Project Management Guide
FAQ
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プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) とは何でしょうか?

プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) は、組織におけるプロジェクトの集中管理方法です。プロジェクトには相互関係を持つものと持たないものがありますが、競合するリソースの監督と管理のためにこれらをポートフォリオという名称で一括管理します。プロジェクト管理におけるポートフォリオ管理にはプロジェクトの取り込みプロセスも含まれます。これには、潜在的なプロジェクトの特定、およびそれらのプロジェクトの認定、プロジェクトマネージャの指名、そしてプロジェクトをポートフォリオ全体に組み込むことなどが含まれます。また実行中のプロジェクトが事業の全体的な目標および戦略に直接結びついていることを確認するために、プロジェクトのハイレベルの管理や監督も含まれます。

プロジェクトポートフォリオ管理が重要な理由

プロジェクトマネジメント協会は、ポートフォリオ管理が戦略と実行間のギャップを埋めるひとつの方法であることがリサーチで示されたことを説明しています。言い換えれば、会社の投資効果を最大化するために適切なプロジェクトが適切なタイミングで実行されていることを確認するのはポートフォリオマネージャーの仕事なのです。これは多くのプロジェクトを抱える組織にとっては特に重要です。プロジェクトについてのアイデアはあらゆる場所からあらゆるタイミングで生まれてくるため、完了させるべきプロジェクトのリストが長くなるのはよくあることです。しかし、そのすべてを実行するには時間、資金、またはリソースが不足します。そのプロジェクトが会社にとって最大のメリットをもたらすかを判断し、それに従ってプロジェクトの優先順位をつける上で、ポートフォリオ管理が必要となります。

プロジェクトポートフォリオ管理の主なメリットとしては以下が挙げられます。

  1. 会社の目標とプロジェクトを整合する
  2. プロジェクトの計画立案から個人的な偏見を排除し、「ペット」プロジェクトがないことを確認する
  3. プロジェクトの競合についての意思決定を容易にする
  4. プロジェクト管理部局、またはポートフォリオマネージャがビジネスの優先事項と一致しないプロジェクトを却下する際に役立つ
  5. 長い目で全体像に目を向けることの重要性を強調する
  6. プロジェクト管理における統治と監督を構築する

プロジェクトポートフォリオ管理における5つのステップ

プロジェクト管理におけるポートフォリオ管理には、5つの重要なステップがあります。

1. 指針となる事業上の目標を特定する

食料品店で働いている場合、最も新鮮な食品の供給、最も幅広い選択肢の提供、最も安い価格での提供のうち、どれが目標になりますか。最も安い価格の提供が最優先の場合、コスト節減を推進するプロジェクトは、食品の品質を向上するプロジェクトよりもはるかに重要となります。

2. 要望とアイデアを把握し調査する

プロジェクトに関するアイデアは、あらゆる場所からあらゆるタイミングで生まれます。ここで重要なことは、これらのアイデアを追跡し評価できるように、アイディアの正式な採用プロセスを構築することです。ポートフォリオマネージャが管理するスプレッドシートのようにシンプルなものから、社内の誰もが思いついたときにアイデアを投稿できるオンラインデータベースのようなものもあります。

3. 最善のプロジェクトを選択する

アイデアを把握したら、ポートフォリオマネージャは、前進させるプロジェクトを評価し選択するための標準的なプロセスを確認します。このプロセスでは、プロジェクトが会社の目標に沿っていることを確認するだけではなく、以下のような事項についても検討する必要があります。

  • プロジェクトにかかるコスト
  • プロジェクトにかかる期間
  • プロジェクトで得られるもの (得られるメリット)
  • リソース確保の可能性
  • プロジェクトに伴うリスク

意思決定は複数のプロジェクトに対して同時に行われるため、以上を検討することは容易ではありません。プロセスをシンプルにして偏見を取り除くための一般的な方法としては、ランク付け基準としてよく使われる投資収益率 (ROI) などをはじめ、各プロジェクトを測定し点数を付けるための簡単な基準リストを作成することです。

4. ポートフォリオの実現可能性を検証し、プロジェクトを開始する

どのプロジェクトを実行するかが決定したら、ポートフォリオ全体についての検証が必要です。この際には選定されたプロジェクトの組み合わせが大きすぎたり、リスクが過大になったり、費用が超過したりせず、相互の依存関係が深すぎないようにします。ポートフォリオは、適切にバランスがとれ、ビジネスの目標に沿っていなければなりません。たとえば、3つあるプロジェクトの試験がすべて1月に計画されており、テスト施設が1ヵ所しかない場合には、問題となります。2つのプロジェクトが相互関連しており、一方の遅延がもう一方にも影響を与える場合、同時開始を再検討しなければならない場合もあります。ポートフォリオの検証が終了次第プロジェクトマネージャを指名して、プロジェクトを開始できます。

5. ポートフォリオを管理し監督する

プロジェクトは時間と共に変化し、進化しており、今後のプロジェクトのリストに新たなアイデアが追加されることもあります。進行中のポートフォリオの推進と取り込みのプロセスを継続的に管理していくことが重要です。ポートフォリオの管理と監督には、以下が含まれます。

  • プロジェクトマネージャと協力して、プロジェクトのパフォーマンスを監視する
  • プロジェクト間の競合を特定し、問題を解決する
  • プロジェクトの保留、取り消し、新たなプロジェクトの追加など、必要に応じてポートフォリオを修正する
  • プロジェクトが、引き続きビジネス目標に沿っていることを確認する