プロジェクトマネジメントガイド

チームコラボレーションの秘訣

チーム内のプロジェクトコラボレーションに役立つヒント

様々な方法を分析し、プロジェクト、チーム、および目標に最適のフレームワークを選び、あなたのニーズを満たすプロジェクト管理ツールを見つけられました。今後は、プロジェクトライフサイクル全体を通してチームメンバーと協力し、作業を進めて行かなければなりません。

作業を達成するために必要なスキルを持った適切な人材を選んだからと言って、メンバーがあなたの望むようにコラボレーションを取ってくれるとは限りません。仕事の仕方や職場コミュニケーションの取り方の違い、また目標が短期または長期であるかによって、チーム全体(およびプロジェクト)の軌道を外れてしまうこともあるのです。

チームに求める行動を明確にし、メンバーに支持してほしいバリューを当初に構築することで、良いスタートを切ることができます。

ここでは、最高のパフォーマンスを達成するコラボへ向けてプロジェクトチームをセットアップし管理するためのベストプラクティスをまとめました。

プロジェクトマネジメントにおけるコラボの重要性

コラボがしやすいチーム環境を構築する前に、コラボレーションがなぜ重要なのかについて話し合ってみましょう。コラボがなくては企業は停滞してしまいます。複雑なプロジェクトを完了し、イノベーションを続け、競合相手に打ち勝つプロダクトを生み出すにはチームのアイディアを組み合わせなければなりません。

コラボが重要である理由をここで2つご紹介します:

社内チームのコラボレーションが生産性の向上につながる

社内チームが職場コミュニケーションやコラボレーションの効率をアップするコラボレーションツールや作業プロセスを使うと、早急に目標を達成でき、作業のクオリティが向上します。社内の生産性はスムーズなコラボレーションによって改善されるのです。

証拠案件: マッキンゼー・アンド・カンパニーが実施した調査には、コラボがしやすいプロセスとネットワーキングツールを採用することで、グローバルソフトウェア開発チームの生産性が20%から30%向上したことが示されています。

カリフォルニアの半導体メーカーであるザイリンクス社は、ピアツーピアのコラボレーションツールを使用して工学生産性が25%増加したと報告しています。

外部関係者とのコラボレーションはイノベーションを促進します。

外部関係者である顧客やパートナー、ベンダーからフィードバックを求め、プロダクトやサービスの改善に役立たせることができれば、顧客の要求や必要性を満たしたプロダクトを生み出すことができるのです。

今日、社内ですべてをこなそうとする企業はその可能性が制限されます。すべてに秀でることは不可能なのです。企業が成長するためには、外部からのアイディアやフィードバックが必要です。プロジェクトチームに対しても同様のことが言えます。チームワークがよければ素晴らしい結果を生み出すことができるのです

プロジェクトチームの作り方

コラボレーションについてご理解いただけたでしょうか?それではここでコラボから一歩離れ、すぐれたプロジェクトチームとその設立方法に目を向けてみましょう。単にメンバーにタスクを割り当てることと、プロジェクトチームを設立することは全く別のものです。

プロジェクトチームとはそれぞれのバリューとスキルを持ち寄り、共通の目標に向かって協力するメンバーで構成されるグループです。プロジェクトチームを特定し、チームの認識を定義し、業務を標準化することは、プロジェクトの成功において大変重要です。

プロジェクトチームを構成する際には何を考慮しなければならないのでしょうか?

  • プロジェクトのニーズ。まず初めにプロジェクトのスコープを理解して、チームに必要な人材を戦略的に選びます。
  • スキルセット。多様性に富んだ独自のスキルセットを提供できるメンバーを選ぶことが重要です。チームに特定のスキルセットが欠けていると、タスクを適切に完了できません。反対に同様のスキルセットを持つメンバーが大勢いると、オーナーシップの割り当てが混乱してしまいます。
  • 処理能力。プロジェクトに貢献できる最適な人材を見つけたとしても、そのメンバーがすでに大量の仕事を抱えている場合はかえって障害になることもあります。プロジェクトに参加できる余裕のあるメンバーを見つけましょう。
  • 作業スタイル。作業スタイルや性格は個人によって異なります。プロジェクト開始後に、これらの違いがチームの原動力にどう影響し、チームワークを推進していくのかを事前に理解することが重要です。

何が成功的なプロジェクトチームを作るのか

プロジェクトチームはプロジェクトのスコープや求められるスキルによって様々に変化しますが、優秀なプロジェクトチームを構築するための要素は全体的にみてほぼ一定しています。

  • 強力なチームリーダーシップ。 すべてのチームは、チームメンバーの力を最大限に引き出してくれるリーダーを必要としてます。各チームメンバーの長所とそれを引き出す方法を理解することは、チーム全体の成功に不可欠です。
  • 明確な目標と目的。 ロードマップと目標が明確であれば、チームが進行方向を理解し、自身の貢献が今後どのように重要になるかを理解しやすくなります。 明確なビジョンを持ってあなたの信念をサポートするよう、メンバーに呼びかけてください。
  • 標準化された作業手順。衝突が発生したりタスクを割りあてる必要がある場合は、チームが対応策を理解していなければなりません。標準的なプロセスとワークフロー、明確な職務を構築することによって混乱を避け、過去と同様の障害が発生しても無事に解決することができます。
  • 多様性。多様性がパフォーマンスを向上するというという研究結果は、過去に何度も明らかにされてきました。強力なチームには、様々なスキルセットを持ったメンバーや、多様な人種や性別、文化的なバックグランドを持つメンバーが含まれています。
  • 絆を深める時間。 プロジェクトチームのメンバーがお互いを知る時間を持ち、人間関係を築くことは、お互いの信頼を深め、壁を打ち破り、オープンな職場コミュニケーションを生み出します。チームワーク活動に時間を取り、成功を収めた際にその大きさに関わらず勝利を祝うことは、大きな効果をもたらします。プロジェクト開始時に全員を集めてキックオフミーティングを開催することによって、メンバー全員が当初から共通の認識を持つことができるのです。


キックオフミーティングを成功させよう

プロジェクトが正式にスタートする前にプロジェクトのキックオフミーティングを開き、 全員に共通の認識を持たせます。今後の作業の基調を打ち出すための重要な第一歩であり、プロジェクトの目標と全体プランを全関係者を共有するための1つのチャンスです。

キックオフミーティングを成功させるには準備が必要です。キックオフミーティングを成功させる8つのステップをご覧ください:

1. ビジョンと成果物を構築する: 全員に共通の目標を設定し、いつまでに何をするかを掲示します。

2. チームを特定し、役割を分担する: 誰が何をするのか?それぞれの責任分担を明記したリストを作成し、連絡先を含めてコミュニケーションを取りやすくします。

3. 初期のプロジェクトプランを開発する: 初期のプロジェクトプランを掲示しますが、キックオフミーティングの話し合いで内容が変更する可能性もあります。プロジェクトへどのようにアプローチしたいかをはっきりさせなければなりませんが、柔軟性を持つことも必要です。

4. 成功へ向けたメトリックスを定義する: プロジェクトをどのように評価しますか?プロジェクトの成功に向けて何をしなければならないのでしょうか。期待と目標を早期に設定してください。

5. 潜在的なリスクと障害を特定する: 潜在的な障害に対してチームの準備を整え、障害が発生した際に迅速に対応できるプロセスを構築します。

6. 職場コミュニケーションルートを構築する:コミュニケーションやステータスアップデートの伝達にはどの方法が適しているでしょうか?一貫したプロセス(毎日または毎週のミーティング)を構築し、職場コミュニケーションの方法を特定します。

7. 作業プロセスまたはプロジェクトマネジメント手法を選ぶ: チームが利用する手法およびフレームワークを構築し、作業スタイルと期待に合わせて調整する

8. 使用するツールを決定する: メンバー全員がタスクの達成に必要なコラボレーションツールを持っていることを確認します。

効果的なチームマネジメントのヒント

プロジェクト開始後は、全員のモチベーションをキープし、同じ認識を持たせ、共同作業に従事させるのはあなたの役目です。モチベーションスピーカーのブライアン・トレーシーが次のようにうまくまとめています「成功を収める人とは、成功を収める気質を持っている人です。貴チームの生産性に対する習慣がプロジェクトの成功に大きく貢献します。すぐれた習慣を持つチームであれば期限通りにプロジェクトを完了し、メンバー同士の大きな衝突なしにコラボレーションを取ることができます。

チームが現在適した作業手順を持っていない場合でも、より生産的な手順を新規に構築するサポートができます。ただし強固な手順を新たに構築する場合は66日から8ヶ月程度かかることを覚えておいてください。その後は細やかな感性を持って前に進みます。結局のところ、我々人間は変化に対してかなりの耐性を持っているのです。

チームが新しく作業手順を構築する際には、次のようにサポートしてください:

  • 模範を示して指導する。チームに身に付けて欲しい習慣を定義し、まず自身が実行します。あなた自身が模範となるのです。チームメンバーが、あなたの日々の業務において新しい習慣がもたらすメリットを確認すれば、チームはあなたの先例に従っていくでしょう。
  • 早期導入者を見つける。チーム内のやる気のあるメンバーからの支援を得ます。新規コラボレーションツールやテクノロジーをすぐに受け入れる熱心なメンバーの助けを得て、チーム全体に広めてもらいます。
  • 小さな成功の積み重ねを大きな勝利につなげる。小さな成功を積み重ねるとチームのモチベーションをキープでき、当初は困難に思えたプロジェクトの完了に向けて進行できます。どんなに小さなことでも前に進むことが重要なのです。チームの功績をたたえ、優れた作業を継続するようチームを奨励します。
  • チームのモチベーションを高める。知的な論法を並べても、感情に訴えることができなければ人の心には届きません。新しい習慣を取り入れるようチームに刺激を与え、楽しく取り組める環境作りが必要です。ゲームのようにクリエイティブに取り組みましょう。
  • 新規の習慣と現行の習慣を混ぜ合わせる。現行の習慣を巧みに利用しながら、新規の習慣を取り入れる方が常に容易です。この方法であれば新しい習慣に慣れやすく、スムーズに移行できます。チームがすでに採用している優れた習慣を特定し、それを次レベルに引き上げる手伝いをします。

チームの効率性を改善するこれらの5つの戦術についてさらに学びましょう。弊社がお届けする無料電子書籍をご覧ください: チームの生産性を高める習慣を形成するための5つの戦術。

協力的な仕事環境の作り方

コラボしやすい作業環境とは、単にコラボレーションツールやプロセス、ワークフローを取り入れるだけではありません。作業スタイルや個人それぞれの目標、文化的なバックグランドに関わらず、共通の目標に向かって努力することを意味します。コラボしやすい作業環境とは、お互いにサポートされていると感じることができ、自身の意見を述べることのできる安全なスペースでなければなりません。

組織が成長し、大きく分散されるに従って、さらに多くのワーカーが途方もない距離を超えてコラボレーションを実行します。その結果、困難な状況の中で様々な考え方を受け入れること、すなわちカルチュラルインテリジェンスがさらに重要になってくるのです。

多文化の(また多地域に広がる)チームを成功に導くには、感受性と誠実さをもって文化の違いの橋渡しをしなければなりません。ここでいくつかベストプラクティスをご紹介します:

  • お互いについて学ぶ。仕事やプロジェクトに関連していないことについて話をする時間を取り、趣味やホリデー、天気、エンターテイメントなどについてチームメイトに尋ねます。あなたが相手に関心を持っていることを示すことが大切ですが、相手から聞いたことは忘れないでください!
  • 様々な学習スタイルや職場コミュニケーションのスタイルを受け入れる。ダイレクトに意見を述べることを重視する文化もあれば、反対に意見を聞かれるまで自分の意見を述べないことを重視する文化もあります。チームメンバーとできるだけ効果的に対応できるよう、それぞれの習慣や好みを理解しましょう。
  • ミーティングの主なポイントを常に要約する。各メンバーの責任分担と次のステップを明白にします。アクションアイテムの明示に加え、責任分担と次のステップを明確にすることで、メンバーは、自分もみんなの仲間でありプロジェクトに深く関与していると感じます。
  • 全員を関与させる。人はそれぞれ様々な職場コミュニケーションのスタイルを持っています。意見を述べないからといってすぐれたアイディアを持っていないとは限りません。内向的に見えるメンバーも含め、全員からフィードバックを得る方法を見つけましょう。
  • ユーモアを取り入れる(適切な場合)。いつも冗談を言うということではありませんが、雰囲気を和らげることによって人はよりオープンになり、職場の人間関係も向上します。ユーモアへの反応は人によって様々です。それぞれの性格をつかんで対応してください。

プロジェクトマネジメントの秘訣とテクニック

プロジェクトの期限が迫ってくるとコラボのベストプラクティスを見失いがちですが、プロジェクト全体を通してベストプラクティスを採用すれば、チームのパフォーマンスを最適化できます。

より効率的なミーティングを実施する

ミーティングはコラボレーションにとって大切な時間ですが、無駄に長いミーティングはコラボの命取りになります。ミーティングの予定を立てる際は以下の助言を参考にしてください:

  • 状況をアップデートするミーティングは取りやめ、代わりにソフトウェアツールを使用する
  • どうしても必要なメンバーのみミーティングに招待し、参加の必要がないメンバーの時間を無駄にしない
  • 目標指向のアジェンダを作成し、それに従う
  • ミーティング終了時までに全員に対して次のステップを明確にする

より効果的なブレインストーミングテクニックを試す

ブレインストーミングミーティングはコラボしやすい思考や優れた新規のアイディアを引き出しますが、一歩間違うと、メンバーに貢献する意欲を失わせ、さらにひどくなると自分の意見が尊重されていないように感じさせてしまいます。

ブレインストーミングのセッションを試す際は以下のテクニックを参考にし、より効果的で社員に力を与えるセッションを目指してください:

  • ブレーンライティング: チームリーダーがメンバーにトピックを与え、自身のアイディアを書き出させます。全員でディスカッションを行う前に、個人の意見を述べることができる安心できるスペースを提供します。
  • ブレインストーミングの予想:人の立場に立って考える: 自分の上司や有名なセレブ、優秀なCEOであればこの状況にどのように対応するかを考えます。ロールプレイのようなものですが、創造的問題を考えながら実施します。
  • ブレインネッティング: プロジェクトマネジメントフォルダーに共有フォルダーを作成し、チームメンバー(特に遠隔作業をしているメンバー)にアイディアを投稿させ、チーム全体で共有します。
  • 迅速な発想:チームに意見を出し合って欲しいアイディアやソリューションを明確にします。期限を決め、ホワイトボードや付箋紙、プレーンペン、ペーパーを使って、できるだけ多くのアイディアを出してもらいます。
  • ラウンドロビン・ブレインストーミング: 輪になって集まり順番にアイディアを出し、ファシリテーターが各アイディアを記録していきます。全員のアイディアが出た後にディスカッションを開始します。
  • スターバースト: あなたのトピックに対してメンバーにできるだけ多く質問してもらい、まず5つのW(Who(誰)、What(なに)、Where(どこ)、When(いつ)、Why(な ぜ))から始めます。
  • ステップラダーテクニック:トピックを全員で共有 したら2人だけ部屋に残り、あとは全員部屋から出て、残った2人でトピックや自身のアイディアについて話し合います。その後別のメンバーが1人加わり、最初の2人が自分たちの意見を共有する前に自身の意見を述べます。 全員が参加するまでこのプロセスを繰り返します。

意見の対立を迅速に処理する

グループプロジェクトで共同作業する際、意見の対立は避けられません。感情に流され、ドラマチックになり、疲労困憊することもあります。しかし対立が処理されればチーム内の関係がより強固になります。チームの成長に向けてコラボレーションやチャンスにどのように対処すればいいかをよく理解できるようになるのです。

対立を迅速に処理するためのいくつかのアドバイス:

  • 冷静さを保つ。対立の際に感情を抑えることは困難ですが、理性的なアプローチは長い目で見るとメリットがあります。
  • 口頭でのコミュニケーションおよび言葉に出さない職場コミュニケーションに目を向ける。言葉に出さないことは言葉に出すことと同じぐらいの重みがあり、職場コミュニケーションの半分以上はボディランゲージで伝えられると言われています。
  • 使う言葉と言葉のトーンを抑える。声のイントネーションは使う言葉と同じぐらいの重要性を持っています。声のトーンを抑えることで、事を荒立てずに真意を伝えることができるのです。
  • 脅かしたり非難することを避ける。非難したり脅かしたりすると、自分が望む方向とは反対方向に進んでしまいます。対立する前に深呼吸をし、相手の言うことに耳を傾けましょう。相手の話を理解すると相手の立場から物事が見れるようになります。
  • 寛大に対応する。職場での人間関係とチームの成功にとって、対立を処理することは、争いに勝つことよりも大切であることを忘れないでください。対立しているメンバーには、わだかまりを忘れてお互いを許し、忘れてしまうよう説得してください。

職場でのコラボレーションの改善方法

効果的なコラボはプロジェクトチームが持つ意欲から生まれますが、コラボを奨励するためのいくつかのこつをご紹介します:

コラボしやすい作業環境を構築する。プロジェクトの期間中、個人専用の作業スペースから離れた場所にメンバーが集まって共同作業ができるオープンな作業スペースを確保します。

効果的なリモートコラボレーションを奨励する。常にオンになっているビデオ会議システムを設置し、リモートで作業するメンバーがいつでも連絡が取れるようにします。

共有用ツールを使用する。効果的なコラボには適切なコラボレーションツールとテクノロジーが求められ、最低限でもリアルタイムのチャットツール、プロジェクト管理/タスク管理用ツール、ナレッジベースツール、ファイル共有ツールが必要です。これらの機能をすべて備えたコラボレーションツールが使用できることがベストです。

あらゆる場所でプロジェクトへの参画を奨励する。廊下や会議室にホワイトボードを設置し、プランを立案したりアイディアを引き出すために使用します。貢献したメンバーには報酬を出します。

リモートコラボレーションとバーチャルミーティングの秘訣

リモートコラボレーションは、標準的な環境とまではいきませんが、ますます一般的になってきています。現在のワーカーと職場は、遠隔作業者に対応し、ロケーションやタイムゾーンに関わらずコラボを奨励するよう求められています。

コラボレーションツール使用のこつ

様々なロケーションに広がる分散型チームによるプロジェクトの場合、メンバー全員に共通の認識を持たせて、プロジェクトに関する情報を一か所にまとめるコラボレーションソフトウェア(またはプロジェクト管理ツール)が効果を発揮します。しかしツールを使用したからといって魔法のようにコラボレーションができるわけではありません。コラボレーションソフトウェアツールの使用における10のベストプラクティスをご覧ください:

  • 積極的に共有する。知っておくべきタスクにメンバーを割り当て、そのメンバーの責任範囲となった際にアラートが届くようにコメント欄で@mentionします。
  • コラボレーションツールおよびプロジェクト管理ツールに、すべてのプロジェクトの情報を入力する。プロジェクトに関連するすべてのマテリアルや覚書の単一ソースとしてツールを使用し、後にプロジェクトに参加したメンバーもすべて情報が確認できるようにします。
  • ウォータークーラーチャネルを作成する。チームメンバーがプロジェクトに関連しない話をするチャネルをコミュニケーションツールに構築すると、メンバーがお互いのことを知り合え、遠く離れたロケーションからも社交性を保つことができます。
  • 小さな勝利を祝う。コラボレーションツールは、成功の規模に関わらず勝利を共有する最適の場所です。短いメッセージでも大きな効果をもたらします。
  • 作業負荷のバランスを取る。 仕事が詰まり過ぎるとコラボレーションを実行できません。コラボレーションツールの可視性とリソース管理機能を使って、プロジェクトのタスクがチームメンバー間でバランスよく割り当てられていることを確認してください。

さらにすぐれたバーチャルミーティングでの職場コミュニケーションのこつ

直接会ってコミュニケーションを取れない場合は意思の疎通が困難な場合もありますが、新規テクノロジーのおかげでバーチャルミーティングが楽に実施できるようになりました。次のベストプラクティスを参考にしてください:

  • 誰と話をしているかを確認する。質問する前にメンバーの名前を確認し、同じことを繰り返し話さなければならない事態を避けます。
  • 常に自己紹介をする。全員があなたの声や顔を知っていると思い込まず、必ず自己紹介をしてください。相手もそれに従ってくれます。
  • テクノロジーのバックアップを準備する。カンファレンスコールのラインを奪い合ったり、相手に新しいビデオソフトのダウンロードを要請することは絶対に避けてください。いつも利用しているテクノロジーが利用できない場合に備えて対策を整えておきます。
  • 適したエチケットを定着させる。電話やビデオコールの際のガイドラインを作成すると、バーチャルミーティングがより効率的になります。話をしていない時は音声をミュートにするよう、全員に伝えてください。

プロジェクトの成功のみでなく、組織の継続的成功のためにもコラボ重要であることは間違いありません。コラボレーションは日々のプロジェクト作業にとっても不可欠ですが、さらに重要なことには、貴社の社風を作り上げ、才能ある人材を引き付ける決め手となるのです。