Der ultimative Ratgeber für erfolgreiche Meetings

 

Ach, Meetings... Kennen Sie dieses Gefühl?

Kennen Sie dieses Gefühl?

Hier eine erschreckende Statistik: 127 % aller Menschen hassen Meetings. Ok, erwischt - das war erfunden. Aber haben Sie je eine Person getroffen, die wirklich gerne in Meetings sitzt? Haben Sie je einen Kollegen gefragt, wie es ihm geht, und daraufhin gehört: „Alles bestens – ich wünschte nur, ich hätte mehr Besprechungen.“? Ich auch nicht.

Tatsache ist, dass Meetings für ein erfolgreiches Unternehmen unentbehrlich sind. Solange man sie richtig handhabt, bieten sie eine produktive Plattform für Zusammenarbeit, kreative Problemlösung und interessante neue Ideen, die Ihr Geschäft voranbringen.

Wie können Sie also Meetings organisieren, bei denen die Teilnehmer nachher sagen „Das war fantastisch!“ – ganz ohne Sarkasmus? Hier finden Sie Ratschläge von Top-Führungskräften, Erkenntnisse führender Psychologen sowie die neuesten Trends und Tools für erfolgreiche Meetings.

Psychologisches Einmaleins für bessere Meetings

  • Man ist, wo man sitzt: Achten Sie beim nächsten Meeting einmal bewusst darauf, wer wo sitzt. Es ist bekannt, dass unsere Wahl eines Sitzplatzes sehr viel über unsere Persönlichkeit und die Gruppendynamik verrät. Lernen Sie also, die Sitzordnung abzuwandeln, um Teambeziehungen und Ergebnisse zu verbessern.
  • Meetings im Stehen können die Gruppe produktiver machen: Erfahren Sie mehr über die psychologischen Gründe, die für das Stehen sprechen. Ohne Tische und Stühle kann Ihre nächste Teambesprechung kooperativer und kreativer werden (ganz zu schweigen von kürzer).
  • Warum Meetings die Produktivität senken: Jeder von uns verfügt über eine begrenzte Menge an kognitiven Ressourcen — und sobald sie aufgebraucht sind, fangen wir an, schlechte Entscheidungen zu treffen. Beachten Sie diese sieben Grundsätze, damit Ihre Mitarbeiter nicht mental erschöpft aus Meetings kommen, sondern motiviert und produktiv.
  • Schluss mit Gruppendenken: Lernen Sie, wie Sie die Gefahren des Gruppendenkens aus Ihren Teambesprechungen verbannen und gleichzeitig produktiv mit unterschiedlichen Sichtweisen umgehen.
  • 4 Ratschläge für introvertierte Menschen, um sich in Meetings Gehör zu verschaffen: Nutzen Sie diese Tipps, um von den vielfältigen Persönlichkeiten und Sichtweisen im Team zu profitieren, darunter originelle Methoden, um auch introvertierte Kollegen in Meetings einzubeziehen.

Innovative Meeting-Ideen

Meeting-Trends, die sich lohnen

  • Verwendung von Dashboards: Gemeinsam genutzte Dashboards in Meetings richten den Fokus auf Leistungskennzahlen und machen Fortschritte messbar. Mit Echtzeit-Dashboards für Projekte sind regelmäßige Statusberichte überflüssig, so dass mehr kostbare Zeit für wichtige Diskussionen und Entscheidungen bleibt. Dieses Whitepaper umreißt fünf Best Practices für einen effektiven Einsatz von Meeting-Dashboards.
  • Einbeziehung von visuellen Hilfsmitteln: Unternehmensberater und Autor Dan Roam sagt, dass die Verwendung von Anschauungsmaterial wie Skizzen, Mindmaps und Modellen in Ihren Meetings neue Bereiche des Gehirns anregt und die Aufmerksamkeit Ihres Teams erhöht. Hier finden Sie acht Tipps, wie Sie anfangen können, visuelle Hilfsmittel in Ihre regelmäßigen Besprechungen einzubeziehen.
  • Fokus auf Aktionspunkte: Machen Sie Ihre Meetings produktiver, indem Sie sich am Ende diese Frage stellen: Wer erledigt was bis wann? Errette Dunn, Produktivitäts-Coach bei Wrike, erklärt in einem kurzen Video, warum dies sein Top-Tipp für Meetings ist.
  • Mobil-freundliche Meetings: Teams arbeiten immer häufiger an verteilten Standorten, und Meetings werden mobil. Selbst wenn Ihr Team normalerweise in einem gemeinsamen Büro arbeitet, können Sie es Mitarbeitern leichter machen, auch von unterwegs mit Skype, GoToMeeting oder anderen virtuellen Meeting-Apps teilzunehmen – ob sie nun in der Bahn sitzen, am Flughafen warten, Kunden besuchen usw.
  • Mehr Spaß!: Diese sieben einfachen Ideen von Entrepreneur geben langweiligen Meetings neuen Schwung.

Tipps für virtuelle Meetings

  • 4 Probleme virtueller Meetings, die Sie lösen können: Möchten Sie solche Meeting-Miesmacher wie oben lieber vermeiden? Dann sollten Sie sich diese schnellen Lösungen und praktischen Tipps für Probleme bei virtuellen Meetings ansehen.
  • 3 Horror-Szenarios virtueller Meetings und wie man sie vermeidet: Teilnehmer, die alle gleichzeitig reden, unbehagliches Schweigen, defekte Projektoren oder PowerPoint-Probleme — reale Meetings haben ihre Tücken. Wenn dann noch diverse Videokameras und Mikrofone hinzukommen, ist das ein Rezept für potenzielle Peinlichkeiten. Mit diesen Ratschlägen können Sie solche Hindernisse elegant umschiffen.

Tools und Checklisten für Ihre Meetings

  • Brauchen wir dieses Meeting? (Entscheidungsbaum-Infografik): Der allerbeste Tipp für Meetings – weniger Meetings! Dieses einfache Flussdiagramm liefert ein klares „Ja“ oder „Nein“ auf die Frage, ob sich die nächste Sitzung wirklich lohnt.
  • Eine Checkliste für die Planung Ihres nächsten Meetings: Diese produktive Meeting-Checkliste von der Harvard Business Review macht die Planung schnell und einfach.
  • Doodle.com: Finden Sie mithilfe dieses benutzerfreundlichen Terminplanungs-Systems einen Sitzungstermin, der allen Teilnehmern passt.
  • Die 5 besten Videokonferenz- und Meeting-Apps für Ihr Team: Wir haben viele verschiedene Tools ausprobiert, um virtuelle Meetings abzuhalten und unsere Arbeit mit Teamkollegen rund um die Welt zu synchronisieren. Hier präsentieren wir fünf unserer beliebtesten Meeting-Apps mit ihren jeweiligen Stärken.
  • Weltzeituhr-Terminplaner: Wenn Ihr Team über mehrere Zeitzonen verteilt ist, wird es oft schwierig, einen Meeting-Termin zu finden, der allen passt. In diesem Terminplaner können Sie bis zu 12 Städte eingeben und günstige Meeting-Zeiten für alle Teilnehmer sehen.
  • So führen Sie wöchentliche Meetings in Wrike: Das Arbeitsmanagement-Tool von Wrike hat viele Verwendungen und bietet z. B. eine unkomplizierte Option, regelmäßige Meetings direkt vom Team-Workspace aus abzuhalten.

Verraten Sie uns Ihre besten Meeting-Tipps

Was funktioniert für Ihr Team? Was hat einige der schlechten Meetings, die Sie erlebt haben, so unerträglich gemacht? Teilen Sie Ihre Ratschläge für die „Dos und Don’ts“ mit anderen Lesern in den Kommentaren unten. Bildnachweis: Meeting-Tisch von mnadi auf Flickr. Einige Rechte vorbehalten. Änderungen vorgenommen.

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