Le guide du télétravail

Les inconvénients et les défis du télétravail

Les inconvénients et les défis du télétravail

Le travail à distance n'est plus une pratique marginale. La pandémie de coronavirus a en effet incité les organisations à créer et mettre rapidement en œuvre des politiques de continuité de leur activité.

Le changement rapide de paradigme en faveur d'une main-d'œuvre entièrement à distance dans la plupart des organisations a créé des difficultés dans la gestion de leurs équipes et dans le suivi des projets. Même les entreprises de taille moyenne et les entreprises familiarisées avec le travail à distance peinent à s'adapter et à maintenir leurs processus.

Le travail à distance offre de nombreux avantages aux organisations, comme la diminution des frais généraux et l'accès à un pool de talents plus étendu. Dans le même temps, les employés bénéficient d'un niveau accru de productivité et d'un meilleur équilibre entre travail et vie privée.  

Les défis du télétravail et les solutions pour les employeurs

Les avantages sont certes nombreux, mais il n'en reste pas moins certains inconvénients. Chez Wrike, nous avons sélectionné les meilleurs outils, conseils et ressources pour aider votre organisation à relever ces défis et collaborer efficacement partout dans le monde.

Différences de fuseaux horaires

Coordonner des équipes dispersées aux quatre coins du monde peut être complexe. Imaginez un scénario où un membre de l'équipe commence sa journée alors qu'un autre se déconnecte. La collaboration est primordiale, tout spécialement quand elle affecte le moral des employés et la progression du travail. Alors, quelle est la solution ?

Comment résoudre les problèmes de fuseaux horaires :
Planifiez vos projets et tâches, tout en réduisant le nombre de communications par e-mail. Les outils de gestion de projet tels que Wrike vous permettent d'identifier exactement les membres de l'équipe avec qui vous devez partager votre travail et rationalisent ainsi le processus de prise de décision. Inutile d'écrire de longs e-mails (et d'attendre encore plus longtemps les réponses !)

Avec les plates-formes de gestion de travail tout-en-un, les membres de l'équipe peuvent partager leur flux de travail et rester ainsi sur la même longueur d'onde. Réduisez les vérifications de statuts, qui deviennent complexes lorsque les employés se trouvent dans des fuseaux horaires différents. Envisagez de planifier une mise au point hebdomadaire auprès de l'équipe, où tout le monde doit être en ligne au même moment.

Problèmes techniques occasionnels 


La technologie est-elle une entrave pour votre équipe ? Il est vrai que la technologie d'entreprise est généralement rapide et avancée. Toutefois, la connexion Internet à distance d'un membre de l'équipe depuis un ordinateur portable ou un smartphone peut ne pas être aussi fiable. 

Parfois, les entreprises ne parviennent pas à fournir des ordinateurs portables à leur personnel. Les collaborateurs peuvent en outre oublier leur mot de passe ou verrouiller par mégarde leur ordinateur ou leur compte lorsqu'ils travaillent à distance.

Comment résoudre les problèmes techniques :
Assurez-vous que votre équipe dispose de la technologie appropriée pour réussir. Par exemple, elle doit pouvoir avoir la capacité (et le matériel) de se connecter via Ethernet plutôt que par Wi-Fi uniquement. 

Tout comme pour un service d'assistance informatique sur le lieu de travail, le fait de disposer d'un service d'assistance à distance peut considérablement aider les équipes à distance en cas de problème. En matière de système de tickets de support robuste ou de solution SSO en libre service, inutile de réinventer la roue ! Mieux vaut être attentif et stratégique pour aller loin. 

Procurez-vous les bons outils de collaboration , matériels ou logiciels, qui aideront votre équipe à réussir. Il peut s'agir d'un portable, de matériel de connexion à Internet ou d'une plate-forme puissante de gestion de travail telle que Wrike, qui permet de collaborer partout dans le monde.

Comprendre l'avancement des projets et les tâches de l'équipe

Vous souhaitez connaître les progrès de votre équipe étape par étape ? Suivre la progression des projets et les tâches des équipes sont les principales difficultés du travail à domicile. Vous pouvez certes vous assurer que les objectifs quotidiens et hebdomadaires sont atteints, mais que se passe-t-il si vous manquez d'une vision plus globale ?

Comment résoudre les problèmes de visibilité des projets :
Respectez toujours les délais ! Grâce à un outil de gestion de projet tel que Wrike, vous pouvez créer un tableau de progression en temps réel et un aperçu plus vaste de l'avancement du projet.

Créez un tableau de bord visuel pour garder un œil sur la progression de l'équipe à l'aide de diagrammes de Gantt et de tableaux Kanban. Triez rapidement les tâches en fonction des dates d'échéance et de la progression afin de visualiser ce qui ne va pas.

Aidez votre équipe à se sentir en confiance, à se montrer responsable et à livrer ses projets à temps en lui permettant de personnaliser ses flux de travail et de les partager entre les membres. Minimisez les écarts de communication et éliminez le besoin d'effectuer des contrôles fréquents.

Assurer une collaboration à distance efficace


Bon nombre d'organisations considèrent la collaboration à distance comme étant l'un de leurs plus gros défis, en dépit de l'essor récent du télétravail. En tant que directeur, vous vous demandez sans doute comment lancer une nouvelle campagne produit alors que votre équipe est dispersée...

Le seul fait de travailler sur un document ou un fichier commun peut être difficile lorsque les seules options de collaboration sont le téléphone, la vidéo ou les appels Zoom. La bonne nouvelle est que les équipes peuvent surmonter efficacement cette barrière à l'aide d'un outil de collaboration à distance leur permettant de communiquer efficacement.

Comment résoudre les problèmes de collaboration à distance :
Les équipes à distance ont besoin d'une plate-forme de communication rapide, réactive et flexible. En cela, l'e-mail n'est pas si efficace. L'utilisation de plusieurs outils de communication, d'applications de partage de fichiers et de logiciels peut conduire à un travail désordonné et à une perte d'informations.

Optez pour Slack, Google Docs ou Wrike afin de mieux communiquer à distance tout en gardant vos informations et vos données dans un cloud sécurisé. Identifiez et choisissez les applications fonctionnant avec la plate-forme de gestion du travail de Wrike, qui vous facilitera la tâche. Conservez tous vos actifs et commentaires au même endroit, pour faciliter le travail de l'ensemble des intervenants.

Gérer les différences culturelles


Une équipe dispersée sur tous les continents est très certainement un melting pot de cultures et de langues ! Les attentes en matière de lieu de travail et les normes culturelles peuvent varier considérablement en fonction des pays. La culture de travail au Japon par exemple, préfère les interactions en face à face nécessitant la présence des membres de l'équipe. Aux Etats-Unis, en revanche, des tâches plus discrètes sont confiées aux employés disposant de l'autonomie nécessaire pour les exécuter.

Comment gérer les différences culturelles au travail :
Les responsables doivent définir quelques règles de base pour une collaboration efficace. Comprendre les différents styles de communication peut aider à améliorer nos compétences interpersonnelles, à établir davantage de confiance et à accomplir plus de tâches.

Tandis que certains membres de l'équipe préfèrent parler, d'autres peuvent choisir d'écrire des e-mails ou d'envoyer des messages texte pour communiquer entre eux. 

Risques de sécurité 


Le passage au télétravail ouvre la porte à de potentiels risques de sécurité pour l'organisation, comme les fuites de données, le piratage en ligne ou encore les violations externes. En l'absence de discussions informelles et de pause-café, la communication a lieu 100 % en ligne. En outre, de nombreux télétravailleurs emploient également le même ordinateur portable ou smartphone pour leur usage personnel, ce qui entraîne une exposition involontaire de leurs données.

Comment résoudre les risques de sécurité :
Réduisez la vulnérabilité des flux de travail en stockant toutes les données et fichiers d'entreprise dans une seule et même plate-forme de gestion du travail dans le cloud, et non pas sur un ordinateur ou un disque dur. Nous vous conseillons également d'utiliser des réseaux VPN (virtual private networks) pour vous connecter aux données et fichiers de votre organisation.

Pour préserver la confidentialité de votre entreprise, mettez en place des formations de sécurité en ligne incluant les meilleures pratiques et des rappels sur les pratiques de sécurité importantes : éviter les réseaux Wi-Fi publics, adopter une bonne hygiène des mots de passe et savoir reconnaître le phishing, parmi tant d'autres. En outre, optez pour l'authentification SSO et l'authentification à deux facteurs si elles ne font pas déjà partie de votre suite de sécurité.

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Les défis du télétravail et les solutions pour les employeurs

La transition vers le travail à distance peut poser des défis importants à tous les collaborateurs, des plus aguerris aux plus novices en matière de télétravail. Voici quelques conseils qui vous aideront à relever ces défis. 

Optimiser la productivité 

Lorsqu'ils restent chez eux et qu'il n'y a personne pour regarder au-dessus de leur épaule, les collaborateurs en télétravail peuvent être moins productifs. Une tâche de 30 minutes peut ainsi prendre plus d'une heure si le temps n'est pas suivi. 

Autant de tâches qui peuvent réduire rapidement la productivité de votre équipe et avoir un impact négatif sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Alors, comment optimiser la productivité dans le cadre du télétravail ?


Comment optimiser la productivité :

Le fait de faire plusieurs choses à la fois nuit à la productivité. Mieux vaut planifier vos tâches journalières à l'avance et suivre votre planning de jour en jour, en notant ce que vous n'avez pas eu le temps de faire ou le temps qu'il vous est resté. Créez un tableau de bord de votre travail personnel avec Wrike et restez bien au fait de votre journée, même si vous n'êtes pas au bureau.

Hiérarchisation des tâches et gestion du temps 


Il est difficile de se sentir submergé par le travail à accomplir, de ne pas communiquer assez avec les membres de l'équipe et de devoir se concentrer continûment sur son travail. L'absence de membres de l'équipe ou d'un superviseur peut également réduire la pression nécessaire à aller de l'avant. Travailler seul peut être mauvais pour le moral et faire perdre de vue les objectifs communs entre les membres de l'équipe.

Comment hiérarchiser vos tâches et gérer votre temps :
Hiérarchisez vos tâches quotidiennes à l'aide de calendriers partagés, de diagrammes de Gantt et de tableaux Kanban, de sorte à classer vos tâches selon leur priorité et leur progression. Vous pouvez aussi créer un tableau de bord personnalisé et y épingler vos tâches essentielles. Conduisez votre équipe agile vers la réussite en gérant de manière proactive tous les éléments de votre projet. Découvrez les principes de base de la gestion de projet, les ressources et les meilleures pratiques à adopter dans ce guide essentiel.


Gérer l'isolement et le manque d'interactions humaines

Les personnes sont des êtres sociaux. 21 % des télétravailleurs interrogés par Gallup ont confié se sentir isolés quand ils travaillent seuls. La réduction des interactions humaines peut induire un sentiment de solitude pour ceux qui travaillent seuls devant leur portable, sans possibilité de discuter de temps en temps avec des collègues.

Comment gérer l'isolement :
Faites régulièrement le point avec votre équipe. Allez au-delà des conversations professionnelles et des discussions sur l'avancement des projets. Développez un style de gestion qui aide les travailleurs à distance à s'épanouir, en établissant des relations de haute qualité les uns avec les autres et en favorisant la confiance dans les communications.

Nous conseillons également l'utilisation de messages vidéo enregistrés. Ces derniers peuvent être lus à tout moment et envoient tous les signaux non verbaux et de langage corporel qui favorisent la confiance entre les membres de l'équipe. 


Gérer les interruptions de travail et les distractions

Quand on travaille chez soi, les interruptions de travail sont la première source de perte de productivité. Quelqu'un qui sonne à la porte, le chien qui aboie, le ou la partenaire qui demande de passer à table ou les enfants qui regardent la télévision sont autant de sources de distraction, surtout en plein milieu d'une réunion importante avec un client. Alors, comment faire ?

Comment gérer les interruptions et les distractions :
Personne n'a envie de retarder les objectifs hebdomadaires ou de compromettre la progression de l'équipe. Il est possible de tirer parti des ressources dont nous disposons et de créer un plan de travail simple pour gérer efficacement ces interruptions

L'une des meilleures façons de procéder est d'identifier un endroit calme et sans distraction. Choisissez une pièce que vous utiliserez uniquement pour le travail. Ajoutez une table avec une chaise ergonomique ou un bureau. Maintenant que vous avez résolu les problèmes de distractions du monde réel, attelez-vous aux distractions numériques. Bloquez Twitter, Facebook et Instagram lorsque vous êtes au travail, ou au moins désactivez-en les notifications.

Puisque le télétravail va durer, organisez votre équipe sur le long terme et anticipez tout problème de travail à distance.

Concentrez-vous sur ce qui compte, assurez une collaboration transparente et offrez des solutions de qualité supérieure telles que le Modèle de travail à distance de Wrike.