Project Management Guide
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Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?

Projektportfoliomanagement (PPM) ist die zentralisierte Verwaltung aller Projekte eines Unternehmens. Diese Projekte mögen miteinander verbunden sein oder auch nicht, aber sie werden in einem gemeinsamen Rahmen verwaltet – dem sogenannten „Portfolio“ –, um sie angemessen überwachen zu können und die Koordination von Ressourcen sicherzustellen. Portfoliomanagement im Projektmanagement beinhaltet auch den Eingangsprozess für Projekte, d. h. die Identifizierung und Bewilligung potenzieller Projekte, die Zuweisung von Projektmanagern und die Aufnahme in das Portfolio, sowie die übergeordnete Überwachung und Steuerung, damit die laufenden Projekte direkt zu den Zielen und Strategien des Unternehmens beitragen.

Warum Projektportfoliomanagement wichtig ist

Laut dem Project Management Institute „zeigt unsere Forschung, dass Portfoliomanagement eine Möglichkeit bietet, die Brücke zwischen Strategie und Implementierung zu schlagen”. Der Portfoliomanager muss also sicherstellen, dass die richtigen Projekte zur richtigen Zeit stattfinden, um die Investitionen des Unternehmens zu maximieren. Das ist besonders in einem Unternehmen mit zahlreichen internen Projekten von Bedeutung. Ideen für Projekte können jederzeit aus beliebigen Quellen kommen, und Unternehmen führen oft eine lange Liste potenzieller Projekte. Normalerweise haben sie jedoch nicht genug Zeit, Geld und Ressourcen, um sie alle sofort umzusetzen. Hier setzt das Portfoliomanagement an, denn es zeigt auf, welche Projekte den größten potenziellen Nutzen bringen und deshalb priorisiert werden sollten.

Dies sind die Hauptvorteile des Projektportfoliomanagements:

  1. Es stimmt die Projekte eines Unternehmens auf die Geschäftsziele ab.
  2. Es befreit die Projektplanung von subjektiven Faktoren, d. h. es gibt keine „Lieblingsprojekte“.
  3. Es vereinfacht die Entscheidungsfindung im Falle von Projektkonflikten.
  4. Es hilft dem Projektbüro oder Portfoliomanager, Projekte abzulehnen, wenn diese nicht den Geschäftsprioritäten entsprechen.
  5. Es unterstreicht den Fokus auf den langfristigen Horizont.
  6. Es sorgt für Führung und Beaufsichtigung bei der Verwaltung von Projekten.

Die fünf Schritte des Projektportfoliomanagements

Das Portfoliomanagement im Projektmanagement lässt sich in fünf Hauptschritte unterteilen.

1. Identifizieren der Leitziele des Unternehmens

Wenn Sie für einen Lebensmittelmarkt arbeiten, wollen Sie dann das frischste Gemüse, die größte Produktauswahl oder die niedrigsten Preise bieten? Falls die niedrigsten Preise im Vordergrund stehen, sind Projekte zur Kostensenkung wichtiger als Projekte zur Verbesserung der Produktqualität.

2. Erfassung und Untersuchung von Anfragen und Ideen

Ideen für Projekte können jederzeit aus beliebigen Quellen kommen. Wichtig ist also ein formeller Eingangsprozess zur Erfassung dieser Ideen, damit sie sich verfolgen und bewerten lassen. Dies kann ganz einfach eine Tabelle sein, die vom Portfoliomanager geführt wird, oder eine Online-Datenbank, in die jeder im Unternehmen seine Ideen eingeben kann.

3. Auswahl der besten Projekte

Nach der Erfassung von Projekten müssen Portfoliomanager diese anhand eines Standardverfahrens bewerten und die Projekte auswählen, die umgesetzt werden sollen. Wichtig ist nicht nur, dass sie mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen. Auch die folgenden Fragen sind von Bedeutung:

  • Was wird es kosten?
  • Wie lange wird es dauern?
  • Was ist die Rendite? (Welchen Nutzen bringt es?)
  • Sind die Ressourcen verfügbar?
  • Welche Risiken sind mit diesem Projekt verbunden?

Wenn mehrere Projekte auf einmal bewertet werden, ist der Entscheidungsprozess noch komplexer. Eine beliebte Vorgehensweise, um ihn zu vereinfachen und von subjektiven Urteilen zu befreien, ist die Bewertung jedes Projekts anhand einer einfachen Liste von Kriterien, wie z. B. ROI, ein häufig verwendeter Ranking-Faktor.

4. Validierung der Portfolio-Umsetzbarkeit und Einleitung von Projekten

Nachdem Sie Ihre Projekte ausgewählt haben, muss unbedingt auch das Portfolio als Ganzes validiert werden. Wichtig ist beispielsweise, dass die ausgewählten Projekte insgesamt nicht zu groß, zu riskant, zu teuer oder zu stark voneinander abhängig sind. Das Portfolio sollte gut ausgewogen und auf die Geschäftsziele abgestimmt sein. Wenn z. B. drei Ihrer Projekte voraussichtlich im Januar die Testphase erreichen, Sie aber nur ein Prüflabor haben, ist das ein Problem. Und wenn zwei Projekte voneinander abhängig sind und ein Verzug in einem automatisch das andere in Mitleidenschaft ziehen würde, sollten Sie den zeitgleichen Projektstart noch einmal überdenken. Nachdem das Portfolio validiert wurde, können Sie die Projektmanager zuweisen und die Projekte einleiten.

5. Verwaltung und Überwachung des Portfolios

Projekte entwickeln und verändern sich im Laufe der Zeit, und in der Liste potenzieller Projekte können neue Ideen erscheinen. Deshalb ist es wichtig, sowohl die Umsetzung des aktuellen Projektportfolios als auch den Eingangsprozess für neue Projektideen fortlaufend zu überwachen. Dieser Schritt kann Folgendes beinhalten:

  • Zusammenarbeit mit Projektmanagern, um die Leistung der Projekte zu verfolgen.
  • Identifizieren und Ausräumen von Konflikten zwischen Projekten.
  • Anpassung des Portfolios nach Bedarf, ggf. durch Pausieren oder Einstellen laufender und Aufnahme neuer Projekte.
  • Gewährleistung, dass Projekte weiterhin den Geschäftszielen entsprechen.

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