Projektmanagement-Guide

Glossar

a

Adaptive Project Framework (APF)

Eine Projektmanagementmethode, die aus der Idee entstand, dass die meisten IT-Projekte nicht mit herkömmlichen Methoden gemanagt werden können. Die Arbeit wird in Phasen aufgeteilt und nach jeder Phase evaluiert.

Agiles Projektmanagement

Eine Projektmanagementmethode, die auf kurzen Arbeitszyklen, rascher Produktion und stetiger Anpassung basiert und Produkte hervorbringt, die dem Kundenwunsch voll entsprechen.

Abhängigkeit

Ein Zustand, bei dem eine Aufgabe oder ein Meilenstein erst dann in Angriff genommen werden kann, wenn eine andere Aufgabe abgeschlossen (oder begonnen) wurde.

Auftaktmeeting

Das erste Meeting im Rahmen eines neuen Projekts, bei dem ein Projektmanager dem Team und den Stakeholdern alle Ziele, Pläne und Erwartungen erläutert.

Aufgabe

Eine einzelne Arbeitseinheit.

b

Baseline

Die ursprünglich für ein Projekt festgelegten Kosten und Zeitvorgaben. Anhand der Baseline lässt sich feststellen, wie weit das Team vom ursprünglichen Plan abgewichen ist. Dies wiederum ermöglicht, die benötigten materiellen und zeitlichen Ressourcen für das nächste Projekt besser einzuschätzen.

Budget

Eine allgemeine Auflistung von geplanten Ausgaben.

Burn-Down-Chart

Ein Diagramm mit X-Y-Achsen, das anzeigt, wie viele Aufgaben erledigt werden müssen (auf der vertikalen Achse) und wie viel Zeit noch bleibt (auf der horizontalen Achse). Diese Diagramme werden in Scrum häufig genutzt.

Beschränkung

Die limitierenden Faktoren eines Projekts, darunter: Kosten, Personal, Zeit, Qualität und potenzieller ROI.

c

Critical-Chain-Projektmanagement (CCPM)

Eine Projektmanagementmethode mit starkem Fokus auf Ressourcen, bei der man zuerst ein Projektzeitplan erstellt und dann die wesentlichen Aufgaben identifiziert.

e

Earned Value Management (EVM)

Eine Möglichkeit, den Projektfortschritt anhand von Umfang, Zeitplan und Kosten zu messen.

Ereignisketten-Diagramm

Eine visuelle Darstellung, die bei der Ereignisketten-Methode häufig zum Einsatz kommt und veranschaulicht, wie Projektereignisse sich gegenseitig beeinflussen.

Ereignisketten-Methode (Event Chain Methodology, ECM)

Eine Projektmanagementmethode, die auf der Idee aufbaut, dass potenzielle Risiken oft außerhalb des Projektumfangs selbst liegen. Es ist wichtig, auf diese Risiken vorbereitet zu sein und einen Plan für den Ernstfall zu haben.

Extreme Programming (XP)

Eine Projektmanagementmethode, die darauf abzielt, die Qualität und Einfachheit von Software zu steigern und das Team beim Reagieren auf Kundenbedürfnisse zu unterstützen. Die Arbeit erfolgt in kurzen Zyklen („Sprints“) mit häufigen Iterationen, außerdem wird ununterbrochen mit den Stakeholdern zusammengearbeitet.

Extreme Project Management (XPM)

Eine Projektmanagementmethode, die es erlaubt, den Projektplan, das Budget und sogar den finalen Liefergegenstand an sich wandelnde Bedürfnisse anzupassen, unabhängig davon, wie weit das Projekt bereits fortgeschritten ist.

g

Geschäftsprozessmodellierung (Business Process Modeling, BPM)

Die Analyse der Geschäftsprozesse eines Unternehmens mit dem Ziel, sie zu verbessern und zu optimieren.

Gantt-Diagramm

Dieses horizontale Balkendiagramm, zu Beginn des 20. Jahrhunderts von Henry Gantt entwickelt, wird von Projektmanagern rund um den Globus zum Visualisieren von Projektzeitplänen eingesetzt. Es umfasst sämtliche Aufgaben, Meilensteine, Fristen, Start- und Enddaten und veranschaulicht Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben.

h

HERMES

Eine weniger verbreitete Projektmanagementmethode, die im Management von Softwareprojekten in der Schweizer Verwaltung zum Einsatz kommt.

i

Istkosten der abgeschlossenen Arbeit (IKAA)

Diese Zahl misst die tatsächlichen Kosten der geleisteten Arbeit im Gegensatz zu dem, was in den Sollkosten der abgeschlossenen Arbeit (SKAA) budgetiert wurde.

Iteration

Eine Variation oder Verbesserung des Originals.

Iterative Entwicklung

Ein Prozess, der nicht durchgehend auf einen einzigen finalen Liefergegenstand ausgerichtet ist (wie bei der Wasserfallmethode), sondern bei dem die Arbeit in eine Reihe von kürzeren Phasen aufgeteilt wird, um das Projekt kontinuierlich voranzutreiben.

k

Kostenüberschreitung

Kosten, die über das Budget hinausgehen.

Kanban

Ein visueller Projektmanagement-Ansatz, bei dem Teams ihre Aufgaben mit physischen Platzhaltern darstellen, etwa mit Haftnotizen auf Whiteboards (bzw. mit entsprechenden Apps). Die Aufgaben werden dann zwischen vorab festgelegten Phasen verschoben, wodurch Fortschritte nachvollziehbar und Hindernisse erkennbar werden.

l

Liefergegenstand

Ein Arbeitsergebnis, das zu einem Termin und in einem Zustand geliefert wird, der von den Stakeholdern vereinbart und in der Projektcharta festgehalten wurde. Ein Liefergegenstand kann ein physisches Produkt, eine Datei oder eine Software sein.

Leistungskennzahl (Key Performance Indicator, KPI)

Messbare Indikatoren des Projektstatus, die vor der Arbeit am Projekt festgelegt werden. Haben wir heute 10.000 Page Views verzeichnet? Diese Woche 50 Verkaufsgespräche geführt? Den Umsatz verdoppelt? Solche Leistungskennzahlen dienen zur Orientierung im Verlauf des Projekts und können helfen, es wieder auf Kurs zu bringen.

Lean

Bei dieser Projektmanagementmethode, auch als „Lean Manufacturing“ oder „schlanke Produktion“ bekannt, stehen vor allem Optimierung und Vermeidung von Verschwendung im Mittelpunkt. Ziel ist es, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen, also mit weniger Personal, Geld und Zeitaufwand einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen.

Lean Six Sigma

Lean Six Sigma ist eine Kombination aus dem minimalistischen Lean-Konzept („keine Verschwendung!“) und dem Streben nach Qualitätsverbesserung von Six Sigma („keine Fehler!“). Die Methode legt den Schwerpunkt auf die Eliminierung von Verschwendung und Fehlern, um Projekte effizienter und kostengünstiger zu machen und die Anforderungen der Kunden präziser zu erfüllen.

m

Methode des kritischen Pfades (Critical Path Method, CPM)

Eine Methode zum Modellieren von Projekten, die alle Aufgaben, geschätzten Zeitaufwände, Abhängigkeiten und finalen Liefergegenstände umfasst. Durch Berücksichtigung dieser Faktoren hilft die Methode des kritischen Pfads beim Planen der optimalen Projektzeitleiste. Diese Methode wurde in den 1950er-Jahren in der Privatwirtschaft entwickelt, während die US-Marine ihre eigene Version namens PERT hervorbrachte.

Management

Das Führen und gezielte Einsetzen von Personen und Ressourcen mit dem Zweck, eine Reihe von festgelegten Zielen zu erreichen.

n

Nutzenrealisierung (Benefits Realization)

Eine Projektmanagementmethode, die darauf ausgerichtet ist, ob ein Liefergegenstand dem Kunden den erwarteten Nutzen bringt. Mit dieser Methode lässt sich sicherstellen, dass ein echter Mehrwert für Kunden und Stakeholder geschaffen wird.

p

Pufferzeit

Die Zeitspanne, die eine Aufgabe potenziell in Anspruch nehmen darf, ohne sich verzögernd auf die Zeitleiste des Projekts auszuwirken. Ein Zeitpuffer (auch „Spielraum“ genannt) dient dazu, die Einhaltung wichtiger Fristen abzusichern. Für gewisse Aufgaben auf dem kritischen Pfad gibt es keine freie Pufferzeit – soll der Zeitplan eingehalten werden, darf man sie nicht verschieben.

PDU (Professional Development Unit)

Eine Fortbildungseinheit. Um die Zertifizierung als Project Management Professional (PMP) aufrechtzuerhalten, müssen Projektmanager laufend Fortbildungen durchlaufen, die in PDUs gemessen werden.

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Ein Statistik-Tool zum Visualisieren eines Projektzeitplans, einer Abfolge von Aufgaben und sogar eines kritischen Pfads mit jenen Aufgaben, die rechtzeitig abgeschlossen werden müssen, um die Einhaltung der Projektfrist zu gewährleisten. Die Methode (auch Ereignis-Knoten-Darstellung genannt) wurde in den 1950er-Jahren von der US-Marine entwickelt, während in der Privatwirtschaft eine eigene Version namens Methode des kritischen Pfads (Critical Path Method, CPM) entstand.

PRINCE2 (Projects In Controlled Environments)

Eine Projektmanagementmethode, die auf einem produktbasierten Planungsansatz beruht und besonders in der britischen Verwaltung häufig eingesetzt wird. Sie gibt den Teams mehr Kontrolle über Ressourcen und ermöglicht ihnen effektives Risikomanagement.

PRiSM (Projects Integrating Sustainable Methods)

Eine Projektmanagementmethode, die darauf abzielt, Projekte abzuschließen und gleichzeitig die negativen ökologischen und sozialen Auswirkungen eines Unternehmens einzudämmen. Es handelt sich also um bewusst umweltfreundliches Projektmanagement.

Prozessbasiertes Projektmanagement

Eine Projektmanagementmethode, bei der alle Projektziele auf die übergeordneten Ziele und Werte des Unternehmens abgestimmt werden.

Projektmanagement

Das Verwalten aller Aspekte eines Projekts, vom Team über die Aufgaben bis hin zu den Tools.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

In diesem Buch, das vom Project Management Institute herausgegeben wird, werden etablierte Begriffe und Richtlinien für das Projektmanagement aufgelistet.

Projektmanagementexperte (Project Management Professional, PMP)

Eine zertifizierte Fachkraft im Bereich Projektmanagement. Die Zertifizierung wird vom Project Management Institute angeboten.

Projektmanager

Die Fachkraft, die mit der Planung und Umsetzung eines Projekts sowie der Leitung eines Projektteams betraut ist.

Projektplan

Ein formelles Dokument, in dem die Einzelheiten eines Projekts festgelegt sind, darunter Umfang, Ziele, Budget und Erfolgskriterien. Der Projektplan muss genehmigt werden, bevor die Arbeit am Projekt beginnen kann.

Projektportfolio

Eine Auswahl der besten Projekte eines Unternehmens und ein wiederholbarer Prozess.

Projektportfoliomanagement (PPM)

Eine Methode, mit der Unternehmen sicherstellen können, dass alle ihre Projekte im Einklang mit ihren übergeordneten Geschäftszielen stehen.

Projektteam

Die Personengruppe, die unter der Leitung eines Projektmanagers an der Umsetzung eines Projektplans arbeitet.

Projektstrukturplan (PSP)

Eine hierarchische Baumstruktur, die ein Projekt in kleinere Liefergegenstände gliedert.

r

RASCI-Matrix

Ein Tool, das in der Initialisierungsphase eines Projekts zum Einsatz kommt und folgende Rollen festlegt: Responsible (für die Durchführung verantwortliche Personen), Accountable (im rechtlichen oder kaufmännischen Sinne verantwortliche Person), Sign-off (für Freigaben zuständige Personen), Consulted (zur Einholung relevanter Informationen befragte Personen) und Informed (über den Fortschritt zu informierende Personen). Auch unter verschiedenen anderen Namen wie Responsibility Assignment Matrix (RAM), Linear Responsibility Chart (LRC), ARCI-Matrix oder RACI-Matrix bekannt.

Ressourcen

Alles, was zum Erledigen einer Aufgabe benötigt wird, darunter Personen, Tools, finanzielle Mittel, Zeit und Räumlichkeiten.

Risikomanagement

Der Prozess, der zur Planung und Minimierung von projektgefährdenden Risiken eingesetzt wird.

Risikoregister

Ein Dokument zur Analyse verschiedener Projektrisiken und Planung von angemessenen Reaktionen für den Fall, dass Risiken eintreten.

s

Sollkosten der abgeschlossenen Arbeit (SKAA)

Misst die budgetierten Kosten tatsächlich abgeschlossener Arbeit. Nicht zu verwechseln mit den Sollkosten der berechneten Arbeit.

Sollkosten der berechneten Arbeit (SKBA)

Das genehmigte Budget, das für die Fertigstellung eines Projektliefergegenstands (oder PSP) innerhalb einer bestimmten Zeitspanne zugewiesen wurde.

Schleichender Umfangszuwachs (Scope Creep)

Dieser Begriff bezieht sich darauf, dass sich der Umfang eines Projekts im Lauf der Zeit ändern und weit über das zu Beginn festgelegte Maß hinauswachsen kann. In solchen Fällen besteht das Risiko, dass das Budget gesprengt oder Fristen versäumt werden. Aktualisieren Sie Ihr Budget, Ihren Zeitplan und Ihre Ressourcen mit jeder Änderung an Ihrem Projekt, um einen überraschend auftretenden Umfangszuwachs zu vermeiden.

Scrum

Eine Projektmanagementmethode, bei der ein kleines Team unter Leitung eines Scrum Masters arbeitet. Hauptaufgabe des Scrum Masters ist es, sämtliche Hürden zu beseitigen, die einer effizienten Arbeit im Weg stehen. Die Arbeit wird in kurzen, „Sprints“ genannten Zyklen organisiert. Außerdem trifft das Team täglich zusammen, um zu besprechen, welche Aufgaben anstehen und welche Hindernisse ausgeräumt werden müssen.

Six Sigma

Eine statistikbasierte Methode mit dem Ziel, die Qualität eines Prozesses zu verbessern, indem die vorhandenen Fehler eruiert und nach Möglichkeit eliminiert werden.

Stakeholder

Personen, die ein Interesse an der Umsetzung des Projekts haben oder von ihm betroffen sind: Vorgesetzte, Kunden, das Team, Investoren usw.

u

Umfang

Projektmanager verstehen unter dem Umfang alle Informationen, die ein Projekt und seine Parameter definieren: Wie finanzieren wir das Projekt? Was sind unsere Meilensteine? Wie definieren wir Erfolg? Die Dokumentation des Projektumfangs sollte unbedingt Teil der Planung sein. In der Umsetzungsphase liegt die Herausforderung darin, ihn zu kontrollieren.

v

Veränderungsmanagement

Ein Managementbereich, der sich mit Veränderungen innerhalb eines Unternehmens befasst. Ziel ist es, Veränderungen effizient zu managen, um die negativen Auswirkungen auf die Infrastruktur oder das Budget möglichst gering zu halten. Auch „Change Management“ genannt.

w

Wasserfallmethode

Vermutlich die älteste aller Projektmanagementmethoden. Der Wasserfallansatz ist eine lange, verkettete Abfolge von Aufgaben, die nacheinander abgearbeitet werden müssen, um den finalen Liefergegenstand zu produzieren.

What-if-Szenarioanalyse (What-If Scenario Analysis, WISA)

What-if-Szenarioanalysen (auch Was-wäre-wenn-Analysen genannt) antizipieren viele verschiedene Projektszenarios und schaffen Lösungen, bevor sie eintreten. Mögliche Szenarios sind verspätete Liefergegenstände, Budgetüberschreitungen oder eine veränderte Verfügbarkeit von Ressourcen. Die Vorbereitung auf solche potenziellen Situationen ermöglicht eine hohe Reaktionsbereitschaft.

z

Zuweisung

Das Zuweisen von verfügbaren Ressourcen.

Ziel

Eine Zielsetzung oder ein Meilenstein, die bzw. der von einer Einzelperson oder einer Organisation vorgegeben wird.

Zielsetzung

Das Vorgeben von spezifischen, messbaren und termingebundenen Zielen.

Zeitleiste

Eine grafische Darstellung einer Abfolge von Ereignissen.