Project Management Guide
FAQ
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Qu'est-ce que la gestion de portefeuille de projets ?

La gestion de portefeuille de projets correspond à la gestion centralisée des projets d’une entreprise. Ces derniers peuvent ne rien avoir à voir les uns avec les autres, mais ils sont tout de même gérés via un portefeuille unique afin de disposer d’une vue d’ensemble et de gérer les potentiels conflits de ressource. La gestion de portefeuille appliquée à la gestion de projet comprend également le processus de réception des projets. Ce dernier consiste à identifier les projets potentiels, les autoriser, leur affecter un chef de projet et les intégrer au portefeuille global. Il comprend également un suivi haut niveau des projets afin de veiller à ce que les projets en cours soient cohérents avec les objectifs et stratégies de l’entreprise.

Pour la gestion de portefeuille de projets est-elle importante ?

Le Project Management Institute indique « nous avons montré que la gestion de portefeuille est un moyen de relier la stratégie et la mise en œuvre. » En d’autres termes, le responsable du portefeuille doit veiller à ce que les bons projets soient lancés au bon moment, pour maximiser les investissements de l’entreprise. C’est particulièrement important dans une entreprise avec beaucoup de projets internes. Les idées projet peuvent venir de partout, à n’importe quel moment et il n’est pas rare que les entreprises aient une longue liste de projets potentiels à réaliser. Cependant, la plupart du temps celles-ci ne disposent pas du temps, de l’argent ou des ressources nécessaires pour les réaliser immédiatement. La gestion de portefeuille sert à comprendre quels projets seront les plus bénéfiques pour l’entreprise, puis à définir le niveau de priorité de chaque projet.

Les principaux avantages de la gestion de portefeuille sont :

  1. Garantir la cohérence entre les objectifs de l’entreprise et ses projets.
  2. Réduire les préjugés personnels dans la phase de planification des projets et donc éviter le phénomène de « projet préféré ».
  3. Faciliter la prise de décisions face aux conflits entre projets.
  4. Aider le bureau de gestion de projet ou le responsable de portefeuille à refuser des projets qui ne sont pas cohérents avec les priorités de l’entreprise.
  5. Souligner l’importance d’une vision globale à long terme.
  6. Renforcer la gouvernance et le suivi dans la gestion des projets.

Les 5 étapes de la gestion de portefeuille

La gestion de portefeuille appliquée à la gestion de projet comprend 5 étapes principales.

1. Identifier les objectifs directeurs de l’entreprise

Si vous travaillez pour une épicerie, l’objectif est-il de fournir les aliments les plus frais, la plus grande sélection ou les prix les plus bas possible ? Si la priorité est donnée aux prix, alors les projets permettant de faire des économies sont plus importants que ceux qui améliorent la qualité des aliments proposés.

2. Rassembler et rechercher demandes et idées

Les idées de projet peuvent venir de partout à tout moment. Il est important de disposer d'un processus de suggestion formalisé qui vise à enregistrer les idées afin de les suivre et de les évaluer. Ce processus peut être aussi simple qu’une feuille de calcul gérée par le responsable de portefeuille ou une base de données en ligne dans laquelle tous les employés de l’entreprise peuvent saisir leurs idées.

3. Sélectionner les meilleurs projets

Une fois les idées enregistrées, les responsables de portefeuille appliquent un processus standard d’évaluation et de sélection des projets qui seront lancés. Au-delà de la vérification de la cohérence des projets avec les objectifs de l’entreprise, les questions à se poser à ce stade sont :

  • Quel sera le coût ?
  • Combien de temps le projet prendra-t-il ?
  • Quel est le retour sur investissement ? (Quels sont les avantages du projet ?)
  • Les ressources sont-elles disponibles ?
  • Quels sont les risques de ce projet ?

Les décisions étant prises sur plusieurs projets à la fois, ce processus peut être complexe. Un moyen courant de simplifier ce processus et d’éviter les partis pris consiste à créer une liste de critères évalués pour chaque projet, comme le retour sur investissement par exemple, qui est un facteur de classement classique.

4. Valider la faisabilité du portefeuille et lancer les projets

Une fois les projets à lancer déterminés, il est essentiel de valider le portefeuille de manière globale. Cette étape peut notamment consister à garantir que l’ensemble des projets choisis n’est pas trop important, trop risqué, trop cher ou trop interdépendant. Le portefeuille doit être bien équilibré et cohérent avec les objectifs de l’entreprise. Par exemple, si trois de vos projets comptent une phase de test en janvier et vous n’avez qu’un seul laboratoire de test, cette situation est problématique. Ou si deux projets sont interdépendants et qu’un retard sur l’un décale l’autre également, il pourrait être intéressant pour vous de ne pas les lancer en même temps. Dès lors que le portefeuille est validé, les chefs de projet peuvent être désignés et les projets lancés.

5. Gérer et suivre le portefeuille

Les projets changent et évoluent au fil du temps, et de nouvelles idées peuvent être ajoutées à la liste des projets potentiels. C’est pourquoi il est important de gérer en continu à la fois l’exécution du portefeuille en cours et les suggestions reçues. La gestion et le suivi du portefeuille peuvent inclure :

  • Le suivi, avec les chefs de projet, de la performance des projets.
  • L’identification et la résolution de conflits entre projets.
  • La modification du portefeuille si nécessaire, notamment la mise en attente, l’annulation et l’ajout de projets.
  • La vérification que les projets restent cohérents avec les objectifs de l’entreprise.

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