KI scheint bereits allgegenwärtig zu sein, doch gibt es nach wie vor eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten für Einzelpersonen, Abteilungen und Unternehmen. An einem Ende des Spektrums stellen Abteilungen oft eine Sammlung von ad-hoc Tools zusammen, und einzelne Mitarbeiter greifen häufig auf „Schatten-KI“ oder nicht genehmigte KI-Tools zurück, um ihre Arbeitsabläufe zu beschleunigen.
Andererseits entwickeln Wrike-Superuser schlüssige, zeitsparende KI-Strategien, die ihre Arbeit und die ihrer Kollegen grundlegend verändern.
KI-Strategie war eine unserer neuen Kategorien für die Wrike Elite 100 im Jahr 2025, und die eingereichten Beiträge zeigten, wie wirkungsvoll KI sein kann, wenn sie durch einen konzertierten Denkprozess und einen Plan gestützt wird.
In einigen Fällen nutzen unsere Kunden nicht nur die in Wrike integrierten KI-Fähigkeiten. Sie kombinieren Wrike mit externen KI-Schichten, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und noch größere Produktivitätssteigerungen zu erzielen. Die Finalisten in der Kategorie „KI-Strategie“ sind der Beweis dafür, dass Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei der Umsetzung von KI entscheidend sein können.
Schauen wir uns jetzt genauer an, wie diese beiden Finalisten einen neuen Standard für KI-gestütztes Arbeitsmanagement setzen.
Eine Wissensdatenbank in einen sofortigen Experten verwandeln
Beginnen wir mit Ali Moses bei Varsity Yearbook. Für Ali und ihr Team war die „Suchzeit“ das größte Hindernis für die Arbeitsgeschwindigkeit. Bei ihnen gab es tief in Ordnerstrukturen vergrabene standardisierte Arbeitsanweisungen (SOPs), und die Teammitglieder mussten ständig Kollegen fragen, wo sich bestimmte Unterlagen befanden.
Alis KI-Strategie bestand darin, Wrike Copilot in ihre werksweite Wissensdatenbank (KB) zu integrieren, um in der gesamten Anlage eine Selbstbedienung zu ermöglichen.
Bei komplexen Aufgaben werden Checklisten jetzt nicht mehr manuell durchgegangen, sondern die Teammitglieder stellen stattdessen bequem Abfragen in natürlicher Sprache an Wrike. Durch die Umgestaltung der KB-Spaces im Sinne einer „KI-freundlichen“ Struktur mit standardisierter Formatierung hat das Team die Anzahl der internen Prozessanfragen deutlich reduziert und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beschleunigt.
Wrike Copilot war besonders hilfreich beim Aufdecken relevanter Prozessdetails, die in langen SOP-Aufgaben verborgen waren. Dadurch muss man sich jetzt keine Ordnerstrukturen oder Namenskonventionen mehr merken, was sowohl die Geschwindigkeit als auch die Genauigkeit verbessert.
Ali Moses, Varsity Yearbook
Das Ergebnis bei Varsity Yearbook ist eine Kultur, in der Teammitglieder schneller handeln und selbstbewusster kommunizieren. Ali erklärte, „Wrike kann genau die Checkliste oder das Verfahren bereitstellen, die/das in der entsprechenden KB-Aufgabe eingebettet ist, ohne dass der Nutzer mehrere SOPs manuell öffnen und durchsehen muss.“ Diese Verknüpfung von Wrike KI und der Wissensdatenbank von Varsity Yearbook hilft neuen Mitarbeitern zudem dabei, Entscheidungen ohne direkte Aufsicht zu treffen – was dem Management Zeit und Energie spart.
Dazu hatte Alis Team Anpassungen an ihrer Wissensdatenbank vorgenommen, um sie durchsuchbarer zu machen. Sie verwenden nun standardisierte Formatierung und konsistente Sprache, damit KI-Anfragen die relevantesten Antworten liefern. „Beispielsweise beginnen SOPs jetzt mit einer klaren, zusammenfassenden Sprache und beinhalten Schlüsselwörter, die der Art und Weise entsprechen, wie Nutzer wahrscheinlich ihre Fragen formulieren – das optimiert die KB für KI‑Interaktionen“, erklärte Ali. Diese Strategie verbesserte die Qualität der KI-Antworten und reduzierte die Abhängigkeit von Varsity Yearbook Teamleitern bei wiederkehrenden Fragen.
Indem Wrike als erster Anlaufpunkt für Prozessklarheit behandelt wird, hat Varsity Yearbook Engpässe und Unterbrechungen während der Hauptproduktionszeiten reduziert und so sichergestellt, dass alle Beteiligten auf der Grundlage standardisierter Informationen auf dem gleichen Stand bleiben.
Unser Ziel war es, die Suchzeiten zu verkürzen und die Selbstbedienung abteilungsübergreifend zu verbessern – und die Wrike KI hat dies ermöglicht.
Ali Moses, Varsity Yearbook
Schaffung einer KI-gestützten „Eingangstür“ für Innovationen
Während die Teams von Varsity Yearbook ihre externen Informationen in Wrike einbetteten, fügte Grant Gotwald bei SoFi Stadium und Hollywood Park eine zusätzliche KI-Schicht hinzu, wodurch Wrikes Fähigkeit, Projektstarts zu automatisieren, erheblich gesteigert wurde.
Grant setzte sich an den Unternehmensprozess zur Aufnahme von Innovationsideen, der so umständlich war, dass großartige Ideen häufig in E-Mail-Ketten untergingen – oder schlimmer noch: Die Nutzer machten sich gar nicht erst die Mühe, Innovationsvorschläge einzureichen, weil sie wussten, dass der Prozess so unangenehm war.
Um dieses Problem zu lösen, entwickelte Grants Team das, was sie heute als ihren KI Ideen-Bewerter bezeichnen : eine maßgeschneiderte KI-Integration, die als intelligente „Erfassungsschicht“ für Wrike fungiert und den gesamten Prozess des Erfassens und Umsetzens neuer Ideen transformiert. Es dient als Eingangstür zu Wrike und stärkt die Verbindung zwischen Mitarbeitern und der Wrike-Plattform.
Anstelle eines fünfstufigen Prozesses (Idee, E-Mail, manuelles F&A, manuelle Wrike-Aufgabenerstellung, Datenbereinigung) bewirkten das Hinzufügen eines KI-Chatbots am Anfang und die Verknüpfung mit Wrikes Blueprints, dass der Prozess auf drei einfache Schritte reduziert wurde.
Jetzt interagieren Nutzer in einem fünfminütigen Chat mit einem „persönlichen Innovationsassistenten“, der sie interviewt und die Idee zusammenfasst. Diese KI schließt das Interview ab, indem sie eine prägnante Bewertung erstellt, die automatisch ein vollständig detailliertes Projekt in Wrike über die API erstellt.
Die KI, die als intelligentes Frontend von Wrike fungiert, schließt jedes Nutzerinterview damit ab, dass sie eine prägnante KI‑Bewertungszusammenfassung generiert. Sie erstellt automatisch ein vollständig detailliertes Projekt in Wrike, wodurch die manuelle Einrichtung entfällt.
Grant Gotwald, Sofi Stadium und Hollywood Park
Der neue Prozess umfasst: eine Idee, ein KI-Chatbot-Interview und eine automatisierte Wrike-Projekterstellung.
Dieser innovative Ansatz hat den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und die Qualität der Einreichungen verbessert. In einem besonders eindrucksvollen Anwenderbericht wurde der Chatbot vom juristischen Team genutzt. Und das lief so:
- Das juristische Team erläuterte ein anhaltendes Hindernis.
- Der KI-Chatbot schlug eine innovative Idee vor.
- Der Chatbot bewertete die Idee und half bei der Strukturierung des Vorschlags.
- Der Chatbot durchsuchte daraufhin die bestehenden Projekte und kennzeichnete, dass der neue Vorschlag nahezu identisch mit einem kürzlich abgeschlossenen Projekt in einer anderen Abteilung sei.
Indem diese beiden Silos verbunden wurden, konnte das Team eine bereits im Unternehmen genutzte Lösung anpassen, statt das Rad neu zu erfinden.
Insgesamt waren die Ergebnisse dieser Wrike-Eingangstür überwältigend:
- Geringerer Verwaltungsaufwand: Stunden für die manuelle Dateneingabe und die Nachbereitung neuer Vorschläge konnten eingespart werden.
- Verbesserte Einreichungsqualität: Die Qualität der Einreichungen stieg signifikant, wenn der KI-Eingang verwendet wurde.
- Beschleunigter Freigabe-Prozess: Geringere „Idee-zur-Freigabe“ Zeit und die für die Überprüfung von Projekten aufgewendete Zeit.
Der KI Ideen-Bewerter ist unser Flaggschiffmodell. Unsere Strategie besteht darin, Wrike als zentralen Arbeits-Hub zu nutzen und intelligente Anwendungen zu entwickeln, die hochwertige, strukturierte Informationen in das System einspeisen. Wir planen nun, dieses KI-gestützte, auf Wrike ausgerichtete Modell auf andere Abteilungen auszuweiten, darunter Kreativ-Briefings im Marketing und die Triage im IT-Support.
Grant Gotwald, Sofi Stadium und Hollywood Park
Sind Sie bereit, Ihr eigenes Intelligenzsystem aufzubauen?
Ganz gleich, ob Sie Ihre interne Dokumentation in einen sofortigen Experten wie bei Varsity Yearbook verwandeln oder eine intelligente, automatisierte „Eingangstür“ wie bei SoFi Stadium für Ihr Team schaffen wollen – mit der richtigen Grundlage für Arbeitsmanagement ist all das möglich.
Tatsächlich können Wrikes neu eingeführte KI-Agenten Teile dieser Arbeitsabläufe unterstützen, etwa die Validierung bei der Erfassung, die Triage, die Klassifizierung, die Weiterleitung und die Aktualisierung von Feldern. Sie lassen sich auch so einrichten, dass sie Daten aus Ihrer Wissensdatenbank beziehen, indem Sie SOPs klassifizieren, die Formatierung überprüfen und veraltete Inhalte zur Überprüfung weiterleiten.
Der Erfolg dieser „Elite 100“-Finalisten beweist: Wenn Sie den Einfallsreichtum Ihres Teams mit der vielseitigen Wrike Plattform kombinieren, dann werden Sie Aufgaben nicht nur verwalten, sondern meistern.
Wir haben bereits Wrikes Elite 100 Finalisten in den Orchestrierungs, Innovations-, und Analyse- Kategorien hervorgehoben. Schauen Sie sich auch die früheren Beiträge an, um noch mehr Wrike-Inspiration zu erhalten!
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