Project Management Guide
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¿Qué es la gestión de carteras de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés)?

La gestión de carteras de proyectos (PPM) es la gestión centralizada de los proyectos de una organización. Si bien estos proyectos pueden o no estar relacionados entre sí, se gestionan bajo un mismo paraguas, llamado cartera, con el fin de supervisar y administrar los recursos disponibles. La gestión de carteras en gestión de proyectos también implica el proceso de admisión de proyectos que, a su vez, supone identificar proyectos potenciales, autorizarlos, asignarles gestores de proyectos e incorporarlos a la cartera general. También incluye controles globales y seguimiento de proyectos para garantizar que los proyectos en curso guarden relación directa con los objetivos y las estrategias generales de la empresa.

¿Por qué la gestión de carteras de proyectos es importante?

Según el Project Management Institute: «Nuestra investigación ha demostrado que la gestión de carteras es una forma de acortar la brecha entre la estrategia y la implementación». Es decir, es responsabilidad del gestor de carteras garantizar que los proyectos se estén realizando en el momento adecuado, para maximizar la inversión de la empresa. Esto se pone especialmente de manifiesto en una organización con muchos proyectos internos. Las ideas para proyectos pueden provenir de cualquier lugar, en cualquier momento, y las empresas suelen tener numerosos proyectos posibles para llevar a cabo. Sin embargo, por lo general no hay suficiente tiempo, dinero o recursos para realizarlos de inmediato. La gestión de carteras es necesaria para comprender cuáles tendrán el mayor impacto en la empresa y priorizar los proyectos de acuerdo a ello.

Las principales ventajas de la gestión de carteras de proyectos son:

  1. Permite que los objetivos y los proyectos de la empresa se alineen.
  2. Elimina el sesgo personal de la planificación de proyectos, por lo que no hay proyectos «favoritos».
  3. Facilita la toma de decisiones relativa a los conflictos de proyectos.
  4. Ayuda a la oficina de gestión de proyectos o al gestor de carteras a rechazar proyectos que no reflejen las prioridades comerciales.
  5. Subraya la importancia de centrarse en el panorama general a largo plazo.
  6. Incorpora la gobernanza y la supervisión en la gestión de proyectos.

Los cinco pasos de la gestión de carteras de proyectos

Existen cinco pasos principales en la gestión de carteras en gestión de proyectos.

1. Identificar los objetivos rectores de la empresa

Si trabajas para un negocio de alimentación, ¿tu objetivo es proporcionar la comida más fresca, la mayor selección o los precios más bajos? Si la prioridad son precios más bajos, los proyectos para impulsar el ahorro de costes resultan mucho más importantes que los proyectos para mejorar la calidad de los alimentos disponibles.

2. Recibir e investigar solicitudes e ideas

Las ideas de los proyectos pueden venir de cualquier sitio y en cualquier momento. Es importante instaurar un proceso formal de recepción de esas ideas, para poderles hacer seguimiento y evaluarlas. Puede ser algo tan simple como una hoja de cálculo realizada por el gestor de carteras, o una base de datos en línea donde cualquier persona de la empresa pueda introducir ideas a medida que se le ocurren.

3. Seleccionar los mejores proyectos

Una vez que se capturan las ideas, los gestores de carteras deben llevar a cabo un proceso estándar para evaluar y seleccionar los proyectos que seguirán adelante. No solo se trata de asegurarse de que estén alineados con los objetivos de la empresa, sino también de:

  • ¿Cuánto costará?
  • ¿Cuánto durará?
  • ¿Cuál es el beneficio de este proyecto?
  • ¿Están los recursos disponibles?
  • ¿Cuáles son los riesgos asociados con este proyecto?

Esto puede ser aún más complejo cuando se decide sobre varios proyectos a la vez. Una forma común de simplificar el proceso y eliminar cualquier sesgo es crear una lista simple de criterios con los que se mide y califica cada proyecto, como el retorno de la inversión (ROI), que es un factor de clasificación común.

4. Validar la viabilidad de la cartera e iniciar los proyectos

Una vez que se ha tomado una decisión sobre qué proyectos desarrollar, es importante validar la cartera en su conjunto. Se trata de asegurarse de que la combinación de proyectos elegidos no sea demasiado grande, demasiado arriesgada, demasiado cara o demasiado interdependiente. La cartera debe estar adecuadamente equilibrada y alineada con los objetivos comerciales. Por ejemplo, si tres de los proyectos prevén realizar pruebas en enero y en esa fecha solo habrá disponible un laboratorio de pruebas, tenemos un problema. Asimismo, si dos proyectos están interrelacionados y un retraso en uno hará que el otro también se retrase, podemos plantearnos si es buena idea iniciarlos al mismo tiempo. Una vez validada la cartera, es posible asignar gestores a los proyectos e iniciarlos.

5. Gestionar y hacer un seguimiento de la cartera

Los proyectos evolucionan con el tiempo, y se pueden añadir ideas nuevas a la lista de proyectos potenciales. Por eso es importante supervisar continuamente tanto la ejecución de la cartera en curso como el proceso de admisión de proyectos. La gestión y el seguimiento de la cartera pueden incluir lo siguiente:

  • Trabajar con gestores de proyectos para supervisar el rendimiento de los proyectos.
  • Identificar y resolver conflictos entre proyectos.
  • Si procede, hacer cambios en la cartera como detener o cancelar proyectos, o añadir proyectos nuevos.
  • Garantizar que los proyectos se mantienen alineados con los objetivos comerciales.

Lecturas adicionales