Was sind Projektmanagement-Tools?

Sie fragen sich also, was Projektmanagement-Tools genau sind? Darauf gehen wir gerne ein und freuen uns darüber, dass Sie die Antwort auf diese Frage passenderweise bei einem Anbieter von Projektmanagement-Software zu finden gedenken. Projektmanagement-Tools sind Hilfsmittel, die eine Einzelperson oder ein Team bei der effektiven Organisation ihrer Arbeit und dem Management von Projekten und Aufgaben unterstützen. Der Begriff bezieht sich üblicherweise auf Projektmanagement-Software, die Sie online kaufen oder teils sogar kostenlos nutzen können.

Projektmanagement-Tools im Überblick

Ihrem Namen zum Trotz sind Projektmanagement-Tools aber nicht strikt und exklusiv für Projektmanager gedacht: Sie können auch ganz individuell angepasst werden, dies an die Anforderungen großer wie kleiner Teams mit unterschiedlichen Zielen.

Welche Funktionen bieten Projektmanagement-Tools?

Projektmanagement-Tools verfügen über mehrere Funktionen. Hierzu zählen unter anderem:

• Termin- und Zeitplanung: Mit Projektmanagement-Tools können Sie über ein Tool zentral verschiedenste Tätigkeiten planen, in Aufgaben, Teilaufgaben, Ordner, Vorlagen, Arbeitsabläufen und Kalendern organisieren und delegieren.
• Zusammenarbeit: Nutzen Sie Projektmanagement-Tools als Erweiterung Ihrer digitalen Kommunikationsmittel, um Aufgaben zuzuweisen, Inhalte zu kommentieren, Dashboards zu arrangieren und Prüfungs- und Freigabeabläufe durchzuführen.
• Dokumentation: Dank verschiedenen Funktionen zur Bearbeitung, Versionsverwaltung und Organisation Ihrer Dateien gehen keine Inhalte mehr verloren.
• Evaluierung: Mit Ressourcenverwaltung und Reporting können Sie Produktivität und Wachstum prüfen und analysieren.

Was sind Programm-Management-Tools?

Programm-Management-Tools können Projektmanagement-Tools ähneln, es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede. Bevor wir näher auf diese eingehen, macht es Sinn, Programm-Manager und Projektmanager miteinander zu vergleichen:

• Projekte haben für gewöhnlich fest definierte Anfangs- und Endpunkte und kurzfristige Ziele, die zu konkreten Ergebnissen führen. Faktoren, die sich auf die Durchführbarkeit eines Projekts auswirken, sind Rahmenbedingungen wie Kosten, Ressourcen, Budget und Zeit.
• Programme bestehen aus mehreren miteinander verknüpften Projekten, mit denen insgesamt ein größeres, langfristiges Geschäftsziel erreicht werden soll.
• Programm-Management-Tools werden somit erweiterte Funktionen bieten müssen, die Ihnen einen Überblick über die Projekte insgesamt bieten und aufzeigen, wie diese miteinander verknüpft sind. Hier finden sich unter anderem die folgenden Funktionen: Flexible Arbeitsansichten
• Funktionsübergreifende Ressourcenverwaltung
• Dashboards
• Reporting
• Gantt-Diagramme
• Arbeitszeitlisten

Was also ist ein Projektmanagement-Tool? Ganz kompakt erfasst handelt es sich dabei um Software, die die Organisation von Arbeit und die Zusammenarbeit mit Kollegen bei Projekten vereinfacht.

Zur weiteren Lektüre:

• 5 deutliche Signale dafür, dass Sie ein neues Projektmanagement-Tool brauchen
• 10 Dinge, die eine Projektmanagement-Software für Kreativ-Teams bieten muss

Despite the name, project management tools are not just for project managers. Project management tools can be customized to fit the needs of teams of different sizes and with different goals.

Project management tools can include the following features:

• Planning/scheduling: PM tools allow you to plan and delegate work in one place with tasks, subtasks, folders, templates, workflows, and calendars.
• Collaboration: Email should not be your only form of communication — with project management tools, you can build a better way of working with your team: assign tasks, add comments, organize dashboards, and proof or approve changes.
• Documentation: Avoid missing or outdated files with file management features that allow for editing, versioning, and storing files.
• Evaluation: Track and assess productivity and growth through resource management and reporting.

A program management tool is similar to a project management tool, save for a few key differences. Before we consider the comparisons of project management software and tools, let’s first compare programs and projects.

Projects typically have clear start and end dates, with short-term goals that lead to tangible outcomes or deliverables. Constraints such as cost, resources, budget, and time all factor into a project’s feasibility. Meanwhile, programs are composed of several interconnected projects that, when combined, achieve a long-term business objective. Project managers oversee individual projects, and program managers supervise groups of projects, focusing on a larger goal.

Program management tools need advanced features to track projects at a higher level and see how each project interacts with the other. These tools can include:

• Flexible work views
• Cross-functional resource management
• Dashboards
• Reporting
• Gantt charts
• Timesheets

So, to recap our project management software comparison: Project planning tools help you organize individual projects, while program management tools track several interacting projects that work toward a larger, long-term business goal.

Now that you understand the purpose of project management tools and software, you may be wondering: What is the best project management tool? While there are many solutions on the market, the best project management tool for your organization will depend on a few factors:

• Number of users: How many people will be using the project management platform? 
• Pricing structure: Can you try the tool first? Is there a free option for smaller teams? 
• Key features required: Does the software provide solutions to your pain points?
• Scalability: Can it evolve alongside your project management needs?
• Ease of use: Is the project management app easy to implement? Will people be able to use it?

Answering these questions will help you narrow down your options to find the best project management tool for your business.

Marketing teams juggle lots of different tasks, from approving assets to compiling reports on campaign performance. Implementing project management software that can keep up with their unique needs will help make their jobs much easier.

The best project management tools for marketing teams offer the following features: 

• 360-degree visibility into projects and tasks, so you always have the latest updates
• Dynamic reports, so you can access the information you need quickly
• Real-time proofing and approvals to cut down lengthy review cycles
• Integration with all your favorite tools, from DAM to instant messaging apps

The right project management tool will clear the way for your marketing team, allowing them to focus on creating high-performing campaigns.

Marketing agencies and in-house marketing teams have the same aim: to produce amazing campaigns. However, marketing agencies need tools that can help them manage clients and the tricky process of billing and invoicing. 

Marketing agency project management tools should include the following features:

• Real-time updates, so clients and stakeholders can monitor progress with ease
• Resource management, so you can maximize billable work
• Time tracking for precise invoicing
• Request forms to streamline work intake

Wrike offers all these features and more. Whether you’re an agency or an in-house team, you can unify your marketing processes in a single digital hub where you can streamline communication, share information, and get performance insights at a glance. See for yourself with a two-week free trial.

Check out our video on project management tools below for more information: