L’IA semble déjà omniprésente, mais les utilisateurs, les services et les entreprises l’utilisent encore de façons très diverses. D’un côté, on observe des services accumulant des outils ad hoc, et des collaborateurs se tournant fréquemment vers le l’« IA de l’ombre », c’est-à-dire à des outils IA non approuvés, pour tenter d’accélérer leurs flux de travail.
D’un autre côté, des super-utilisateurs de Wrike élaborent des stratégies d’IA cohérentes qui font gagner du temps et transforment leur travail et celui de leurs collègues.
La stratégie d’IA figurait parmi nos nouvelles catégories pour le programme Wrike Elite 100 en 2025, et les candidatures déposées ont démontré à quel point l’IA peut être percutante lorsqu’elle s’appuie sur une réflexion et un plan concertés.
Certains clients ne se contentent pas d’utiliser les fonctionnalités d’IA intégrées à Wrike. Ils associent Wrike à des couches d’IA externes afin d’améliorer leurs flux de travail et d’obtenir des gains de productivité encore plus importants. Les finalistes de la catégorie « Stratégie d’IA » prouvent que le fait de rester souple et flexible dans le déploiement de l’IA peut faire toute la différence.
Découvrons comment ces deux finalistes établissent une nouvelle référence en matière de gestion du travail propulsée par l’IA.
Transformer une base de connaissances en un expert instantané
Commençons par Ali Moses chez Varsity Yearbook. Pour Ali et son équipe, le principal frein au quotidien était le temps consacré à la recherche de documents. Leurs SOP étaient enfouies dans des arborescences de dossiers complexes, et les membres de l’équipe devaient sans cesse solliciter leurs collègues pour trouver ce qu’ils recherchaient.
La stratégie d’Ali a été d’intégrer Wrike Copilot dans leur base de connaissances à l’échelle du site, afin d’autonomiser les collaborateurs.
Au lieu de parcourir manuellement des listes de contrôle pour des tâches complexes, les membres de l’équipe posent désormais simplement leurs questions à Wrike en langage naturel. En restructurant les espaces de la base de connaissances pour les rendre « adaptés à l’IA » grâce à un formatage standardisé, l’équipe a considérablement réduit les questions sur les processus internes et a accéléré l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Wrike Copilot s’est avéré particulièrement utile pour faire ressortir les détails de processus pertinents, enfouis dans de longues tâches SOP. Il a éliminé le besoin de mémoriser les arborescences de dossiers ou les conventions de nommage, améliorant à la fois la rapidité et la précision.
Ali Moses, Varsity Yearbook
Concrètement, chez Varsity Yearbook, cela s’est traduit par une dynamique interne où chacun passe plus rapidement à l’action et communique mieux. Ali a confié :« Wrike était en mesure de restituer la liste de contrôle ou la procédure exacte intégrée dans la bonne tâche de la base de connaissances, sans que l’utilisateur n’ait à ouvrir et parcourir manuellement plusieurs SOP. » Cette association de l’IA de Wrike et de la base de connaissances de Varsity Yearbook a également aidé les nouveaux employés à prendre des décisions sans nécessiter de supervision directe, ce qui représente une économie de temps et d’énergie pour la direction.
L’équipe d’Ali a toutefois apporté des ajustements à sa base de connaissances afin de faciliter les recherches. Elle utilise désormais un formatage standardisé et une formulation cohérente pour que les requêtes adressées à l’IA génèrent les réponses les plus pertinentes. Par exemple, les SOP commencent désormais par un résumé clair comportant les mots-clés correspondant aux requêtes habituelles des utilisateurs. Cela permet d’optimiser la base de connaissances pour l’interaction avec l’IA », a précisé Ali. Cette stratégie a amélioré la qualité des réponses fournies par l’IA et a réduit la dépendance envers les chefs d’équipe de Varsity Yearbook pour les questions répétitives.
En faisant de Wrike le premier réflexe pour clarifier les processus, Varsity Yearbook a réduit les blocages et les interruptions pendant les périodes de forte production, garantissant ainsi que tout le monde s’appuie sur une source d’information unique et standardisée.
Notre objectif était de réduire le temps de recherche et d’améliorer l’autonomie de chaque service, et l’IA de Wrike a rendu cela possible.
Ali Moses, Varsity Yearbook
Créer un « portail d’entrée » propulsé par l’IA au service de l’innovation
Alors que les équipes de Varsity Yearbook ont structuré leurs informations externes au sein même de Wrike, Grant Gotwald a, quant à lui, ajouté une couche d’IA supplémentaire au SoFi Stadium and Hollywood Park. Résultat : les capacités de Wrike à automatiser le lancement des projets ont été démultipliées.
Grant s’est attaqué au processus de collecte des projets d’innovation de l’entreprise. Celui-ci était tellement lourd que d’excellentes idées se perdaient fréquemment dans des chaînes d’e-mails, ou pire, les collaborateurs ne se donnaient même plus la peine d’en soumettre, sachant à quel point la démarche était fastidieuse.
Pour y remédier, l’équipe de Grant a mis au point ce qu’elle appelle désormais son AI Idea Evaluator : une intégration d’IA sur mesure pour centraliser intelligemment l’entrée des projets dans Wrike et transformer radicalement tout le processus de réception et de traitement des nouvelles idées. Elle fait office de porte d’entrée vers Wrike, renforçant le lien entre les employés et la plateforme.
Au lieu d’un parcours en cinq étapes (idée, e-mail, questions-réponses manuelles, création manuelle de la tâche dans Wrike, nettoyage des données), l’ajout d’un chatbot d’IA en amont, relié aux blueprints de Wrike, a permis de tout réduire à trois étapes simples.
Désormais, les utilisateurs échangent pendant cinq minutes avec un « assistant personnel d’innovation » qui les interroge et synthétise leur idée. L’IA conclut cet entretien en générant une évaluation concise qui crée automatiquement un projet entièrement détaillé dans Wrike via l’API.
L’IA, qui sert d’interface intelligente à Wrike, conclut chaque entretien avec l’utilisateur en générant un résumé d’évaluation synthétique. Elle crée automatiquement un projet entièrement détaillé dans Wrike, éliminant ainsi toute configuration manuelle..
Grant Gotwald, Sofi Stadium and Hollywood Park
Le nouveau processus comprend : une idée, un entretien avec un chatbot IA et la création automatisée d’un projet dans Wrike.
Cette approche novatrice a permis de réduire considérablement la charge administrative et d’améliorer la qualité des demandes. Lors d’un succès particulièrement marquant, l’équipe juridique a interagi avec le chatbot. Voici comment cela s’est déroulé :
- L’équipe juridique a exposé un obstacle récurrent.
- Le chatbot IA a proposé une idée originale.
- Le chatbot a évalué cette idée et a aidé à structurer la proposition.
- Le chatbot a ensuite parcouru les projets existants et a signalé que la nouvelle proposition était presque identique à un projet récemment achevé dans un autre service.
En faisant le lien entre ces deux services, l’équipe a pu adapter une solution déjà utilisée au sein de l’entreprise plutôt que de réinventer la roue.
De manière générale, les résultats offerts par cette porte d’entrée vers Wrike ont été impressionnants :
- Réduction du temps de gestion : des heures de saisie manuelle de données et de suivi pour les nouvelles propositions ont été supprimées.
- Amélioration de la qualité des demandes : la qualité des propositions a nettement augmenté grâce au traitement automatisé par l’IA.
- Accélération du cycle de révision : le délai entre l’idée et sa révision, ainsi que le temps consacré à l’examen des projets, ont été réduits.
L’AI Idea Evaluator est notre modèle phare. Notre stratégie consiste à utiliser Wrike comme hub central de travail et à concevoir des applications intelligentes qui l’alimentent en informations structurées et de qualité. Nous prévoyons désormais d’étendre ce modèle centré sur Wrike et piloté par l’IA à d’autres services, notamment pour les briefs créatifs en marketing et le tri du support informatique.
Grant Gotwald, Sofi Stadium and Hollywood Park
Prêt à bâtir votre propre système d’intelligence ?
Que vous cherchiez à transformer votre documentation interne en un expert instantané comme Varsity Yearbook ou à créer une porte d’entrée automatique et intelligente pour votre équipe comme le SoFi Stadium, disposer de la bonne plateforme de gestion du travail rend tout cela possible.
En fait, les nouveaux agents IA de Wrike peuvent prendre en charge certaines étapes de ces flux de travail, telles que la validation des demandes, le tri, la classification, l’orientation et la mise à jour des champs. Vous pouvez également les paramétrer pour exploiter votre base de connaissances en classant les SOP, en vérifiant le formatage et en signalant le contenu obsolète à réviser.
Le succès de ces finalistes d’Elite 100 prouve que lorsque vous associez l’ingéniosité de votre équipe à la polyvalence de la plateforme Wrike, vous ne vous contentez plus de gérer le travail : vous le maîtrisez.
Nous avons mis en lumière les finalistes d’Elite 100 de Wrike dans les catégories Coordination, Innovation et Analyse des données catégories. Consultez nos articles précédents pour plus d’inspiration !
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