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Intelco potencia la eficiencia operativa con Wrike
Colaboración 7 min leídos

Intelco potencia la eficiencia operativa con Wrike

Esta es una historia que estamos seguros de que te gustará, porque es una historia con la que probablemente puedas identificarte o que evoca recuerdos del pasado. Intelco es una empresa de software que presta servicios a grandes grupos industriales de autopistas, aeropuertos, ingeniería, venta minorista, textil y muchos otros. Con sede en Gussago, Italia, son un verdadero socio estratégico para las empresas que subcontratan la administración de personal. La empresa ofrece una amplia gama de servicios gracias a la personalización «a medida» del software IRIS, una plataforma propiedad de Intelco compuesta por unos 42 módulos para optimizar, racionalizar y digitalizar los procesos de gestión de recursos humanos. En 2019, la empresa se enfrentaba a un escenario muy común. Sus equipos trabajaban con sistemas dispares, necesitaban más visibilidad y no podían realizar un seguimiento eficiente del trabajo ni ver el trabajo en curso ni un registro histórico de los proyectos completados. Decidieron encontrar formas de optimizar sus procesos y trabajar de forma más inteligente. Era necesario llevar a cabo una gestión de cambios. Aunque el cambio parecía intimidante, sabían que había que hacerlo para alcanzar su objetivo final: mejorar la colaboración y agilizar los procesos. Hablamos con Mattia Ronchi y Paolo Baiamonte, directores de proyectos de Intelco, para obtener más información sobre sus flujos de trabajo, sus principales problemas y qué los llevó a elegir Wrike. ¿Cómo gestionaba y monitorizaba Intelco el trabajo anteriormente? MR y PB: Solíamos gestionar todo nuestro trabajo mediante hojas de cálculo y notas manuscritas. Nuestro equipo de asistencia técnica, en particular, dependía del correo electrónico y las llamadas telefónicas porque los clientes no podían iniciar nuevas solicitudes sin antes enviar un correo electrónico o llamar al equipo de asistencia técnica. Por lo tanto, cada vez que era necesario corregir un error o se enviaba una solicitud de cambio, el equipo de asistencia técnica recibía una avalancha de consultas entrantes. No era lo ideal y sabíamos que tenía que haber una forma mejor. ¿Qué motivó a su equipo a buscar una solución mejor? MR y PB: Todo comenzó con la actualización de nuestro sistema de tickets y la recepción de nuevas solicitudes. El problema evidente era que había varios canales para aceptar solicitudes. Era necesario que hubiera un sistema consolidado y fácil de rastrear para gestionarlo todo. Pero también queríamos agilizar los procesos, permitir que más equipos pudieran ver el trabajo que realizan todos los departamentos y colaborar. Y esto es lo más importante: queríamos hacerlo todo en un solo lugar. ¿Cuál fue vuestro proceso de evaluación y qué os convenció de usar Wrike? MR y PB: Implementar un cambio organizacional no es fácil, pero sabíamos que había que emprender una gestión de cambios, por lo que buscamos una solución de gestión del trabajo. Asistimos a varias demostraciones de productos para determinar qué solución se ajustaba mejor a nuestras necesidades. Después de todas las demostraciones, no nos convenció ninguna, porque todos los proveedores eran demasiado especializados, el software era demasiado tosco o no se podía personalizar según lo que necesitábamos. Cuando vimos Wrike, quedó claro lo sólida que era la plataforma y cómo podíamos personalizarla para que se adaptara a nuestra forma de trabajar. Las otras plataformas no eran tan flexibles como Wrike, lo que marcó la diferencia. Por ejemplo, el formulario de solicitud es todo lo que esperábamos y más, porque simplifica el proceso y asigna automáticamente el compañero de equipo correcto al instante. Nuestros formularios de solicitud nos ayudan a priorizar el trabajo para que cada mañana, cuando llegan nuestros equipos, puedan ver fácilmente una lista de tareas prioritarias en Wrike con lo que tienen que hacer, sin tener que adivinar lo que hay que hacer. ¿Qué equipos de Intelco utilizan Wrike para gestionar el trabajo y colaborar? MR y PB: Junto con el equipo de asistencia técnica, nuestro equipo de gestión de proyectos fue el primer grupo en unirse a Wrike, porque yo ayudé a poner en marcha el proceso de gestión de cambios. Una vez que vimos el éxito inmediato, la noticia llegó rápidamente a otros departamentos, como marketing, legal, finanzas y TI. En estos momentos, toda la empresa trabaja con Wrike. Ese es otro aspecto maravilloso del producto: cada departamento de Intelco tiene su propio espacio dedicado, donde configuramos proyectos y podemos realizar un seguimiento de las actividades. Es fantástico, porque todo nuestro trabajo puede mantenerse separado y, al mismo tiempo, guardarse en Wrike. ¿Cuáles son las funciones de Wrike que más recomendáis? MR & PB: Con los formularios de solicitud, podemos vincularlos a Blueprints y lanzar proyectos completos con unos pocos clics, ¡eso es genial! Y antes de usar Wrike, no registrábamos el tiempo dedicado a cada trabajo, pero ahora lo hacemos con partes de horas. ¡No podríamos vivir sin ellas! Podemos monitorizar el tiempo dedicado a cada tarea en tiempo real. Podemos planificar mejor y pronosticar con mayor facilidad porque hay más visibilidad y un registro del tiempo empleado. Hablando de visibilidad, otras funciones que nos encantan incluyen la capacidad de crear paneles de control personalizados a través de Wrike Analyze. Todos, incluidos los directores, pueden ver qué proyectos se están poniendo en marcha y sus respectivos estados. Ya no hay que buscar entre correos electrónicos, hojas de cálculo o notas manuscritas, porque todo está en Wrike. No solo todo nuestro trabajo y colaboración están en la plataforma, sino que estas funciones nos han ayudado específicamente a entender rápidamente qué equipos tienen un mejor desempeño en comparación con otros y dónde debemos mejorar. ¿Qué más prepara Intelco con respecto a Wrike? MR y PB: Todos los empleados nuevos se incorporan a Wrike desde el primer día y tenemos planeado utilizar Wrike Integrate para sincronizar nuestra cuenta de Salesforce y otras de nuestra base de herramientas tecnológicas. Consulta el caso de éxito completo Hay más información sobre la historia de Intelco; puedes consultar todos los detalles aquí. Verás cómo, con Wrike, gestionan un 90 % menos de correos electrónicos, pueden completar las correcciones de errores un 50 % más rápido y ahorrar un 30 % de tiempo en las reuniones de progreso. Lee el caso de éxito completo aquí.

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10 signos fatales que indican que la cultura de tu empresa es tóxica
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Ya has escuchado lo típico acerca de la cultura de empresa: "crea una cultura empresarial que atraiga y retenga a las personas con más talento" o "cultura no es sinónimo de ventajas, sino de valores". En gran medida es correcto, pero en parte es una tontería. Así como puedes crear una cultura de empresa sana introduciendo significado y objetivos en tu rutina diaria, también lo puedes ignorar por completo y decidir dejarlo pasar... y ver cómo acosadores y elementos menos deseables toman el control y convierten el lugar de trabajo en un ambiente tóxico de imposición a los demás y agresiones verbales. Uno de nuestros principios fundamentales de la estructura Scrum es "renovarse o morir". En la cultura del entorno de trabajo es más bien "cuida el jardín o la maleza proliferará". Porque [inlinetweet prefix="" tweeter="" suffix=""]no puedes esperar retener a las personas con más talento cuando el entorno de trabajo se vuelve tóxico[/inlinetweet] y se permite que campe a sus anchas el mal comportamiento. Estos son los 10 síntomas que deberían ponerte alerta. Si te importa tu empresa, córtalos de raíz. 1. Críticas negativas anónimas de empleados actuales en Glassdoor Es probable que haya malas críticas de tu empresa. Sin embargo, si son anónimas y las han escrito empleados actuales, pregúntate por qué. ¿Pudiera ser que se callen en la oficina por miedo a algún tipo de represalia? ¿Advierten a posibles futuros candidatos de que no entren en la empresa porque no están satisfechos? ¿O las críticas anónimas son la única forma de desahogar sus frustraciones con la empresa? Probablemente sea por todo lo anterior. Si el personal no cuenta con procesos para escalar problemas relacionados con sus relaciones laborales y si no ve que hay alguien de la dirección que les escucha o se preocupa por sus problemas, entonces accederán a Glassdoor y otros foros en los que arremeter contra la empresa. Ofrece al personal otras alternativas para que expresen sus preocupaciones y aporten información. Ayúdales a que se sientan escuchados dentro de la empresa primero. 2. Cotilleo, difamación y comunicación pasiva y agresiva Una cosa es soltarse en un canal privado de Slack, y otra cosa es dejar que la comunicación pasiva y agresiva se desarrolle en áreas públicas como el software de gestión del trabajo o el chat de Skype de la empresa. Cuando la cortesía profesional y la crítica constructiva se sustituyen por insultos, difamaciones, cotilleos, comentarios racistas o sexistas, o cualquier forma de acoso en general, la única cultura que cultiva la empresa es de tipo bacteriano. 3. Los buenos trabajadores buscan pastos más verdes Cuando el personal más cualificado empieza a abandonar el barco en masa, hay algún problema grave. Por supuesto, puede ser que lleven uno o dos años (la media de permanencia de un empleado millennial), pero cuando hay más empleados que salen por iniciativa propia, es mejor que te pongas a investigar. Ante todo introduce una entrevista de salida. Incluso aunque la mayoría de la información esté edulcorada (ya que nadie quiere cerrar las puertas), quizá puedas sacar a la luz algunas verdades con las que jamás te habías tropezado. Puede que solo descubras problemas con el equipo de dirección que nunca antes habías notado. Al fin y al cabo, la gente no deja la empresa. Deja a los jefes también. 4. El personal trabaja de forma aislada ¿Los trabajadores colaboran entre departamentos para sacar adelante los proyectos importantes? ¿O trabajan con la cabeza enterrada en su propio equipo, duplican en ocasiones el trabajo y nunca ponen en común los recursos con los demás? Si la cultura de compartir o colaborar no está muy desarrollada y si no hay herramientas que fomenten esta cultura, ten cuidado. Te darás de bruces con los mismos problemas que provocaron accidentes automovilísticos y retiradas multimillonarias en General Motors hace unos años. Si el personal trabaja de forma aislada, observa detenidamente. ¿Es simplemente porque los equipos no quieren trabajar fuera de sus zonas de confort? ¿O es porque protegen con uñas y dientes su campo de conocimiento? De una forma u otra, hay que hacer algo para revertir la situación o, de lo contrario, los cimientos de la organización se verán afectados. Si necesitas una herramienta de colaboración que saque a los equipos de su aislamiento y les ayude a trabajar con los demás miembros de la empresa, inicia una prueba gratuita de Wrike. 5. El mal comportamiento es endémico Cuando aprietas un tubo de pasta de dientes, sale mucha cantidad de dentífrico. Así que puede suceder lo mismo cuando aumentas la presión en un entorno de trabajo. Si se permite el comportamiento no ético o cuestionable, el personal empezará a pensar que forma parte de la cultura laboral. De este modo, terminas con una cultura de mucho trabajo y fiestas tipo Zenefits, junto con sus presuntas prácticas empresariales no éticas. O como Tinder y sus comunicados sexistas entre un antiguo responsable de marketing y una de sus fundadores. Si no cuidas el jardín, la maleza se abrirá camino. 6. Las ventajas se mencionan con más frecuencia que los objetivos Consulta artículos en línea en los que se mencione tu empresa y el lugar de trabajo (incluso las críticas de Glassdoor). ¿Qué es lo más destacado? ¿Se mencionan las actitudes positivas del personal en el trabajo? ¿O quien lo escribe solo habla de las comidas gratis, las mesas de pimpón o la "happy hour" de los viernes? Si se habla más de las ventajas que de los valores o los objetivos de la empresa, preocúpate. Ha llegado el momento de remangarse y descubrir qué piensa realmente su personal de la misión de la empresa. ¿Te ha gustado este artículo? Suscríbete a nuestro boletín de noticias semanal para recibir más consejos útiles sobre el trabajo. ¡Suscríbete! 7. Entra en juego la política ¿Qué hacen tus empleados para ascender? ¿Mejoran su rendimiento? Si es así, ¿dispones de un sistema que mida el progreso de un trabajador y una clara trayectoria profesional que puedan seguir? ¿O los trabajadores medran gracias a estrategias políticas que implican hacer favores personales a sus superiores, rebajarse y hacer la pelota, y quizá también pasar por encima de sus compañeros? Si no hay una trayectoria profesional que seguir, ni formas legítimas de ascender en el departamento, entonces habrá personas que, o bien explotan el sistema, o bien salen en busca de otras empresas que les permitan crecer y ascender por una escala oficial. 8. Se excluye a las personas Pregunta: ¿se excluye a cierto tipo de trabajador de la toma de decisiones importantes? ¿Los trabajadores de ubicaciones remotas gozan del mismo respeto y apoyo moral que los que trabajan en la oficina física? ¿Se incluye a los compañeros con discapacidad en los juegos de equipo? ¿O parece que solo los agresivos agentes de ventas disfrutan de las ventajas y las primas? Si no trabajas para incluir a todos, prepárate para recoger los frutos del resentimiento y el rencor. 9. Falta de transparencia en la alta dirección La cultura fluye desde arriba. Si la transparencia es uno de los valores fundamentales, asegúrate de que tu equipo ejecutivo la practique. ¿Estás abierto a planes de desarrollo de productos, búsqueda de financiación y planes para el futuro de la empresa? ¿O mantienes a la tropa en la ignorancia hasta que salta la sorpresa o se produce una ronda de despidos? La cultura sana comienza por la dirección. No puedes esperar que el resto de la empresa sea transparente con las cargas de trabajo, los obstáculos y el trabajo si los responsables no practican lo que predica la empresa. 10. El dinero se destina a cosas que a tu personal no le importan ¿Cuánto gastas para mejorar la moral de la empresa? ¿Las fiestas se celebran en un lugar bonito o en un antro de mala muerte? ¿En las decisiones sobre eventos de equipo, ubicaciones de la oficina o menús se tienen en cuenta las preferencias del equipo? ¿O solo se tiene en cuenta la opción más barata que simplemente te permite cumplir? ¿Destinas fondos para que los trabajadores externos se reúnan en persona con sus compañeros? ¿O inviertes en la creación de espíritu de equipo? ¿Pagas unos sueldos que hacen que candidatos de gran talento quieran trabajar para ti? La pregunta más importante es: ¿qué es lo que más le importa a tu personal? Descúbrelo y destina algo de dinero a dárselo. A cambio tendrás un equipo de trabajadores muy motivado, centrado y entregado por completo a la empresa. Recupera la cultura: puede que haya llegado el momento de realizar una limpieza Si en tu empresa aparece alguno (o todos) los síntomas anteriores, es porque hay aspectos que no funcionan o porque el personal no está satisfecho. Y los trabajadores satisfechos tienen un impacto directo en la base de la empresa: utilizan la décima parte de los días de baja por enfermedad en comparación con sus compañeros insatisfechos, tienen seis veces más energía, pretenden permanecer el doble de tiempo en la empresa y son el doble de productivos. Lo que plantea la cuestión siguiente: ¿proteges la base de la empresa luchando por tener una cultura mejor? Lecturas sugeridas: El mal comportamiento en la oficina es un asunto arriesgado La búsqueda de la positividad en el lugar de trabajo: preguntas y respuestas con el experto en felicidad Shawn Achor 20 formas de crear una plantilla satisfecha y más productiva (infografía)

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