¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?
Si has llegado hasta aquí, probablemente te estés preguntando, «¿qué son las herramientas de gestión de proyectos?». Vas bien encaminado al buscar respuestas a esa pregunta en un software de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos son ayudas para facilitar que una persona o un equipo organicen eficazmente el trabajo y gestionen proyectos y tareas. El término suele referirse al software de gestión de proyectos que se puede comprar en Internet o incluso usar de forma gratuita.
Introducción a herramientas de gestión de proyectos
A pesar de su nombre, las herramientas de gestión de proyectos no son solo para gestores de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos están hechas para ser totalmente personalizables para adaptarse a las necesidades de equipos de trabajo de diferentes tamaños y con distintos objetivos.
¿Cuáles son las funciones de las herramientas de gestión de proyectos?
Las herramientas de gestión de proyectos generalmente se definen por las diferentes funciones que ofrecen. Incluyen, entre otras:
- Planificación/programación: las herramientas de gestión de proyectos te permiten planificar y delegar el trabajo en un solo lugar con tareas, subtareas, carpetas, plantillas, flujos de trabajo y calendarios.
- Colaboración: el correo electrónico ya no es la única forma de comunicación. Utiliza las herramientas de gestión de proyectos para asignar tareas, añadir comentarios, organizar paneles de control y para revisiones y aprobaciones.
- Documentación: evita la pérdida de archivos con las funciones de gestión de archivos: edición, control de versiones y almacenamiento de todos los archivos.
- Evaluación: realiza un seguimiento y evalúa la productividad y el crecimiento a través de la gestión de recursos e informes
¿Qué son las herramientas de gestión de programas?
Una herramienta de gestión de programas puede ser similar a una herramienta de gestión de proyectos, aunque presentan algunas diferencias clave. Antes de hablar sobre dichas diferencias, analicemos las diferencias entre los gestores de programas y los gestores de proyectos:
- Los proyectos suelen tener fechas de inicio y finalización claras, con objetivos a corto plazo que conducen a resultados tangibles o entregables. Las limitaciones como el coste, los recursos, el presupuesto y el tiempo son factores que influyen en la viabilidad de un proyecto.
- Los programas se componen de varios proyectos interconectados que, cuando se combinan, logran un objetivo comercial a largo plazo más amplio.
- Esto significa que las herramientas de gestión de programas necesitarán funciones avanzadas para hacer un seguimiento de los proyectos en un nivel superior para ver cómo interactúa cada proyecto con los demás. Estas herramientas pueden incluir: Vistas de trabajo flexibles
- Gestión de recursos interfuncionales
- Paneles de control
- Elaboración de informes
- Diagramas de Gantt
- Partes de horas
Entonces, ¿qué es una herramienta de gestión de proyectos? En pocas palabras, es un software para ayudar a organizar el trabajo y colaborar con compañeros en proyectos.