Le guide du télétravail

Outils et logiciels de collaboration à distance

Outils et logiciels de collaboration à distance

Avant la pandémie de COVID-19, les outils et technologies de télétravail servaient plutôt aux équipes qui collaboraient depuis des locaux et des fuseaux horaires différents. En réalité, en 2019, près de 4,7 millions d'employés américains ont travaillé depuis chez eux au moins la moitié de la semaine, tandis que 62 % d'entre eux déclaraient télétravailler de façon occasionnelle. 

Cependant, avec de plus en plus d'entreprises optant pour des accords de télétravail à court terme, les managers ont désormais besoin d'autant d'outils que possible pour rationaliser ce nouveau fonctionnement et rester à la page des projets, campagnes et initiatives, qui eux ne ralentissent pas. 

Heureusement, il existe de nombreux outils et applications de travail à distance qui aident les équipes géographiquement dispersées à tirer le meilleur parti de ce contexte de télétravail. Certains de ces outils sont gratuits, alors que d'autres exigent un abonnement mensuel ou annuel, afin de vous donner accès à des fonctionnalités plus fiables et à de multiples comptes utilisateur. 

Ci-dessous, nous détaillons les outils de travail à distance qui conviennent le mieux aux managers qui doivent s'adapter à la nouvelle normalité du télétravail, conséquence de la pandémie. Nous présentons aussi les meilleurs outils de collaboration à distance pour la gestion de projet.

Pourquoi les outils de télétravail sont importants pour vos équipes dispersées

Les projets réalisés en télétravail depuis chez soi requièrent des équipes agiles, concentrées sur les activités de cohésion d'équipes et disposées à collaborer en temps réel. La Chambre de commerce des États-Unis préconise de doter votre équipe de technologies et outils de productivité, car ces derniers contribuent grandement à améliorer la communication. 

La communication ne consiste pas uniquement à définir les contours des projets en cours (même si cela reste très important), mais également à célébrer les réalisations, à soumettre des commentaires constructifs et à interagir les uns avec les autres.

De nombreux exemples plaident en faveur des outils de collaboration à distance. Par exemple, GitLab est une entreprise de 1200 employés issus de 27 pays différents dans laquelle tout le monde travaille à distance. Dès sa création en 2011, elle se passe d'espace de bureau physique en recourant exclusivement au télétravail. Elle exploite des logiciels de collaboration d'équipe et de télétravail en vue de créer son propre espace de travail virtuel.

Les outils de travail à distance peuvent être un excellent moyen de répondre aux impératifs de productivité de votre équipe. Pour gérer avec succès les membres d'une équipe virtuelle, il faut s'assurer que les outils dont ils disposent offrent des fonctionnalités qui les aideront à satisfaire les exigences inhérentes à la gestion de projet. Choisissez des options couvrant une partie ou l'ensemble de ces fonctionnalités afin d'améliorer la productivité et le taux d'adoption des logiciels de télétravail à domicile. 

Messagerie instantanée. Remédiez aux chaînes d'e-mail interminables et aux problèmes de communication en intégrant une messagerie instantanée en temps réel à chaque tâche et dossier de projet. Trouvez en un clin d'œil des noms, des mots-clés et des mises à jour de tâche via le moteur de recherche du logiciel. 

Partage de fichiers.Joignez des documents et lancez ou assignez des approbations directement dans chaque tâche. Stockez les fichiers des projets achevés dans le système pour référence ultérieure. 

Collaboration. Soyez à la fois organisé et créatif en conversant depuis un seul et même emplacement. Dirigez votre équipe virtuelle durant toutes les phases des projets sans jamais manquer une seule étape.

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Remote work software features to look for

If your teams are situated across offices, countries, or continents, implementing remote work tools is essential.

However, finding one that fits your company’s needs can be difficult. Check out these three tips that can help you identify a tool that works for you:

  • Research the tools your competitors are using
  • Read online user reviews of different tools
  • Ask your peers or ex-colleagues for referrals

Start with identifying the exact features your team needs and see if they match with the remote tool’s offerings. We’ve compiled a list of common remote work software features that you should look for:

  • Enable working from any place or device. Remote work software should allow team members to work from anywhere and on any device. By staying connected to the internet, teams can work together using any device.
  • Allow for managing multiple projects and programs. Most companies have multiple projects, programs, campaigns, and initiatives going on at the same time. Teams using a remote work tool will be able to manage their workloads, assign tasks to team members, and set estimated deadlines for different marketing and promotional activities.
  • Messaging for teams. Scanning multiple emails, phone calls, or text messages to piece together team responses on a topic can be time-consuming. Remote work tools with real-time messaging for internal teams are the way forward. Team members will be able to chat with their colleagues, as well as cross-functional departments, external vendors, and clients. All conversations will stay in a central location that can be easily retrieved and referred to when required.
  • Permit time tracking. Tracking remote work can be challenging. Having a time tracker built into your remote collaboration software can be helpful to monitor the time spent by an employee on a task. Apart from tracking employee productivity, this is a great feature for companies that bill clients for hours worked.
  • Cloud storage. Geographically distant teams require a reliable place to store all official documents and online files safely. Doing this helps avoid unnecessary confusion and saves time. Remote work tools with secure, cloud-based document storage allow team members to work together on the latest file versions. They can also store all files, documents, and folders in a central space.
  • Keep company data secure. Data security is the number one priority for all companies. When company data is stored in the cloud, it may be accessible to unauthorized persons. Remote work software should be robust enough to keep all company data 100% secure and safe from prying eyes.

What are virtual collaboration tools used for?

Coordinating teams can get stressful. Teams that use remote collaboration software can plan their workload, organize their tasks, and deliver projects effectively.

Virtual collaboration tools can be used to:

  • Communicate with team members in real time by chat, screen sharing, messaging, or video call
  • Manage project tasks and track time spent on work — daily, weekly, and quarterly
  • Work together on specific projects and programs
  • Access common files, folders, and documents in a central cloud location
  • Collaborate with internal teams, customers, partners, vendors, and other external stakeholders with virtual meetings and video conferencing
  • Increase business continuity by allowing team members to utilize laptops, desktop computers, smartphones, or tablets to work from anywhere

Outils de télétravail prenant en charge le CRM

Rendez vos clients satisfaits en mettant en place une solution logicielle de gestion de la relation client hautement spécialisée et dotée d'une interface client simple et conviviale. Mettez toutes les chances de votre côté en regroupant les fonctions de marketing, vente et service client dans un seul et même outil.

Salesforce
Obtenez une vue détaillée sur les tâches client en créant un système transversal efficace pour les projets client. Intégrez votre compte Salesforce à Wrike et gérez vos tâches client en toute simplicité.

Outils de télétravail pour la conception et le développement de logiciels et de l'informatique

Servez-vous des outils suivants comme référentiel logiciel de codes afin d'assurer le contrôle des versions et permettre aux équipes de collaborer sans fausse note.

Github
Rassemblez des équipes virtuelles, résolvez des problèmes, gérez des projets et créez des logiciels personnalisés avec la plateforme de développement de Github. Profitez d'une meilleure collaboration et visibilité lorsque vous intégrez des tâches Wrike à la liste des problèmes de référentiel Github.

Jira
De nombreux managers sont contraints de jongler entre différents projets. Obtenez un aperçu clair de l'avancement des tâches et gagnez en visibilité sur les projets en transformant les problèmes JIRA en tâches, sous-tâches et projets Wrike.

Outils de télétravail prenant en charge un fournisseur de messagerie électronique

Vous souhaitez passer moins de temps à rédiger vos e-mails et à y répondre ? Choisissez un outil de collaboration à distance permettant à votre équipe virtuelle de communiquer plus efficacement. Choisissez un client de messagerie pour partager des informations actualisées et intégrez-le facilement à Wrike, pour que vos équipes dispersées puissent toujours rester en contact.

Gmail
Améliorez votre productivité et gagnez du temps en choisissant Gmail. Avec Wrike pour Gmail, vous pouvez facilement recueillir le travail en provenance de Gmail et l'intégrer dans Wrike, où il est plus facile à gérer.

Outlook
Aidez les membres de votre équipe à être plus productifs en transformant la communication par e-mail en un travail structuré grâce à Wrike pour Outlook.

Outils de télétravail prenant en charge la messagerie/discussions

La communication est essentielle pour les équipes dispersées. Il est indispensable de rester en contact tous les jours, et les e-mails peuvent vite devenir inadaptés lorsque vous devez échanger avec plusieurs personnes en même temps.

Slack
Une plateforme de discussion professionnelle peut aider les équipes à garder contact, que ce soit pour parler boulot ou discuter de la dernière série Netflix en vue. Slack est un incontournable dans votre arsenal d'outils pour les équipes virtuelles. Cerise sur le gâteau, Slack s'intègre parfaitement à Wrike, vous permettant ainsi de partager des tâches et de collaborer en toute simplicité. 

Microsoft Teams
Utilisez les appels vidéo, la fonction chat ou les e-mails pour communiquer avec votre équipe comme vous l'entendez. Avec Wrike pour Microsoft Teams, vous pouvez rassembler votre équipe et convertir vos conversations en travail structuré.

Outils de télétravail prenant en charge le stockage de fichiers

Les équipes virtuelles doivent impérativement avoir une application de stockage de fichiers basée sur le cloud à portée de main. Cette dernière permet de conserver tous vos contenus actualisés dans un même emplacement centralisé. Plus besoin de chercher un fichier dans sa version la plus récente ! Lorsqu'un des membres de l'équipe doit travailler sur un ou plusieurs fichiers, mieux vaut disposer d'un outil de télétravail prenant en charge le stockage de fichiers.

MediaValet
MediaValet est un autre outil qui peut être intégré à Wrike. Stockez les actifs numériques de votre marque, comme des vidéos, des GIF, des bannières de réseaux sociaux et plus encore, grâce à cette technologie de télétravail conviviale.

Google Drive
Google Drive est indispensable pour les équipes dispersées. Avec des documents et feuilles de calcul Google, les équipes peuvent travailler en toute sécurité et collaborer sur des fichiers à tout moment, où qu'elles se trouvent. L'intégration de Wrike à Google Drive vous permet également de joindre facilement des tâches et fichiers de projet.

OneDrive
Vous souhaitez que la collaboration d'équipe se passe pour le mieux ? Il suffit de joindre des tâches Wrike aux fichiers Microsoft OneDrive et le tour est joué ! Désormais, tous les membres de l'équipe auront accès aux fichiers dans leur version la plus récente et pourront voir les modifications effectuées précédemment.

Box
Intégrez facilement la fonction de partage de fichiers et conservez toutes vos tâches et fichiers avec Box et Wrike. Collaborez de façon sécurisée avec votre équipe quel que soit l'appareil lorsque vous automatisez vos flux de travail et rendez le travail sur Box simple comme bonjour.

Modification des documents en ligne de Wrike
Grâce à la fonctionnalité de modification des documents en ligne, vous n'avez pas besoin de télécharger vos fichiers lorsque vous les modifiez en ligne. Une fois que vous avez terminé, Wrike crée automatiquement des versions de votre fichier lorsque vous en sauvegardez les modifications.

Dropbox
L'infrastructure cloud moderne de Dropbox vous permet de partager des fichiers avec les membres de votre équipe géographiquement dispersés. En intégrant Wrike à Dropbox, vous pouvez, synchroniser, collaborer et partager facilement des fichiers de toutes tailles avec les différents membres de votre équipe virtuelle.

Outils de télétravail prenant en charge les applications mobiles/de bureau

Étant donné que nous sommes nombreux à devoir travailler à distance sur le long terme, il est important que nous continuions à optimiser nos processus, outils et logiciels de télétravail. Que pourriez-vous améliorer ou ajouter pour faciliter la vie de chacun ?

Wrike pour Mac/Windows
Améliorez votre concentration en éliminant cette source de distraction que sont les onglets et gardez toujours la réalisation des objectifs à l'esprit.

Applications iOS ou Android de Wrike
Avec les applications natives iOS et Android de Wrike, vous pouvez rester productif lors de vos déplacements, vérifier le statut d'un projet depuis n'importe où et collaborer efficacement, même lorsque vous êtes loin de votre ordinateur de bureau.

Outils de télétravail prenant en charge l'aide à la décision

Les données en elles-mêmes ne veulent rien dire. Convertissez-les en informations exploitables. Essayez des outils de télétravail prenant en charge l'aide à la décision pour pouvoir visualiser les données dans un format simple et lisible rendant la prise de décision beaucoup plus efficace.

Tableau
Utilisez la plateforme d'analyse la plus populaire au monde pour analyser et interpréter les données de votre entreprise. En intégrant Tableau à Wrike, vous obtenez des informations de première qualité sur les performances du projet et permettez à votre équipe de prendre de meilleures décisions basées sur les données pour votre entreprise.

Outils de télétravail prenant en charge la sécurité des informations et l'authentification unique

Même si certains prennent cela à la légère, la sécurité des informations reste un point crucial. Puisque les membres des équipes virtuelles stockent des informations commerciales sensibles sur leurs téléphones et ordinateurs portables, il est essentiel de disposer de puissants outils de sécurité des informations et d'authentification unique.

Intégrations à Microsoft
Utilisez Office 365 ou Azure Active Directory pour vous connecter à vos applications en toute sécurité via un seul et même compte.

SAML
Avec SAML, vous pouvez utiliser l'authentification unique pour Wrike, ce qui vous permettra de gagner du temps et vous évitera d'avoir à mémoriser un trop grand nombre de mots de passe !

Google SSO
La perspective de devoir retenir un grand nombre de mots de passe ne vous enchante guère ? Utilisez l'intégration Google Wrike SSO pour vous connecter à votre compte avec vos identifiants professionnels.

Intégration à Okta
Sécurisez vos applications basées sur le cloud en intégrant Okta à Wrike. Réduisez le nombre de mots de passe à retenir et gagnez du temps avec ce service utile de gestion de l'identité.

PingFederate
Facilitez la collaboration des équipe virtuelles en intégrant le serveur de fédération PingFederate à Wrike. Offrez l'authentification unique et le provisioning à vos clients, partenaires et salariés et la sécurité des API à vos équipes virtuelles.

Shibboleth
Utilisez le logiciel open source de Shibboleth et la solution de fédération d'identité vous permettant de vous identifier en ligne avec l'authentification unique en toute simplicité via l'intégration native au sein de Wrike.

Travaillez efficacement depuis chez vous avec Wrike

Les outils ne font pas qu'exécuter des tâches. Ils peuvent souvent faire la différence entre la réussite et l'échec d'un projet. Utilisez les outils mentionnés ci-dessus pour gérer des équipes virtuelles et améliorer la productivité, la communication, la collaboration et la culture d'entreprise.

Avec Wrike, vos équipes pourront mener à bien tous leurs projets avec succès. La gestion du temps, la panification des ressources, les tableaux de bord partagés et les rapports permettent d'atteindre facilement les objectifs sans jamais dérailler. Divisez les grands projets en tâches plus petites et créez des flux de travail qui optimisent la collaboration des équipes virtuelles.