Projektmanagement-Guide
FAQ
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Was ist ein Projektmanagementsystem?

  1. Für das Wort „System“ gibt es zwei verschiedene Definitionen: 1. Eine Reihe von Grundsätzen und Verfahren, die beschreiben, wie etwas funktioniert oder abläuft.
  2. 2. Eine Reihe von Einzelteilen, die ein komplexes Ganzes bilden.

Je nachdem, welche Definition wir wählen, kann ein Projektmanagementsystem zwei unterschiedliche Bedeutungen haben.

Die erste Definition verweist auf das komplette System von Grundsätzen und Verfahren für die Durchführung eines Projekts. Sie deckt das gesamte Projektmanagement und seine Schnittpunkte mit dem restlichen Unternehmen ab.

Das Projektmanagementsystem lässt sich in die folgenden sechs Subsysteme aufteilen:

  • Unternehmen: Hierbei werden die Mitglieder des Projektteams in Berichtshierarchien eingeordnet. Viele Unternehmen haben eine Matrixstruktur, bei der Projektmitglieder an einen Funktionsleiter sowie einen Projektleiter berichten. Dieses Subsystem regelt die Unternehmensstruktur und die Einordnung der Beteiligten in diese Struktur.
  • Projektplanung: In diesem Subsystem geht es um die Planung von Projekten, Programmen und Portfolios.
  • Projektsteuerung: Dieses Subsystem umfasst alle Prozesse und Verfahren zur Steuerung der Projektabwicklung.
  • Projektmanagement-Informationen: Die Grundsätze und Verfahren der Informationsverwaltung sind in diesem Subsystem erfasst. Dies kann alles von Kommunikationsplänen bis zu Wissensdatenbanken enthalten.
  • Techniken und Methoden: Dieses Subsystem umfasst alle betriebswissenschaftlichen Methoden, die beim Projektmanagement zur Anwendung kommen. Einige Beispiele sind die Methode des kritischen Pfades (auch CPM, Critical Path Method, genannt), die PERT-Methode (Program Evaluation Review Technique) und die Monte-Carlo-Simulation.
  • Kulturelles Umfeld: Dieses Subsystem beinhaltet die Kultur des Unternehmens in Bezug auf das Projektmanagement. Dazu gehört, wie das Projektmanagement innerhalb des Unternehmens verstanden und umgesetzt wird. Zum Beispiel: Verstehen und unterstützen Mitarbeiter des Funktionsbereichs, die nicht direkt an Projekten beteiligt sind, das Projektmanagement? Wissen sie überhaupt von den Projekten, die in ihrem Unternehmen stattfinden und sie betreffen?

Die zweite Definition bezieht sich generell auf Technologien oder Software für das Projektmanagement. In Fachliteratur zu Projektmanagementsystemen ist meistens diese Art von System gemeint, d. h. die Anwendungen und Tools zur Planung, Organisation und Verwaltung eines komplexen Projekts. Dazu gehören allgemeine Anwendungen wie Tabellen und E-Mail, aber auch spezifische Projektmanagement-Programme wie Wrike. Es gibt Projektmanagement-Technologie für viele Aspekte des Projekts, darunter folgende:

  • Erstellen von Schätzungen für Aktivitäten
  • Erstellen, Aktualisieren und Veröffentlichen von Zeitplänen
  • Verfolgen von Kosten und Budgets
  • Ressourcenzuweisung
  • Erfassen und Steuern von Risiken
  • Steuern von Projektveränderungen
  • Teilen von Projektinformationen und Updates

Zur weiteren Lektüre:


Types of project management systems

The project management system can be broken down into the following six subsystems:

  1. Facilitative organizational
    This is used to organize project team members into reporting hierarchies. In many organizations, there is a matrix structure where project members report to a functional head as well as a project head. This subsystem deals with creating the organizational structure and placing people within it.
  2. Project planning
    This subsystem deals with the planning of projects, programs, and portfolios.
  3. Project control
    This subsystem includes all the processes and procedures for controlling project execution.
  4. Project management information
    The principles and procedures for managing information all fall under this subsystem. This can include everything from communication plans to knowledge databases.
  5. Techniques and methodology
    This subsystem consists of all the management science techniques used in project management. Some examples include CPM (critical path modeling), PERT (program evaluation and review technique), and Monte Carlo simulation.
  6. Cultural ambiance
    This subsystem includes the organization’s culture around project management. It relates to how project management is viewed and carried out within the company. For example, do functional employees who are not directly involved with projects understand and support project management? Are they even aware of projects occurring within the organization that affect them?

Project management systems as software

The second meaning generally refers to project management technology or software. Most literature referencing project management systems discusses this type of system. It incorporates the applications and tools used to plan, organize, and manage complex projects. These can include general software applications such as spreadsheets and email applications. The technology may also include specific project management applications such as Wrike.

Project management system software uses

Project management technology can be used for many aspects of the project, including the following:

  • Creating estimates for activities
  • Creating, updating, and reporting schedules
  • Tracking costs and budgets
  • Allocating resources
  • Recording and managing risks
  • Controlling project changes
  • Sharing project information and updates

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Further Reading: