Zusammenarbeit
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5 Möglichkeiten, wie Sie Ihr Team vor Kommunikations-Pannen schützen
Ein richtig gutes Team entsteht unter anderem durch die Mischung aus verschiedenen Persönlichkeiten und Perspektiven. Aber diese Unterschiede bedeuten auch, dass irgendwann unweigerlich Missverständnisse und Fehlinformationen entstehen werden. Und wenn es dann einmal wirklich passiert, kann dies für Ihr Team eine echte Belastung sein, die den Erfolg Ihres Projektes — und möglicherweise sogar den Ihres Unternehmens in Gefahr bringt.
Wenn die Kommunikation im Team anfängt zu bröckeln, was können Sie dann tun? Und wie beschränken Sie bis zur Lösung des Problems die Anzahl der Pannen auf ein Minimum?
Eines unserer wichtigsten Ziele bei Wrike besteht darin, es Teams mit unserer Software zu erleichtern, miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Tatsache ist auch, dass unser eigenes Team weltweit verteilt ist und wir auch schon unsere Kommunikationsprobleme hatten. Hier einige Kommunikations-Strategien und Lösungen für Teams, die wir im Laufe der Jahre aus eigener Erfahrungen entwickelt haben.
Ziele & Erwartungen ganz nach vorn rücken
Die Zusammenarbeit läuft viel reibungsloser, wenn alle von Anfang an auf dem gleichen Stand sind. Verlassen Sie also keine Start- oder Brainstorming-Sitzungen in der Annahme, dass jedem die Rollen, Aufgaben, Termine und Ziele klar sind, sonst werden Sie wahrscheinlich irgendwann Fragen hören wie: "Sollte Jeff das nicht machen?" und "Ich dachte, das sollte erst nächste Woche fertig werden."
Protokollieren Sie alle Aufgaben, Zuweisungen und Termine während der Meetings. Am Ende jedes Meetings fassen Sie zusammen, wer wofür verantwortlich ist und wann, und schicken eine Anschluss-Nachricht, so dass jedem 100% klar ist, was als nächstes passiert.
Besser noch, weisen Sie Aufgaben von Ihrer Arbeitsmanagement-Software aus zu. Das Monterey Bay Aquarium nutzt Wrike, um zu Beginn eines jeden Projektes Prioritäten zu dokumentieren, damit Teammitglieder schnell und einfach noch einmal nachschauen können, was genau sie erreichen sollen. Katy Scott, Digital Learning Manager im Monterey Bay Aquarium, sagt: „Um mit einem gleichmäßigen Tempo voranzukommen, ist es sehr wichtig, klar zu verstehen, was erwartet wird, und dann darauf zurückkommen zu können.“
Nicht mehr über E-Mails arbeiten...
Zu viele Nachrichten, zu viele Anlagen, zu viele vage Kommentare ohne klaren Kontext – E-Mails sind ein Nährboden für Kommunikationsfehler. Außerdem ist diese ganze digitale Unordnung unnötig anstrengend!
Verschieben Sie Ihre Teamkommunikation in ein Arbeitsmanagement-Tool, wo Sie die Arbeit diskutieren und zugehörige Dateien direkt an die Aufgabe anhängen können. Oder wechseln Sie zu Team-Chat-Applikationen, wie Slack oder HipChat, wo Sie Abteilungs- oder Projekt-spezifische Kanäle einrichten können, um die Arbeit zu diskutieren.
„Ohne Wrike entstehen endlos viele E-Mail-Threads. Mit Wrike haben wir eine zentrale Plattform, über die unsere Entscheidungsträger und diejenigen, die die Inhalte erstellen, kommunizieren können. Sie besprechen dort Timings, Inhalte sowie Grafik-Vorschläge oder Problempunkte." - Brian Lam, Marketing Operations Coordinator bei Hootsuite
... oder E-Mails produktiver gestalten
Für manche Teams ist eine Reduzierung der E-Mail-Kommunikation einfach nicht realistisch. Aber einfache Kniffe an der E-Mail-Etikette können schon erhebliche Verbesserungen bei der Kommunikation im Team bewirken.
Zum einen: Halten Sie die Betreff-Zeilen kurz und auf den Punkt. Wenn der Empfänger nur die Betreff-Zeile liest, würde er dann genau wissen, was Sie von ihm wollen? Dann könnten Empfänger schon durch einfaches Durchsehen ihrer Posteingänge ihre Arbeit effizient priorisieren, ohne dazu jede Nachricht anklicken zu müssen - und später wäre es auch leichter, bestimmte E-Mails wiederzufinden.
Ein weiterer Tipp: Wenn Sie auf einen langen E-Mail-Thread antworten oder einen neuen Teilnehmer hinzufügen, dann fassen Sie die wichtigsten Punkte am Anfang der E-Mail mit Aufzählungszeichen oder einer Nummerierung zusammen. Neue Empfänger bekommen dann schnell einen Überblick und verstehen genau, was von ihnen erwartet wird.
Lernen Sie den bevorzugten Kommunikationsstil Ihres Teams kennen
Einige Mitglieder des Teams werden die Dinge vielleicht gern mündlich austragen oder die Ideen im Rahmen einer großen Gruppe entwickeln wollen. Andere dagegen hören lieber zu, was andere sagen, und denken darüber nach. Dann notieren sie sich ihre Gedanken und Ideen auf Papier.
Erfahren Sie, wie jedes Mitglied Ihres Teams am liebsten kommuniziert, und berücksichtigen Sie das wann immer möglich. Dadurch können sie ihre Gedanken am wirkungsvollsten mitteilen, so dass ihre Kollegen wirklich hören, was sie zu sagen haben.
Richten Sie eine Wissensdatenbank ein
Vielleicht führen Sie ein neues Teammitglied ein, das schnell eingearbeitet werden muss. Oder vielleicht wollen Sie nützliche Erfahrungen speichern, aus denen Ihr Team gelernt hat, besser zu arbeiten. Oder Sie wollen einfach nur Fehlkommunikationen abwenden, indem Sie Ihrem Team Zugriff auf präzise Arbeitsinformationen geben. Auf jeden Fall ist es eine erprobte Vorgehensweise, dass ein einfacher Zugriff auf gemeinsam protokolliertes Wissen die Kommunikation im Team verbessert.
Bei Wrike verwenden wir eine interne Wissensdatenbank, über die jeder einfachen Zugang zu aktuellen Informationen, genauen Anweisungen und zeitsparenden Vorlagen hat.
Und so funktioniert unsere interne Wissensdatenbank:
Jede Erkenntnis und alles, was man durch Erfahrung lernt, wird in eine Aufgabe geladen und in den Ordner Wissensdatenbank aufgenommen, der mit der ganzen Firma geteilt wird. Diese Aufgaben werden nicht zugewiesen, sondern als Backlog geführt (es sind ihnen keine Fälligkeitstermine zugeordnet), sodass sie immer verfügbar sind, wenn wir auf sie verweisen müssen.
Wir nehmen jeden Punkt in Unterordner für Abteilungen oder Projekte auf. Da Aufgaben in mehreren Ordnern gleichzeitig platziert sein können, müssen wir nicht jeden Ordner durchsuchen, um ein benötigtes Element zu finden, und wir verpassen auch keine hilfreichen Informationen, die im Ordner eines anderen Teams versteckt sind.
Zwecks einfacher Bezugnahme werden zugehörige Dateien direkt an Aufgaben angehängt, mit klarer Versionierung, so dass Informationen und Anweisungen immer auf dem neuesten Stand sind.
Techniken + Tools = Bessere Kommunikation im Team
Sie müssen kein Gedankenleser sein, um mit Ihrem Team eine gute Kommunikation zu führen (auch wenn es sicherlich helfen würde). Mit diesen einfachen Strategien, gepaart mit den richtigen Kommunikations- und Collaboration-Tools, können Sie die Beziehungen in Ihrem Team noch besser aufbauen, den Austausch neuer Ideen und bewährter Praktiken fördern und den Prozess (und die Ergebnisse!) der Zusammenarbeit im Team verbessern.
Quellen: Inc.com, FastCompany.com
