Диаграмма Ганта — важнейший инструмент для управления проектами (инфографика)
При управлении проектами отдельные задачи часто упускаются из виду, и это приводит к нарушению сроков. Чтобы исправить ситуацию, нужно учиться на своих ошибках и ответственнее подходить к планированию в будущем. Онлайн-диаграммы Ганта — отличный способ организовать рабочий график команды таким образом, чтобы все сроки были соблюдены. Если вам никогда раньше не приходилось иметь дела с диаграммами Ганта, взгляните на эту инфографику. На ней указаны ключевые принципы использования этих диаграмм, которые помогут своевременно закончить все работы по проекту. Инфографика оказалась полезной и вы хотите поделиться знаниями? Разместите ее в социальных сетях или добавьте в блог с помощью следующего кода: Инфографика сделана компанией Wrike Для чего вы используете диаграммы Ганта? Если у вас есть опыт применения онлайн-диаграмм Ганта при управлении проектами, расскажите об этом в комментариях. Как диаграммы помогают вам в работе? Как использовать их проще и эффективнее? Мы будем рады, если благодаря вам, другие команды смогут эффективнее организовать свою работу. У диаграммы Ганта Wrike есть все важные функции, необходимые для успешного планирования. Создавайте планы в нашей системе планирования управления проектами и всегда выполняйте их в срок.
Wrike - надежная и удобная система управления проектами
Управление маркетинговыми материалами от А до Я
While our march into digital materials proceeds, there still is a very real need for physical, printed marketing collateral. Which means there must be a streamlined process for producing them. So how does one manage the process from start to finish and meet deadlines?
Wrike представляет интерактивные отчеты с совместным доступом
Выявляйте проблемы, как только они возникнут, и сразу узнавайте о не выданных рабочих материалах, нечетких приоритетах, вехах для различных команд, нарушении сроков или не назначенных задачах. Используйте наглядные диаграммы, цвета и настраиваемые столбцы, чтобы предупреждать участников команд об основных затруднениях.
Как поддержать моральный дух в команде в трудные времена?
Не бывает успешных команд, которые никогда не оказывались в тяжелой ситуации. Рано или поздно вам придется столкнуться с массовым уходом части руководства, с изменением целей и перспектив или с нехваткой ресурсов и финансирования, и ваши сотрудники будут недоумевать, расстраиваться и нервничать. Отсутствие мотивации у персонала приводит к снижению продуктивности, и американские компании теряют на этом до 550 млрд долларов в год без учета затрат на привлечение и адаптацию новых специалистов. Суровые факты таковы: если вы не дадите своим сотрудникам вескую причину остаться в компании, они уйдут. Поэтому, как только пройдет первоначальный приступ паники, сразу займитесь перегруппировкой войск и поднятием боевого духа ваших сослуживцев. Вы — руководитель, и ваша обязанность — следить за тем, чтобы шестеренки крутились и чтобы мотивация сотрудников оставалась на высоте. 1. Относитесь к подчиненным по-человечески Ваши сотрудники — не роботы, способные неустанно работать в любой ситуации. Любые неприятности в компании влияют на их умственное и психологическое состояние. Способность позаботиться об их благополучии и честно признать, что компания переживает не лучшие времена, — это то, что отличает лидера от тирана. Постоянно следите за атмосферой в команде. Регулярно общайтесь с сотрудниками с глазу на глаз и проверяйте, как у них идут дела. Чем скорее они начнут вам доверять, тем скорее вернутся к нормальному режиму работы. 2. Будьте откровенны Важность этого фактора нельзя недооценивать. За закрытыми дверями происходит очень многое, но учтите: поговорка «Меньше знаешь — крепче спишь» совершенно неверна. На самом деле все наоборот. Исследование, проведенное интернет-изданием CareerBuilder, показало, что 37% сотрудников готовы уволиться с работы, если из-за отсутствия информации у них сложится мнение, будто их босс некомпетентен. Но чтобы сделать атмосферу более открытой, необходимо развивать доверие и уважение (взаимное!) между руководителями и подчиненными. Если ваши сотрудники не только не участвуют в процессе принятия решений, но и не понимают причин того или иного решения, они будут чувствовать себя ни на что не влияющим «расходным материалом». По данным исследования мотивации сотрудников, проведенного Harvard Business Review в 2013 году, 70% опрошенных заявили, что чувствуют себя наиболее мотивированными, когда высшее руководство обсуждает с ними изменения корпоративной стратегии. Поэтому привлекайте участников вашей команды к процессу принятия важнейших деловых решений. Сообща вы сможете быстрее найти способ устранить проблему, а ваши сотрудники поймут, что руководители компании ценят их вклад. 3. Сосредоточьтесь на победах В трудные времена очень важно отмечать любое достижение, даже самое незначительное. Когда моральный дух понижен, участникам команды нужны подтверждения, что их все еще ценят и что они работают не зря. Регулярно проводите совещания и рассказывайте хотя бы об одном успехе раз в неделю. Не важно, будет ли это небольшое увеличение объемов почтовой рассылки или сдача важного проекта в срок. Вы увидите, что празднование побед улучшит настроение участников команды и поможет поддержать их уверенность в собственных силах, подорванную кризисом. В результате они поймут, что что бы ни происходило на уровне руководства, рядовым сотрудникам нужно сосредоточиться на той части работы, которая зависит от них. 4. Выслушивайте отзывы Даже если вам не хочется их слушать, вы должны знать, что на самом деле происходит в вашей команде. Честные отзывы сотрудников помогут вам оценить уровень хаоса и убедят участников команды в том, что у них тоже есть право голоса. Развеивайте их сомнения с максимальной откровенностью (см. выше) и прямо говорите, какие конструктивные действия вы собираетесь предпринять. Старайтесь избегать размытых вопросов, на которые можно дать такой же размытый ответ, например вопроса «Как у вас дела?». Вот несколько вопросов, которые стоит задать: Как перемены в компании повлияли лично на вас? Как, по вашему мнению, команда справляется с этими переменами? Что я могу сделать, чтобы помочь вам работать продуктивнее? Что бы вы хотели изменить в работе команды или всей компании? 5. Планируйте совместный отдых Говоря словами великого Бенджамина Франклина, «Лучше всем нам держаться вместе, если мы не хотим быть повешенными по отдельности». Запланируйте какое-нибудь совместное развлечение, чтобы отвлечь команду от трудностей. Вечеринки, охота за сокровищами и творческие мастер-классы — это отличный способ выбраться из офиса и заняться налаживанием отношений. Загляните в полный список деловых игр, чтобы почерпнуть из него интересные идеи. Руководство командой во время кризиса В конце концов, раз вы — руководитель, вам и оценивать уровень напряженности в вашей команде и избавлять сотрудников от лишнего стресса, мешающего работать в полную силу. Пессимистические настроения, возникшие из-за перемен, могут оказаться заразными и распространяться очень быстро, поэтому уничтожайте заразу в зародыше и старайтесь развивать доверие и оптимизм. Именно такой план действий поможет вашей команде пережить любую бурю.
Быть или не быть магистром в управлении проектами? Вот в чем вопрос
Если вбить в Google запрос «степень магистра в управлении проектами», вы получите больше трех миллионов ссылок на учебные заведения США и других стран мира. Конечно, эти три миллиона — не только список вузов, предлагающих соответствующую учебную программу, но результат все равно впечатляет.
Как создать шаблон электронной таблицы для составления месячного бюджета малого предприятия
Создание нового предприятия — очень трудный процесс. Бизнес-планы, аренда, финансирование, оформление документов... и таблицы для составления месячного бюджета. Наверняка вы бы предпочли тратить время на совершенствование своей продукции, общение с довольными клиентами и подготовку к переговорам с инвесторами, чем корпеть над электронными таблицами, вычисляя немыслимую сумму денег, которая потребуется вам на то, чтобы поднять свой бизнес. Но составление бюджета — неотъемлемый фактор успеха. В чем польза бюджетной таблицы? Бюджетная таблица отправной точкой для системы управления бизнесом, помогая определять приоритеты, понимать, в какую сторону движется ваше предприятие и верный ли это путь. Это важнейший фактор привлечения капитала, собираетесь ли вы брать ссуду или произвести впечатление на потенциального инвестора, и основа вашего бизнес-плана. Она помогает свести риски к минимуму и поэкспериментировать с оптимальным распределением ресурсов. Поэтому так важно уделить время формированию точного и реалистичного бюджета, учитывающего специфику вашего бизнеса и ваши цели. Сколько у вас денег? Сколько вам придется потратить на материалы, оплату труда и маркетинг? Какой доход требуется для достижения ваших бизнес-целей? Можете ли вы позволить себе закупку нового оборудования, проведение новой рекламной кампании или прием на работу еще одного сотрудника? Как составить месячный бюджет? Расходы обычно делятся на ежемесячные и разовые. Зарплата сотрудников, арендные платежи, менеджмент проекта, коммунальные расходы, страхование и т. д. — это периодические ежемесячные расходы, а закупки оборудования, оплата консалтинговых услуг и т. п. — разовые затраты. Что нужно включить в ежемесячную расходную ведомость? Выручка: ожидаемый объем продаж (если вы не уверены, лучше перестраховаться). Постоянные затраты: аренда, страхование и т. д. Эти показатели обычно редко изменяются от месяца к месяцу. Переменные затраты: они обычно связаны с продажами. Например, это могут быть затраты на закупку сырья для производства продукции, на хранение запасов, доставку/перевозку грузов и т. д. Условно-переменные затраты: они обычно зависят от размера компании и включают в себя зарплаты сотрудников, маркетинг и рекламу и т. д. Прибыль: для ее вычисления, нужно вычесть общую сумму затрат из суммы выручки. Подсчитав ожидаемый объем прибыли, вы сможете принять решения об инвестициях в свой бизнес, в том числе об обновлении оборудования, переезде в более просторный или лучше расположенный офис, расширении штата или повышении зарплат. Составив ежемесячный бюджет, периодически его пересматривайте. Это не постоянный документ, который нужно проверять раз в квартал или в год. Проверяйте его каждый месяц и ищите возможности для улучшений или экспериментов. Например, можно изыскать средства, чтобы увеличить на несколько месяцев бюджет маркетингового отдела и посмотреть, насколько увеличится объем продаж. Если вы обнаружите, что получаете хорошую прибыль, эта информация окажется полезной для принятия будущих решений о распределении ресурсов. Пересмотр данных бюджета также помогает прогнозировать будущие затраты, прибыли и денежные потоки. Шаблоны и ресурсы для загрузки Пример финансовой таблицы Шаблон месячного бюджета компании в Excel Шаблон годового бюджета на маркетинг Калькулятор доходности интернет-магазина Инструменты для мониторинга бизнес-затрат и составления бюджета Помимо шаблона электронной таблицы для составления месячного бюджета одним из лучших способов контролировать расходы и избежать сверхнормативных затрат является эффективный инструмент для управления проектами. С ним вы будете точно знать, как продвигается работа и сколько затрачено времени и денег, и сможете более точно прогнозировать затраты времени и средств для всего проекта. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike, чтобы контролировать бюджетные расходы по проекту.
Управление проектами с P3express
Недавно у нас прошел вебинар с приглашенным экспертом— Дмитрием Ильенковым, Управляющим Партнером Project Management Club. Мы обсудили, как наладить проектное управление с помощью P3express и Wrike, рассказали о том, для каких проектов подходит данный фреймворк и как его внедрить. ЧТО ТАКОЕ P3EXPRESS P3express — новый, легковесный фреймворк для управления проектами, основанный на PRINCE2 и PMBOK Guide. P3 расшифровывается как People (люди), Projects (проекты) и Products (продукты). P3express представляет собой поток из 37 шагов от появления идеи проекта до получения выгод. Помимо последовательности действий, которые нужно выполнять в ходе проекта, данный фреймворк предоставляет ряд шаблонов. ОСОБЕННОСТИ И ПРЕИМУЩЕСТВА P3EXPRESS Фреймворк основан на таких известных руководствах, как PRINCE2 и PMBOK Guide, а также использует преимущества гибких подходов в управлении проектами. P3express разделяет принцип 80/20, это значит, что при использовании P3express мы получаем 80% преимуществ идеальной системы управления проектами, прикладывая только 20% усилий. Это полностью интегрированный пакет из методологий, практик и инструментов. Фреймворк применим для большинства проектов, которые мы реализуем каждый день, например, создание web-сайтов, внедрение CRM или открытие новой онлайн-школы, торговой точки и так далее. P3express может легко расширяться за счёт добавления желаемых инструментов и техник. P3express признаёт, что большая часть проблем в проектах связана с людьми, и относится к этому со всем вниманием, не ограничиваясь механическими процессами. Основные фокусы фреймворка: Коммуникации – в потоке предусмотрены шаги для налаживания коммуникации внутри и вне проекта; Циклы – проект делится на циклы длительностью 1 месяц; Здоровье проекта – фреймворк предоставляет чек-листы для мониторинга эффективности различных аспектов управления проектом. ШАГИ P3EXPRESS 37 шагов проекта сгруппированы в 7 этапов. Дадим общее описание каждого этапа. Подготовка проекта. На этом этапе определяются куратор (спонсор) проекта, менеджер проекта и ключевые участники. Они готовят базовые документы проекта, оценивают как целесообразность проекта, так и необходимые ресурсы на его реализацию. Именно на этой стадии нужно определиться с системой управления проектами, в которой будет храниться вся информация по проекту и необходимая документация. P3express хорошо интегрируется с информационными системами управления проектами. Например, Wrike. На первом этапе создаётся новый проект и выбирается вид по умолчанию Доска. В первом списке «Шаги проекта» на созданной доске отражаются карточки задач с названием каждого этапа – Подготовка проекта, Планирование Цикла и так далее. В каждой карточке прописывается чек-лист с шагами данного этапа. Сформированные на этапе подготовки проекта документы и все необходимые шаблоны также подгружаются в созданное информационное пространство – в карточки задач списка «Документы проекта». Далее в результате воркшопа команда проекта разрабатывает конфигурацию проекта. Конфигурация проекта заносится в информационную систему в виде бэклога - это то, что необходимо будет сделать команде для достижения цели проекта. После выполнения обозначенных выше шагов менеджер проекта проводит аудит подготовки проекта по шаблону «Здоровье проекта». На следующем шаге принимается решение о начале или приостановке проекта. Если принято положительное решение, можно проводить кик-оф и сообщать стейкхолдерам о начале проекта. Планирование цикла. P3express предлагает разбиение проекта на циклы продолжительностью 1 месяц. На этапе планирования цикла мы добавляем детали в верхнеуровневый план (детализируем задачи из конфигурации проекта), а также выбираем задачи, которые возьмем в работу в данном цикле. Это удобно сделать в Wrike. Можно назначить исполнителей, добавить цель и описание задач, определить сроки на их реализацию. Также в Wrike есть возможность прикрепить файлы и добавить зависимые задачи. Члены команды могут отмечать галочкой те задачи, которые уже были выполнены и упоминать в комментариях рабочую группу или определенного человека - ему придет уведомление в Wrike и на личную почту. Таким образом, вся информация по проекту будет храниться в одном месте и невозможно будет пропустить важные отзывы или комментарии. Еженедельные действия. Каждую неделю P3express предлагает сфокусироваться на измерении прогресса проекта и работе с отклонениями. Отслеживать прогресс проекта удобно в системе управления проектами на доске проекта. Ежедневные действия. Задача менеджера проекта— помогать команде достигать цели проекта, поэтому ежедневные действия менеджера предусматривают работу с рисками, проблемами и запросами на изменения. Для более продуктивной работы P3express предлагает шаблон RIC (Реестр рисков, проблем, запросов на изменения), который позволяет их фиксировать и своевременно решать. P3express поощряет частую приёмку готовых работ проекта, поэтому принятие готовых продуктов от исполнителей также относится к ежедневным действиям менеджера проекта. Закрытие цикла. Этот этап нужно использовать для оценки удовлетворённости заказчика и команды и планирования улучшений. Например, можно провести ретроспективу с командой по результатам цикла. Закрытие проекта. На этом этапе происходит передача результатов проекта и проводится финальный аудит и извлекаются уроки проекта. Вся информация по проекту должна быть правильно заархивирована. Затем можно приступить к празднованию окончания проекта. После проекта. Зачастую проект начинает приносить выгоды уже после завершения проекта, когда команда распущена, поэтому на данном этапе ответственным за измерение выгод и информирование о результатах проекта становится куратор проекта. Сотрудникам компании будет приятно узнать, что реализованный проект принёс планируемые выгоды. Попробуйте применить фреймворк в вашей команде и расскажите нам о результатах!
Секретный ингредиент, который поможет улучшить обслуживание клиентов
Вне всяких сомнений, счастливые, вовлеченные в общий процесс сотрудники могут существенным образом улучшить клиентский опыт и тем самым увеличить вашу прибыль. Мотивация сотрудников – это каждодневный труд на всех уровнях организации, но как это реализуется на практике? Мы составили для вас ряд рекомендаций по повышению мотивации сотрудников и улучшению клиентского опыта в вашей компании.
15 препятствий на пути к эффективной работе вашей команды
Вы работаете в наушниках под музыку, отключаете все уведомления, чтобы не отвлекаться… а продуктивность все равно оставляет желать лучшего. Что вы делаете не так? В рамках Опроса об организации труда за 2015 год мы попросили 1464 респондентов (руководителей и рядовых сотрудников) перечислить основные проблемы, влияющие на производительность. Их ответы представлены на инфографике ниже. Хорошая новость: все препятствия можно преодолеть. Менее приятная новость: для этого придется потрудиться. Чтобы избавиться от подобных проблем, необходимо уделять особое внимание взаимодействию и рабочим процессам в команде. Изучите нашу инфографику и подумайте, какие из этих препятствий мешают вашим сотрудникам работать эффективно. Поделитесь инфографикой с коллегами или разместите ее на своем сайте, вставив этот код: Инфографика подготовлена Wrike Полная версия отчета "Опрос об организации труда 2015" Скачайте отчет, чтобы ознакомиться со всеми результатами нашего опроса за 2015 год.
Проекты — новый способ организации работы
Wrike не диктует вам, как управлять задачами и составлять отчеты, а подстраивается под ваши привычки. Раньше основными элементами Wrike были папки, задачи и подзадачи. Теперь мы добавили проекты, чтобы работать было еще удобнее. Управляйте глобальными целями Проекты позволяют управлять группами задач, объединенных общей целью. Вы можете просматривать сроки и статусы отдельных проектов, а также хранить все файлы и документы к проекту вместе и предоставлять к ним доступ участникам команды. Организуйте рабочее пространство, отделив проекты от папок. Храните файлы и заметки по проектам централизованно, а не в разных задачах. Составляйте отчеты по всем проектам на одном экране (в версии Wrike Enterprise). Без труда работайте с проектами Проекты и папки отображаются в левой части экрана, при этом проекты помечаются значком планшета. Чтобы сделать уже существующую папку проектом, нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите «Превратить в проект». Чтобы создать новый проект, нажмите на значок плюса рядом с заголовком «Проекты» (ранее «Папки»). Составляйте отчеты Отчеты для высшего руководства, как правило, не должны включать в себя лишних деталей, поэтому в Wrike Enterprise можно создавать настраиваемые отчеты по проектам, отражающие общую картину. Рекомендации по работе с проектами, папками, задачами и подзадачами Папки служат для распределения задач по категориям, например по команде, клиенту, этапу работы и другим параметрам. Папки могут содержать подпапки, проекты и задачи. Проекты служат для управления группой задач, которые объединены общей целью. Вы можете просматривать сроки и статусы отдельных проектов, а также хранить все файлы и документы к проекту вместе и предоставлять к ним доступ участникам команды. Задачи — это дела, которые нужно выполнить. Они могут входить в проект, а могут существовать сами по себе. Подзадачи — это этапы выполнения задачи. Они помогают распределить работу между несколькими людьми. Остались вопросы? Посетите страницу Проекты в Справочном центре (информация на английском языке), оставьте комментарий к этой статье или напишите нам по адресу [email protected].
Новые Отчеты: сводная картина по всем текущим задачам в один клик
Согласно нашему исследованию, в котором приняло участие более 1400 офисных сотрудников, основная причина стресса на рабочем месте кроется в недостатке информации. 52% респондентов оценили такие ситуации как вызывающие «высокий» или «очень высокий» уровень стресса. Более того, почти половина опрошенных (46%) отметили, что большинство или все их совещания посвящены всего лишь рассказам о текущем статусе задач. Подобный недостаток прозрачности не только ведет к стрессу сотрудников, но и служит причиной провалов проектов или сорванных сроков. По данным Project Management Institute, в среднем это обходится компаниям в более чем $100 млн на каждый миллиард, который тратится на проекты ежегодно. Однако мы верим, что все может быть иначе! Поэтому мы рады представить вам нашу новую возможность: Отчеты Wrike. Вместо того чтобы тратить рабочие часы на сбор данных и статистики, вы теперь можете просто нажать на кнопку и быстро получить визуальное представление по текущему статусу всех рабочих процессов и общему прогрессу в удобных для просмотра форматах. Это обеспечивает необходимую прозрачность и дает возможность иметь перед глазами сводную картину, необходимую для ведения бизнеса. Как использовали Отчеты пользователи бета-версии Мы потратили много времени и усилий в этом году, изучая подходы наших клиентов к контролю над рабочим процессами, общаясь с пользователями и предлагая опробовать наши тестовые возможности. Оказалось, что большинство сталкивается с одинаковыми проблемами независимо от отрасли. Люди тратят часы, собирая информацию по текущим статусам тех или иных задач, но, несмотря на это, менеджерам все еще сложно получить общую картину происходящего, понять, что идет хорошо, а где возможны проблемы. Мы слышали одну и ту же просьбу: «Мне нужен простой отчет, чтобы понять, насколько занята моя команда и когда запланировать следующий проект». Поэтому мы занялись созданием Отчетов, простого в использовании механизма, который позволит вам получать настраиваемую отчетность и визуализировать сводки по тем или иным задачам. С Отчетами вы можете мгновенно получить информацию о статусе проекта на текущий момент и поделиться этими данными с людьми, которым нужно разобраться в ситуации. Это открывает вам возможность одновременно видеть и общую картину, и при необходимости погрузиться в детали происходящего. Прошли те времена, когда приходилось полагаться на нерегулярные, составленные вручную отчеты, чтобы понять, на каком этапе находится ваша работа! Среди наиболее часто используемых отчетов в период бета-тестирования мы отметили следующие. Еженедельная сводка для руководителя: дает представление о ключевых показателях и статусе проектов, упорядоченных по исполнителю. Производительность команды: позволяет сравнить эффективность работы сотрудников по ключевым метрикам. Отчет по активностям: дает возможность понять, как команда использует Wrike. Достижения: предоставляет отчет по работе, выполненной за последние неделю, месяц или квартал. Верните себе 2 рабочих дня в неделю Передав составление отчетов системе управления проектами, вы сможете моментально получать новые ценные срезы информации для принятия решений, получение которых раньше заняло бы часы или вообще было невозможным. Поскольку вся ваша работа уже в Wrike, вы сможете начинать свой рабочий день с быстрого обзора работы каждого сотрудника команды, готовности проектов и, соответственно, сразу понимать, где нужна ваша помощь. Так вы будете по-настоящему уверены в продуктивности команды. Мы выяснили, что, используя Отчеты, средняя маркетинговая команда из 10 человек может сэкономить как минимум 10-15 часов в неделю на выяснении статуса текущих задач и ведении клиентов, фактически возвращая до двух рабочих дней. Обнаружили проблему? Перейдите к деталям, чтобы сразу найти причину. Нужно быстро взглянуть на текущий статус всех проектов? Мы это обеспечим. Хотите отчет по результатам вашей команды за последний месяц? Всего за три простых шага и вы получите данные на текущий момент, отлично визуализированные диаграммами и графиками. Следите за новостями, мы готовимся представить новые типы диаграмм и графиков в ближайшем будущем! Отчеты Wrike теперь доступны всем пользователям Wrike Enterprise. Если вы еще не пробовали Wrike, мы предлагаем вам ознакомить свою команду с возможностями Отчетов с бесплатной пробной версией Wrike Enterprise. Мы надеемся, что вам понравятся новые Отчеты, и эта возможность позволит сделать вашу работу еще более прозрачной, сэкономит время и позволит принимать более обоснованные подкрепленные данными решения. Мы, как и всегда, с нетерпением ждем ваших отзывов — пожалуйста, поделитесь своими мыслями в комментариях или отправьте нам сообщение на [email protected].
Использование возможностей автоматизации: опыт ведущих маркетологов
Автоматизация может восприниматься как что-то волшебное, но использовать ее возможности может любая маркетинговая команда. Хун Ким из компании Airbnb рассказывает, как возможности автоматизации в Wrike помогли ему в работе.
Что представляет собой управление ресурсами?
Управление ресурсами требует четкого понимания и прозрачности ваших целей и возможностей. Внедрив эффективный процесс составления планов по управлению ресурсами, вы повышаете эффективность и улучшаете контроль над использованием этих ресурсов.
Как ПО для автоматизации рабочих процессов освобождает ваше время
В нашей предыдущей статье из серии «Выбор лучшего решения для управления совместной работой» мы рассказали о том, как важно для эффективной работы иметь централизованное управление всей деятельностью вашей команды. Вряд ли вы сможете эффективно отслеживать ход проектов, управлять работой в нескольких программах и связываться с заинтересованными сторонами для получения дополнительной информации без решения для управления совместной работой. Далее мы рассмотрим проблемы оперативности утверждения активов и совместной работы в разрозненных командах. И сегодня мы сосредоточимся на преимуществах автоматизации рабочих процессов и интеллектуальной работы. Болевая точка: повторяющиеся задачи не автоматизированы Многие этапы большинства проектов и задач вполне предсказуемы и всегда содержат ряд повторяющихся действий. Участникам команды назначаются задачи для выполнения, проект продвигается на следующий этап, работы завершаются и архивируются. Время, которое тратится на всю эту административную работу, можно было бы использовать для продуктивной деятельности, такой как интервьюирование клиентов для выполнения тематических исследований или создание статей с анонсами новых продуктов. Зачем терять время? Почему бы не использовать ПО для автоматизации рабочих процессов, чтобы автоматически назначать и уведомлять исполнителей, когда они должны приступить к работе? Рабочее время не резиновое, и команды не должны его тратить на административную работу, которую можно автоматизировать. Болевая точка: слишком медленное масштабирование Рост бизнеса может быть и благословением, и проклятием. Благословением — потому что растут доходы и масштабы бизнеса, проклятием — потому что по мере расширения в организации становится больше проектов и растет рабочая нагрузка, что приводит к перерасходу рабочих ресурсов. Перегруженные работой команды не располагают временем на то, чтобы анализировать дополнительные данные для принятия решений. Это осложняет совместную работу и оставляет участникам команд все меньше времени на отдых и нерабочую жизнь. Чем больше рабочая нагрузка, тем меньше у ответственных за проекты и менеджеров времени на отслеживание и анализ как выполнения отдельных задач, так и хода проектов в целом. Усложняется оценка рисков, а определить уровень риска при помощи интуиции и опыта в масштабах компании становится практически невозможно. Ответственным за проекты и менеджерам нужно эффективно выявлять проекты, подверженные риску, и повышать их приоритет без переписки с участниками команды и детального изучения проектной информации. Выявив потенциальный риск, они должны точно диагностировать его причины и принять решение о дальнейших действиях, будь то уведомление заинтересованных сторон, устранение узких мест, корректировка ресурсов или обновление сроков проекта. Машинное обучение и ИИ продолжают проникать в нашу повседневную деятельность и рутину. «Умные» устройства в роли персональных помощников помогают управлять календарем и устанавливать напоминания. Все популярнее становятся справочные боты, которые прекрасно обслуживают клиентов. Популярные сайты, такие как Gmail и LinkedIn, и многие коммуникационные приложения для смартфонов позволяют автоматически отвечать на сообщения. Все эти технологии позволяют нам быть более эффективными в общении. Почему бы не задействовать аналогичные решения в работе? Инструменты автоматизации рабочих процессов освобождают команды для эффективной реализации проектов. Чем выше рабочая нагрузка и чем шире масштабы совместной работа, тем больше участники команды получают сообщений, требующих своевременного ответа. Казалось бы, несложно ответить на сообщение, но когда их слишком много, затраты труда и времени на это становятся слишком высокими. Участники команд и так совмещают множество обязанностей, и когда им удается выкроить время для ответов, оказывается, что сообщений накопилось слишком много, и ответить на них вручную попросту невозможно. Необходимо программное решение для автоматизации рабочего процесса, которое позволит вам действовать быстро, делая как можно меньше ручной работы. Даже в эпоху цифровых преобразований не вся работа стала цифровой. Коллеги по-прежнему передают нам печатные документы или записки, написанные от руки, которые необходимо передать всем участникам команды — а ведь редактировать такие документы, даже если они отсканированы и загружены в систему, довольно сложно. А в распределенных организациях и командах, организовать физический обмен документами, их редактирование и совместную работу с ними попросту невозможно, поскольку у сотрудников нет доступа к традиционным офисным технологиям, позволяющим переводить печатные активы в цифровой формат. Wrike решает общие проблемы Мы объединили Wrike Integrate, наше программное дополнение для автоматизации сложных и многоцелевых рабочих процессов, с нашим новым средством Automation Engine для автоматизации повторяющихся процессов. Automation Engine позволяет автоматизировать наиболее часто используемые рабочие процессы, чтобы снизить загрузку сотрудников. Используя триггеры «если, то», администраторы могут автоматизировать создание напоминаний и уведомлений, выполнение определенных рабочих действий, обновления статуса работы и заданий, запуск процесса утверждение работы, оценку риска проекта и принятие соответствующих мер. Умения программировать для этого не требуется. Автоматизация рабочих процессов имеет множество преимуществ. Устранив необходимость выполнять повторяющиеся задачи, вы сможете сократить количество ошибок, оптимизировать процессы и сэкономить каждому члену команды сотни часов в год — еще один способ повышения производительности. Прогнозирование проектных рисков Встроенная в Wrike функция Work Intelligence прогнозирует риски проекта. Машинное обучение позволяет предсказывать потенциальные задержки проекта и информировать руководителей проекта и команду о возможных причинах задержек. Это позволяет им быстро принимать меры для того, чтобы сократить задержки или вовсе избежать их. Наше ПО для автоматизации рабочих процессов использует для оценки рисков даты начала и окончания проекта, сроки выполнения задач, выходящие за рамки этих дат, и предыдущие результаты аналогичных проектов. Оповещения о средних и высоких рисках отправляются пользователям по электронной почте. Прогнозы могут служить входными данными Automation Engine для запуска различных сценариев реагирования на проектные риски. Умные ответы Функция Wrike Smart Replies экономит время пользователей, давая автоматические ответы, созданные с помощью машинного обучения. Каждый ответ основан на контексте беседы, пользователи могут выбрать из трех вариантов ответов на каждое @mention-упоминание в папке входящих сообщений Wrike. Обработка документов Сотрудникам больше не нужно возиться с бумажными документами, если им нужно поделиться с командой. Новая функция оптического распознавания символов (OCR) Wrike оцифровывает и преобразует печатные документы и рукописные заметки в редактируемые текстовые файлы. Просто используйте сфотографируйте документ на камеру мобильного устройства, сохраните файл, как вложение к задаче, и загрузите его в Wrike. House of Design автоматизирует рабочие процессы Райан Окелберри (Ryan Okelberry), главный операционный директор House of Design, рассказывает о том, как автоматизация Wrike ускоряет работу его команды и улучшает ее результаты: «Wrike оказался достаточно простым, чтобы мы смогли довольно быстро и легко научиться создавать сценарии, не имея большого опыта программирования. Благодаря тем мелочам, которые мы автоматизируем, возможности платформы расширяются». Подключите к работе умную автоматизацию Автоматизируйте свои рабочие процессы, выявляйте проектные риски, быстрее реагируйте и используйте бумажные документы в проектах — все это возможно благодаря механизму автоматизации Wrike и передовым технологиям Work Intelligence. Загрузите бесплатную пробную версию Wrike уже сегодня! Также загрузите нашу новую электронную книгу «Расширение возможностей команд с помощью с помощью системы управления совместной работой: 13 главных проблем и их решения», чтобы узнать о четырех ключевых параметрах, которые необходимо учитывать при оценке решения для управления совместной работой, и о 16 самых важных функциях управления совместной работой для растущих и корпоративных команд.
Представляем дополнение Wrike Analyze: бизнес-аналитика в Wrike
Что если опция отчетности была бы столь же эффективна, что и инструмент бизнес-аналитики, но более доступна корпоративным пользователям и уже встроена в вашу систему управления проектами? Представляем дополнение Wrike Analyze: расширенная аналитика и отчеты с простым доступом в системе Wrike. Узнайте больше о его функциях!
Изучайте психологию сарафанного радио с книгой «Заразительный. Как продукты и идеи становятся популярными»
Даже видео с котиками может кое-чему научить. Вы не только узнаете, что кошки тоже любят играть в ладушки, но и на примере этого ролика с YouTube, набравшего более 21 миллиона просмотров, сможете оценить всю мощь вирусной рекламы. Такой взлет популярности — мечта каждого маркетолога, и Йона Бергер (Jonah Berger) в своем бестселлере «Заразительный. Как продукты и идеи становятся популярными» объясняет читателю, как «заразить» своим брендом весь мир. Давайте рассмотрим некоторые из основных идей этой книги. Обзор книги «Заразительный. Как продукты и идеи становятся популярными» Адъюнкт-профессор маркетинга в Уортонской школе бизнеса при Пенсильванском университете и успешный писатель Йона Бергер специализируется на изучении покупательского поведения и влияния социальной среды. К нему обращаются за консультациями такие известные бренды, как Google, General Electric, Coca-Cola и 3M. Он — автор множества статей в научных журналах, а в его книге приведены новейшие данные о том, почему люди ведут себя именно так. Как подмечено в книге «Заразительный», чтобы понять, как работает механизм личных рекомендаций, прежде всего нужно развенчать старые мифы о причинах популярности продуктов и идей. Во-первых, не все сводится к рекламе. Потребители далеко не всегда прислушиваются к рекламным объявлениям, а вирусное распространение рекламы происходит вовсе не спонтанно: чтобы рекламный ролик «пошел в народ», нужно предпринять определенные ключевые шаги, о которых мы расскажем в обзоре. К тому же бренды, продвигая свою продукцию, не могут полагаться исключительно на ранних последователей. Бергер считает, что ценность самого сообщения, идет ли речь о продукте или идее, оказывает огромное влияние на виральность. Естественно, как одна из лучших книг по маркетингу, «Заразительный. Как продукты и идеи становятся популярными» не только объясняет, как не нужно поступать, но и содержит прямые указания и советы, которые позволят вам создать вирусную кампанию для продвижения своего бренда. Основные выводы В книге Йоны Бергера «Заразительный», вы найдете более подробную информацию, а в своем обзоре мы приведем лишь краткие выдержки из этого учебника по вирусному маркетингу. По-мнению автора, есть шесть ключевых принципов или шагов (STEPPS), приводящих к тому, что о продуктах или идеях начинают говорить: Социальная валюта. Люди часто воспринимают домашних животных как продолжение себя, и это, по мнению Джоны Бергера, объясняет популярность видеороликов с кошками. Люди размещают в сети видео с играющими милыми котятами, потому что стремятся повысить собственную привлекательность. Триггеры. Любая информация, которую нужно «пустить в народ», должна быть запоминающейся и связанной с чем-то, о чем люди и без того думают очень часто. В своем блоге Бергер в качестве примера этой концепции называет песню Ребекки Блэк «Friday» («Пятница»), записанную в 2011 году. Несмотря на то, что большинству слушателей песня совершенно не понравилась, к концу рабочей недели ее название оказывалось в числе самых популярных запросов на YouTube. Наступившая пятница становилась триггером или напоминанием, и люди начинали выкладывать у себя эту песню. Эмоции. Когда Бергер писал статьи для журнала Scientific American, он заметил, что люди гораздо чаще пересылают друг другу тексты, вызывающие положительные эмоции. Общество. Чтобы о наших действиях узнало как можно больше людей, мы должны выполнять их на публике. Однако, в интервью для журнала Forbes Бергер заметил, что большую часть личных рекомендаций люди получают вовсе не в социальных сетях. Только 7% такой информации поступает из интернета, и это значит, что разговоры за обедом и болтовня в офисе важнее, чем можно было подумать. Практическая ценность. У бесполезной информации гораздо меньше шансов оказаться у всех на устах, чем у практических советов или фактов. Истории. Брендам нужно не просто рекламировать новые продукты, а рассказывать истории о них. Это не только поможет привлечь интерес, но и поможет выстроить эмоциональную связь. Создайте новую заразительную идею Готова ли ваша маркетинговая команда запустить вирусную кампанию? Убедитесь, что у них есть все необходимые инструменты. Наше решение для управления маркетинговыми проектами позволяет организовать работу в команде и следить за выполнением задач. Источники: YouTube.com, Amazon.com, Marketing.wharton.upenn.edu, FastCompany.com, JonahBerger.com, ScientificAmerican.com, Forbes.com
Как гуманитарию успешно управлять командой разработчиков?
Наверняка вы не раз это слышали: разработчиков бесит, что их начальство принимает глупые решения и вечно думает не о том. Менеджеры по управлению проектами постоянно висят над душой и задают вопросы типа: «А сколько вам для этого нужно времени?» Они просто не понимают, что такое процесс разработки, и поэтому только мешают. Искусство управления IT проектами имеет свою специфику. Если вам приходится руководить командой разработчиков, но у вас почти нет опыта технической работы, вы наверняка захотите узнать, как не стать тем самым никудышным менеджером, которого все презирают. Как успешно управлять процессом разработки и не настроить против себя всю команду? Хорошая новость: во многих отношениях руководство командой разработчиков ничем не отличается от руководства любой другой группой специалистов. Вам не нужно уметь писать код, чтобы понимать, как участники вашей команды выполняют свою работу, как и не нужно знать технические аспекты архитектуры или программирования. Но зато вы должны иметь представление об основных трудностях, предпочитаемых инструментах и оптимальных методиках. Изучите признаки, указывающие на возможность появления проблем. Создайте благоприятную рабочую обстановку. Старайтесь возглавить команду, а не управлять ею. В то же время умные менеджеры проектов знают, что у любой команды разработчиков есть свои уникальные потребности и сложности. Мы предлагаем шесть рекомендаций, которые помогут вам успешно руководить разработчиками и повышать их мотивацию. Уважайте их профессионализм Разработка программного обеспечения — творческая работа, поэтому вашей команде необходимо время на обдумывание, решение проблем и поиск новых решений. Так что дайте им эту возможность и не оценивайте их производительность по количеству написанных за день строчек кода. Лучше обращайте внимание на то, насколько точно соблюдаются сроки, сколько выявляется и исправляется ошибок и как сами специалисты оценивают эффективность друг друга. Смотрите сразу и на качество, и на количество, и на готовность сотрудничать. Понимайте их мотивацию Многих разработчиков вдохновляет возможность решить интересную проблему. Поэтому многие их них готовы работать бесплатно в свободное время над интересными проектами, связанными с их личными увлечениями. Если вы сможете по-настоящему вовлечь их в решение поставленной проблемы, они станут работать над ней, не покладая рук. Не бойтесь задавать вопросы Вы не можете (и не обязаны) знать все, что знают ваши подчиненные, и они, скорее всего, будут пользоваться незнакомыми вам терминами. Если сотрудник говорит что-то, что вы не можете понять, не стесняйтесь остановить его и попросить объяснений. Берите ручку и бумагу и рисуйте схемы, если это помогает вам лучше понимать участников своей команды. Давайте им то, что им нужно... Прежде всего полный список требований и точную обратную связь. Список требований необходим для создания высококачественного программного обеспечения, поэтому составьте как можно более полный перечень желаемых функциональных возможностей и потребительских свойств. Задавайте вопрос «почему?», чтобы выявить истинные проблемы и потребности, которые должны быть удовлетворены в результате выполнения проекта. Без этой информации разработчикам придется действовать наугад, и их конечный продукт может оказаться совсем не тем, что хотел получить заказчик. К тому же разработчиком очень помогает качественная обратная связь. Поэтому вместо того, чтобы сказать: «Это нужно ускорить», скажите: «Заказчику нужно, чтобы программа загружалась за 1 секунду или еще быстрее». Пользуйтесь цифрами везде, где только можно, чтобы сделать требования максимально конкретными. ...и защищайте от ненужного Бесполезные совещания, политические игры в офисе, бумажная работа — сведите к минимуму эти отвлекающие факторы, по возможности взяв их на себя. Создайте условия для того, чтобы участники команды могли уделять все свое внимание выполняемой работе. Не позволяйте назначать нереалистичные сроки и даты поставки. Не вздумайте недооценивать свои возможности Может, вы и не разбираетесь в тонкостях разработки, но зато вы можете координировать проекты и сообщить ценные сведения о том, что думает и чего на самом деле хочет ваш клиент. Помогайте разработчикам лучше понять цели клиента, разбивая крупные проекты на отдельные задачи. И не забывайте объяснить клиенту, какую работу выполнили разработчики (с указанием ошибок, препятствий и возможностей, с которыми они столкнулись). К команде разработчиков следует применять те же правила, что и к любой другой команде: избегайте мелочной опеки, выслушивайте их мнения и обеспечьте регулярную обратную связь, давайте им конкретные инструкции и четкое представление о ролях, обязанностях и приоритетах. Используйте удобный софт для управления проектами Пока разработчики занимаются созданием программных продуктов, вылавливают баги и внедряют рекомендации, работая в JIRA, вы, как менеджер проекта, следите за распределением ресурсов и ходом выполнения проекта в Wrike. Двусторонняя синхронизация Wrike и JIRA позволяет менеджерам и руководителям следить за ходом работ, расставлять приоритеты и отправлять разработчикам отзывы с помощью Wrike, в то время как разработчики могут отвечать на их запросы, не выходя из JIRA. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike Enterprise, чтобы испытать эти возможности вместе со своей командой разработчиков. Интеграция инструментов упростит управление персоналом проекта. Источники: Gigster.com, TechCrunch.com, CIO.com, Foredecker
Обязательны для управления совместной работой — улучшенное взаимодействие и ускоренное утверждение активов
Чтобы команды могли быстрее работать и получать положительные результаты, важно выполнить два ключевых условия. Во-первых, необходима возможность асинхронного общения. Без простого в использовании и общего для всей команды метода коммуникации способностьк эффективной совместной работе снижается. (Мало что снижает производительность так же, как траты времени на поиск новой информации в Slack, электронной почте и т.д.) Во-вторых, платформа управления совместной работой должна быть единой для всех — и именно через нее необходимо давать обратную связь и согласовывать дальнейшее движение работ. Если не выполнено хотя бы одно условие, неизбежны замедление развития команды, ее фрагментация и общее снижение производительности. Это первая публикация в нашей серии статей «Выбор лучшего решения для управления совместной работой», и мы рассмотрим в ней главные болевые точки, характерные для современных быстрорастущих компаний и предприятий: Невыраженность процессов затрудняет принятие и распределение рабочих запросов. Управление работой команды через электронные таблицы времязатратно и неэффективно. Отсутствие контроля хода проекта означает разобщенность команд. Работа с несколькими инструментами не позволяет командам оставаться на одной волне. Далее мы сосредоточимся на совместной работе команд и ускорении процесса утверждения. Болевая точка: больше инструментов — не выход Во многих компаниях есть технологии, такие как Slack, Zoom, Microsoft Teams и электронная почта, которые используют все без исключения. Некоторые программные продукты применяются только отдельными командами. Например, команда разработчиков использует Atlassian и Miro, творческая команда работает с Adobe и Figma, а отдел по работе с клиентами контролирует ситуацию с каждым заказчиком, отток клиентов и возможностями допродаж при помощи Totango, Accelo или ChurnZero. Но как со всеми этими разрозненными инструментами, к каждому из которых имеет доступ лишь часть команды, обеспечить прозрачность работы для общего обмена файлами, задачами, отчетами и обновлениями по проектам? Если нет единого решения с единым доступом к проектным обновлениям, утверждениям, управлению активами и общим календарям команды, все становится неясным. Конечно, существует такой способ повышения прозрачности, как @mention — эти метки позволяют вызвать к общению любого участника команда или заинтересованное лицо. Любые инструменты управления совместной работой должны включать функцию @mention, но это лишь часть того, что нужно для полноценной совместной работы участников команды и заинтересованных сторон. Требуются также функции обмена файлами и предоставления отзывов о контенте HTML и проектные активы, они обеспечивают общее сотрудничество в едином интерфейсе. Если выбранное вами ПО не позволяет этого, вам приходится работать на нескольких платформах и критически важные отзывы могут быть потеряны. Болевая точка: утверждение дизайнерских активов занимает слишком много времени Маркетинговые кампании не запускаются, пока все активы не будут окончательно утверждены, и всего один неутвержденный актив может задержать всю кампанию. Когда несколько активов находятся в разных местах, слишком сложно отслеживать их все. В результате процесс утверждения затягивается, когда требуются подписи нескольких заинтересованных сторон, а доступ к необходимым инструментам есть не у всех. Утверждающие лица должны иметь доступ к одному и тому же ПО и сотрудничать в режиме реального времени. Будет еще лучше, если используемое ПО позволяет сравнивать истории версий, и все могут видеть, что нового появилось в активах. Когда дается обратная связь по дизайну, очень хорошо, когда вместо обмена скриншотами есть возможность точно указывать места, в которые нужно внести правки. Кроме того, ваша система управления совместной работой должна предоставлять пользователям возможность автоматически передавать активы и проекты по цепочке — следующему человеку или на следующий этап производства. Сотрудничество — в нашей ДНК Функция @mention — это простой способ вызвать кого-либо для участия в важном обсуждении. Одни инструменты управления совместной работой позволяют использовать @mention в областях, доступ к которым ограничен, другие вообще не поддерживают совместную работу на уровне проектов или папок. Командам, стремящимся к быстрому росту, как и группам из крупных компаний, нужно больше. В Wrike, разумеется, поддерживается @mention, причем разговоры упорядочиваются на уровне папок, проектов, задач и подзадач, а «над» обсуждениями имеются описания, которые поддерживают многопользовательское редактирование в реальном времени. Кроме того, команды могут хранить файлы в разных местах, и заинтересованным сторонам нужно в рамках проектов работать с этими файлами. Wrike позволяет совместно использовать файлы, находящиеся на компьютерах пользователей, в Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft One Drive, SharePoint, YouTube и на веб-сайтах, а также у провайдеров управления цифровыми активами MediaValet и Bynder. Wrike работает практически с любыми источниками файлов, который вы можете использовать. Быстро утверждайте активы — и оперативно запускайте кампании Файл загружен, и теперь необходимо полноценная коллективная работа команды, чтобы окончательно утвердить актив. Возможности проверки Wrike повышают производительность команды и качество результата, поскольку система позволяет визуально маркировать и сравнивать изображения, видео, PDF-файлы, документы Word, презентации PowerPoint и веб-контент в формате HTML, чтобы их можно было удобно редактировать и быстро утверждать. Выделяйте текст, нажимайте на изображения, выбирайте временные маркеры — и оставляйте комментарии непосредственно в контексте. Отвечайте на отзывы, обсуждайте их в режиме онлайн и устраняйте замечания по мере внесения правок. А еще функциональность доступна в приложениях Adobe® Creative Cloud® — вы можете просматривать отзывы и вносить изменения без переключения вкладок и инструментов. Вы также можете пригласить внешних рецензентов, которые не работают в вашей организации — и все это безопасно благодаря парольной защите: Aerotek ускоряет утверждение активов с помощью Wrike Компания Aerotek сократила время планирования на несколько недель благодаря использованию Wrike — Мэтт Эндрюс (Matt Andrews), менеджер по маркетинговым кампаниям, в восторге от возможностей проверки: «Возможность оставлять замечания, делать пометки в инструменте и отправлять их непосредственно команде экономит нам много времени... В электронной почте такой функциональности нет. Теперь можно пропустить несколько встреч и быть в курсе истории всех комментариев и правок». Wrike — почувствуйте разницу Чтобы оценить ПО для управления совместной работой, недостаточно ознакомиться с отзывами клиентов и обзором функций решения. Нельзя относиться к этому легкомысленно, ведь от такого решения зависит сама работа вашей команды — сможет она работать так, как ей удобно, или нет. Загрузите нашу новую электронную книгу «Расширение возможностей команд с помощью с помощью системы управления совместной работой: 13 главных проблем и их решения», чтобы узнать о 16 самых важных функциях управления совместной работой для растущих и корпоративных команд. Независимо от того, как работает ваша команда — удаленно, гибридно или в офисе — всегда есть возможность выполнять проекты лучше и быстрее утверждать активы. Загрузите бесплатную пробную версию Wrike уже сегодня!
