Le guide du télétravail

Conseils sur le télétravail à domicile

Conseils sur le télétravail à domicile

Mark Zuckerberg ne jure que par les t-shirts gris pour éliminer la fatigue décisionnelle. Quant à Jack Dorsey, le PDG de Twitter, il fait 8 km de marche à pied avant d'aller travailler. En revanche, Arianna Huffington préconise d'observer des horaires de sommeil stricts. Le chemin vers la productivité a quelque chose de subjectif, mais que dit concrètement la science à ce sujet ? Peut-on vraiment apprendre à travailler efficacement à domicile? 

Pour bon nombre d'entre nous, le quotidien a quelque peu changé ces derniers temps, du moins concernant le lieu de travail. Alors que les entreprises se tournent de plus en plus vers le télétravail et le travail hybride, un grand nombre d'employés ont dû pour la première fois exercer leurs activités à distance. 

Même si tout n'est pas rose, le télétravail offre aussi une belle opportunité de travailler de façon plus productive par rapport au présentiel (selon 65 % des employés). Avec les bonnes ressources et les bons outils, votre entreprise pourra assurer une collaboration et une gestion de projets à distance efficaces.

Ces quelques conseils sur le télétravail vous aideront à améliorer votre expérience de travail à domicile et à éviter la baisse de productivité.

1. Aménagez un espace de travail dédié pour rester pleinement concentré au travail

Votre environnement de travail peut avoir un gros impact sur votre concentration. Choisissez la pièce dans laquelle vous allez devoir vous rendre chaque jour pour télétravailler. 

Évitez de manger, de vous adonner à vos passions ou de consulter les réseaux sociaux dans cet espace réservé. Votre cerveau pourra dès lors associer ce lieu à la productivité et vous pourrez vous mettre au travail beaucoup plus rapidement la prochaine fois. Ce concept s'applique également à votre lit, qui, selon les experts du Feng Shui, doit être utilisé exclusivement pour dormir.

2. Définissez les grands objectifs, limites et priorités

Concernant les objectifs de travail pour le mois, le trimestre et l'année à venir, il est important d'être à la page avec les autres membres de l'équipe ou son patron. Accordez-vous sur une ou deux grandes priorités sur lesquelles vous allez pouvoir travailler chaque jour. Ensuite, discutez de ce que vous devez faire lorsqu'on vous assigne une tâche en contradiction avec ces priorités ou éloignée de celles-ci.

Une solution de gestion de projet peut vous aider à planifier vos tâches, à afficher les dépendances des tâches et à comprendre les responsabilités de vos collègues. Elle peut également être utile pour repérer les éventuels obstacles au bon déroulement de vos projets en cours.

Cette étape est cruciale, car beaucoup ont tendance à mal appréhender le temps nécessaire à l'accomplissement d'une tâche. C'est un biais cognitif naturel auquel il est facile de remédier : il suffit d'utiliser un outil réunissant toutes vos activités créatives dans un même emplacement et vous pourrez évaluer le temps nécessaire pour réaliser chaque étape et déterminer si vous suivez la bonne voie en cas de revers.

3. Soyez réaliste quant à la charge de travail que vous pouvez supporter et améliorez votre productivité en télétravail

Certains jours, vous serez mentalement disposé à sprinter pour accroître votre productivité en ligne. D'autres jours, ce ne sera pas le cas. Les coachs en productivité jugent préférable d'aller avec, et non contre, son humeur générale. Il convient donc de mettre en place un système de flux de travail prenant en compte votre disposition physique et mentale.

4. Créez un espace de travail virtuel

Facilitez le télétravail à domicile.  Limitez les besoins en réunions par le biais d'une plateforme numérique accessible à tous les membres de votre équipe.

À une période où les réunions en face à face se révèlent irréalistes, voire même impossibles pour certaines équipes, une solution informatique hébergeant les documents et les tâches dans un emplacement centralisé et numérique peut rendre le télétravail plus productif.

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5. Établissez des routines propices au télétravail

Si vous débutez dans le télétravail à domicile, établissez de nouvelles routines faisant appel à la visioconférence pour les vérifications d'état d'avancement, ainsi qu'aux logiciels de chat en équipe. Vos réunions d'avancement hebdomadaires ou en face à face seront tout aussi efficaces avec un outil de visioconférence comme Zoom. Quant au travail collaboratif, il peut tout à fait s'effectuer via des applications comme Slack.

6. Vérifiez si vous avez besoin d'un VPN

Si vos employés ont besoin d'un VPN pour accéder à distance aux réseaux privés de l'entreprise, ne tardez pas à le mettre en place. Il peut être important pour vos équipes d'accéder aux réseaux privés de votre entreprise depuis leur domicile. Adressez-vous à un administrateur pour la mise en place d'un VPN sécurisé, afin qu'aucun télétravailleur ne passe à côté de tâches importantes.

7. Assurez-vous de disposer d'une connexion Internet fiable

Vérifiez que vous avez accès à une bonne connexion Internet. Une connexion Internet erratique ou non fiable peut être problématique pour les télétravailleurs. Assurez-vous que votre connexion Internet est fiable et, si ce n'est pas le cas, de disposer d'un plan B.

8. Faites des pauses régulièrement pour vous changer les idées

Faites régulièrement des pauses, comme au bureau. Chez soi, on peut être tenté de travailler pendant le déjeuner ou pendant les pauses café. Prenez le temps de manger loin de votre ordinateur, de vous étirer ou de vous recentrer si besoin. Selon une récente enquête, des pauses régulières permettent une productivité accrue et un meilleur bien-être.

9. Tenez-vous à jour virtuellement

Profitez des webinaires et autres événements virtuels. Si votre travail exige que vous participiez à des conférences, soyez attentif aux opportunités dans l'environnement virtuel. Il peut s'agir de webinaires ou d'autres événements virtuels.

10. Adoptez un logiciel de collaboration basé sur le cloud

Utilisez les logiciels de collaboration (comme Wrike) et les applications basées sur le cloud. Le télétravail est aujourd'hui plus efficace grâce aux outils basés sur le cloud qui permettent la collaboration et l'accès à distance aux documents et aux ressources. Tirez le meilleur parti de ces outils lorsque vos équipes gèrent les modifications de leur agenda et de leur environnement.

11. Réduisez votre espace de travail physique

Si votre espace de travail est encombré et que vous avez du mal à vous concentrer, c'est qu'il y a un lien de cause à effet. Selon Forbes, un bureau désordonné peut avoir un impact sur votre productivité, votre état d'esprit et votre motivation

« La plupart des gens passent au moins 30 minutes à une heure par jour à chercher des choses », explique Laura Stack, Présidente de The Productivity Pro, un cabinet spécialisé dans la gestion du temps. Si vous êtes habitué à vous rendre dans un lieu dédié pour travailler, il vous faudra probablement revoir votre manière de vous organiser une fois la table de la cuisine réquisitionnée.

L'expert en organisation Peter Walsh déclare ceci : « Seul ce dont on a immédiatement besoin doit rester à portée de main ». Pour Peter Walsh, la majorité des gens devraient pouvoir se contenter d'un écran, d'un clavier, d'un téléphone, de deux stylos, d'un cahier, d'une lampe et d'une photo de famille.

12. Commencez d'abord par les tâches les plus difficiles

Parfois, bien appréhender le télétravail commence par déterminer ce sur quoi se concentrer en premier lieu. Si vous avez une tâche difficile à réaliser dans votre liste de tâches quotidiennes, il peut être tentant de la remettre à plus tard.

Cependant, selon le comportementaliste Dan Ariely, ce serait faire une grossière erreur en termes de productivité. Ariely affirme que les deux premières heures après le réveil sont généralement les plus productives de la journée.

D'après Business Insider, l'un des meilleurs moyens de s'attaquer à ces projets complexes est de les diviser en plusieurs petits jalons gérables (vous pouvez faire cela en quelques clics avec le logiciel de gestion des tâches de Wrike). En procédant ainsi, vous obtiendrez le même taux « d'achèvement élevé » qu'avec les tâches dites faciles.

13. Divisez votre travail en cycles de 90 minutes (ou essayez un minuteur Pomodoro)

Pour travailler efficacement à domicile, il convient également de tout faire pour éviter le coup de barre de l'après-midi. Le chercheur sur le sommeil Nathaniel Kleitman (le découvreur du sommeil paradoxal) a établi que, lorsque nous sommes éveillés, nous vivons des « cycles ultradiens » de 90 minutes d'activité cérébrale à haute fréquence. Ces cycles sont suivis par 20 minutes d'activité cérébrale à basse fréquence.

Cela signifie donc qu'il est vain d'essayer de rester concentré une fois ces 90 minutes écoulées dans l'espoir d'être plus productif. Forbes recommande la technique Pomodoro, qui suppose de déclencher un « minuteur Pomodoro » (gratuit) pour pouvoir se concentrer sur une tâche donnée pendant un laps de temps défini, avant de prendre une pause chronométrée, histoire de se changer les idées.

14. Arrêtez le multitâche une bonne fois pour toutes

Avez-vous déjà constaté que plus vous ouvrez d'onglets, plus votre productivité diminue ? Dans un monde où il faut être constamment connecté, rester concentré peut vite devenir mission impossible, surtout lorsqu'on travaille à domicile. En réalité, notre cerveau n'arrive à se concentrer correctement que sur une tâche à la fois.

« Lorsque vous essayez de réaliser plusieurs tâches simultanément sur le court terme, cela double le temps qu'il faudrait pour effectuer chaque tâche individuellement, avec en prime au moins deux fois plus d'erreurs », estime JoAnn Deak, docteur en psychologie. Pour la revue américaine 

Harvard Business Review, cela augmente également le nombre de tâches inachevées.

Lorsque l'on commence à travailler à domicile, il est tentant de mélanger tâches professionnelles et tâches personnelles. 

Il est recommandé de se concentrer exclusivement sur une tâche lors d'un sprint de 90 minutes (plusieurs petites tâches gérables faisant avancer le projet) et de réaliser l'autre tâche pendant la pause de 20 minutes (profitez-en pour nettoyer l'évier !).