Was ist Projektmanagement? Projektmanagement-Grundlagen

Was sind die Projektmanagement-Grundlagen?

Die Fähigkeit, Projekte termingerecht, im Rahmen des Budgets und im Einklang mit den Unternehmenszielen umzusetzen, ist der Schlüssel zum Vorsprung im heutigen hoch wettbewerbsorientierten globalen Geschäftsumfeld. Deswegen ist es wichtig, dass die für das Projekt verantwortliche Person über ein umfassendes Verständnis des Projektmanagements verfügt, von den Grundkonzepten bis zu umfangreicher Erfahrung.

Projektmanager haben eine unglaublich komplexe Aufgabe, bei der organisatorisches Geschick, analytisches Denken und ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten gefragt sind.

Viele Projektmanager werden durch Projektmanagement-Software und -Tools unterstützt, die Projekte während des gesamten Projektlebenszyklus unterstützen. Wrike kann Ihrem Unternehmen helfen, Ziele und Vorgaben zu verwalten, Gantt-Diagramme und Kanban-Boards einzurichten und vieles mehr – und das über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg. Testen Sie Wrike noch heute, um zu sehen, wie PMs erfolgreiche Projekte liefern.

In diesem Abschnitt führen wir Sie durch die Grundlagen des Projektmanagements und was es bedeutet, ein Projektmanager zu sein.

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Was ist ein Projekt?

Bevor wir zu den Grundlagen kommen, müssen wir definieren, was genau ein „Projekt“ ist. Sicherlich wurden Ihnen in der Schule oder im Beruf schon unzählige „Projekte“ zugewiesen, aber wie lautet eigentlich die genaue Definition?

Das Project Management Institute (PMI) definiert ein „Projekt“ als „ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einzigartigen Produkts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses“.

Es gibt einige Schlüsselaspekte, die in dieser Definition zu beachten sind:

Der Begriff „zeitlich begrenzt“ bedeutet, dass Projekte einen definierten Anfang und ein definiertes Ende haben müssen. Das bedeutet, dass jedes Projekt eine Zeitleiste, einen Umfang und Ressourcen beinhalten muss. Die Tatsache, dass es zeitlich begrenzt ist mit einem Anfang und einem Ende, bedeutet auch, dass es nicht Teil der laufenden Betriebsvorgänge ist. Das bringt uns zum zweiten Punkt.
Der Zweck eines Projekts muss darin bestehen, „ein einzigartiges Produkt, eine einzigartige Dienstleistung oder ein einzigartiges Ergebnis zu schaffen“. Das bedeutet, dass ein Projekt gestartet wird, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, das in der Regel über den Rahmen des üblichen Tagesgeschäfts hinausgeht. Das bedeutet, dass das Projektteam Personen umfassen könnte, die normalerweise nicht zusammenarbeiten, und Ressourcen benötigt, die in der Regel über den Rahmen des üblichen Tagesgeschäfts hinausgehen.

Jedes Projekt muss die folgenden Komponenten beinhalten:

Ziel: Was soll erreicht werden?
Zeitleiste: Wann soll es erreicht werden?
Budget: Was wird es kosten, das Ziel zu erreichen?
Stakeholder: Wer sind die wichtigsten Akteure, die ein Interesse an diesem Projekt haben?
Projektmanager: Wer wird sicherstellen, dass alles, was erledigt werden muss, auch erledigt wird?

Ein Projekt ist nicht etwas Routinemäßiges. Der laufende Betrieb und die Instandhaltung gelten nicht als Projekte, da sie keinen festgelegten Beginn und kein festgelegtes Ende haben.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Tools und Techniken, um ein Projekt gemäß bestimmter Anforderungen abzuschließen.

Die richtige Umsetzung dieser Vorgehensweise besteht darin, das Problem zu identifizieren, einen Plan zur Lösung des Problems zu erstellen und diesen Plan dann so lange umzusetzen, bis das Problem gelöst ist. Das mag einfach klingen, aber in jede Phase des Prozesses steckt eine Menge Arbeit. Mit einem geeigneten Managementplan wird das Projekt termingerecht und im Rahmen des Budgets abgeschlossen.

Die Wurzeln des Projektmanagements lassen sich bis zum Bau der Pyramiden in Gizeh und der Großen Mauer in China zurückverfolgen. Die moderne Entwicklung dieser Praxis begann jedoch im 19. Jahrhundert, als Eisenbahnunternehmen Rohstoffe tonnenweise kauften und Tausende Menschen für den Bau der transkontinentalen Eisenbahn beschäftigten.

Zu Beginn des 20. Jahrhunderts wandte Frederick Taylor Konzepte des Projektmanagements auf den Arbeitsalltag an und entwickelte Strategien, um intelligenter zu arbeiten und Ineffizienzen zu beseitigen, anstatt von den Arbeitern zu verlangen, härter und länger zu arbeiten. Henry Gantt, ein Mitarbeiter von Taylor, griff diese Konzepte auf und stellte mithilfe von Balken und Diagrammen grafisch dar, wann bestimmte Aufgaben oder eine Reihe von Aufgaben abgeschlossen waren, wodurch er eine neue Methode zur Visualisierung des Projektmanagements schuf.

Während des Zweiten Weltkriegs wandten Führungskräfte aus Militär und Industrie noch detailliertere Managementstrategien an, was schließlich zu stärker standardisierten Verfahren wie der Methode des kritischen Pfades führte.

Diese Vorgehensweisen gewannen branchenübergreifend an Popularität, und in den Jahren 1965 und 1969 wurden die International Project Management Association bzw. das PMI gegründet. Im Jahr 2001 wurden Agile Projektmanagement-Methoden durch die Erstellung des Agile Manifests kodifiziert.

Das Gebiet des Projektmanagements unterliegt einem ständigen Wandel, da der Wettbewerb immer härter wird, Veränderungen schnell umgesetzt werden müssen und neue Technologien (Automatisierung, KI usw.) auf den Markt kommen.

Was sind die Phasen des Projektmanagements?

Im Projektmanagement gibt es die folgenden fünf Prozessgruppen:

Initiierungsphase: Ziel dieser Phase ist die Definition des Projekts.
Planung: Diese Phase umfasst die Erstellung eines Fahrplans, an den sich alle halten sollen.
Ausführung und Überwachung: In dieser Phase wird das Projektteam zusammengestellt und es werden die zu erbringenden Leistungen erstellt. PMs werden die Projektleistung überwachen und messen, um sicherzustellen, dass es auf Kurs bleibt.
Abschluss: Das Projekt ist abgeschlossen, es findet eine Nachbesprechung statt, und das Projekt wird an ein anderes Team übergeben, das es weiterbetreuen wird.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Projektmanager helfen Ihrem Unternehmen dabei:

Einen besser vorhersehbaren Prozess für die Projektplanung und -durchführung zu schaffen
Projektbudgets, Zeitpläne und Vorgaben zum Projektumfang einzuhalten
Projektbarrieren zu beseitigen und Probleme schneller und einfacher zu eskalieren
Projekte zu identifizieren und zu beenden, die keinen relevanten geschäftlichen Nutzen haben
Effizienter zu werden
Die Zusammenarbeit zwischen und innerhalb von Teams zu verbessern
Risiken zu identifizieren und vorbeugend dafür vorauszuplanen

Was machen Projektmanager?

Kurz gesagt, sind Projektmanager verantwortlich für die Planung, Ausführung, Überwachung, Steuerung und den Abschluss von Projekten, daher müssen sie ein umfassendes Verständnis der Thematik haben. Das ist jedoch nur die Spitze des Eisbergs, was die Grundlagen des Projektmanagements angeht. Nachfolgend einige der wichtigsten Verantwortlichkeiten:

Den Plan erstellen: Projektmanager sind dafür verantwortlich, den realistischsten Ablauf für das Projekt festzulegen. Der Plan muss den Projektumfang, die Zeitleiste und das Budget beinhalten. Dazu kann es auch gehören, die richtigen Tools für die jeweilige Aufgabe zu bestimmen.
Das Team zusammenstellen: Die richtige Teamzusammenstellung ist entscheidend. Jedes Projektteam setzt sich je nach Umfang der Initiative und den für die Durchführung des Projekts erforderlichen Aufgabenbereichen unterschiedlich zusammen. Ideal ist es, für jede der erforderlichen Aufgaben Spezialisten und Fachexperten zu finden.
Aufgaben zuweisen: Projektmanager müssen ihrem Team für jeden Teil des Projekts eine klare Definition der konkreten Aufgaben und Zeitleisten vorlegen. Zwar ist jedes Teammitglied für seine eigenen Aufgaben verantwortlich, doch es gibt viele Aufgaben, die eine Zusammenarbeit sowohl interner als auch externer Teammitglieder erfordern.

Das Team führen: Jetzt, wo das Team zusammengestellt und die Aufgaben zugewiesen wurden, muss der Projektmanager für einen reibungslosen Ablauf sorgen – und dabei sowohl die Grundlagen als auch darüber hinausgehende Aspekte im Blick behalten. Dazu gehören die regelmäßige Nachfrage bei den einzelnen Mitarbeitern nach dem aktuellen Stand, das Erkennen und Beseitigen von Hindernissen, die Schlichtung von Meinungsverschiedenheiten, die Aufrechterhaltung einer hohen Teammoral sowie die Durchführung von Schulungen und die Betreuung der Mitarbeiter.
Verwaltung des Budgets: Die meisten Projekte erfordern gewisse Ausgaben; für den Erfolg ist es deshalb entscheidend, zu wissen, wie man ein Projektbudget aufstellt und die Kosten verwaltet. Dazu gehört es, die tatsächlichen Ausgaben mit den Schätzungen zu vergleichen und den Projektplan gegebenenfalls anzupassen.
Verwalten von Zeitleisten: Wie beim Budget haben Projektmanager die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alles im Zeitplan bleibt, damit das Team die geplanten Fertigstellungstermine einhält. Dazu ist es erforderlich, über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg realistische Fristen festzulegen, sich regelmäßig mit dem Team über den aktuellen Stand auszutauschen und einen detaillierten Zeitplan zu führen.

Stakeholder einbinden: Stakeholder spielen eine große Rolle in Ihrem Projekt. Es handelt sich typischerweise um einflussreiche Personen, die von dem Projekt betroffen sind. Projektmanager müssen ein gutes Verhältnis und einen offenen Kommunikationskanal zu den Stakeholdern pflegen, die einerseits zur Beseitigung von Hindernissen und zur Stärkung des Teams beitragen können, andererseits aber auch unnötige Engpässe verursachen und ein Projekt zum Scheitern bringen können, wenn sie mit der Ausrichtung unzufrieden sind.
Projektübergabe: Nur weil die Projektziele erreicht wurden, heißt das noch nicht, dass die Arbeit eines Projektleiters beendet ist. Der Projektmanager muss das Projekt nun an das jeweilige Team übergeben, das es künftig verwalten, pflegen und betreiben wird. An dieser Stelle wird der Projektmanager nicht länger die erste Kontaktperson sein, sondern ihm/ihr wird ein neues Projekt zugewiesen.
Den Prozess dokumentieren: Das Ermitteln und Dokumentieren von „gewonnenen Erkenntnissen“ ist nicht nur eine bewährte Vorgehensweise für die persönliche Weiterentwicklung, sondern dient auch dazu, diese Erfahrungen an andere Teams im gesamten Unternehmen weiterzugeben, damit sie in Zukunft davon profitieren können. Dies wird anderen helfen, dieselben Fehler zu vermeiden oder die entdeckten Abkürzungen zu nutzen.

Projektmanager Zertifizierungen

Obwohl eine allgemeine Zertifizierung im Projektmanagement nicht notwendig ist, bevorzugen einige Arbeitgeber zertifizierte Projektmanager oder bieten ihnen ein höheres Gehalt an. Der Project Management Professional (PMP) ist die bekannteste Zertifizierung und wird vom PMI angeboten, ist jedoch nicht die einzige verfügbare Zertifizierung. Nachfolgend einige der anderen Möglichkeiten:

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Artem Gurnov

Artem ist Direktor für Account-Entwicklung bei Wrike. Zuvor hatte er die Rolle eines Projektmanagers inne und leitete ein Team von Customer Success Managern (CSM). Im Laufe der Jahre, in denen er Teams aufgebaut und Geschäftsprozesse skaliert hat, hat er erfolgreich mehrere Projekte umgesetzt, von der Automatisierung der Kundenansprache bis hin zur Einrichtung von Priorisierungswerkzeugen für Vertriebsmitarbeiter und CSMs.

Grundlagen des Projektmanagements