Leitfaden für Remote-Arbeit

Tipps für das Homeoffice

Tipps für das Homeoffice

Mark Zuckerberg bekämpft Entscheidungsmüdigkeit mit grauen T-Shirts. Für Twitter-CEO Jack Dorsey liegt der Schlüssel zum Erfolg darin, jeden Tag vor der Arbeit acht Kilometer zu gehen. Arianna Huffington wiederum schwört auf die strikte Einhaltung von Schlafenszeiten. Die Erfolgsrezepte können individuell unterschiedlich sein, aber was sagt eigentlich die Wissenschaft? Welche Homeoffice-Tipps funktionieren und welche nicht? Und wie können wir lernen, im Homeoffice produktiv zu arbeiten? 

Für die meisten Arbeitnehmer rund um die Welt sieht der Arbeitsalltag derzeit ein wenig anders aus als gewohnt. Unternehmen setzen zunehmend auf Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle, und so arbeiten viele derzeit erstmals in ihrem Leben in ihren eigenen vier Wänden. 

Auch wenn Remote-Arbeit mit gewissen Herausforderungen einhergeht, ist die neue Arbeitsform auch eine Chance, produktiver zu sein als im Büro (65 % der Telearbeiter stimmen dieser Aussage zu). Mit den richtigen Ressourcen und Toolskann Ihr Unternehmen die Zusammenarbeit und das Projektmanagement nahtlos in den virtuellen Raum verlegen.

Hier einige nützliche Tipps, mit denen Sie im Homeoffice positiv und produktiv bleiben.

1. Richten Sie sich einen fixen Arbeitsbereich ein

Ihre Arbeitsumgebung kann große Auswirkungen auf Ihre Konzentrationsfähigkeit haben. Wählen Sie einen fixen Ort in Ihrer Wohnung, an dem Sie Ihrer beruflichen Tätigkeit nachgehen. 

Vermeiden Sie es, in diesem Bereich zu essen, Ihren Hobbys nachzugehen oder Social Media zu nutzen. Ihr Gehirn wird es Ihnen danken, indem es den Ort mit produktivem Arbeiten verknüpft, sodass Sie am nächsten Arbeitstag noch schneller in einen effizienten Arbeitsmodus kommen. Dasselbe Konzept ist übrigens auch auf Ihr Bett anwendbar. Dieses sollte laut Feng Shui ausschließlich zum Schlafen genutzt werden.

2. Setzen Sie Ziele, Prioritäten und Grenzen

Achten Sie darauf, dass Sie und Ihr Team bzw. Ihre Vorgesetzten sich darüber einig sind, welche Ziele im nächsten Monat, Quartal und Jahr erreicht werden müssen. Legen Sie eine oder zwei Prioritäten fest, denen Sie sich morgens als Erstes widmen. Sprechen Sie auch darüber, was zu tun ist, wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird, die nicht mit diesen Prioritäten vereinbar ist.

Eine Projektmanagementlösung kann Sie dabei unterstützen, Ihre Aufgaben mit ihren jeweiligen Abhängigkeiten übersichtlich darzustellen und nachzuvollziehen, woran Ihre Kollegen gerade arbeiten. Darüber hinaus ermöglicht ein solches Tool, potenzielle Stolpersteine zu identifizieren.

Diese Funktion ist von wesentlicher Bedeutung, denn in der Regel können Menschen nur schlecht einschätzen, wie lange es dauert, eine Aufgabe abzuschließen. Es handelt sich dabei um eine natürliche kognitive Verzerrung, die sich mit entsprechender Software jedoch problemlos wettmachen lässt. Sie müssen lediglich Ihre Projekte in einem zentralen Tool organisieren und die Dauer der einzelnen Teilschritte erfassen. So können Sie bei Rückschlägen jederzeit auf einen Blick erkennen, ob Sie noch im Zeitplan liegen.

3. Rechnen Sie mit einer realistischen Arbeitsauslastung und steigern Sie Ihre Produktivität

An manchen Tagen werden Sie schier endlose Energie für die produktive Online-Arbeit aufbringen können. Und an anderen Tagen wird Ihnen Ihre Psyche einen Strich durch die Rechnung machen. Produktivitätstrainer raten, nach Möglichkeit mit Ihrer jeweiligen psychischen Tagesverfassung zu arbeiten und nicht dagegen. Versuchen Sie also, Arbeitsabläufe zu etablieren, die auch Ihr körperliches und geistiges Wohlbefinden fördern.

4. Erstellen Sie einen virtuellen Arbeitsplatz

Machen Sie sich die Arbeit von zu Hause so einfach wie möglich.  Machen Sie Meetings überflüssig, indem Sie einen digitalen Hub für alle Teammitglieder einrichten.

In einer Zeit, in der persönliche Meetings für manche Teams unrealistisch oder gar unmöglich sind, empfiehlt sich eine Softwarelösung, die Dokumente und Aufgaben an einem zentralen, digitalen Ort organisiert und dadurch die produktive Telearbeit unterstützt.

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5. Etablieren Sie einen geeigneten Tagesablauf

Sie sind noch neu im Homeoffice-Modus? Gestalten Sie Ihre Arbeitstage so, dass Sie zwischendurch an Videokonferenzen und Team-Chats teilnehmen können. Ihre wöchentlichen Statusmeetings oder persönlichen Besprechungen lassen sich genauso effizient auch mit einem Videokonferenz-Tool wie Zoom durchführen. Und Anwendungen wie Slack unterstützen das kollaborative Arbeiten.

6. Prüfen Sie, ob Sie eine VPN-Verbindung benötigen

Wenn Mitarbeiter ein VPN brauchen, um von externen Standorten auf die privaten Netzwerke des Unternehmens zuzugreifen, sollten Sie dies lieber heute als morgen einrichten. Ihre Teams könnten schon bald darauf angewiesen sein. Treffen Sie die entsprechenden Vorkehrungen für ein privates VPN mit einem Administrator, damit sich wichtige Aufgaben auch nahtlos von zu Hause aus erledigen lassen.

7. Holen Sie sich eine zuverlässige Internetverbindung

Sorgen Sie für eine leistungsstarke Internetverbindung. Langsames oder unzuverlässiges Internet ist ein echtes Problem für die Remote-Arbeit. Überlegen Sie sich für Notfälle einen Plan B.

8. Legen Sie regelmäßige Pausen ein

Legen Sie regelmäßige Pausen ein, genau wie bei der Arbeit im Büro. Wenn Sie alleine von zu Hause aus arbeiten, ist die Versuchung groß, Mittags- und Kaffeepausen einfach ausfallen zu lassen. Das wäre ein Fehler – verlassen Sie besser gelegentlich den Schreibtisch, um etwas zu essen oder sich die Beine zu vertreten. Eine aktuelle Umfrage ergab, dass regelmäßige Pausen die Produktivität und das Wohlbefinden steigern können.

9. Nehmen Sie virtuelle Weiterbildungsangebote in Anspruch

Machen Sie sich Webinars und virtuelle Veranstaltungen zunutze. Wenn die Teilnahme an Konferenzen zu Ihrem Job gehört, halten Sie Ausschau nach virtuellen Angeboten wie Webinars und anderen virtuellen Veranstaltungen.

10. Nutzen Sie cloudbasierte Collaboration-Software

Nutzen Sie Collaboration-Tools (wie Wrike) und cloudbasierte Apps. Dank cloudbasierten Tools, die die standortunabhängige Zusammenarbeit und den Remote-Zugriff auf Dokumente und Assets ermöglichen, ist die Arbeit von zu Hause aus heute um ein Vielfaches einfacher geworden. Schöpfen Sie das Potenzial dieser Tools aus und unterstützen Sie Ihre Teams dabei, sich an die Veränderungen zu gewöhnen.

11. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf

Wenn Ihr Arbeitsplatz chaotisch ist und Sie Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren, besteht zwischen diesen beiden Umständen möglicherweise ein Zusammenhang. Laut Forbes kann ein unordentlicher Schreibtisch Ihre Produktivität, Ihren Gemütszustand und Ihre Motivation beeinträchtigen

„Ein Großteil der Menschen verbringt 30 bis 60 Minuten pro Tag damit, etwas zu suchen“, so Laura Stack, Geschäftsführerin des Zeitmanagement-Unternehmens The Productivity Pro. Wenn Sie es gewohnt sind, zum Arbeiten ins Büro zu gehen, kann es vorkommen, dass Ihre üblichen Taktiken zum Ordnunghalten nach einem Arbeitstag am Küchentisch nicht zu gebrauchen sind.

Ordnungsexperte Peter Walsh schlägt vor: „In Reichweite Ihrer Arme sollten sich nur die Dinge befinden, die Sie unmittelbar benötigen.“ Für die meisten Menschen sind das laut Walsh ein Bildschirm, eine Tastatur, ein Smartphone, zwei Stifte, ein Notizblock, eine Lampe und ein Familienfoto.

12. Beginnen Sie mit der schwierigsten Aufgabe

Wie geht man die Arbeit im Homeoffice am besten an? Ein erster Schritt ist gesetzt, wenn Sie wissen, welche Aufgabe Sie als Erstes in Angriff nehmen wollen. Wenn eine schwierige Aufgabe auf unserer To-do-Liste steht, neigen wir dazu, diese den ganzen Tag vor uns herzuschieben.

Laut dem Verhaltensforscher Dan Ariely versäumen wir damit jedoch eine wertvolle Chance, produktiv zu sein. Ariely hält fest, dass die beiden ersten Stunden nach dem Aufwachen oft unsere produktivsten sind.

Business Insider empfiehlt, komplexe Projekte in kleinere, überschaubare Unteraufgaben zu gliedern (in der Aufgabenmanagement-Software von Wrike sind dazu nur wenige Klicks erforderlich). Allein dadurch entsteht bereits das befriedigende Gefühl, etwas geschafft zu haben.

13. Unterteilen Sie Ihren Arbeitstag in 90-Minuten-Zyklen (oder versuchen Sie es mit der Pomodoro-Technik)

Ein Schlüssel zur erfolgreichen Arbeit im Homeoffice besteht darin, das Nachmittagstief zu bezwingen. Laut Inc. konnte der Schlafforscher Nathaniel Kleitman (der Entdecker des REM-Schlafs) herausfinden, dass wir im Wachzustand 90-minütige „ultradiane Zyklen“ mit einer besonders hohen Hirnaktivität erleben. Auf einen solchen Zyklus folgt jeweils eine 20-minütige Phase mit geringer Hirnaktivität.

Der Versuch, sich länger als 90 Minuten zu konzentrieren, resultiert also nicht unbedingt in einer entsprechend höheren Produktivität. Stattdessen empfiehlt Forbes die Pomodoro-Technik. Verwenden Sie einfach einen kostenlosen „Tomaten-Timer“ und stellen Sie so sicher, dass Sie für eine vorher festgelegte Zeitspanne konzentriert bei der Sache bleiben. Anschließend können Sie eine (ebenfalls getimte) Entspannungspause einlegen.

14. Verzichten Sie auf Multitasking

Haben Sie auch das Gefühl, dass Ihre Produktivität sinkt, je mehr Tabs in Ihrem Browser geöffnet sind? In einer Welt der ständigen Verfügbarkeit kann es schwierig sein, den Fokus für eine gewisse Zeit nur auf eine Aufgabe zu richten, insbesondere bei der Arbeit von zu Hause. Dabei kann unser Gehirn in Wirklichkeit ohnehin nicht mehr als eine Aufgabe zugleich verarbeiten.

„Beim Multitasking verdoppelt sich kurzfristig die Zeit, die für eine Aufgabe benötigt wird, und im Normalfall steigt auch die Zahl der Fehler auf mindestens das Doppelte“, so die Psychologin Dr. JoAnn Deak

Wie im Harvard Business Review dazu angemerkt, steigt dazu außerdem auch die Zahl der unvollständig erledigten Aufgaben.

Bei der Arbeit von zu Hause gerät man leicht in Versuchung, sich um mehrere private und berufliche Angelegenheiten gleichzeitig zu kümmern. 

Entscheiden Sie sich stattdessen bewusst für nur zwei Aufgaben: eine, der Sie sich in 90-Minuten-Zyklen widmen (Projektfortschritt in überschaubaren Schritten), und eine zweite, um die Sie sich in der 20-minütigen Pause kümmern (wollten Sie nicht das Waschbecken putzen?).