¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?

Si has llegado hasta aquí, probablemente te estés preguntando, «¿qué son las herramientas de gestión de proyectos?». Vas bien encaminado al buscar respuestas a esa pregunta en un software de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos son ayudas para facilitar que una persona o un equipo organicen eficazmente el trabajo y gestionen proyectos y tareas. El término suele referirse al software de gestión de proyectos que se puede comprar en Internet o incluso usar de forma gratuita.

Introducción a herramientas de gestión de proyectos

A pesar de su nombre, las herramientas de gestión de proyectos no son solo para gestores de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos están hechas para ser totalmente personalizables para adaptarse a las necesidades de equipos de trabajo de diferentes tamaños y con distintos objetivos.

¿Cuáles son las funciones de las herramientas de gestión de proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos generalmente se definen por las diferentes funciones que ofrecen. Incluyen, entre otras:

• Planificación/programación: las herramientas de gestión de proyectos te permiten planificar y delegar el trabajo en un solo lugar con tareas, subtareas, carpetas, plantillas, flujos de trabajo y calendarios.
• Colaboración: el correo electrónico ya no es la única forma de comunicación. Utiliza las herramientas de gestión de proyectos para asignar tareas, añadir comentarios, organizar paneles de control y para revisiones y aprobaciones.
• Documentación: evita la pérdida de archivos con las funciones de gestión de archivos: edición, control de versiones y almacenamiento de todos los archivos.
• Evaluación: realiza un seguimiento y evalúa la productividad y el crecimiento a través de la gestión de recursos e informes

¿Qué son las herramientas de gestión de programas?

Una herramienta de gestión de programas puede ser similar a una herramienta de gestión de proyectos, aunque presentan algunas diferencias clave. Antes de hablar sobre dichas diferencias, analicemos las diferencias entre los gestores de programas y los gestores de proyectos:

• Los proyectos suelen tener fechas de inicio y finalización claras, con objetivos a corto plazo que conducen a resultados tangibles o entregables. Las limitaciones como el coste, los recursos, el presupuesto y el tiempo son factores que influyen en la viabilidad de un proyecto.
• Los programas se componen de varios proyectos interconectados que, cuando se combinan, logran un objetivo comercial a largo plazo más amplio.
• Esto significa que las herramientas de gestión de programas necesitarán funciones avanzadas para hacer un seguimiento de los proyectos en un nivel superior para ver cómo interactúa cada proyecto con los demás. Estas herramientas pueden incluir: Vistas de trabajo flexibles
• Gestión de recursos interfuncionales
• Paneles de control
• Elaboración de informes
• Diagramas de Gantt
• Partes de horas

Entonces, ¿qué es una herramienta de gestión de proyectos? En pocas palabras, es un software para ayudar a organizar el trabajo y colaborar con compañeros en proyectos.

Lectura adicional

• Cinco señales de advertencia de que no le estás sacando rendimiento a tu herramienta actual de gestión de proyectos
• 10 básicos para el software creativo de gestión de proyectos

Despite the name, project management tools are not just for project managers. Project management tools can be customized to fit the needs of teams of different sizes and with different goals.

Project management tools can include the following features:

• Planning/scheduling: PM tools allow you to plan and delegate work in one place with tasks, subtasks, folders, templates, workflows, and calendars.
• Collaboration: Email should not be your only form of communication — with project management tools, you can build a better way of working with your team: assign tasks, add comments, organize dashboards, and proof or approve changes.
• Documentation: Avoid missing or outdated files with file management features that allow for editing, versioning, and storing files.
• Evaluation: Track and assess productivity and growth through resource management and reporting.

A program management tool is similar to a project management tool, save for a few key differences. Before we consider the comparisons of project management software and tools, let’s first compare programs and projects.

Projects typically have clear start and end dates, with short-term goals that lead to tangible outcomes or deliverables. Constraints such as cost, resources, budget, and time all factor into a project’s feasibility. Meanwhile, programs are composed of several interconnected projects that, when combined, achieve a long-term business objective. Project managers oversee individual projects, and program managers supervise groups of projects, focusing on a larger goal.

Program management tools need advanced features to track projects at a higher level and see how each project interacts with the other. These tools can include:

• Flexible work views
• Cross-functional resource management
• Dashboards
• Reporting
• Gantt charts
• Timesheets

So, to recap our project management software comparison: Project planning tools help you organize individual projects, while program management tools track several interacting projects that work toward a larger, long-term business goal.

Now that you understand the purpose of project management tools and software, you may be wondering: What is the best project management tool? While there are many solutions on the market, the best project management tool for your organization will depend on a few factors:

• Number of users: How many people will be using the project management platform? 
• Pricing structure: Can you try the tool first? Is there a free option for smaller teams? 
• Key features required: Does the software provide solutions to your pain points?
• Scalability: Can it evolve alongside your project management needs?
• Ease of use: Is the project management app easy to implement? Will people be able to use it?

Answering these questions will help you narrow down your options to find the best project management tool for your business.

Marketing teams juggle lots of different tasks, from approving assets to compiling reports on campaign performance. Implementing project management software that can keep up with their unique needs will help make their jobs much easier.

The best project management tools for marketing teams offer the following features: 

• 360-degree visibility into projects and tasks, so you always have the latest updates
• Dynamic reports, so you can access the information you need quickly
• Real-time proofing and approvals to cut down lengthy review cycles
• Integration with all your favorite tools, from DAM to instant messaging apps

The right project management tool will clear the way for your marketing team, allowing them to focus on creating high-performing campaigns.

Marketing agencies and in-house marketing teams have the same aim: to produce amazing campaigns. However, marketing agencies need tools that can help them manage clients and the tricky process of billing and invoicing. 

Marketing agency project management tools should include the following features:

• Real-time updates, so clients and stakeholders can monitor progress with ease
• Resource management, so you can maximize billable work
• Time tracking for precise invoicing
• Request forms to streamline work intake

Wrike offers all these features and more. Whether you’re an agency or an in-house team, you can unify your marketing processes in a single digital hub where you can streamline communication, share information, and get performance insights at a glance. See for yourself with a two-week free trial.

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