Projektmanagement-Guide

Tools und Techniken des agilen Projektmanagements

Typische Probleme bei der Anwendung der agilen Projektentwicklung

Die agile Projektentwicklung bringt viele Vorteile mit sich, doch der Umstieg auf eine neue Projektmanagement-Methode kann auch eine Herausforderung darstellen. Der State of Agile 2019 Report sieht für Unternehmen bei der Einführung der agilen Methode am häufigsten diese Probleme:

  1. Die Unternehmens- ist nicht mit der agilen Wertekultur vereinbar.
  2. Im Unternehmen gibt es allgemein Widerstand gegen Veränderungen.
  3. Unterstützung und Förderung seitens des Managements sind nicht ausreichend.
  4. Es mangelt an Kompetenz/Erfahrung im Einsatz agiler Methoden. 
  5. Die Teams setzen auf unterschiedliche Prozesse und Verfahren. 
  6. Schulung und Ausbildung sind unzureichend.
  7. Kunde, Unternehmen oder Produktverantwortliche sind nicht konsequent genug verfügbar.
  8. Klassische Projektmethoden sind zu fest im Unternehmen verankert.
  9. Daten und Kennzahlen sind stark fragmentiert und vermitteln kein vollständiges Bild.
  10. Es mangelt an Zusammenarbeit und Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern. 

Viele der Schwierigkeiten, die bei der Einführung agiler Arbeitsweisen in Unternehmen auftreten, zeigen sich auch bei anderen weitreichenden organisatorischen Veränderungen. Sie sind also oft nicht unbedingt speziell auf die agile Methode zurückzuführen, sondern eher auf unzureichendes Veränderungsmanagement im Unternehmen generell. 

Bei der Einführung des agilen Projektmanagements müssen somit nicht nur einheitliche Richtlinien festgelegt, sondern auch Best Practices für das Veränderungsmanagement beachtet werden. Auf diese gehen wir im nächsten Abschnitt ein. 

Veränderungsmanagementtipps für die Implementierung von Agile in einer Wasserfallumgebung

Bei der Einführung der agilen Methode in einer Wasserfallumgebung kann das Veränderungsmanagement Zünglein an der Waage für Erfolg oder Misserfolg sein. 

Einer Umfrage im Rahmen des State of Agile 2019 Report entstammen die folgenden fünf Tipps für die Einführung der agilen Methode in Unternehmen:

  1. Nominieren Sie interne Agile-Coaches, die anderen helfen, die agile Methode zu erlernen und anzuwenden. 
  2. Versichern Sie sich, dass die Führungsebene die Anwendung des agilen Projektmanagements umfassend unterstützt. 
  3. Führen Sie unternehmensweite Schulungsprogramme für alle Mitarbeiter ein, die an agilen Projekten mitwirken oder Stakeholder dieser Projekte sind.
  4. Sorgen Sie dafür, dass alle agilen Teams einheitliche Verfahren und Prozesse einsetzen.
  5. Statten Sie alle Teams mit den gleichen Tools aus. 

Wie alle Initiativen für Veränderungsmanagement bedarf auch die Einführung einer agilen Arbeitsweise Richtlinien und Struktur. Bevor Sie also die agile Methode implementieren können, muss etwa die Führungsebene diese im Verbund mit ihrer eigenen Vision gegenüber den Mitarbeitern unterstreichen. Dazu gehört etwa, die Vorteile der agilen Methode gegenüber dem Wasserfallmodell hervorzuheben und darzulegen, inwiefern Mitarbeiter und Unternehmen davon profitieren werden. 

Ganz entscheidend auch die Kommunikation. Vor, während und nach der Umsetzung jeder großen Veränderung sollte das Management-Team stets erklären, welche Veränderungen wann und warum erfolgen und was sie für Mitarbeiter bedeuten. Es muss jedoch ebenso darauf hingewiesen werden, was gleich bleiben wird

Wenn ein Unternehmen zum Beispiel je nach Projekt und Kunden- bzw. Geschäftsanforderungen sowohl die Wasserfallmethode als auch agile Arbeitsweisen einsetzen möchte, muss jeder verstehen, welche Methode wann anzuwenden ist. 

Die nachdrückliche Unterstützung des Managements kann erfolgreiche Veränderungen begünstigen, es müssen aber auch alle Mitarbeiter, die von der Einführung betroffen sind, Schulungen und Coaching erhalten. Wenn Sie Fachexperten damit beauftragen, Ihre Teams bei der richtigen Anwendung der agilen Methode zu unterstützen, wird sich dies langfristig förderlich auswirken. Zudem helfen Sie so, im gesamten Unternehmen die gleichen Prozesse und Verfahren zu etablieren.

Was tun, wenn die Wasserfallmethode zu stark verankert und die Unternehmenskultur nicht gut mit agilen Prinzipien vereinbar ist? In diesem Fall können sich allgemeine Widerstände gegen die Veränderung auftun, die nicht einfach zu überwinden sind. Dann kann es nötig sein, eine strikte Durchsetzung agiler Verfahren einzufordern. 

Darüber hinaus wollen Projektdaten und -kennzahlen erfasst werden. Wenn Sie anhand von Vergleichsstatistiken zur agilen Methode und zum Wasserfallmodell belegen können, dass erstere zu besseren Projektergebnissen führt, lassen sich zaghafte Stakeholder eher überzeugen. 

Die 5 besten Bücher zum Thema Agile

Die agile Methode wird immer beliebter, und im Zuge dieser wachsenden Popularität sind inzwischen diverse Fachpublikationen erschienen. Allein auf Amazon finden sich derzeit gut 3.000 Bücher zum Thema. 

Passend hierzu nun eine Auswahl:

  1. Agile Project Management QuickStart Guide: A Simplified Beginners Guide To Agile Project Management

Der „Agile Project Management QuickStart Guide“ ist einer der besten Titel für absolute Neueinsteiger. Er bietet einen hervorragenden Überblick darüber, was die agile Methode ist, wie sie eingesetzt wird, wie man das beste Rahmenwerk für ein Projekt auswählt und vieles mehr. Enthalten sind zudem kostenlose Leitfäden, Checklisten und thematische Kurzübersichten, die Ihnen bei Planung und Umsetzung Ihres ersten agilen Projekts helfen.

  1. Agile Methoden von Kopf bis Fuß

„Agile Methoden von Kopf bis Fuß“ ist ein kompletter Leitfaden zur agilen Methode. Vollständig behandelt werden dabei unter anderem die beliebtesten agilen Rahmenwerke wie Scrum, XP, Lean und Kanban. Das Buch deckt alle Prüfungsthemen zur Examinierung als

PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP®) ab. Ein weiteres Hauptargument für diese Publikation ist ihr einzigartiges Format, denn „Agile Methoden von Kopf bis Fuß“ ist nicht überwiegend textlastig. Stattdessen nutzt es dezidiert multisensorische und kognitive Lerntheorie zur Vermittlung der Konzepte. 

  1. Scrum: a Breathtakingly Brief and Agile Introduction

Kurz und bündig: ein Handbuch im Taschenformat, das Sie überall hin mitnehmen können, um etwas nachzuschlagen. „Scrum: a Breathtakingly Brief and Agile Introduction“ macht Sie in weniger als einer Stunde mit dem Scrum-Rahmenwerk vertraut. Sollten Sie gerade ohne große Kenntnis agiler Methoden einem Scrum-Projekt zugeteilt worden sein, kann Ihnen dieses Buch helfen, in sichere Fahrwasser zu kommen. 

  1. Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time

„Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time“ gilt als eines der führenden Bücher zu Scrum, wurde es doch auch von einem seiner Begründer geschrieben. Es legt die Vorteile von Scrum und seine Anwendung prägnant dar. Insgesamt liefert es ausführlichere Informationen über Scrum als viele Bücher für Anfänger und bietet sowohl einen Überblick als auch einen Leitfaden für die Anwendung. 

  1. Coaching Agile Teams: A Companion for ScrumMasters, Agile Coaches, and Project Managers in Transition

Die meisten Bücher über die agile Methode konzentrieren sich vor allem auf die Einführung in das Thema. Dieser Titel hingegen befasst sich mit dem Coaching anderer. Er behandelt alle wichtigen Rollen im agilen Coaching vom Lehrer und Mentor über den Problemlöser bis hin zum Konfliktbewältiger und Performance Coach. Falls Sie nach Inhalten suchen, die Ihnen beim Aufbau eines selbstorganisierten, leistungsstarken Teams helfen, könnte dieses Buch genau das richtige für Sie sein. 

Zwar sind die meisten anerkannten agilen Zertifizierungsprogramme (wie etwa die bereits erwähnte PMI-ACP-Zertifizierung) mit Kosten verbunden, doch gibt es auch zwei derzeit kostenlose Möglichkeiten. 

  1. Scrum Fundamentals Certified von Scrumstudy

Dieser Kurs eignet sich für jeden, der mehr über die Grundlagen von Scrum erfahren möchte. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Multiple-Choice-Tests mit 40 Fragen erhalten Sie eine kostenlose Scrum-Zertifizierung. 

  1. Agile Scrum Training von Master of Project Academy

Dieser kostenlose Online-Kurs bietet einen kurzen Überblick über die agile Methode und Scrum. Am Ende des 30-minütigen Kurses erhalten Sie ein digitales Zertifikat als Bestätigung, dass Sie den Kurs absolviert haben. 

Weitere Optionen:

edX bietet eine Reihe kostenloser Kurse zur agilen Methode an, so etwa zu den agilen Führungsprinzipien. Der Kurs als solcher wird kostenlos angeboten, ein vom Dozenten unterzeichnetes Zertifikat mit dem Logo des Instituts zur Bestätigung der Kursteilnahme jedoch nur gegen Bezahlung. 

Ähnlich wie edX gibt es auch bei Udemy eine Reihe kostenloser Kurse zur agilen Methode, beispielsweise Basics of Scrum, Agile and Project Delivery, ein Zertifikat ist bei diesem jedoch nicht Bestandteil. 

Das Scrum Training Institute vergibt jedes Quartal kostenlos je eine Scrum-Zertifizierung. Dabei handelt es sich um eine der besten Scrum-Zertifizierungen überhaupt, die für gewöhnlich allerdings mit über 1.000 US-Dollar zu Buche schlägt. 

Falls Sie auf der Suche nach einer agilen Zertifizierung für Anfänger sind, bietet die International Scrum Assembly kostenlose Online-Schulungen. Sie helfen zwar bei der Vorbereitung auf verschiedene Scrum- oder agile Zertifizierungen, für die Zertifikate selbst ist jedoch eine Gebühr zu entrichten.

Führende Unternehmen, die agil arbeiten

Immer mehr Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen und verschiedenster Branchen setzen auf die agile Arbeitsweise. Am häufigsten treffen wir nach wie vor im Technologiesektor auf sie, doch auch Finanzdienstleister, Professional Services, Versicherungen, der öffentliche Sektor und viele andere Bereiche nutzen sie mittlerweile. 

Einige der bekanntesten Unternehmen, die mit agilen Methoden arbeiten:

  • Amazon – Eine Art von agiler Methode kam bei Amazon bereits 1999 zum Einsatz, die eigentliche, umfassende Einführung von Scrum erfolgte dann zwischen 2004 und 2009. Das Unternehmen gilt heute eines der bekanntesten Beispiele für agiles Projektmanagement.
  • Cisco – Cisco führte die agile Methodik 2015 ein. Man wollte dadurch Fehler reduzieren, Überstunden senken und die Lieferzeiten von Produkten verbessern. 
  • Google – Als ein weiteres führendes Unternehmen nutzt auch Google Scrum, um eine Vielzahl seiner Anwendungen wie Gmail, Google Maps und Google Kalender mit häufigen Iterationen effizient zu testen und zu aktualisieren. 
  • Lego – Mit Einführung der agilen Methode 2015 suchte Lego, Kommunikation, Präzision und Produktivität zu verbessern. Im Ergebnis steigerte es seine Prognosegenauigkeit und Effizienz und senkte seinen Verwaltungsaufwand.
  • Netflix – An Netflix zeigt sich hervorragend, wie ein Unternehmen mit agilem Projektmanagement kontinuierlich innovieren und seine Stellung als Marktführer behaupten kann. Netflix arbeitet agil, um allen seinen Zielgruppen dauerhaft schnell für sie relevante Inhalte bieten zu können. 
  • Microsoft – Microsoft nutzt die agile Methode für kleinere wie auch für unternehmensweite Projekte gleichermaßen. Man begann zunächst mit einem agilen Modell in kleinem Maßstab und skalierte dies dann sukzessive für größere Projekte und Lösungen. 
  • Spotify – Spotify führte agile Verfahren zur Software-Entwicklung ein, um mit Schwergewichten wie Apple, Google oder Amazon konkurrieren zu können. 

Wie findet man das beste agile Projektmanagement-Tool?

Agile Projektmanagement-Tools sind Werkzeuge und Instrumente, die zur Planung und Durchführung eines agilen Projekts eingesetzt werden. Grundlegend könnte man zum Beispiel auch Whiteboards und Haftnotizen als agile Tools betrachten. Der Hauptunterschied zwischen agilen und anderen Projektmanagement-Tools besteht in ihrer speziellen Anpassung für agile Rahmenwerke wie Kanban und Scrum. 

Agile Tools fußen also ganz besonders auf Best Practices für das agile Projektmanagement. Bei einem Scrum-Rahmenwerk sollten Sie sich zum Beispiel unbedingt für eine agile Projektmanagement-Software entscheiden, mit der Sie Scrum-Boards erstellen, aktualisieren und teilen können. 

Zweckmäßig agile Software hilft Ihrem Team zudem, die Leitsätze und Prinzipien der agilen Methode umzusetzen. Sie sollte also zur Verbesserung der Transparenz, Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern beitragen. Darüber hinaus sollte Ihre agile Software so flexibel sein, dass Sie die Anforderungen Ihres Projekts bei Bedarf einfach ändern können. 

Bei der Evaluierung agiler Tools sollten Sie zum Beispiel darauf achten, ob Sie mit der Software effizient neue Aufgaben hinzufügen, Ressourcen ändern oder ein laufendes Projekt um einen neuen Sprint erweitern können. 

Bedenken Sie auch, dass jedes Projektmanagement-Tool – ob agil oder nicht – Best Practices bei der Projektplanung unterstützen sollte: Es muss Ihnen helfen, die Projektstruktur zu erstellen und zu verwalten, Änderungen festzuhalten, Fortschritte zu verfolgen, Trends anzuzeigen und Einblick in die Performance Ihrer Projekte zu gewinnen.

Wenn Sie evaluieren, welche agilen Projektmanagement-Tools am besten zu Ihrem Team oder Ihrem Unternehmen passen, berücksichtigen Sie auch die folgenden Aspekte:

  1. Wie viele Projekte müssen Ihre Tools auf einmal bewältigen?
  2. Wie viele Personen müssen die Tools gleichzeitig verwenden?
  3. Managen Sie sowohl agile als auch nicht agile Projekte? Benötigen Sie ein Tool, das mit beiden Ansätzen zurechtkommt?
  4. Gehen Sie davon aus, dass Ihr Unternehmen in den nächsten zwei bis fünf Jahren wachsen wird? Die besten Scrum-Tools sollten mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. 
  5. Wie benutzerfreundlich ist das Tool? Wie hoch ist die durchschnittliche Benutzerzufriedenheit mit den Tools, die Sie in Erwägung ziehen? 
  6. Wie werden Nutzer auf das Tool zugreifen? Benötigen Sie ein Scrum-Tool, das von mehreren Standorten oder von mobilen Geräten aus aufgerufen werden kann? 
  7. Mit welchen anderen Tools oder Systemen müssen Ihre neuen Tools integriert werden? Falls Sie eine Software für ERP (Enterprise Resource Planning) haben, die mit Ihren Scrum-Tools integriert werden muss, ist es wichtig, dass Sie vor dem Kauf die Kompatibilität überprüfen.

Die Aufstellung Ihres ersten agilen Arbeitsflusses & Projektplans

Haben Sie Ihre agilen Projektmanagement-Tools ausgewählt, können Sie beginnen, Ihren ersten agilen Arbeitsablauf und Projektplan zu erstellen.

Oft ist es am einfachsten, den Projektplan zuerst zu erstellen, da er hilft, die nötigen Arbeitsabläufe und Phasen Ihres Projekts zu bestimmen. 

Der Projektplan hat bei der agilen Methode in vielerlei Hinsicht eine ähnliche Funktion wie in klassischen Projektmanagement-Szenarien. Sie beginnen mit einem Vorplanungsschritt, bei dem die Projektvision definiert und dokumentiert wird. Auch geschäftliche und technische Anforderungen werden, soweit bereits bekannt, an dieser Stelle festgehalten. 

In dieser Phase der grundlegenden Projektplanung werden auch die Mitglieder des Projektteams zugewiesen. Darüber hinaus sollten grobe Schätzungen für Budget, Dauer und Projektumfang erstellt und dokumentiert werden. Dann legen Sie mit Ihrem Projektteam fest, wie viele Sprints oder Iterationen für das Projekt erforderlich sind, wie lange jeder Sprint dauern und mit welchem Ergebnis er abschließen soll. 

Erst nach dieser groben Planung kommt es bei der weiteren Ausarbeitung zu signifikanten Unterschieden zwischen klassischer und agiler Methodik. Nun planen Sie nämlich für ein agiles Projekt nur den ersten Sprint im Detail und nicht das gesamte Projekt. Im Rahmen der agilen Methode werden erst nach dem Abschluss jedes Sprints die Details des nächsten geplant. Dieser iterative Prozess ermöglicht es Ihrem Projektteam, den Plan für jeden Sprint anhand der Ergebnisse der vorherigen anzupassen.

Die Sprint-Details Ihres Plans sollten Sie in Ihrem agilen Projektmanagement-Tool festhalten. Falls Ihre Software Vorlagen enthält, können Sie eventuell ein bestehendes agiles Schema oder einen agilen Musterplan für die Erstellung Ihres neuen Projektplans verwenden. 

Eine mögliche Vorlage wäre etwa das folgende Beispiel für einen agilen Projektplan:

Nach Abschluss Ihres Projektplans ist es an der Zeit, passende Projektmanagement-Arbeitsabläufe in Ihrer neuen agilen Projekt-Software einzurichten. Wenn Sie zum Beispiel das Scrum-Rahmenwerk einsetzen, müssen Sie jetzt Ihren Scrum-Arbeitsablauf erstellen.

Arbeitsabläufe sorgen dafür, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Aufgaben und Tätigkeiten erledigen und dass diese korrekt abgeschlossen und erfasst werden. Da agile Best Practices einen iterativen und schrittweisen Arbeitsansatz vorschreiben, müssen Ihre Arbeitsabläufe ein zyklisches Vorgehen unterstützen. 

Bei einem standardmäßigen Arbeitsablauf wird oft davon ausgegangen, dass eine Aufgabe zuerst „In Arbeit“, dann „Im Freigabe-Prozess“ und anschließend „Erledigt“ ist. Bei der agilen Projektplanung müssen Aufgaben allerdings unter Umständen mehrere Male zwischen den Phasen „In Arbeit“ und „Im Freigabe-Prozess“ verschoben werden, bevor sie als „Erledigt“ gelten können. Es ist sehr wichtig, dass Ihre Software damit umgehen und Fortschritte trotzdem übersichtlich darstellen kann. 

Hier ein Beispiel für einen agilen Arbeitsablauf:

Sobald Sie die Arbeitsabläufe erstellt haben, können Sie sie gemeinsam mit einem Projekt-Dashboard verwenden, um den Gesamtfortschritt Ihres Projekts im Auge zu behalten. 

Mehr als nur eine Methodik: Wie man eine agile Arbeitsumgebung erschafft

Wie bereits im ersten Abschnitt erwähnt, sind zwei der häufigsten Probleme bei der Einführung einer agilen Methode darauf zurückzuführen, dass die Kultur eines Unternehmens nicht mit den agilen Werten vereinbar ist und/oder im gesamten Unternehmen allgemein Widerstände gegen Veränderungen bestehen.

Der agile Ansatz sollte also nicht nur als Projektmethode verstanden werden, sondern als ganzheitlicher Ansatz für Projekte. Somit wird klar: Die agile Arbeitsweise wirkt sich nicht nur auf die Projektbeteiligten selbst aus, sondern auf das Unternehmen insgesamt. Für eine erfolgreiche Anwendung des agilen Ansatzes muss das gesamte betriebliche Umfeld die agilen Leitsätze und Prinzipien unterstützen. 

Jede agile Umgebung muss somit ganzheitlich auf die folgenden Leitsätze eingestellt sein:

  1. Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Tools
    Für das Unternehmen müssen Menschen wichtiger sein als Standardprozesse, und das Unternehmen muss bereit sein, sich an neue Anforderungen anzupassen. 
  2. Funktionsfähige Software ist wichtiger als umfassende Dokumentation
    Der Schwerpunkt muss darauf liegen, funktionsfähige Projektergebnisse zu liefern. Stakeholder, so auch Führungskräfte, müssen dafür eintreten, dass unnötige Dokumentationsschritte abgeschafft und bürokratische Anforderungen reduziert werden, damit die Teams mehr Zeit für die Arbeit an den Projektergebnissen aufwenden können. 
  3. Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlung
    Der Kunde muss als Teamkollege gesehen werden. Umso wichtiger also, ein offenes Verhältnis mit lückenloser Kommunikation mit ihm aufzubauen. Man muss bereit sein, Änderungen vorzunehmen, um den Kunden zufriedenzustellen, auch wenn dies eine Anpassung des abgeschlossenen Vertrags erfordert. 
  4. Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als die Befolgung eines Plans
    In einem agilen Umfeld muss eine große Bereitschaft zu Flexibilität und schneller Anpassung an Veränderungen vorherrschen. Wenn sich zum Beispiel die Technologie mitten in einem Projekt ändert und deshalb der Projektumfang angepasst werden muss, berücksichtigt dies ein agiles Team im nächsten Sprint. In einem klassischen Umfeld wird eine derartige Anpassung unter Umständen abgelehnt. 

Im Kern geht es darum, dass in einem agilen Arbeitsumfeld Veränderungen, Innovationen und Prozessverbesserungen zu akzeptieren und zu fördern sind. Ein solches Umfeld versteht die verschiedenen agilen Rahmenwerke und unterstützt wichtige agile Verfahren wie die Planung in Sprints und enge Zusammenarbeit. Besonderer Fokus liegt auch darauf, die Teammitglieder zu unterstützen. Ein solcher Arbeitgeber hält engagierte Mitarbeiter und Kunden mit positiven Beziehungen außerdem für wichtiger als eine strikte Befolgung dokumentierter Prozesse und Verträge.