sencilla integración del cargador de archivos y mantén juntos todas tus tareas y archivos con Box y Wrike. Disfruta de una colaboración segura con tu equipo en cualquier dispositivo al automatizar tus flujos de trabajo, y potencia la fluidez del trabajo con Box.

Edición de documentos online de Wrike
Con la edición de documentos online, no es necesario descargar los archivos porque puedes editarlos online. Una vez que hayas terminado y guardado el archivo, Wrike hace versiones automáticas del mismo.

Dropbox
La moderna infraestructura basada en la nube de Dropbox te permite compartir archivos con los miembros del equipo distribuidos geográficamente. Al integrar Wrike con Dropbox, puedes fácilmente sincronizar, colaborar y compartir archivos de cualquier tamaño con los miembros de tu equipo remoto.

Herramientas remotas para aplicaciones móviles y de escritorio

Como muchos de nosotros nos estamos adaptando al trabajo remoto a largo plazo, es importante seguir optimizando nuestros procesos, herramientas y software de trabajo remoto. ¿Qué puedes combinar o añadir para facilitarles la vida a todos?

Wrike para Mac/Windows
Mejora tu enfoque eliminando la distracción de tener abiertas otras pestañas y convierte el logro de objetivos en un hábito.

Aplicación de Wrike para iOS y Android
Con las aplicaciones nativas de Wrike para iOS y Android, puedes seguir siendo productivo durante los desplazamientos, comprobar el estado del proyecto desde cualquier sitio y colaborar de forma eficiente incluso cuando estés lejos de tu dispositivo de escritorio.

Herramientas remotas para inteligencia empresarial

Los datos por sí solos no significan nada. Conviértelos en información procesable. Prueba herramientas de inteligencia empresarial remota que te permiten visualizar los datos en un formato sencillo y comprensible que hace que la toma de decisiones sea más efectiva.

Tableau
Utiliza la plataforma analítica más popular del mundo para analizar e interpretar los datos de tu empresa. Al integrar Tableau con Wrike, obtendrás una visión más detallada del rendimiento de los proyectos, de modo que tu equipo podrá tomar mejores decisiones basadas en datos para la empresa.

Herramientas remotas de la seguridad de la información y de inicio de sesión único

La seguridad de la información es una cuestión primordial, aunque no sea del gusto de todos. Dado que los equipos remotos almacenan información empresarial crucial en teléfonos y portátiles, es vital contar con potentes herramientas de seguridad de la información y de inicio de sesión único.

Integraciones de Microsoft
Utiliza Office 365 o Azure Active Directory para iniciar sesión en todas tus aplicaciones de forma segura con una sola cuenta.

SAML
Con SAML, puedes usar un inicio de sesión único para Wrike que te permite ahorrar tiempo y, de esta forma, tendrás que recordar menos contraseñas.

Google SSO
¿Odias recordar tantas contraseñas? Utiliza la integración de Wrike para Google SSO para iniciar sesión en tu cuenta con tus credenciales corporativas.

Integración de Okta
Asegura los inicios de sesión de tus aplicaciones en la nube mediante la útil integración de Okta con Wrike. Ahórrate contraseñas y tiempo con este útil servicio de gestión de la identidad.

PingFederate
Facilita la colaboración del equipo remoto integrando el servidor de federación de PingFederate con Wrike. Con PingFederate, puedes utilizar la función de inicio de sesión único en la web para empleados, socios y clientes empresariales, así como seguridad de API para tus equipos remotos.

Shibboleth
Utiliza el software de código abierto y la solución de identidad federada de Shibboleth para el inicio de sesión único en la web combinándolo con la integración nativa de Wrike.

Alcanza el éxito en el teletrabajo con Wrike

Las herramientas no solo sirven para sacar adelante el trabajo. A menudo pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto. Utiliza las herramientas mencionadas anteriormente para gestionar equipos de manera estratégica y mejorar la productividad, la comunicación, la colaboración y la cultura laboral.

Con Wrike, tus equipos estarán preparados para el éxito del proyecto. El seguimiento del tiempo, la planificación de recursos, los paneles de control compartidos y los informes facilitan el logro de objetivos y el seguimiento. Desglosa los proyectos en tareas más pequeñas y crea flujos de trabajo que optimizan la colaboración del equipo remoto.