Antworten auf die häufigsten Fragen beim Vorstellungsgespräch im Projektmanagement

Sie haben sich also ein Vorstellungsgespräch für eine Position im Projektmanagement, auf die Sie sich kürzlich beworben haben. Herzlichen Glückwunsch! Als Nächstes müssen Sie Ihr Vorstellungsgespräch unter Dach und Fach bringen. Wir zeigen Ihnen wie Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen bei Interviews für Junior- oder Senior-Projektmanager-Positionen selbstsicher beantworten können. 

Wenn Sie bereits Erfahrung im Projektmanagement sammeln konnten, dann haben Sie natürlich bereits eine Vorstellung davon, was Sie beim Vorstellungsgespräch erwarten könnte - insbesondere wenn es um verhaltens- oder szenarienbasierte Interviewfragen geht. Aber auch wenn Sie neu im Projektmanagement-Bereich sind, werden Sie dennoch einige relevante Erfahrungen haben, die Sie für die Rolle qualifizieren – sonst hätte man Sie ja nicht für die Interviewphase ausgewählt.

In diesem Fall geht es einfach darum, Ihre Erfahrungen in einem Projektmanagement-Kontext zu bündeln und zu zeigen, dass Sie die Verantwortlichkeiten und Erwartungen der Position verstehen. Und genau das werden wir hier behandeln. 

Tauchen wir also ein in die wichtigsten Fragen und Antworten bei Projektmanagement-Interviews!

Wie man die häufigsten Fragen bei Vorstellungsgesprächen im Projektmanagement beantwortet 

1. Welche Fähigkeiten und Qualitäten sind für einen Projektmanager am wichtigsten, um erfolgreich zu sein?

Letztendlich ist die wichtigste Fähigkeit, die ein Projektmanager benötigt Projekt termin- und budgetgerecht zum Abschluss zu bringen. Das klingt zwar einfach, erfordert aber gleich mehrere Qualitäten, darunter:

  • Wirksame Kommunikation
  • Erstklassige organisatorische Fähigkeiten
  • Analytisches und kritisches Denken 
  • Zeitmanagement
  • Führungskompetenzen

Eine gute Interview-Antwort erfordert natürlich mehr als nur eine Liste wünschenswerter Eigenschaften herunter zu rattern. Am wichtigsten ist, dass Sie verstehen – und es dem Interviewer auch kommunizieren – warum diese Fähigkeiten und Attribute für die Projektmanagement-Position wichtig sind. 

So sind Kommunikationsfähigkeiten erforderlich, damit beispielsweise der Projektleiter effektiv mit allen Beteiligten interagieren kann, von Teammitgliedern über Manager bis hin zu Führungskräften und allen dazwischen liegenden Personen. Kritisches Denken, Entscheidungsfindung und Anpassungsfähigkeit sind entscheidend, um ein Projekt durch die verschiedenen Herausforderungen oder Schwierigkeiten zu führen, die während des Projektlebenszyklus auftreten können. 

2. Welchen Kommunikationsstil haben Sie und wie unterscheidet er sich zwischen Teammitgliedern, Stakeholdern, Anbietern usw.?

Um mit jedem Beteiligten oder Betroffenen eines Projekts effektiv kommunizieren zu können, müssen Projektleiter sowohl die Botschaft als auch den Kommunikationsstil an die Bedürfnisse des Einzelnen anpassen. Beispielsweise interessieren sich Stakeholder für die breiten Pinselstriche eines Projekts und die Zeitleisten. Die Teammitglieder hingegen benötigen ein wesentlich höheres Maß an Detail.

Unabhängig davon, welchen Stil die Situation erfordert, muss letztlich die gesamte Kommunikation dokumentiert werden – vorzugsweise in einem Projektmanagement-Tool auf das alle Parteien zugreifen und Benachrichtigungen über relevante Aktualisierungen erhalten können. Dadurch wird nicht nur die Ereigniskette eines Projekts transparent, sondern es können auch Informationen bei Bedarf geklärt oder ergänzt werden.

3. Erzählen Sie mir von einem herausfordernden Projekt und wie Sie es umgesetzt haben.

Da der Interviewer erwartet, dass Sie diese Frage vorwegnehmen, erwartet er auch, dass Sie eine gut durchdachte Antwort parat haben. Diese Frage können Sie also nur falsch behandeln, wenn Sie es versäumen sich darauf vorzubereiten. 

Denken Sie daran: Auch wenn Sie noch nie offiziell als Projektmanager betitelt wurden, werden Sie dennoch einige relevante Erfahrungen gemacht haben, die Sie im Kontext der Frage einbringen können. Sobald Sie ein geeignetes Beispiel für eine solche Situation gefunden haben, bauen Sie Ihre Antwort gemäß der folgenden Formel auf: 

  1. Das Problem, mit dem Sie konfrontiert waren (das herausfordernde Projekt oder eine andere problematische Situation)
  2. Ihre Lösung
  3. Der Nutzen für das Projekt oder die Situation (und letztlich für Ihren Arbeitgeber)

4. Woher wissen Sie, wann ein Projekt aus dem Ruder läuft, und welche Schritte unternehmen Sie, um es wieder in den Zeitplan zu bringen?

Als Projektmanager liegt es in Ihrer Verantwortung, den übergeordneten Zweck und die bestimmten Ziele des Projekts zu verstehen, die Bereitstellung der Leistungen zu überwachen und sicherzustellen, dass das Projekt die in der Planungsphase festgelegten Zeitpläne einhält. Wenn bei einem Element des Projekts eine Verzögerung eintritt, sollten Sie genau wissen, was das Problem ist, wie es behandelt wird und wann es abgeschlossen sein wird. 

Wenn Sie jedoch nicht erkennen, wo sich die verschiedenen Elemente zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb des Projektlebenszyklus befinden, wissen Sie, dass ein Projekt nicht auf Kurs ist. Natürlich werden sich im Laufe eines Projekts Herausforderungen ergeben, aber der Projektmanager sollte genau wissen, was vor sich geht und auf Wunsch einen genauen Statusbericht liefern können. 

Durch den Einsatz einer Projektmanagement-Lösung, die Echtzeit-Arbeitstransparenz, effiziente Ressourcenverwaltung und anpassbare automatisierte Arbeitsabläufe ermöglicht, werden Sie als Projektmanager befähigt und Ihnen wird dabei geholfen, die Übersicht über mehrere Projekte von Anfang bis Ende zu behalten.

5. Wie gehen Sie mit Teammitgliedern um, die nicht ihr volles Potenzial ausschöpfen?

Bei Teammitgliedern, die ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen, ist es oft so, dass sie sich nicht verantwortlich für ihre Arbeit fühlen. In solchen Fällen ist es entscheidend, dass man den Einzelnen befähigt und die Chance gibt zu beweisen, dass man als Projektmanager falsch liegt – oder noch besser, dass das Teammitglied recht hat. 

Dies lässt sich oft durch ein Gespräch erreichen, in dem man spezielle Fragen stellt und der Person erlaubt, selbstständig zu einer Lösung zu kommen, anstatt nur Anweisungen zu geben und Forderungen zu stellen. Selbst wenn der Projektmanager die Antwort auf das Problem kennt oder eine Vision für das fragliche Ergebnis hat, sind Teammitglieder in der Regel viel enthusiastischer, Ideen umzusetzen, von denen sie der Meinung sind, es seien ihre eigenen, als solche, die ihnen aufgezwungen wurden.

Denken Sie daran: Die Aufgabe des Projektmanagers ist es nicht, der strahlende Star zu sein, sondern das gesamte Team aufzustellen und zu einem gemeinsamen Erfolg zu führen.

6. Was war der größte Fehler, den Sie bei der Leitung eines Projekts gemacht haben?

Auch hier ist es wichtig, eine ehrliche Antwort vorbereitet zu haben. Jeder Projektmanager hat irgendwann einmal einen Fehler gemacht. Etwas anderes zu sagen, erscheint nicht nur unaufrichtig sondern spiegelt auch ein aufgeblasenes Ego wider. Ihr Interviewer möchte sehen, dass Sie die Fähigkeit haben, Fehler oder Schwächen selbst zu reflektieren und zu bewerten und dass Sie die Integrität haben, sie zuzugeben und die Verantwortung dafür zu übernehmen. 

Ein häufiger Fehler im Projektmanagement ist es, nicht genügend Zeit für die Planungsphase einzuräumen. Es kann vorkommen, dass sich die obere Führungsebene und/oder die Führungskräfte zu sehr auf die Ausführung konzentrieren und die Planung übereilen. In solchen Fällen ist es für den Projektmanager entscheidend, die Zügel in der Hand zu behalten und sicherzustellen, dass jeder Aspekt des Projekts klar geplant wird. Als Projektmanager sollte müssen Sie sich auf das Scheitern in der Ausführungs- und Überwachungsphase einstellen, wenn es Ihnen noch nach der Planungsphase an Klarheit fehlt.

7. Welche Projektmanagement-Tools und -Software bevorzugen Sie und warum?

Ohne ein effektives System oder eine Reihe von Tools, die Ihnen bei der Planung, Überwachung und Berichterstattung von Projekten helfen, werden Sie als Projektmanager Schwierigkeiten haben. Mit dieser Frage erhält der Interviewer eine Vorstellung davon, wie vertraut Sie mit Projektmanagement-Softwares sowie mit Ihren Prozessen und Arbeitsabläufen sind. 

Die meisten Projektmanagement-Tools beinhalten ein Gantt-Diagramm, mit dem Sie jede Phase eines Projekts abbilden und planen können, sowie Funktionen für Zeitplanung, Berichterstellung und für das Teilen von Dokumenten. Wenn Sie die Möglichkeit haben herauszufinden, welche speziellen Projektmanagement-Systeme und -Tools in dem Unternehmen eingesetzt werden, kann es vorteilhaft sein sich diese einmal genauer anzusehen, auch wie sich die Funktionen im Vergleich zu denen, die Sie verwendet haben unterscheiden. 

Jetzt sind Sie bereit, Ihr nächstes Projektmanagement-Vorstellungsgespräch erfolgreich zu führen

Wie bei jedem Vorstellungsgespräch liegt der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projektmanagement-Interview in der Vorbereitung. Die besten Chancen den Interviewer zu beeindrucken und die Position zu ergattern haben Sie, wenn Sie:

  • Das Unternehmen, für das Sie sich bewerben, recherchieren und sich damit vertraut machen.
  • Ihre Antworten auf die häufigsten Fragen bei Vorstellungsgesprächen im Projektmanagement vorbereiten.
  • Die neuesten Branchentrends studieren und eine neue Perspektive auf die Herausforderungen, mit denen das Unternehmen konfrontiert sein könnte anbieten.

Für einen tieferen Einblick in die Grundlagen des Projektmanagements – einschließlich eines Überblicks über die Projektmanagement-Methoden – schauen Sie sich auf jeden Fall unseren Projektmanagement-Leitfaden an!

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