Guía de trabajo a distancia

Recomendaciones para el teletrabajo

Recomendaciones para el teletrabajo

Mark Zuckerberg apuesta por eliminar la fatiga por decisión con camisetas grises. El director general de Twitter, Jack Dorsey, le tiene mucha fe a caminar doce kilómetros antes de empezar a trabajar. Por otro lado, Arianna Huffington defiende tener un horario estricto para acostarse. El camino hacia la productividad puede ser subjetivo, pero ¿qué dice la ciencia sobre los consejos de teletrabajo que sin duda funcionan? ¿Y podemos aprender a trabajar desde casa de forma efectiva? 

En cualquier parte del mundo, la mayoría de la gente está experimentando cambios en su día a día, al menos físicamente. A medida que las organizaciones avanzan cada vez más hacia el trabajo remoto y modelos de oficinas híbridas, muchos de nosotros nos hemos encontrado trabajando de forma remota por primera vez. 

Aunque existen desafíos, el trabajo a distancia también es una oportunidad de ser aún más productivo que cuando se trabaja en la oficina (una opinión compartida por el 65 % de los trabajadores). Con los recursos y las herramientas correctos, tu organización puede lograr una colaboración remota y una gestión de proyectos sin problemas.

A continuación, se presentan algunos consejos de trabajo remoto para mejorar tu experiencia laboral desde casa y garantizar que no disminuya la productividad.

1. Dispón un espacio de trabajo específico para concentrarte en el trabajo

El entorno de trabajo puede tener un gran impacto en tu concentración. Elige un lugar de la casa al que vayas cada día para llevar a cabo tareas relacionadas con el trabajo. 

Evita comer, cultivar tus pasiones o incluso consultar las redes sociales en esta zona. Tu cerebro lo asociará solo con la productividad y te concentrarás aún más rápido la siguiente vez que te sientes allí. Este concepto también se aplica a la cama, que según los profesionales del Feng Shui, debe reservarse solo para dormir.

2. Define objetivos, prioridades y límites generales

Es importante acordar con tu equipo o tu jefe tus objetivos de trabajo para el mes, el trimestre y el año. Acuerda una o dos prioridades principales en las que trabajarás a primera hora todos los días. Luego, analiza qué harás si se te asigna una tarea que, con el tiempo, entra en conflicto o suprime estas prioridades.

Una solución de gestión de proyectos puede ayudarte a planificar tus tareas, ver las dependencias de las tareas y comprender las responsabilidades de los compañeros de trabajo. Una solución de gestión de proyectos también puede ayudar a predecir cualquier posible escollo en tus proyectos en curso.

Este paso es crucial porque solemos calcular incorrectamente cuánto tiempo lleva completar una tarea. Es un sesgo cognitivo natural que se resuelve fácilmente mediante el uso de una herramienta que organiza todas tus actividades creativas en un solo lugar para que puedas realizar un seguimiento de cuánto tarda cada paso y si sigues por el buen camino cuando experimentas contratiempos.

3. Sé realista respecto de tu carga de trabajo y aumenta la productividad del teletrabajo

Habrá días en los que tu estado psicológico sea más receptivo a los sprints de productividad online. Y habrá días en los que eso no pase. Los coaches de productividad dicen que es mejor trabajar en consonancia con tu estado de ánimo general, no en contra de este. Por lo tanto, configura un sistema de flujo de trabajo que cuide tu salud mental y física durante el proceso.

4. Crea un espacio de trabajo virtual

Facilita el trabajo desde casa.  Elimina la necesidad de celebrar reuniones creando un centro digital accesible para todos los miembros del equipo.

En un momento en que celebrar reuniones presenciales es una opción poco realista o incluso imposible para algunos equipos, una solución de software que concentre documentos y tareas en una ubicación digital centralizada puede conseguir que el teletrabajo sea más productivo.

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5. Establece rutinas de trabajo que se puedan hacer a distancia

Si eres nuevo en el trabajo remoto desde casa, es hora de crear nuevas rutinas que impliquen relacionarse a través de videoconferencia y software de chat de equipo. Tus reuniones de estado semanales o tus encuentros personales se pueden llevar a cabo con la misma eficiencia a través de una herramienta de videoconferencia como Zoom. El trabajo colaborativo también se puede realizar a través de aplicaciones como Slack.

6. Comprueba si necesitas una VPN

Si los trabajadores necesitan una VPN para acceder a las redes privadas de la empresa de forma remota, asegúrate de configurarla cuanto antes. Es posible que tus equipos necesiten acceder a las redes privadas de tu empresa desde casa. Habla con un administrador sobre cómo configurar una VPN segura para que nadie se pierda tareas importantes mientras trabaja de forma remota.

7. Consigue una conexión a Internet fiable

Asegúrate de tener acceso a una buena conexión a Internet. Una conexión a Internet irregular o poco fiable puede suponer un problema importante para los trabajadores remotos. Implementa un plan de contingencia, si no es estable.

8. Haz descansos frecuentes para despejarte

Haz descansos con frecuencia, de la misma manera que lo harías en la oficina. Cuando trabajas desde casa, puede ser tentador trabajar durante el almuerzo o las pausas para el café. Tómate tiempo para comer alejado del ordenador, estirarte o reorganizarte según sea necesario. Una encuesta reciente reveló que hacer descansos con frecuencia puede conllevar un aumento de la productividad y una mejora del bienestar.

9. Mantente actualizado virtualmente

Aprovecha los webinars y los eventos virtuales. Si, por tu trabajo, debes asistir a conferencias, estate atento a las oportunidades que ofrece el entorno virtual, entre ellas, webinars y otros eventos virtuales.

10. Usa software colaborativo basado en la nube

Utiliza software colaborativo (como Wrike) y aplicaciones basadas en la nube. Trabajar desde casa se ha vuelto más eficiente gracias a las herramientas basadas en la nube que permiten la colaboración y el acceso remoto a documentos y activos. Aprovecha al máximo estas herramientas ahora que tus equipos se enfrentan a cambios en su horario de trabajo y su entorno.

11. Reduce tu espacio de trabajo físico

Si, por un lado, tu espacio de trabajo está sobrecargado y, por otro lado, te resulta difícil concentrarte, quizás ambas cosas están relacionadas. Según Forbes, un escritorio desordenado puede afectar a tu productividad, tu estado de ánimo y tu motivación. 

«La mayoría de la gente pasa entre 30 minutos y una hora al día buscando cosas», explica Laura Stack, presidenta de la empresa de gestión del tiempo Productivity Pro. Cuando estás acostumbrado a ir a un espacio separado para trabajar, es posible que no tengas las mismas tácticas de organización después de invadir la mesa de tu cocina.

El experto en organización Peter Walsh sugiere que «lo único que debe haber en el radio que dibujan tus brazos es lo que necesitas inmediatamente». Para la mayoría de la gente, esto significa un monitor, un teclado, un teléfono, dos bolígrafos, un portátil, una lámpara y una fotografía familiar, según Walsh.

12. Comienza con la tarea más difícil

A veces, descubrir cómo trabajar desde casa comienza con saber en qué trabajo centrarse primero. Si tienes una tarea difícil en tu lista del día, puedes estar tentado en ponerla para más tarde.

Sin embargo, según el científico del comportamiento Dan Ariely, es una gran oportunidad perdida de productividad. Ariely dice que las primeras dos horas después de despertarnos son a menudo las más productivas del día.

Según Business Insider, una de las mejores formas de abordar estos proyectos complejos es dividirlos en hitos pequeños y manejables (puedes hacerlo en unos pocos clics con el software de gestión de tareas de Wrike). Hacer esto da como resultado el mismo «nivel alto de finalización» que obtienes al terminar tareas fáciles.

13. Divide tu trabajo en ciclos de 90 minutos (o prueba con la técnica Pomodoro)

Una forma de trabajar desde casa de manera efectiva es venciendo el bajón de la sobremesa. Según Inc., el investigador del sueño Nathaniel Kleitman (el que descubrió la fase REM) ha descubierto que, cuando estamos despiertos, experimentamos «ciclos ultradianos» de 90 minutos de actividad cerebral de alta frecuencia. A esto le siguen 20 minutos de actividad cerebral de baja frecuencia.

Esto significa que intentar concentrarse durante más de 90 minutos probablemente no produzca niveles de productividad elevados. En cambio, Forbes recomienda la técnica Pomodoro, para la que puedes usar un temporizador gratuito para centrarte en una tarea durante un tiempo determinado. Luego, puedes refrescar tu cerebro con descansos cronometrados.

14. No trabajes en varias cosas a la vez, de una vez por todas

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¿Te has dado cuenta de que tu productividad disminuye con cada pestaña adicional que abres? En un mundo en el que se espera que permanezcamos conectados constantemente, mantener la atención puede convertirse en una pesadilla, especialmente cuando trabajamos desde casa. La realidad es que nuestros cerebros pueden centrarse adecuadamente solo en una tarea a la vez.

«Cuando intentas realizar múltiples tareas, a corto plazo esto duplica la cantidad de tiempo que tardas en realizar una y, por lo menos, duplica el número de errores», dice la psicóloga JoAnn Deak.

Harvard Business Review señala que también aumenta el número total de tareas incompletas.

Al trabajar desde casa, resulta tentador encargarse simultáneamente de varias tareas personales y proyectos de trabajo. 

En cambio, elige una tarea en la que centrarte en tus sprints de 90 minutos (progreso de un proyecto de trabajo de un tamaño manejable) y otra durante la pausa de 20 minutos (fregar los platos; ¿alguien se ofrece?).