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Intelco améliore son efficacité opérationnelle grâce à Wrike
Collaboration 7 min. de lecture

Intelco améliore son efficacité opérationnelle grâce à Wrike

Voici une histoire qui vous plaira sûrement, car c'est une histoire à laquelle vous pouvez probablement vous identifier ou qui fait revivre des souvenirs du passé. Intelco est un éditeur de logiciels qui fournit des services aux grands groupes industriels tels que les autoroutes, les aéroports, l'ingénierie, le commerce de détail, le textile et bien d'autres. Basés à Gussago, en Italie, ils constituent un véritable partenaire stratégique pour les entreprises qui externalisent l'administration du personnel. L'entreprise propose une large gamme de services grâce à la personnalisation « sur mesure » du logiciel IRIS, une plateforme détenue par Intelco composée d'environ 42 modules visant à optimiser, rationaliser et numériser les processus de gestion des ressources humaines. En 2019, l'entreprise a été confrontée à un scénario bien trop courant. Leurs équipes travaillaient avec des systèmes disparates, avaient besoin d'une meilleure visibilité et ne pouvaient pas suivre le travail efficacement, voir le travail en cours ou consulter l'historique des projets achevés. Ils étaient déterminés à trouver des moyens d'optimiser leurs processus et de travailler plus intelligemment. La gestion du changement était nécessaire. Même si le changement semblait intimidant, ils savaient qu'il fallait le faire pour atteindre leur objectif final : améliorer la collaboration et rationaliser les processus. Nous avons discuté avec Mattia Ronchi et Paolo Baiamonte, chefs de projet chez Intelco, pour en savoir plus sur leurs flux de travail, leurs principaux problèmes et les raisons qui les ont poussés à choisir Wrike. Comment Intelco gérait-elle et suivait-elle son travail auparavant ? MR & PB : nous avions l'habitude de gérer tout notre travail à l'aide de tableurs et de notes manuscrites. Notre équipe de service, en particulier, s'appuyait sur les e-mails et les appels téléphoniques, car les clients ne pouvaient pas initier de nouvelles demandes sans d'abord envoyer un e-mail ou appeler l'équipe de service. Ainsi, chaque fois qu'un bug devait être corrigé ou qu'une demande de modification était envoyée, l'équipe de service était inondée de demandes entrantes. Ce n'était pas l'idéal, et nous savions qu'il devait y avoir une meilleure solution. Qu'est-ce qui a motivé votre équipe à rechercher une meilleure solution ? MR & PB : tout a commencé par la mise à niveau de notre système de billetterie et le traitement de nouvelles demandes. Le problème flagrant était lié à la multiplicité des canaux d'acceptation des demandes. Il fallait disposer d'un système consolidé et facile à suivre pour tout gérer. Mais nous voulions également rationaliser les processus, permettre à davantage d'équipes d'avoir une visibilité sur le travail effectué par tous les services et de collaborer. Et voici l'essentiel : nous voulions tout réaliser en un seul endroit. Quel a été votre processus d'évaluation et qu'est-ce qui vous a convaincu sur Wrike ? MR & PB : La mise en œuvre du changement organisationnel n'est pas facile, mais nous savions que la gestion du changement s'imposait. Nous avons donc cherché une solution de gestion du travail. Nous avons examiné plusieurs démonstrations de produits afin de déterminer la solution qui répondait le mieux à nos besoins. Après toutes les démos, nous n'avons pas été impressionnés parce que chaque fournisseur était trop spécialisé, parce que le logiciel était trop maladroit ou parce qu'il n'était pas personnalisable selon nos besoins. Lorsque nous avons découvert Wrike, nous avons compris à quel point la plateforme était robuste et comment nous pouvions l'adapter à nos préférences de travail. Les autres plateformes n'étaient pas aussi flexibles que Wrike, ce qui a fait toute la différence. Par exemple, le formulaire de demande répond à nos attentes et plus encore, car il simplifie le processus et attribue automatiquement le bon coéquipier instantanément. Nos formulaires de demande nous aident à hiérarchiser le travail afin que chaque matin, lorsque nos équipes arrivent, elles puissent facilement voir une liste de tâches prioritaires dans Wrike indiquant ce qu'elles doivent faire, afin de ne pas deviner ce qui doit être fait. Quelles équipes d'Intelco utilisent Wrike pour gérer leur travail et collaborer ? MR & PB : outre l'équipe de service, notre équipe de gestion de projet a été la première à intégrer Wrike, car j'ai contribué à piloter le processus de gestion du changement. Une fois que nous avons connu un succès immédiat, la nouvelle s'est rapidement répandue dans d'autres départements tels que le marketing, le juridique, les finances et l'informatique. Aujourd'hui encore, l'ensemble de l'entreprise travaille au sein de Wrike. C'est un autre aspect formidable du produit : chaque département d'Intelco possède son propre espace dédié dans lequel nous mettons en place des projets et pouvons suivre les activités. C'est formidable car tous nos travaux peuvent être conservés séparément tout en restant hébergés dans Wrike. Quelles fonctionnalités de Wrike recommandez-vous le plus ? MR & PB : avec les formulaires de demande, nous pouvons les relier à Blueprints et lancer des projets complets en quelques clics, donc c'est génial ! Et avant d'utiliser Wrike, nous ne faisions pas le suivi du temps passé au travail, mais maintenant nous le faisons avec des feuilles de temps. Nous ne pourrions pas vivre sans elles ! Nous pouvons surveiller le temps passé par tâche en temps réel. Nous pouvons mieux planifier et prévoir plus facilement grâce à une meilleure visibilité et à un enregistrement du temps passé. En parlant de visibilité, d'autres fonctionnalités que nous aimons incluent la possibilité de créer des tableaux de bord personnalisés via Wrike Analyze. Tout le monde, y compris les responsables, peut voir quels projets sont publiés et leurs statuts respectifs. Plus besoin de fouiller dans les e-mails, les tableurs ou les notes manuscrites, car tout est disponible dans Wrike. Non seulement tout notre travail et notre collaboration se font sur la plateforme, mais ces fonctionnalités nous ont notamment aidés à comprendre rapidement quelles équipes sont les plus performantes par rapport aux autres et ce que nous devons améliorer. Quelle est la prochaine étape pour Intelco avec Wrike ? MR & PB : chaque nouvel employé intègre Wrike dès le premier jour, et nous prévoyons d'utiliser Wrike Integrate pour synchroniser notre compte Salesforce et les autres comptes de notre infrastructure technologique. Consultez l'étude de cas complète Pour en savoir plus sur l'histoire d'Intelco, vous pouvez obtenir tous les détails ici. Vous verrez comment, grâce à Wrike, ils traitent 90 % d'e-mails en moins, peuvent corriger les bugs 50 % plus rapidement et gagner 30 % de temps lors des réunions de progression. Lisez l'étude de cas complète ici.

La gestion de projet est facile et efficace avec Wrike

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3 points qui prouvent que Wrike est plus personnalisable que ses concurrents
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Qu'est-ce que la communication asynchrone ?
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Découvrez comment exploiter la communication asynchrone pour favoriser une communication efficace entre les équipes distantes. Poursuivez votre lecture pour obtenir des exemples de communication asynchrone.

Outils de gestion du travail : pourquoi les équipes en ont-elles besoin ?
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Outils de gestion du travail : pourquoi les équipes en ont-elles besoin ?

Savez-vous combien de temps vous et votre équipe perdez chaque jour ? Je ne parle pas de ces moments où on se demande comment on a encore atterri sur Facebook, je parle du manque d’efficacité, du temps gaspillé parce que: On fouille dans ses e-mails à la recherche de documents. On a utilisé par erreur des informations caduques et tout le travail est à reprendre. On attend que quelqu’un nous envoie les informations voulues. On est interrompu par des collègues qui ont une « petite » question. On estime qu’un employé gaspille en moyenne 25 % de sa journée de travail à des tâches inefficaces. C’est énorme. Dans une journée de 8 heures, ce sont 2 heures de perdues chaque jour... 10 heures par semaine... 520 heures par an. Faites le calcul: un employé type est payé plus de trois mois par an (65 jours!) pour collecter des informations. C’est valable pour chaque employé de votre entreprise. Ça vous choque? Consultez l’infographie ci-dessous pour en savoir plus sur les défis auxquels les équipes et les responsables font face au travail de nos jours: Les nouveaux outils de gestion du travail aident les équipes à éliminer ces inefficacités, pour qu’elles cessent de perdre autant de temps à la collecte d’informations et en passent davantage au travail lui-même. Que vous soyez responsable ou membre d’une équipe, il est temps d’aider votre entreprise à accroître ses performances. Essayez gratuitement notre outil de gestion du travail pendant les deux prochaines semaines et lancez un défi à votre équipe: accomplir plus au quotidien. Lancez dès maintenant votre essai gratuit de Wrike de 2 semaines avec votre équipe Vous pouvez partager cette infographie sur votre blogue. Copiez-collez ce code incorporé: Infographie conçue par Wrike

Stratégies pour améliorer la communication de l’équipe
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Pour maximiser l'engagement et la productivité, il est impératif que les membres de votre équipe soient tous sur la même longueur d'ondes. Par chance, il existe des tactiques que vous pouvez mettre en place, pour mettre tout le monde dans la boucle.

Le chemin vers l'excellence : The Wrike Way

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Le guide pour atteindre l'excellence opérationnelle basé sur l'expérience de 15 000 des meilleures sociétés du monde

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Comment améliorer les relations agences / fournisseurs ?
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Comment pouvez-vous vous assurer que les différentes parties prenantes d'un projet (les membres de votre équipe interne, votre agence et autres fournisseurs), n'entrent pas en conflit les unes avec les autres ? Voici quelques stratégies à mettre en place.

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Vous n'êtes pas certain de savoir comment accueillir au mieux un nouveau collaborateur ? Inspirez-vous de nos recommandations pour veiller à ce que vos nouveaux employés se sentent appréciés et soutenus, avant même leur premier jour.

9 manières de dire merci à votre équipe
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Il semblerait que l'esprit de Noël se perde parfois. Voici quelques manières simples d'exprimer votre gratitude à votre équipe et rendre les employés plus heureux et plus confiants.

10 Signes mortels que votre culture est toxique
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10 Signes mortels que votre culture est toxique

Vous avez entendu tout le battage médiatique sur la culture de l'entreprise : "Construire une culture d'entreprise qui attire et retient les meilleurs talents !" ou "La culture, ce n'est pas des avantages, mais des valeurs !" La majeure partie est bonne, l'autre est morose. Mais tout comme vous pouvez construire une culture d'entreprise saine en injectant de la signification et de la mission dans votre routine quotidienne, vous pouvez aussi l'ignorer totalement, décider de ne pas se battre pour elle ... et regarder comment les intimidateurs et les éléments moins désirables prennent le dessus et transforment le lieu de travail en une arène toxique de surenchère et de démantèlements verbaux. L'un des quatre principes clés du cadre du Scrum est "changer ou mourir."Pour la culture du milieu du travail, elle est plus proche du "conservez-la ou les mauvaises herbes prennent le relais."Parce que [inlinetweet prefix="" tweeter="" suffix=""], vous ne pouvez pas espérer conserver les meilleurs talents lorsque l'environnement de travail devient toxique [/inlinetweet] et le mauvais comportement est autorisé à sévir. Voici 10 signes avant-coureurs à surveiller. Tuez-les dans l'œuf - si vous vous souciez de votre entreprise. 1. Commentaires négatifs anonymes sur Glassdoor par les employés actuels De mauvaises critiques de votre entreprise sont à prévoir. Toutefois, si elles sont anonymes et écrites par les employés actuels, demandez-vous quelle en est la raison. Serait-ce possible qu'ils restent silencieux au bureau de peur d'un certain type de réaction hostile ? Mettent-ils en garde les candidats potentiels contre votre entreprise parce qu'ils sont malheureux ? Ou bien la révision anonyme est-elle le seul exutoire à leurs frustrations par rapport à votre entreprise ? Probablement tout ce qui précède. Si vos employés n'ont aucun processus pour exacerber des questions pertinentes à leurs relations de travail, et si vos employés ne parviennent pas à consulter une personne de la gestion qui soit à l'écoute ou qui prenne soin de leurs problèmes, alors ils entraîneront Glassdoor et d'autres sites de révision à fustiger votre entreprise. Donnez à vos employés d'autres alternatives pour exprimer leurs préoccupations et apporter des commentaires. Aidez-les à "être entendus" d'abord à l'intérieur de l'entreprise. 2. Ragots, médisances et communication agressive passive C'est une chose de se lâcher sur un canal Slack privé, c'en est une autre de laisser une évaluation passive-agressive sur les zones plus publiques telles que votre logiciel de gestion de travail, ou votre chat Skype de l'entreprise. Lorsque la courtoisie professionnelle et les critiques constructives sont remplacées par des insultes, des médisances, des commérages, des commentaires racistes / sexistes, ou de l'intimidation générale, la seule culture que votre entreprise cultive est donc du genre bactérien. 3. Les bons ouvriers partent pour des pâturages plus verts Lorsque vos meilleurs employés commencent à abandonner le navire en grand nombre, cela pourrait être très mauvais. Bien sûr, il se pourrait qu'ils soient restés environ un à deux ans (la durée moyenne d'un employé millénaire), mais quand plus d'un s'en va de son propre gré, il vaut mieux enquêter. Instituez d'abord et avant tout un entretien de départ. Même si la majorité de ces commentaires finit par être enrobée de sucre (les gens ne voulant pas se brûler les ailes), vous pourriez être en mesure de dénicher quelques vérités que vous n'auriez pas immédiatement découvertes. Vous pourriez découvrir des problèmes avec votre équipe de gestion que vous n'aviez pas remarqués. Après tout, les employés ne ne quittent pas seulement les entreprises. Ils quittent leurs responsables aussi. 4. Les employés travaillent dans des silos Vos collègues collaborent-ils sur tous les départements pour faire réaliser des projets importants ? Ou bien travaillent-ils avec la tête enfouie dans leurs silos d'équipe, dupliquant parfois le travail et ne mettant jamais en commun les ressources avec d'autres ? Si la culture du partage ou de la collaboration est limitée et si aucun outil n'existe qui permette de faire prospérer cette culture, alors attention. Vous trouverez les mêmes problèmes qui ont conduit au décès dus à des accidents de voiture et aux rappels de plusieurs millions de dollars chez General Motors il y a quelques années. Si les gens travaillent dans des silos, il faut regarder plus profondément. Est-ce simplement que les équipes n'aiment pas travailler en dehors de leurs zones de confort ? Ou est-ce parce qu'ils sont très protecteurs sur leur domaine de connaissance ? Quoi qu'il en soit, quelque chose doit être fait pour renverser la situation sinon cela aura une incidence sur la rentabilité de votre organisation. Et si vous avez besoin d'un outil de collaboration qui réunit les membres de votre équipe hors de leurs silos et les aide à travailler avec d'autres dans l'entreprise, alors commencez un essai gratuit de Wrike. 5. Un mauvais comportement est endémique Lorsque vous pressez un tube de dentifrice, une grande partie en sort. Lorsque vous augmentez la pression dans un environnement de travail, la même chose peut se produire. Si un comportement contraire à l'éthique ou douteux est autorisé à se produire, alors vos employés vont commencer à penser qu'il s'agit d'une partie acceptable de la culture du travail. Voici comment vous vous retrouvez avec une culture de type Zenefits, qui travaille dur et qui fait souvent la fête, côte à côte avec ses prétendues pratiques commerciales contraires à l'éthique. Ou une poudrière avec des communiqués sexistes entre son ancienne OCM et les fondateurs. Si vous n'entretenez pas votre jardin, vous aurez des mauvaises herbes. 6. Les avantages sont mentionnés plus souvent que la mission Consultez des articles en ligne mentionnant votre entreprise et lieu de travail (y compris également les études Glassdoor). Quels sont les points forts ? Est-ce que sont les attitudes positives de travail des employés ? Ou bien les auteurs / réviseurs ne mentionnent-ils que les repas gratuits, les tables de ping-pong, l'happy hour le vendredi ? Si des avantages obtiennent un nombre de mots plus important que vos valeurs d'entreprise ou votre mission, il s'agit d'un drapeau rouge. Il est temps de relever vos manches et de découvrir ce que vos employés pensent vraiment de la mission de l'entreprise. Vous aimez cet article ? Abonnez-vous à notre bulletin d'informations hebdomadaire pour obtenir des conseils plus brillants sur le travail. Inscrivez-vous ! 7. On joue à des jeux politiques Comment les employés travaillent-ils leur chemin dans les rangs ? Par les performances ? Si oui, y a-t-il un système pour mesurer les progrès d'un employé et y a-t-il un cheminement de carrière clair qu'il peut emprunter ? Ou bien les employés font-ils leur chemin dans l'échelle avec des mouvements politiques qui impliquent beaucoup de faveurs personnelles envers leurs gestionnaires, une quantité suffisante de servilité et de flatterie, et peut-être même gagner une place sur leurs pairs ? S'il n'y a pas de chemin de carrière défini, aucun moyen légitime de se déplacer dans un département, vous aurez des employés qui seront soit partie du système, ou partiront pour d'autres entreprises qui leur donneront de quoi se développer et un échelon sur une échelle officielle. 8. Les employés sont exclus Demandez autour de vous. Y a-t-il un certain type d'employé qui est exclu des décisions importantes ? Les employés des emplacements éloignés reçoivent-ils le même respect et les mêmes effets positifs sur le moral que ceux d'un bureau physique ? Les collègues handicapés sont-ils inclus dans les jeux d'équipe ? Ou bien les vendeurs agressifs sont-ils les seuls qui semblent profiter des avantages et des bonus ? S'il n'y a aucun effort pour inclure tout le monde, soyez prêts à récolter les fruits du ressentiment et de l'amertume. 9. Manque de transparence dans la haute direction La culture ruisselle vers le bas à partir du haut. Si la transparence est l'une de vos valeurs fondamentales, alors soyez sûrs que votre équipe de direction la pratique pour elle-même. Êtes-vous ouvert à la feuille de route des produits, la recherche de financement, et les plans pour l'avenir de l'entreprise ? Ou bien les subalternes sont-ils maintenus dans l'obscurité jusqu'à un basculement surprise, ou une série de mises à pied ? Une culture saine commence par la direction. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que le reste de l'entreprise soit transparent sur ses charges de travail, obstacles, et à travailler si les gestionnaires ne pratiquent pas ce que l'entreprise prêche. 10. L'argent est dépensé pour des choses qui ne comptent pas aux yeux de vos employés Combien dépensez-vous pour stimuler le moral de l'entreprise ? La fête de fin d'année se déroule-t-elle dans un endroit agréable ou un petit trou dans le mur ? Les décisions telles que les événements d'équipe, emplacements de bureaux ou menus de déjeuner sont-elles en fait basées sur ce que l'équipe veut ? Ou sont-elles basées sur l'option la moins coûteuse qui vous permet encore de cocher la case ? Est-ce que vous mettez de côté des fonds pour amener les employés qui travaillent à distance à travailler en face-à-face avec des collègues ? Pour construire un sentiment de communauté ? Payez-vous des salaires qui font que des candidats de talent veulent travailler pour vous ? La question la plus cruciale est ici : qu'est-ce qui importe le plus pour vos employés ? Découvrez-le et dépensez un peu d'argent pour leur en donner. En retour, vous aurez une équipe d'employés qui seront très motivés, concentrés et dédiés à tout donner à votre entreprise. Reprenez votre culture : le moment est venu pour la détox Si l'un (ou la totalité) de ces signes sont présents dans votre entreprise, alors ce sont des indicateurs que les choses ne fonctionnent pas ou que les employés ne sont pas heureux. Et les employés heureux ont un impact direct sur la ligne de fond: ils prennent un dixième des jours de maladie de leurs collègues malheureux, sont 6 fois plus sous tension, ont l'intention de rester deux fois plus longtemps dans l'entreprise, et sont deux fois plus productifs. Ce qui pose la question : protégez-vous cette ligne de fond en luttant pour une meilleure culture ? Á lire ensuite : Un mauvais comportement au bureau est une affaire risquée La poursuite de la positivité dans le milieu de travail: Q&A avec Shawn Achor, expert en bonheur 20 Façons de construire une main-d'œuvre heureuse et plus productive (Infographie)

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Des « nomades digitaux », aux équipes dispersées aux quatre coins du monde, en passant par ceux qui essaient tout simplement d'éviter les bouchons du vendredi : le travail à distance n'a jamais été aussi populaire et collaboratif.