Отчеты без стресса с запланированными напоминаниями
У вас так много отчетов, что вы забываете их обновлять? Сегодня Wrike представляет запланированные напоминания об отчетах, чтобы задачи обновлялись регулярно, и чтобы менеджеры проверяли статусы проектов не реже раза в неделю.
Временная шкала в системе управления проектами: четыре совета по использованию
Итак, вы успешно перевели свою команду на новую систему управления проектами (надеемся, что это Wrike) и готовы взяться за планирование своего первого проекта. Но как лучше всего использовать временную шкалу?
Deloitte назвала Wrike в числе 500 самых быстрорастущих технологических компаний США
На прошлой неделе на вручении наград в Маунтин-Вью компания Deloitte выпустила рейтинг 500 самых быстрорастущих технологических компаний США за 2015 г. (2015 Technology Fast 500™), где Wrike занял 116 место! Рейтинг включает компании США в области технологий, медиа, телекоммуникаций, биологии и энергетики. Победители выбираются на основе процентного роста выручки за фискальный год с 2011 по 2014 гг. За этот период Wrike вырос на 778%, что позволило ему занять 116 место рейтинга. Таким образом, Wrike оказался в числе 12 лучших среди более чем 50 ИТ-компаний в области залива Сан-Франциско. В категории программного обеспечения в рейтинге оказались также наши коллеги из таких компаний, как Zendesk, Workday, Box, Marketo и Splunk. Основатель и исполнительный директор Wrike Андрей Филев связывает высокие позиции Wrike с растущей потребностью корпораций применять новые гибкие и легко масштабируемые системы для совместной работы онлайн. Другим фактором роста выручки компании стало увеличение числа международных и удаленных команд в мире. Wrike продается в 120 странах и доступен на 10 языках, выходя на новые региональные рынки каждый месяц. Мы благодарны компании Deloitte за эту выдающуюся награду и гордимся тем, что стали частью #Fast500! Более подробную информацию вы можете найти в нашем официальном сообщении и на сайте www.fast500.com.
Зависимости задач и настраиваемые рабочие процессы в Wrike: что выбрать?
Wrike — это гибкий инструмент, предлагающий различные способы выполнения проектов, отслеживания хода работ и достижения целей. Но разве возможностей может быть слишком много? Работу в Wrike можно сравнить с посещением кафе, где на выбор предлагается больше двадцати сортов мороженого, и вы хотите попробовать каждый из них. Чаще всего пользователям Wrike приходится выбирать между отслеживанием хода выполнения проекта с помощью настраиваемого рабочего процесса или цепочки зависимых задач. Предлагаем вам несколько советов, которые помогут решить, какой вариант использовать в том или ином случае. И учтите: никто не заставляет вас выбирать «или то, или другое». Для успешной организации работы можно сочетать оба метода. Когда в Wrike рекомендуется использовать цепочку зависимых задач? Создание цепочки отдельных задач, связанных с друг другом зависимостями, позволяет наглядно показать, в какое время выполняются эти задачи, кем и в какой последовательности. Это очень важно для любой команды, занимающейся выполнением проектов и сдачей отчетных материалов (и если вы считаете, будто ваша команда не выполняет проекты и не сдает отчетные материалы, раскроем вам секрет: вы ошибаетесь!). Есть две причины для выбора именно этого варианта, которые мы рассмотрим ниже. 1. Автоматическая корректировка графика Зависимости в Wrike задают порядок выполнения задач. Допустим, у вас есть пять задач, которые должны быть выполнены в определенной последовательности (сначала задача №1, затем задача №2 и так далее). Автоматическая корректировка графика обновляет время начала и завершения связанных задач при изменении запланированных сроков в ту или другую сторону. Если завершение третьей задачи задерживается на несколько дней, вы можете изменить срок ее выполнения, и это приведет к изменению дат начала и окончания четвертой и пятой задачи. Или, напротив, если мы узнаем, что вторую задачу можно завершить с опережением графика, изменение даты ее окончания приведет к автоматическому изменению дат начала последующих задач — ведь какой смысл откладывать начало работы, если ее можно сделать раньше? 2. Своевременные уведомления о готовности Задержки в работе над проектами часто возникают потому, что исполнители не сразу узнают, когда им можно приступать к выполнению своих задач. Ведь если вы не следите за тем, как продвигается работа у ваших коллег (а им бы это наверняка не понравилось), или если они не докладывают вам сразу же о завершении своей задачи (а они этого наверняка не делают), вам придется ждать следующего совещания, где вдруг выяснится, что для начала вашего этапа работы все было готово еще три дня назад. Чтобы избежать такой ситуации, можно использовать цепочку связанных задач в Wrike и получать уведомления по электронной почте каждый раз, когда кто-то из ваших коллег выполняет задачу, завершения которой вы дожидались. Настройте зависимости между задачами и убедитесь, что задача, которую вы должны выполнить в ходе рабочего процесса, назначена именно вам. И как только ответственный за предшествующую задачу укажет, что она выполнена, вы получите электронное письмо о том, что можно приступать к работе. Теперь участникам вашей команды не придется стоять друг у друга над душой, и работа будет выполняться без задержек. Но запомните: использование цепочки зависимых задач может оказаться для вашей команды недостаточно гибким методом. Если вы не намерены жестко придерживаться изначального графика, манипулировать цепочкой задач может оказаться сложнее, чем использовать настраиваемый рабочий процесс. Любая непредвиденная ситуация (добавление нового этапа, неожиданная задержка и т. п.) оказывает влияние на график и должна быть учтена в цепочке зависимых задач, что может потребовать определенной доработки. Всем, кто использует метод зависимостей, мы настоятельно рекомендуем пройти хотя бы начальный курс обучения классическому управлению проектами, чтобы узнать о таких понятиях, как критический путь, расползание границ проекта и управление рисками. Преимущества метода зависимых задач Точные сроки с легко предсказуемыми датами выполнения и вехами. Четкое делегирование обязанностей — все знают, кто над чем работает, когда и в каком порядке. Многоуровневый доступ к информации позволяет менеджерам проектов отслеживать выполнение сложных проектов, в то время как отдельные участники следят за выполнением лишь собственных задач на текущую неделю. График базового плана показывает, как команда выполняет проект в сравнении с первоначальными ожиданиями. Удобная возможность связать две или три зависимые задачи для получения своевременных уведомлений о готовности. Недостатки метода зависимых задач Требуются надежные методики управления проектами и договоренность участников команды о сроках и разделении ответственности. Владелец проекта должен вести постоянный мониторинг, чтобы избежать изменений в плане. Плохо подходит для проектов, где перемещение между этапами может происходить туда и обратно непредсказуемым образом в связи с утверждениями, проверками или неоднократными циклами редактирования. Когда в Wrike рекомендуется использовать настраиваемые рабочие процессы? Пользователи аккаунтов Wrike Enterprise могут использовать настраиваемые рабочие процессы для более гибкой организации труда. Есть два аргумента за использование единой задачи, меняющей статусы в рамках настраиваемого рабочего процесса: 1. Сохранение информации Если вы создаете контент, и для получения финального результата необходим вклад множества участников, использование цепочки задач приведет к лишним тратам времени. Вы прикрепляете к задаче вашу версию файла, отмечаете ее как завершенную и высылаете уведомление следующему участнику. Он возвращается к предыдущей задаче, скачивает ваш файл, вносит свои изменения, прикрепляет его уже к своей задаче, отмечает задачу как завершенную, отправляет уведомление следующему сотруднику в очереди и так далее. Вместо этого можно просто изменять статусы и исполнителей для одной и той же задачи: при использовании функции управления версиями файла каждый файл и все его версии будут доступны в едином местоположении, и это поможет оптимизировать рабочий процесс. Точно так же любые замечания в поле описания, которые приходится передавать от одного исполнителя к другому, будет проще находить, редактировать и совместно обсуждать, если они хранятся в одной задаче, а не перемещаются или копируются между задачами. Ваши сотрудники сэкономят время, нужное для поиска самой свежей версии информации, если вся она будет собрана в единственной задаче. 2. Нелинейные процессы Иногда путь от А до Я в ходе выполнения проекта действительно лежит через Б, В, Г и все остальные буквы по порядку. Но часто все происходит совершенно иначе. Вам приходится перескакивать с этапа на этап, туда и обратно, от одного исполнителя к другому, прежде чем вы дойдете до последней буквы. Такой процесс может быть совершенно естественным и продуктивным, но если вы настроите цепочку задач для выполнения их в строгой последовательности, то только все усложните. Использование настраиваемых рабочих процессов позволяет легко изменять статусы в любом порядке, перемещаться на предыдущие и последующие этапы и при необходимости передавать «эстафетную палочку» любому исполнителю. Прекрасный пример такого рабочего процесса — это создание контента. Часто работа над контентом начинается с идеи, затем идет создание черновика, редактирование, создание, утверждение и публикация. При этом в любую часть контента может вноситься множество исправлений и изменений, так что заранее практически невозможно предсказать, сколько этапов пересмотра потребуется. Если вместо цепочки задач вы пользуетесь настраиваемым рабочим процессом, то можете легко изменять статус контента с «Черновика» на «Проверку» и обратно столько раз, сколько потребуется, каждый раз назначая новых исполнителей и ответственных для текущей стадии процесса. Преимущества метода настраиваемых рабочих процессов Потрясающая гибкость (как описано выше). Подробные отчеты — в частности, на панелях задач — показывают, на каком этапе процесса находится каждая задача, помогая менеджерам сразу видеть, какие задачи сейчас проверяются, какие требуют утверждения и т. д. Цветная маркировка помогает с первого взгляда понять, на каком этапе находится задача. Рабочее пространство не загромождается большим количеством задач. Более наглядные индикаторы хода выполнения задач избавляют от необходимости проводить частые совещания для уточнения статуса проекта. Недостатки метода настраиваемых рабочих процессов Изменение статуса не влияет на даты выполнения, а это значит, что вам придется вручную изменять срок выполнения задачи, чтобы указать начало следующего этапа. Незначительный недостаток, о котором все же стоит упомянуть: исполнители не связаны с определенными статусами, то есть, если один сотрудник отвечает за написание текста, а другой — за проверку, вам придется либо (1) назначить обоим одну задачу и помнить, кто какой этап выполняет, либо (2) менять исполнителей при каждом изменении статуса. Узнайте больше о том, как пользоваться настраиваемыми рабочими процессами и зависимостями задач Мы создали настраиваемые рабочие процессы, чтобы дополнительно облегчить вам работу. Если вы используете только управление длинной цепочкой зависимых задач, то можете столкнуться с трудностями при недостаточном уровне подготовки в сфере управления проектами. Поэтому не забывайте, что эти две методики можно комбинировать для повышения эффективности совместной работы: для выполнения некоторых этапов могут потребоваться особые статусы, и в то же время эти этапы могут входить в длинную цепочку зависимых задач. В конечном итоге у каждого проекта есть свои особенности, и мы всегда готовы помочь вам эффективнее организовать работу. Если вы все еще не отыскали лучший способ пользоваться настраиваемыми рабочими процессами и зависимостями задач и хотите получить дополнительную информацию, обращайтесь к нам по адресу [email protected] или оставьте комментарий! Мы готовы ответить на все ваши вопросы.
Как разработать руководство по работе из дома
Помогите сотрудникам, работающим удаленно, сохранить продуктивность, воспользовавшись нашими советами для руководства по работе из дома. Составьте инструкции по удаленной работе с инструментами, средствами коммуникации и протоколами.
Семь ключевых принципов эффективного email-маркетинга
В мире email-маркетинга идет бесконечная борьба «добра со злом». Пока одни компании продолжают перегружать сервера безликим спамом, другие упорно оттачивают мастерство точечных персонализированных рассылок. Первых, к сожалению больше, но вторые на их фоне смотрятся еще более выигрышно. Да и почтовые сервисы по мере возможностей стараются ограничить активность назойливых спамеров. Если вы хотите улучшить свою стратегию, то вам необходимо быть в курсе последних трендов и следовать основным принципам эффективного email-маркетинга. ТАКТИКИ E-MAIL МАРКЕТИНГА ДЛЯ ЛУЧШИХ РЕЗУЛЬТАТОВ 1. Используйте все доступные инструменты для сбора контактов Закрепленные формы на сайте, всплывающие окна, формы оформления заказа, чат обратной связи – все это может работать на расширение вашей подписной базы. Никто, впрочем, не заставляет вас ограничиваться этими инструментами. Можно предложить посетителю поиграть в игру, а затем попросить его email, чтобы вы могли отправить приз. Или вставить QR-код в конце презентации и предложить аудитории дополнительные материал, а взамен попросить адрес электронной почты. 2. Используйте лид-магниты с осторожностью Вы мотивируете пользователей вернуться на сайт или совершить покупку, предлагая скидку? В скором времени вы можете столкнуться с тем, что люди заметят этот нюанс и будут пользоваться особыми условиями на постоянной основе. Не предлагайте скидку всем подряд – выбирайте тот сегмент, представителям которого действительно нужен дополнительный стимул. 3. Посетитель сайта – уже клиент, даже если пока ничего не купил Такого принципа традиционно придерживаются офлайн-магазины, торгующие дорогими товарами. В интернете уделить внимание каждому клиенту гораздо проще, и тем страннее, что многие представители электронной коммерции до сих пор даже не пытаются этого делать. Воспринимать посетителей вашего сайта как бездушный трафик – большая ошибка. Отбросьте снобизм и постарайтесь наладить контакт с каждым человеком, проявившим интерес к вашему офферу. Добавление контакта в базу – это та же конверсия, только с отложенным по времени получением прибыли. 4. Портрет пользователя должен быть «прорисован» максимально детально Сегментация аудитории по полу, возрасту, профессии уровню дохода, семейному положению уже успела стать правилом хорошего тона. Но почему бы не пойти дальше и не дополнить профайл потенциального клиента его интересами, ключевыми потребностями, основными триггерами к покупке. Речь идет в первую очередь о секторе B2C, но аналогичный профайл можно создать и при работе в B2B. Акцент будет смещен от человека, с которым идет взаимодействие (чаще всего, это будет менеджер, работающий в рамках определенного регламента), на компанию в целом. 5. Используйте RFM-анализ при сегментировании клиентской базы RFM-анализ – это механизм сегментации аудитории, основанный на трех основных параметрах жизненного цикла клиента: Recency (давность) – как давно клиент совершил покупку Frequency (частота) – как часто человек совершает покупки Monetary (монетизация) – какую сумму клиент приносит бизнесу Идея здесь достаточно проста. Те, кто покупал недавно, а также те, кто покупает часто и на внушительные суммы – это наиболее заинтересованная в ваших письмах аудитория. И это необходимо учитывать при формировании рассылок. 6. Не зацикливайтесь на предложении товаров и акций Многие компании совершают серьезную ошибку – с упорством, достойным лучшего применения,«бомбардируют» подписчиков товарными предложениями. Их логика, вероятно, состоит в том, что только такие рассылки незамедлительно конвертируют подписчика в покупателя. На деле же, такая стратегия быстро приводит к «выгоранию базы». Чтобы избежать падения интереса, рассылки настоятельно рекомендуется разбавлять конкурсами, игровыми механиками и просто интересными материалами. Aviasales, к примеру, не стесняется придавать своим письмам яркую эмоциональную окраску: 7. Не ограничивайтесь анализом эффективности на уровне письма – смотрите глубже Метрики на уровне самого письма, такие как Open Rate, CTR, Delivery Rate, Hard Bounce, Soft Bounce – это лишь вершина айсберга. Чтобы получить полную картину, следует также отслеживать показатели на уровне взаимодействия клиентов с вашим сайтом и конверсии в лиды. Даже самая лучшая рассылка не принесет желаемых результатов, если с сайтом или процессом лидогенерации что-то не так. Более детально каждый из упомянутых принципов разбирается в совместной книге CRM-платформы Sendsay и digital-агентства Ingate: «Email-маркетинг для бизнеса: от идеи до продажи» (скачать книгу бесплатно). Помните, что на пути к большим целям не нужно упускать из виду ни малейшей детали!
Девять способов развить в себе лидерские качества
Перспектива карьерного роста заставляет многих людей с головой уходить в работу, оттачивать свои профессиональные навыки и браться за новые и новые проекты. Но на каком-то этапе профессиональных знаний и трудолюбия становится недостаточно для успешного управления командой проекта. Рано или поздно вам потребуются навыки социального общения, и среди них способность взять на себя руководящую роль. Некоторым людям посчастливилось быть прирожденными лидерами, но развить у себя определенный набор качеств способен любой человек. И если вы хотите достигнуть карьерных высот, вам придется как следует постараться. Предлагаю вашему вниманию девять стратегий, помогающих развить лидерские качества и успешно продвигаться на службе. Определите подходящий для вас стиль управления, основанный на ваших личных качествах: «Какой стиль руководства подходит именно вам?» (Схема решений) Будьте дисциплинированы Хороший лидер должен быть дисциплинированным. Дисциплинированность в профессиональной и личной жизни необходима, чтобы стать успешным руководителем и чтобы подавать правильный пример своим подчиненным. Люди будут оценивать вашу способность к управлению командой проекта по вашему отношению к делу. Старайтесь строго соблюдать сроки, всегда выполнять обязательства и заканчивать совещания вовремя. Если вы неорганизованны по природе, вам предстоит очень много работы, но можете начать с малого: вырабатывайте полезные привычки в повседневной жизни, вставайте раньше, делайте зарядку и постепенно воспитывайте в себе дисциплинированность. Выполняйте больше проектов Отличный способ выработать в себе лидерские качества — это брать на себя больше ответственности. Не обязательно взваливать на себя непосильную ношу, но необходимо выполнять больший объем работы, чем тот, которого требуют от вас должностные обязанности. Выход из зоны комфорта — это единственный способ не только научиться чему-то новому, но и проявить себя инициативным сотрудником. Учитесь слушать других Настоящий лидер без проблем передаст управление другому человеку, когда это будет нужно. Вы не должны ощущать угрозу, если кто-то с вами не соглашается, подвергает сомнению ваши идеи или выдвигает собственные предложения. Будьте объективны и непредвзяты. Это может быть непростой задачей, но если вы научитесь ценить и уважать других участников команды, они скорее начнут считаться с вашим мнением. Учитесь владеть ситуацией Признак хорошего руководителя — умение видеть общую картину и предугадывать проблемы до того, как они возникнут. Это очень полезное качество при выполнении сложных проектов с жесткими сроками. Прозорливость и способность избегать возможных проблем — бесценное свойство лидера. Эта способность также позволяет находить благоприятные возможности, которых не замечают другие, и несомненно поможет вам завоевать всеобщее признание. Вдохновляйте людей Быть лидером — значит быть частью команды, и лидер обязан мотивировать и вдохновлять людей, с которыми работает. Если кому-то из ваших сослуживцев потребуется подсказка или поддержка, предложите ее. Иногда человеку нужно, чтобы его просто кто-то выслушал и проявил сочувствие. Не переставайте учиться Лучший способ стать хорошим лидером — это постоянно учиться чему-то новому. Это поможет вам сохранить острый ум и не растерять профессиональные навыки. Вы всегда будете готовы к решению новых задач, а для руководителя это очень полезное качество. Доверяйте своим сослуживцам Людей, которые умеют все, не бывает, и чем раньше вы это поймете, тем быстрее станете хорошим лидером. Делегирование обязанностей не только позволит вам высвободить время для тех дел, которые вам хорошо удаются, но и повысит самооценку участников вашей команды. Разрешайте конфликты Невозможно все время жить дружно. Не надо игнорировать межличностные конфликты в надежде, что они рассосутся сами собой. Лучше попытайтесь их разрешить, поговорив с непосредственными участниками. Будьте готовы переназначить исполнителей, если конфликт не может быть разрешен. Будьте внимательны к людям Быть лидером — не значит быть всегда в центре внимания. Характерная черта хорошего руководителя — умение выслушать предложения, идеи и отзывы других людей и действовать на их основе. Внимательный человек знает, что общение — это не только слова, но и невербальные сигналы, в том числе взгляды и жесты. Лидерские качества важны для карьерного роста, но, как вы видите, управление командой проекта — это не только умение брать на себя ответственность. Как сказал американский политик Джон Куинси Адамс, «Если ваши действия вдохновляют других на то, чтобы больше мечтать, больше учиться, больше делать и становиться лучше, то вы настоящий лидер». ОБ АВТОРЕ Стейси Марон (Stacey Marone) — выпускница факультета социальных наук и писатель-фрилансер. Она пишет статьи для сайта Essay Scholar Advisor и участвует в волонтерском движении помощи детям. В числе ее увлечений — изучение иностранных языков и культур, живопись, чтение и вокал. Читайте ее в Твиттере. Важное качество хорошего лидера — умение выбрать нужные для работы инструменты. Программа управления проектами Wrike избавит вас от лишей административной работы, поможет скоординировать усилия команды и четко отслеживать прогресс. Попробуйте и освободите свое время для стратегических целей!
Расширяете штат? Шаблон для адаптации сотрудников — то, что вам нужно!
Новички, не знающие, за что хвататься? Нервные руководители? Сбивающиеся с ног кадровики? Расширение штата не должно приносить столько проблем. Наш универсальный шаблон поможет новым сотрудникам успешно адаптироваться к особенностям работы в вашей организации.
Пять способов практиковать осознанность в офисе управления проектами
Как бы ни развивались технологии, мы остаемся людьми. Когда в последний раз вы делали перерыв и отдыхали на работе? Узнайте о пяти распространенных ситуациях и способах, которые позволяют практиковать осознанность, не отходя от рабочего места.
Работа по новым правилам (часть 1)
Менее чем за десятилетие офис компании превратился из места, где фактически выполняется вся работа, в одно из мест, где люди могут работать, если захотят. Новый сотрудник сегодня сталкивается с совершенно другим сводом корпоративных правил, чем человек, пришедший в компанию пять лет назад. Перемены происходят очень быстро. И новые технологии полностью изменяют наши методы работы. Мы не побоялись обобщений и сформулировали десять кратких правил, которые помогут современным сотрудникам сориентироваться на рабочем месте. Добро пожаловать в XXI век! ЧАСТЬ 1. НОВЫЙ ОФИС 1. Современный офис — удаленный офис Раньше офис был физическим помещением, в которое людям приходилось приезжать, чтобы встречаться лицом к лицу, работать вместе и общаться на посторонние темы возле кулера с водой. Это было наследие индустриальной эпохи, когда вся работа выполнялась на фабрике, а изделия собирались вручную. Если вы не приходили на работу, вас увольняли. Звучало это так: «Через пять минут весь персонал должен собраться в конференц-зале!» Сейчас в отдельных отраслях под офисами все еще подразумеваются физические помещения, но в некоторых компаниях офисов нет вообще. Зато у них есть некоторое число удаленных сотрудников, которые работают из дома и обычно общаются друг с другом в видеочатах чаще, чем в реальной жизни. Или еще офисом называют сочетание физических и виртуальных рабочих мест. Для многих специалистов удаленная работа становится нормой жизни, а в офис они приезжают только в случае особой необходимости. В этом есть смысл, потому что набор удаленных сотрудников сразу же расширяет для компании круг соискателей (можно нанять специалиста откуда угодно, лишь бы у него был доступ к Интернету) и снижает административные расходы (нет нужды в офисных помещениях). Звучит это примерно так: «Всех, кто сейчас в офисе, приглашаем на собрание в конференц-зал, а остальные пусть подключаются по видеосвязи!» Советуем прочесть: Как создать идеальную среду для удаленной работы (Инфографика) (Wrike) 2. Современный компьютер — это личное устройство Раньше вся интеллектуальная деятельность велась на настольных компьютерах, стоящих в офисе. Не так-то просто было взять работу на дом. Ноутбуки были редкостью, и чаще ими пользовались руководители. Также набирался целый ИТ-отдел для обслуживания и поддержки парка стандартных машин. Звучало это так: «Я начну работать, как только сяду за компьютер». Сейчас для работы используются собственные устройства. 44% сотрудников утверждают, что используют свои мобильные устройства для работы более 20 раз в течение дня, а 70% уверены, что в будущем станут пользоваться ими еще чаще. Современные специалисты могут работать на собственных ноутбуках или смартфонах, используя приложения для совместной работы из магазинов приложений и подключаясь к рабочим данным в облаке. Это стало повсеместной практикой в высокотехнологичных компаниях. То есть, сотрудники могут работать откуда угодно, потому что собственные устройства всегда при них. Впрочем, теперь каждому специалисту приходится отстаивать свое право на отдых, поскольку «всегда при нем» слишком легко превращается в «всегда на связи». Звучит это примерно так: «Я это сделаю, как только сяду в поезд, ладно? Я сразу же пошлю тебе запрос». Советуем прочесть: Влияние мобильных устройств на продуктивность — 2016 (Wrike) ЧАСТЬ 2. НОВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ 3. Современные показатели — результаты Раньше сотрудникам приходилось отмечать время прихода и ухода с работы — еще одно наследие давно ушедшей индустриальной эпохи, когда количество проведенных за конвейером часов непосредственно влияло на прибыль компании. Хотя в некоторых отраслях эта ситуация сохранилась (производство, здравоохранение и т. д.), у нового поколения работников умственного труда уже нет необходимости подсчитывать отработанные часы. Звучало это так: «Не могу дождаться половины шестого, чтобы уйти домой». Сейчас показателями эффективности стали результаты. Что успел сделать сотрудник за рабочий день? И какую пользу он принес компании? Если на первое место выходит полученный результат, то количество отработанных часов становится неважным. Главное — это ход выполнения проекта и достигнутые цели. Звучит это примерно так: «Я свое задание доделал на неделю раньше, так что возьму-ка я отпуск» 4. Современный критерий оценки — данные, а не интуиция Раньше решения в основном принимались на основе делового чутья руководителей, имеющих за плечами годы опыта (и тайные сведения о конкурентах). Эти лидеры для управления компанией помимо интуиции использовали общедоступную и частную информацию. Звучало это так: «Поверьте моему чутью». Сейчас, хотя все вышесказанное по-прежнему справедливо, добавился еще один фактор: большие данные. В наши дни учитывается каждый щелчок мыши и оценивается каждое взаимодействие. Принятие решений на основе данных стало реальностью для каждого менеджера, особенно если эти решения влияют на бренд компании, выпускаемую продукцию и потребителей. В наши дни любое действие — от создания более информативной целевой страницы до оптимизации производственного процесса — может быть подкреплено и проверено данными. Главное — убедитесь, что вы используете правильные данные. Звучит это примерно так: «Я докажу правильность этого решения с цифрами в руках». 5. Современное преимущество — маневренность, а не уникальность Раньше изобретатель мог предложить уникальную идею, создать компанию для выпуска продукции, в которой применяется эта идея, и добиться успеха. Гораздо большее значение имела разработка уникальной концепции. Примерно такое же, как и доведение продукции до совершенства. Звучало это так: «Нам необходима уникальная идея!» Сейчас, когда у каждого есть доступ к огромным объемам информации, более важным фактором становится маневренность — умение очень быстро воплотить идею в жизнь. Когда к вам в руки попадает многообещающая идея (которая не обязательно должна быть уникальной), необходимо реализовать ее как можно быстрее, чтобы оставить конкурентов за бортом. Этому учит и методика «бережливого стартапа» Эрика Риса: вместо того, чтобы откладывать релиз, создайте простейший работающий продукт, а затем уже его улучшайте. Чтобы победить, нужно быть быстрым (желательно быстрее всех), а не идеальным. Звучит это примерно так: «Мы должны успеть, пока конкурент Х не выпустил свою версию!» Советуем прочесть: Скачайте бесплатную электронную книгу 7 шагов для использования agile-методов в маркетинге (Wrike) На следующей неделе будет опубликована вторая часть этой статьи, где будут перечислены оставшиеся пять правил, влияющих на сотрудничество и корпоративную культуру.
10 причин, по которым маркетологи Wrike любят Wrike
Недавно Wrike опросил 1468 человек, чтобы выяснить, какие вещи мешают им продуктивно работать каждый день. Причина №1, актуальная для 60% участников, — необходимость постоянно переключаться между слишком большим количеством задач. 49% вынуждены ждать действий со стороны других людей для продолжения работы. 40% тратят слишком много времени на переписку по электронной почте. Есть в списке и бесконечные совещания, и проблемы с выставлением приоритетов, и непрерывные новые запросы от начальства, и другие «прелести» рабочих будней. Такие опросы Wrike, понятное дело, проводит не из спортивного интереса. Это, по сути, исследования рыночного спроса, которые позволяют лучше понять, на какие проблемы потребителя нужно целиться со своим сервисом. Как учил своих студентов гарвардский профессор Теодор Левитт, люди покупают не сверла длиной в 4 дюйма, а дырки глубиной в 4 дюйма. Этот пост посвящается «дыркам» и «сверлам» для маркетологов. Во-первых, они — одна из целевых и самых массовых аудиторий Wrike. А во-вторых, вышеперечисленные проблемы в случае с отделами маркетинга носят эпидемически массовый характер. Тут и изменения дедлайнов, и координация между собой и с другими коллегами, и множество версий файлов в работе у разных людей. Wrike это, если в двух словах, сервис «два в одном» — управление проектами + совместная работа. На практике это значит, что в дополнение к функциям планирования и ведения рабочих задач предусмотрены, например, инструменты для групповой работы над документами и визуальными материалами в реальном времени, а подключить к дискуссии человека из другого отдела не сложнее, чем упомянуть кого-то в Твиттере. Поскольку команда маркетинга Wrike очевидно использует Wrike образцово показательно, мы попросили их рассказать, какие из функций сервиса они используют каждый день. Итак, ниже топ функций Wrike с точки зрения маркетолога. 1. Запросы Любой проект начинается с брифа. Функция Запросов сделает работу с входящими заданиями от заказчиков, будь то клиенты или другие отделы вашей компании, значительно проще, поскольку вы сразу будете обладать всей необходимой информацией. Для более полной картины заказчики также могут прикладывать к запросам файлы. Запросы помогут стандартизировать рабочие процессы команды и быстрее отслеживать прогресс по задачам. Функция доступна по внешней ссылке для тех, кто не является пользователям Wrike, поэтому с их помощью вы легко сможете наладить работу с клиентами. 2. Файлы и дискуссии в одной задаче Вести обсуждение задач и файлов в почте или мессенджерах неудобно, особенно когда нужно собрать всю информацию по задаче или включить в дискуссию нового участника. Плюс, разные версии одного и того же файла рассредоточены по почтовым ящикам, файлохранилищам и компьютерам, и поиск самой свежей версии превращается в детективную историю. Wrike тут хорошо подойдет, потому что он помогает собрать всю информацию по задаче в одной вкладке. Открыв задачу, человек видит, кто за нее отвечает, сроки выполнения (иногда и тикающий тайм-трекер) и изначальную формулировку задания в описании. К задаче можно прикреплять файлы как с компьютера, так и из облаков (есть интеграция с Google Drive, Box, Dropbox и OneDrive). Новые версии файла можно подгружать в уже существующую, чтобы избежать путаницы. В той же вкладке можно просмотреть всю дискуссию по задаче и добавить свой комментарий. Это выглядит довольно просто, но способно кардинально упростить жизнь при работе даже над самыми обычными задачами, например, подготовке поста в корпоративный блог или рекламной кампании в Facebook. 3. Онлайн-редактирование файлов Чтобы не тратить время на многократную загрузку-правку-обратную заливку файлов, есть специальные плагины Wrike, чтобы редактировать и обновлять документы онлайн. Это работает со всеми типами файлов Microsoft Office, JPEG и PDF. 4. История изменений в задаче Первоначальная постановка задачи, к сожалению или счастью, редко становится окончательной. Поэтому описание задачи в Wrike поддается редактированию коллегами автора. Однако, исправить текст и сказать, что так и было, не получится. Зайдя в историю изменений, пользователь увидит, кто был автором тех или иных правок и сможет восстановить предыдущие версии текста. 5. Цитирование и @упоминание Две функции Wrike, чтобы приблизить рабочие дискуссии к общению в соцсетях. Написав @имя_коллеги в комментарии, можно быстро призвать в обсуждение нужного коллегу — он(а) получит об этом уведомление. Цитирование помогает, если описание задачи объемное, а комментатору есть что сказать по каждой его части. Wrike создан для того, чтобы воплотить ваши отличные бизнес-идеи на практике. Попробуйте наш сервис для эффективного управления проектами бесплатно » 6. Расширение для Adobe® Creative Cloud® Переключение между приложениями отнимает много времени и мешает концентрации внимания. Наше расширение позволит вашей команде дизайнеров пользоваться всеми важнейшими функциями Wrike, не выходя из Adobe CC. Оставаясь в Photoshop или Illustrator, вы сможете быстро найти поручение в Wrike, просмотреть бриф, добавить комментарии и отметить выполненную работу. Но самая удобная функция — это возможность загружать выполненную работу в Wrike и обновлять версии с помощью одного клика. Больше вам не придется конвертировать файлы и сохранять их на компьютере. 7. Согласование Эта функция заметно ускорит процесс согласования документов. Wrike позволяет вашей команде добавлять комментарии к определенной области изображения или документа. Нужно просто открыть любое изображение в Wrike, кликнуть на область, к которой вы хотите оставить комментарий и начать печатать. Утверждение сделает процесс рецензирования полностью прозрачным, ясно определяя границы ответственности всех сторон. Благодаря ясной и своевременной обратной связи, ваша команда выпустит только правильный вариант работы. 8. Настройка доступа Почти всегда задачи маркетинга требуют вовлечения людей из других отделов, а иногда еще аутсорсеров или клиентов. Wrike поможет разграничить доступ для каждого пользователя на уровне папок, проектов и задач и назначать права для редактирования или только просмотра. Это позволяет хранить всю рабочую информацию в системе, предоставляя каждому доступ только к той части, которая нужна для работы. 9. Входящие Wrike автоматически пришлет уведомления сотрудникам о новых задачах, упоминаниях и просроченных поручениях. Они могут прийти на почту, алертом в браузере, push’ем в приложении — кому как удобнее. Это экономит время на то, чтобы держать всех в курсе. 10. Диаграммы Ганта для планирования Чтобы не закопаться в задачах, забыв, ради чего все затевалось, и иметь представление об общем ходе проекта, придуманы диаграммы Ганта. Их можно не любить, но лучшего для визуализации рабочих процессов еще не придумано. Интерактивная временная шкала открывает команде быстрый доступ к графику проекта. Ценность тут не только в ощущении а ля «мы делаем общее дело», но во вполне осязаемой экономии времени на совещания. Всегда можно увидеть, как на все и всех влияет изменение срока одной задачи. Кстати, если в диаграмме изменить время для той или иной задачи, все причастные получат уведомления автоматически (минус совещание, плюс час жизни). Еще на интерактивном графике можно равномерно распределить нагрузку между членами команды, чтобы избежать перегрузок или неэффективной траты времени. Периоды, в которые сотрудник вынужден будет работать над двумя и более задач одновременно, подсвечиваются аварийным оранжевым цветом. Если это не норма в вашей команде, можно избежать многозадачности, сняв с него лишние поручения одним движением мыши. *** И еще кое-что. Бизнес-консультанты, разработчики решений для корпоративной автоматизации и обозревающие этот рынок журналисты непрерывно говорят о прозрачности рабочих процессов, как ее не хватает, и как это убивает продуктивность. Мы редко задумываемся о том, что эта прозрачность — не некий абстрактный термин для употребления в темах конференций, а те самые запрятанные по почтовым ящикам файлы, менеджеры с десятью параллельными задачами и люди, которые даже не знают, что весь отдел ждет от них макет пятый день. Можно внедрить в компании десять систем, обещающих вам запредельный уровень visibility и transparency, но ничего не случится, если мы забудем внедрить новые рабочие привычки сами себе. Wrike избавит вас от рутинной работы и поможет сфокусироваться на важном. Начните бесплатную пробную версию сегодня, чтобы ускорить взаимодействие команды.
Шесть причин, позволяющих интровертам быть хорошими лидерами
Люди часто думают об интровертах как о тихонях-одиночках, которые с трудом сходятся с людьми и редко повышают голос. В результате создается впечатление, что интровертам не хватает уверенности в себе и социальных навыков, которыми обычно обладают прирожденные лидеры, новаторы и бунтари. Возможно вас удивит эта новость, но 40% представителей высшего руководства компаний относят себя к интровертам. Билл Гейтс, Уоррен Баффетт, Марисса Майер, Марк Цукенберг, Гай Кавасаки и Барак Обама — вот лишь некоторые из известных лидеров и новаторов, считающих себя интровертами. Их успех доказывает, что лидерами не всегда становятся общительные и уверенные в себе люди с множеством друзей. На самом деле несмотря на преимущественно экстравертное окружение интроверты вполне способны эффективно управлять организацией. Вот шесть качеств, которые могут использовать интроверты для успешного руководства людьми и развития у себя лидерских навыков. 1. Умение сначала выслушать, а потом уже говорить. Интроверты склонны избегать пустой болтовни, потому что она их утомляет. Обычно они предпочитают постоять в стороне и послушать, а оценить услышанное позже (или когда их спросят). Исследование, проведенное под руководством Франчески Джино (Francesca Gino), доцента Гарвардской школы бизнеса, показало, что начальники-интроверты, управляющие командой активных людей, могут добиться огромных успехов благодаря своей способности терпеливо выслушивать мнения подчиненных. Именно это качество позволяет интровертам быть очень хорошими лидерами, поскольку для успешного сотрудничества необходим эффективный обмен информацией. Интроверты склонны оценивать ситуацию со всех сторон и тщательно обдумывать свои слова, а их замечания и указания отличаются взвешенностью и четкими формулировками. 2. Способность проявить себя во время кризиса. В своей книге «Сила интровертов: почему ваша внутренняя жизнь — это ваш туз в рукаве» психолог Лори Хелго (Laurie Helgoe) утверждает, что «интроверты обладают внутренней силой — способностью генерировать полностью оформленные идеи, открытия и решения. [...] Может показаться, будто интроверт, тихо сидящий на совещании, молча выслушивающий чужие споры и погруженный в размышления, не вносит никакого вклада. Но это впечатление рассеется, как только он предложит решение, которое упустили из виду более активные участники». Добавьте к этому способность интровертов прислушиваться к мнению коллег и взвешивать различные точки зрения, и вы поймете, что их голос — это голос разума, особенно в моменты кризиса. 3. Умение выходить из зоны комфорта. Из-за низкого уровня социальной энергии интроверты быстро устают от светской болтовни, и это затрудняет завязывание полезных знакомств. Но поскольку именно знакомства открывают путь к благоприятным возможностям в бизнесе, интровертам приходится выходить из своей зоны комфорта. На самом деле они могут использовать свое природное радушие, чтобы вовлекать людей в разговор и располагать их к себе. 4. Использование писательских навыков. Интроверты предпочитают общаться в письменном виде, потому что это позволяет лучше изложить свои идеи. Автор, пишущий для сайта EssayOn Time, Сесил Мерфи (Cecil Murphy) утверждает: «Интроверты могут использовать социальные сети в качестве эффективной платформы для озвучивания своих открытий и идей и завоевывать сторонников. То, что им трудно выразить вербально, они могут разъяснить с помощью убедительных текстов и изображений». 5. Необходимость в восполнении энергии. Из-за низкого уровня социальной энергии участие в активной общественной деятельности и шумных мероприятиях истощает силы интровертов. Растратив всю свою энергию, они стремятся к уединению, которое помогает им восстановиться. Им необходимо время от времени работать в одиночестве, чтобы сохранить высокий уровень продуктивности. Если вы интроверт, вам нужно находить время в течение рабочего дня, чтобы «забиться в свою норку» и восстановить силы. Вы можете использовать это время для выработки новых идей и стратегий, а затем удивить сослуживцев неожиданным приливом трудового энтузиазма. 6. Использование приложений для общения и совместной работы. Новые технологии могут оказаться особенно полезными для интровертов, которые стремятся тратить социальную энергию на личное общение с важными клиентами и деловыми партнерами и при этом не терять связи со своей командой. Сервисы для совместной работы и управления процессами, такие как Wrike, помогают наладить общение, повысить прозрачность информации и подотчетность. Успех руководителей, менеджеров и лидеров зависит не от склада их характера. А от того, как они справляются с критическими ситуациями, ведут свою команду к новым целям и вдохновляют окружающих, не изменяя самому себе. Об авторе: Джоан Селби (Joan Selby) — бывший преподаватель английского как второго языка, а сейчас — специалист по контент-маркетингу интернет-портала UK Dissertation Service. Также она ведет собственный блог о социальных сетях и писательских навыках. Джоан — выпускница факультета писательского мастерства, любительница модной обуви, писательница днем и читательница по ночам. Вы можете пообщаться с ней в Твиттере и на Фейсбуке.
Пять важных функций в системе управления проектами
Если вы решили вложиться в покупку программного обеспечения, сначала убедитесь, что сделали правильный выбор. Ознакомьтесь с этими простыми, но мощными функциями системы управления проектами, чтобы знать, что именно вам нужно, при покупке нового программного инструмента.
Анатомия счастливого сотрудника (инфографика)
Довольные сотрудники — это самый ценный ресурс любой компании. Они заражают окружающих хорошим настроением, способствуют сплочению коллектива, а также не собираются увольняться. Мы в сотрудничестве с компанией Atomik Research опросили 4000 сотрудников в Великобритании, Франции, Германии и США. Ознакомьтесь с результатами опроса в представленной ниже инфографике.
Каким должен быть «правильный» процесс согласования?
Как и все специалисты по маркетингу, контент-маркетологи вынуждены непрерывно предоставлять свежий контент, чтобы поддерживать работу механизма контент-маркетинга. То есть, им постоянно не хватает времени. Разрываясь между мозговыми штурмами и публикацией или передачей клиенту финальных версий, они, можно сказать, живут без права на ошибку. За разработкой концепции и написанием контента сразу же следует процесс согласования, который непременно должен быть успешным. Проблемы, связанные с согласованием Есть несколько постоянных проблем, которые возникают в ходе любого процесса согласования, если не прояснить некоторые моменты с самого начала. Например: Задержки и «узкие места» из-за слишком большого (или, наоборот, маленького) числа утверждающих лиц или из-за слишком сложного процесса утверждения. Недостаток ясности: непонятно, кто что должен утверждать, и какая именно часть работы нуждается в согласовании. Бесконтрольное расширение объема проекта: из-за постоянных правок контент так сильно меняется, что уже не может выполнить поставленных целей. Ошибки: несмотря на пройденный процесс согласования, контент содержит в себе ошибки из-за невозможности найти ответственных или из-за путаницы с версиями файлов. Так каким должен быть идеальный процесс согласования? Традиционное согласование: линейная структура, как в издательстве В издательском деле цепочка согласования совершенно линейна и представляет собой каскадный процесс. Каждый этап работы должен быть завершен и согласован, прежде чем он будет передан следующему исполнителю в цепочке. Вот как выглядит этот процесс: Писатель > Редактор-корректор > Ответственный редактор > Дизайнер > Творческий директор > Главный редактор, утверждающий финальный вариант. Обычно внештатному писателю дают задание и устанавливают срок. Его текст передается редактору (обычно выполняющему также функции корректора), который затем может передать отредактированный вариант ответственному редактору. После этого версия текста ложится на стол дизайнера, который готовит макет и отдает его на утверждение творческому директору. Наконец, макет проверяет главный редактор и или утверждает его, или требует исправить дизайн или текст. Этот процесс совершенно прост и прозрачен для всех участников. Нужно лишь опасаться «узких мест», когда один из участников (редактор, творческий директор, главный редактор) оказывается завален более срочной работой. Цифровое согласование: проверка и утверждение в режиме онлайн Но линейному процессу есть альтернатива. Решения для управления проектами, такие как Wrike, позволяют привлекать к участию в каждом этапе согласования нескольких исполнителей и назначать любого из участников цепочки ответственным за утверждение финального варианта. То есть, группа редакторов может одновременно работать над одним и тем же текстом, и один из редакторов в этой цепочке должен будет подписать финальный вариант. Вот как выглядит этот процесс: Писатель > Несколько редакторов > Дизайнер > Несколько утверждающих > Владелец проекта, отдающий в печать финальный вариант. Такое решение, как Wrike for Marketers с функцией согласования помогает понять, кто что должен согласовывать, и даже рассылает напоминания о том, что есть работа, дожидающаяся согласования. Также благодаря этой функции сразу становится видно, какой статус присвоен той или иной части контента и кто еще должен проверить очередной вариант. Финальные рекомендации по созданию процесса согласования Чтобы ваш процесс согласования был эффективным, советуем предпринимать следующие действия: 1. Распределяйте роли для утверждающих лиц. Решите, кто что должен делать и за кем остается последнее слово (то есть, кто является владельцем той или иной части контента). Тогда не придется гадать о том, кто именно обязан утвердить кампанию или статью в блоге. 2. Периодически выполняйте проверку. Месяца через два проверьте, насколько гладко работает система. Если она слишком часто буксует, возможно, причина заключается в ее излишней сложности. 3. Забудьте об электронной почте. И, главное, прекратите использовать электронную почту для получения утверждений. С ней слишком легко можно потерять важный комментарий или инструкцию по проверке. Пользуйтесь рабочим инструментом, гарантирующим полную подотчетность и позволяющим сразу же видеть все комментарии и статусы утверждения. Вас интересует функция согласования в Wrike? Попробуйте Wrike for Marketers! У вас уже есть аккаунт Wrike? Свяжитесь с нами или позвоните по номеру: 877-779-7453.
Семь рекомендаций для начинающих менеджеров по продукту
Каким должен быть современный менеджер по продукту и какими профессиональными качествами он должен обладать? Чтобы создавать инновационный продукт, которую полюбят пользователи, менеджер по продукту должен быть и стратегом, и аналитиком и администратором в одном лице. Лучшие менеджеры постоянно учатся и улучшают методы своей работы. Ведь они должны обеспечить бизнес-результат, а не просто определить, каким будет продукт. Если вы только начинаете карьеру в этой сфере или хотите больше узнать об этой должности, предлагаем семь наилучших методик, о которых нам рассказали специалисты по управлению продуктом из сообщества Quora. Эффективное управление продуктом: что стоит взять начинающим менеджерам на вооружение 1. Тщательно изучите цели вашей компании Как в вашей компании оценивается успех? Как стратегия разработки продукта согласуется с общими целями бизнеса? Кто ваш идеальный клиент? Какую потребность должен удовлетворять ваш продукт? Не пожалейте времени на изучение важнейших приоритетов руководителей компании и пользователей. Учитывайте все эти факторы! 2. Вступайте в диалог с клиентами Клиенты и пользователи — это ваш самый главный ресурс. Подумайте сами: зачем разрабатывать продукт, если он никому не будет нужен? Многие из ваших клиентов будут счастливы рассказать вам о том, какие функции они особенно ценят и используют чаще всего, а что можно улучшить. Нужно учитывать мнение клиентов для того, чтобы понять истинную ценность вашего продукта. Проведите A/B тестирование или короткий опрос, чтобы понять, каким образом клиенты взаимодействуют с вашим продуктом. Вы можете проанализировать действия посетителей на вашем сайте, а также собрать как можно больше отзывов. 3. Используйте знания специалистов из отдела продаж и службы поддержки Сотрудники отдела продаж постоянно взаимодействуют с потенциальными клиентами, и поэтому они знают о сильных и слабых сторонах вашего продукта, а также о проблемах, которые клиенты надеются решить с его помощью. Точно так же и сотрудники службы поддержки понимают, как именно клиенты на самом деле используют ваш продукт и чему нужно уделить особое внимание. 4. Пользуйтесь своим продуктом! Возможно, вы слышали поговорку: «Сначала сам попробуй, а потом гостей угощай». Каким бы банальным ни казался этот совет, но вы должны пользоваться своим продуктом изо дня в день. Чем отличается пробная версия продукта от платной? Какие функции работают на мобильных устройствах, а какие нет? Насколько интуитивно-понятен ваш интерфейс? Часто ли вы сталкиваетесь с ошибками или сбоями? Вы должны знать собственный продукт лучше кого бы то ни было. 5. Анализируйте другие продукты Подумайте о продуктах и веб-сайтах, которыми вам приятно пользоваться. Что же делает их такими удобными? Как у них оформлены страницы регистрации или подписки на пробную версию? Как выглядит процесс оформления заказа? Если вам что-то не понравилось, то что конкретно вызвало такую реакцию? Cоставляйте свой список идей, который можно использовать для вдохновения при осуществлении собственных стратегий управления продуктом. 6. Планируйте, выполняйте, улучшайте Используйте всю информацию, которую вы собрали, для создания долгосрочной стратегии. Затем спланируйте отдельные итерационные циклы разработки и используйте все собранные данные для улучшения каждой последующей итерации. Это поможет вам определить, каким функциям и возможностям нужно уделить особое внимание при подготовке очередного релиза, а также отстоять свое мнение перед высшим руководством и заинтересованными лицами. 7. Общайтесь с коллегами в профессиональных сообществах Вступление в онлайн-сообщество — это отличный способ для начинающих менеджеров по продукту оставаться в курсе последних тенденций и наилучших методик. Вы можете расширять сеть профессиональных знакомств и учиться у специалистов, которые обладают многолетним опытом. Группы в LinkedIn, такие как Product Management Networking Group и Product Development & Management Association, категория Product Management в Quora и сообщество Product Manager HQ в Slack — прекрасные ресурсы для обучения и общения с профессионалами из сферы управления продукцией. А какие рекомендации дали бы вы начинающему менеджеру по продукту?
Инструменты для обеспечения совместной работы: Почему для успеха команды так важны возможности Wrike
Сегодня чаще, чем до пандемии, команды работают рассредоточено, не это не значит, что работа замедляется. Темп работы для многих команд остается прежним и, более того, даже ускоряется. Когда у вас становится больше работы, вам нужно больше доступных ресурсов, и не всегда это ваши сотрудники. Фрилансеры и агентства — важные участники команды, работающие над вашими проектами, и о них нельзя забывать. Но по мере увеличения объема работы и роста проектной команды все сложнее становится держать всех участников команды, работающих как внутри, так и вне вашей организации, в курсе развития проекта. Итак, переходим к следующим болевым точкам в нашей серии статей. Болевая точка: хода проекта непрозрачен Команды должны видеть все, что происходит с их проектами, и безопасно обсуждать ход проектов с внешними заинтересованными сторонами. Если все заинтересованные стороны не могут видеть весь ход проекта, они рискуют пропустить важные обновления и сроки выполнения. А ведь при изменении одного из сроков должны автоматически меняться все связанные с ним параметры — администраторы не должны делать это вручную. Для этого и существуют технологии совместной работы — они должны помогать всей команде. Первое, что необходимо для прозрачности проекта — высокоуровневый календарный обзор всей работы команды. Но одного этого недостаточно, поскольку отдельные задачи и проекты необходимо отслеживать и на микроуровне, особенно когда разные отделы, участвующие в проекте, имеют свои уникальные рабочие процессы и отчетность. Вот почему так важно, чтобы ваша система позволяла автоматически маркировать работу для нескольких команд. Болевая точка: слишком сложная отчетность, в которой нельзя разобраться без экспертов Позволяет ли ваш инструмент управления совместной работой определить, сколько у вас новых, незавершенных, находящихся на рассмотрении, завершенных, просроченных и отмененных проектов, сделав для этого всего несколько щелчков мыши? Легко ли вам увидеть все проблемные места в работе и разобраться с ними так, чтобы основная часть работы вашей команды была выполнена вовремя? Если вы отвечаете «нет» хотя бы на один из этих вопросов, пришло время пересмотреть ваш процесс отчетности. Чтобы обеспечить наилучшие результаты работы вашей команды вам нужны прозрачность и глубокая аналитика. Но не любая отчетность дает вам ту аналитику, которая вам нужна, кроме того, доступ к отдельным инструментам BI есть не у всех. Возможно, для вас собирает результаты работы и анализирует их отдельный эксперт, бизнес-аналитик. Так или иначе, еженедельный или ежемесячный сбор и интерпретация данных — большая нагрузка. Процесс создания отчетов должен не только обеспечивать необходимую вам информацию — он должен быть наглядным, предлагать сводные таблицы, календарные тепловые карты, круговые и столбчатые диаграммы, которые позволяют лучше понять результаты. Панели отчетов должны быть интерактивными, динамически обновляться и настраиваться в зависимости от вашего стиля работы, чтобы вы могли заниматься не получением и интерпретацией аналитики, а непосредственно проектной работой. Wrike всегда поможет Общие командные календари Wrike позволяют каждому участнику команды видеть свои приоритеты. Работа автоматически синхронизируется с общим календарем, можно видеть как текущие сроки выполнения, так и последующие задания, которые потребуется выполнить в ближайшее время. Календари в онлайн-инструменте совместной работы Wrike можно настраивать в соответствии с потребностями команды, например, на начало финансового года, или для просмотра по дням, неделям, кварталам и годам, чтобы подробно видеть прогресс вашей команды. Разворачивайте и сворачивайте выбранные слои, чтобы узнавать об объемах работы отдела, команды и ее сотрудников, выявлять потенциальные проблемные места и при необходимости корректировать сроки. На микроуровне вам помогают перекрестные ссылки Wrike — они повышают прозрачность работы всех команд и каждого участника, чтобы все могли отслеживать выполнение проекта — и это не ограничивается уровнем задач! Подзадачи, папки, этапы, фазы и целые проекты могут представлять собой общие структуры в рамках нескольких рабочих потоков. Например, чтобы отметить папку, перейдите в область, где находится эта папка, а затем выполните следующие действия: В режиме просмотра списка откройте информационную панель значком папки в правом верхнем углу. Метки папки перечислены под ее названием. Нажмите «+», чтобы добавить метку, и найдите нужную папку в выпадающем списке. Чтобы удалить метку, нажмите «x»рядом с меткой, которую вы хотите удалить. Перекрестные метки требуются самым разным командам и исполнителям. Тегирование вашей работы делает ее более доступной для тех, кому она нужна — метки нужны маркетинговым командам, которым нужно открывать доступ к информации для других заинтересованных сторон, сотрудникам, которые ежедневно отчитываются о проделанной работе, или менеджерам проекта в проектных офисах, задача которых — чтобы вся работа была выполнена в срок. Именно эти возможности побудили многих наших заказчиков выбрать Wrike — аналогичная функциональность решений конкурентов оказалась ограничена уровнем задач. Wrike Analyze позволяет вашей команде наглядно контролировать ход проекта и предоставляет бизнес-аналитику без необходимости работы с отдельным BI-инструментом. Наше онлайн-средство совместной работы дает возможность создавать настраиваемые отчеты, соответствующие вашим рабочим сценариям, и визуализировать результаты так, как вам удобно. Все ваши приборные панели динамически обновляются, показывая, как работает команда и где у вас проблемы. Команда Topgolf довольна календарями и отчетами Wrike Мередит Селден (Meredith Selden), старший менеджер маркетинговых проектов Topgolf, поделилась своим мнением о календарях и отчетах Wrike: «Wrike прекрасно подходит для сложных межфункциональных проектов, где настраиваемые календари, приборные панели и отчеты нужны для того, чтобы они автоматически транслировались в данные проектов и результатов... Это работает в любом подразделении и подходит как для каскадной методологии, так и для методологии Agile». Алекс Бэйкон (Alex Bacon), помощник менеджера по связям с общественностью компании Moneytree, доволен перекрестными метками в Wrike: «...Благодаря платформе Wrike мы смогли разработать и запустить новый раздел блога всего за 2,5 дня, полностью укомплектовав его контентом. Wrike поддерживает организованность и прозрачность проектов, поэтому мы всегда видели статус различных элементов, а благодаря перекрестным меткам работа не прерывалась никогда...» Повышение прозрачности и безопасный обмен рабочей информацией Рост рабочей нагрузки не означает, что контроль и прозрачность проектов должны отойти на второй план. Решение для совместной работы должно масштабироваться в соответствии с темпами и нагрузкой вашей команды. Все остальное вам не подходит. Загрузите нашу новую электронную книгу «Расширение возможностей команд с помощью с помощью системы управления совместной работой: 13 главных проблем и их решения», чтобы узнать о 16 самых важных функциях решений для управления совместной работой. Оцените онлайн-инструмент Wrike для совместной работы и узнайте, почему 20 тыс. клиентов используют нашу платформу, чтобы быстрее выполнять проекты, безопасно делиться своими наработками и информировать членов команды о ходе работы.
Как рост числа программных инструментов уменьшает прибыль вашего агентства
Креативные агентства используют огромное количество инструментов, чтобы упростить себе жизнь, но не слишком ли их много? Постоянный рост числа используемых приложений обходится нам гораздо дороже, чем принято считать. Давайте выясним, какое негативное воздействие оказывает такой рост на ваши бизнес-результаты и как решить эту проблему.
Как принять в команду нового сотрудника
Хотите знать, как правильно принять в команду нового сотрудника? Воспользуйтесь этим руководством, чтобы новые участники команды ощутили ваше доброе отношение и поддержку — до того, как приступят к работе в свой первый день.
Как создать шаблон брифа
Перед каждой творческой группой стоит одна и та же задача: качественно выполнить работу, уложившись в жесткие сроки и использовав все доступные ресурсы. Одним из инструментов, применяемых для эффективного управления содержанием проекта, является бриф. Некоторые специалисты утверждают, что по одному лишь брифу можно судить о том, насколько успешным будет проект. Бриф — это документ, который обычно составляет креативный директор или управляющий службой прохождения заказов после переговоров с клиентом. Так какой должна быть структура этого документа, чтобы каждый участник проекта получил всю необходимую информацию для начала работы? Давайте рассмотрим все составляющие по-настоящему эффективного шаблона брифа, который впоследствии вы сможете настроить по своему вкусу. Для чего нужен шаблон брифа? Во-первых, цель любого брифа состоит в том, чтобы описать работу, которую вы должны выполнить. Как минимум, оно должно включать в себя три пункта: объем проекта (характер и объем выполняемых работ), контекст (это особенно важно, если проект является частью более крупной кампании) и сроки. На основе предлагаемого шаблона брифа ваша команда сможет разработать собственный шаблон, учитывающий все ваши потребности и обстоятельства. Мы не требуем, чтобы вы пользовались этим шаблоном в его изначальном виде: смело сохраняйте все, что считаете полезным, и избавляйтесь от остального. Составляющие шаблона брифа 1. Контактная информация Как и в любой форме рабочего задания, укажите, кто является клиентом, перечислите адреса электронной почты, телефонные номера и другие данные всех контактных лиц компании-заказчика. Также укажите контактные данные участников вашей команды. 2. Общая информация Этот раздел дает вам возможность изложить общие сведения о запросе. Для чего выполняется эта работа? Нарисуйте схему для вашей команды с указанием, кто какую роль выполняет в данном проекте. Разъясните контекст, чтобы ваши сотрудники понимали, как этот бриф вписывается в общую картину. Ответьте на пару вопросов. Что именно нужно клиенту? Какие благоприятные возможности или проблемы на рынке могут повлиять на выполнение этой работы? 3. Цели Здесь перечисляются все цели проекта. Что хочет получить клиент? Если отчетные материалы ориентированы на клиентов, какие действия должны предпринять конечные пользователи? Или что они должны почувствовать или подумать? 4. Профиль аудитории Этот раздел посвящен целевой аудитории. Чем более полно вы опишете аудиторию, к которой обращаетесь, тем лучше участники творческой группы смогут учесть ее потребности и чаяния. Ответьте на пару вопросов. Кто эти люди, где они живут и работают? Как к ним достучаться? Какие проблемы их беспокоят? 5. Особенности выполнения Это самая важная часть брифа. В этом разделе должны быть указаны все особенности создания отчетных материалов и способы передачи вашего рекламного обращения к аудитории, в том числе: Тон. Каким должен быть тон текстового контента и обращения? Какие определения можно использовать для описания чувств или действий? Что эти определения значат для клиента? Рекламное обращение. Что вы пытаетесь сказать своей работой? Нужно ли разрабатывать способы передачи рекламного обращения? Что аудитория должна запомнить в конце? Какие подобные обращения используют конкуренты? Иллюстративные материалы. Каким образом иллюстративные материалы будут передавать рекламное обращение? Есть ли у клиента предпочитаемый визуальный стиль? Имеются ли готовые иллюстративные материалы или их нужно создавать? Прочая информация. Перечислите все отчетные материалы и их форматы/характеристики. Сроки, график и бюджет. Когда необходимо сдать работу? В какую сумму обойдется ее выполнение? Чем может (или не может) помочь бриф? Учтите одно: как бы вы ни составили свой бриф, его окончательный вариант будет больше похож на контрольный список действий, чем на источник вдохновения. И все же не стоит недооценивать его важность: бриф способен направить работу в нужное русло и дать сотрудникам представление о целевой аудитории, клиенте и основных проблемах, требующих решения. Хотя оно и не может разрушить писательский блок или другие творческие блоки, лучше уж вооружиться брифом, чем осуществлять кампанию вслепую. Создавайте брифы с помощью запросов Wrike Кроме предложенного выше шаблона, вы можете оптимизировать способ обработки поступающих запросов и управления последующей творческой деятельностью. Wrike — это программа по управлению проектами, которой пользуются множество творческих специалистов и маркетологов для организации всех творческих процессов — от получения брифов до выполнения и сдачи клиенту. Запросы Wrike позволяют указать все сведения, необходимые для составления брифа. Поработайте с бесплатной пробной версией, и вы увидите, насколько проще выполнять работу вместе с Wrike.
Пять фаз жизненного цикла проекта
Согласно «Руководству к своду знаний по управлению проектами», жизненный цикл управления проектом состоит из пяти фаз. Мы тщательно рассмотрим эту модель и ее важность, используя примеры и графики, а также подскажем вам и вашей команде, как сделать каждую фазу наиболее эффективной.
Путь к успеху с книгой «Скрам для чайников» (обзор книги)
Из этого обзора вы узнаете об одной из лучших книг по управлению проектами, посвященной скраму и другим Agile-методологиям. Обзор книги «Скрам для чайников» По сути Скрам представляет собой одну из Agile-методологий. То есть, он предусматривает серии шагов и рабочих циклов (спринты), позволяющие управлять проектами более эффективно. Само это слово было позаимствовано из лексикона игроков в регби и означает борьбу за мяч с пинками и ударами головой. Впрочем, если речь идет о скраме в офисе, то там как-то умудряются обходиться без физических столкновений. Работу над проектом команда начинает с основного списка задач. Затем сотрудники выбирают часть задач из списка при планировании спринта и проводят остаток времени, выполняя эти задачи. На ежедневных совещаниях участники команды проверяют ход выполнения, а затем продолжают работу, чтобы успеть к сроку. К концу рабочего цикла проект должен быть близок к завершению. Перед выполнением обязательства команда проводит обзор. Под обязательством подразумевается публикация материала, доставка изделия или работа над очередной итерацией для его улучшения. Хотя у скрам-команд есть множество преимуществ, переход от традиционных методов управления проектами к новой Agile-методологии чреват определенными проблемами. В книге «Скрам для чайников» этот процесс описан очень доступно, и читателям даются подробные рекомендации по внедрению стратегии в своих командах. Автор книги Марк С. Лейтон (Mark C. Layton) — сертифицированный специалист по скраму; за его плечами многолетний опыт руководства скрам-командами. Поэтому в его книге изложены не только общие принципы, но и собственные наработки, и лучшие практические подходы, а также описаны преимущества от внедрения скрама в различных отраслях. В результате менеджеры проектов не только получают представление о последствиях внедрения скрама, но и учатся применять эту тактику в повседневной жизни. Основные выводы из книги «Скрам для чайников» В книге приводится всестороннее описание методологии скрама, и мы не сможем уместить все полезные выводы в единственной статье. Однако Марк С. Лейтон описывает все возможности скрама на своем сайте Scrum for Dummies. В производственный план следует включить следующие элементы: Бэклог продукта. Как в обзоре должны быть затронуты основные идеи книги, так и в бэклоге должны быть собраны все приоритеты проекта. Перечисляйте их по степени значимости. План релиза. В книге «Скрам для чайников» подчеркивается важность календарного плана для достижения целей проекта. Бэклог спринта. Он относится к выполняемой части работы. В нем должны перечисляться задания, взятые из бэклога продукта, а также цели и пользовательские истории. Инкремент. Вам нужно решить, как должен выглядеть продукт после каждого спринта (цикла разработки). Станьте скрам-командой! Методология скрама подразумевает работу в соответствии с календарным планом и постановку как краткосрочных, так и долговременных целей. Чтобы отслеживать всю необходимую информацию и успешно выполнять свои задачи и проекты, вам необходима качественная система управления проектами, такая как Wrike. Наше решение для управления проектами онлайн позволяет командам отслеживать рабочие процессы, вести совместную работу над проектами, получать информацию об обновлении статуса и т. д. в единой системе. А также прочитайте о том, как внедрить Скрам на уровне всей организации одновременно в постах лидера backend разработки Wrike Дмитрия Мамонова: пост 1, пост 2.
Разобранные входящие сообщения — миф или реальность?
Inbox для Android, новая функция приложения Wrike, станет вашим спасательным кругом в море деловой корреспонденции. Все мы за день получаем десятки, а то и сотни сообщений. На некоторые из них нужно ответить сразу же, к другим можно вернуться и попозже, а многие попросту засоряют "Входящие". На то, чтобы их разобрать, зачастую уходит немало времени, которого вечно не хватает. В результате всегда есть риск пропустить что-то важное. Wrike решил эту проблему с помощью новой функции Inbox для Android. Теперь вы можете оставаться в курсе рабочих обновлений, не накапливая десятки непрочитанных уведомлений по вашим задачам. В обновленном дизайне самые важные обновления автоматически появляются наверху, и их смысл сразу понятен без дополнительных кликов. Вы можете быстро убрать любое сообщение, коснувшись и проведя пальцем вправо, либо вернуться к нему позже, указав, когда сообщение должно вновь появиться в папке входящих (для этого нужно провести пальцем влево). Наконец-то вы сможете разобрать все входящие сообщения, не забывая о важных делах, к которым нужно вернуться позже. Новый Inbox позволяет просматривать в одном разделе все сообщения и оповещения из Wrike, которые раньше были распределены между лентой новостей и центром оповещений. Обновите приложение для Android и сделайте папку входящих идеально пустой. Если вы еще не установили приложение Wrike для Android, загрузите его здесь. На iPhone и iPad уже можно пользоваться функцией Inbox. Вскоре мы также обновим дизайн для этой платформы, добавим поддержку архивирования и отложенных сообщений.
Почему мы зависимы от электронной почты и как с этим бороться?
Когда вы в последний раз проверяли электронную почту? Час, два — или пару минут назад? По статистике Business Insider, более трети американцев регулярно проверяют почту на протяжении всего дня. Согласно опросу AOL в 2010 году, 47 % респондентов признали, что испытывают потребность постоянно проверять почту, 25 % не могут обходиться без этого более трех дней, 60 % проверяют почту в отпуске, а 59 % — даже в туалете. Пора избавляться от этой зависимости. Почему постоянно проверять почту вредно Сначала давайте подумаем над таким вопросом: а действительно ли постоянно проверять почту — это плохо? Ведь, как ни крути, электронная переписка часто входит в круг непосредственных должностных обязанностей. Согласно результатам нашего недавнего опроса, 59 % респондентов сообщили, что в их командах принято хранить информацию о проектах в электронных письмах, а 13 % — что у них даже статусы проектов отслеживаются только по электронной почте. По всему выходит, что почта — важный рабочий инструмент. Но не всё так просто. Ниже мы рассмотрим, почему из-за электронной почты у многих сотрудников заметно падает производительность и портится настроение. 1. На регулярную проверку почты тратится много времени В среднем сотрудники отвлекаются от работы каждые 10 минут (это 56 раз в день). На то, чтобы вновь полностью сосредоточиться на задаче, нужно около 25 минут. Таким образом, в среднем за день набегает около 2 часов времени, потраченного на восстановление концентрации. Сотрудники могут отрываться от работы и сами по себе. Регулярные проверки почты — один из главных отвлекающих факторов. В ходе исследования работы в офисе Томас Джексон и другие ученые обнаружили, что на 70 % электронных писем адресаты реагировали в течение шести секунд после получения, а на 85 % — в течение 2 минут. После проверки почты им требовалось по 64 секунды, чтобы собраться и вернуться в рабочий режим. Более того, согласно анализу Глобального института McKinsey, на чтение электронных писем и переписку тратится 28 % рабочей недели. Если брать стандартную 40-часовую рабочую неделю, это более 11 часов, потерянных напрасно: именно столько сотрудники в среднем тратят на почтовый ящик, вместо того чтобы заниматься делом. 2. Проверка почты мешает эффективной работе Проверка электронной почты — один из видов любимой многими «продуктивной прокрастинации». Когда не хочется заниматься текущей работой, сами собой возникают мысли: «Надо бы ответить на письма, отвлечься на пару минут». И мы даже не чувствуем вины, ведь переписка — это тоже в каком-то смысле работа. Однако зачастую «пара минут» растягивается на десять-двадцать, а то и больше. В перспективе такие послабления самим себе ведут к формированию дурных привычек, мешающих продуктивной работе. Как выяснилось, многие признают, что частая проверка электронной почты снижает производительность. В 2015 году компания Wrike провела анкетирование по вопросам организации труда, по результатам которого 40 % респондентов назвали электронную почту одним из трех ключевых факторов, мешающих эффективной работе. В списке этих факторов электронная переписка обогнала нечеткие приоритеты, прокрастинацию и даже сжатые сроки. 3. Ожидание писем разрушает рабочий настрой Многим знакомо это чувство — когда сидишь в офисе злой на весь мир и не можешь как следует взяться за работу. А знаете ли вы, что причина плохого настроения зачастую кроется в зависимости от электронной почты? Человек вновь и вновь проверяет ее в ожидании каких-нибудь новостей, а письмо всё не приходит… А когда придет, человек уже успеет сотни раз понадеяться, проверить ящик и разочароваться. В статье для Psychology Today Нэнси Колье (Nancy Colier) назвала этот феномен «лотерейной психологией»: адаптивная часть нашего мозга «внушает чувство надежды и веры в возможность некоего явления, при условии что надежда подкрепляется активными действиями с нашей стороны». Постоянно проверяя почту, мы сами провоцируем в себе чувство ложной надежды, которое неизменно ведет к разочарованию, когда оказывается, что новых писем по-прежнему нет. А еще это одна из причин стресса. Ученые Университета Британской Колумбии провели исследование и обнаружили, что члены группы, проверявшей электронную почту при любой удобной возможности, ощущали намного больший стресс, чем участники группы, которой было разрешено делать это лишь три раза в день. К тому же, по ощущениям участников из первой группы, постоянные проверки почты ничуть не повышали производительность. Люди, одержимо проверяющие почту, сами портят себе настроение и подвергают себя стрессу. 4. Постоянные проверки почты не дают достичь потокового состояния Ученые утверждают, что полная самоотдача — так называемое «потоковое состояние» — обеспечивает максимальную эффективность работы. Психолог Михай Чиксентмихайи так объясняет концепцию потока: Быть в потоке значит полностью отдаться занятию, не для достижения какой-либо цели, а ради самого процесса. Когда человек находится в потоковом состоянии, время летит незаметно. Каждое движение, действие и мысль естественным образом следуют из предшествующих, будто разыгранные по нотам. Человек в потоковом состоянии выкладывается на полную. К сожалению, немногим удается достичь этого состояния, а ведь без него делать сложную работу еще сложнее. Наше внимание постоянно воруют почтовые ящики. Так, участники исследования Карен Рено в 2006 году считали, что проверяют почту в среднем один раз в час, однако наблюдение показало, что на самом деле это происходило раз в пять минут. При этом мозгу приходилось постоянно переключаться с работы на почту и обратно, так что о концентрации, конечно, и речи быть не могло. Получается, что мы сами регулярно саботируем собственную работу — и даже не понимаем этого! Почему электронная почта действует как наркотик Чтобы решить проблему, нужно определить ее причину. Почему мы так одержимы своими почтовыми ящиками? На этот счет есть разные теории. 1. Инструментальный условный рефлекс Самая распространенная теория объясняет явление, когда человек постоянно проверяет почту, даже если не ждет писем, так называемым инструментальным условным рефлексом — точнее, результатом режима подкрепления с переменным интервалом. Понятие инструментального условного рефлекса широко используется в психологии. Такой рефлекс вырабатывается, если после некоторых действий наступают определенные заранее известные последствия, и заставляет менять поведение соответствующим образом. «Подкрепление с переменным интервалом» означает, что человек получает награду за действие, но не каждый раз и нерегулярно. В человеческом обществе такой тип обучения абсолютно нормален, однако проблемы возникают, когда приобретенное поведение начинает мешать работе. Вот как работает инструментальный условный рефлекс, полученный в результате подкрепления с переменным интервалом: человек проверяет почтовый ящик, ожидая увидеть новое письмо. Однако ожидания оправдываются не всегда — и через некоторое время человек возвращается к почте, подсознательно надеясь, что уж в этот-то раз письмо его ждет. Он обновляет страницу (некоторые делают это даже несколько раз подряд), ожидая награды в виде письма за поведение (активные действия — проверку почты). Нир Эяль, автор книги «Покупатель на крючке: руководство по созданию продуктов, формирующих привычки», долгое время проводивший исследования в новом направлении на стыке психологии, технологий и бизнеса, утверждает: даже такое простое действие, как ответ на письмо, закрепляет модель поведения, заставляющую постоянно проверять ящик. «Каждый раз, когда человек отвечает на письмо, срабатывает новый триггер, поскольку появляется вероятность получить в ответ еще одно письмо. Этот возможный ответ — внешний триггер, вынуждающий возвращаться к почте вновь и вновь. Вот почему так тяжело перестать постоянно ее проверять». В конечном счете, если человек, проверяющий почту, периодически получает интересные письма, его поведение закрепляется, и он начинает наведываться в почтовый ящик еще чаще. 2. Важные письма укрепляют наше чувство собственной важности Другая теория связывает почтозависимость с нашим чувством собственной важности. Хотя многие заявляют, что не любят электронную почту, некоторые испытывают наслаждение от самого факта получения письма. Писательница, консультант и исследователь в области технологий Линда Стоун утверждает, что слежка за почтой приносит положительные эмоции, поскольку, получая важные письма по работе, мы чувствуем себя нужными. Когда у нас просят совета или помощи, это подтверждает нашу значимость и оправдывает трату рабочего времени. Вот почему так тяжело игнорировать новые сообщения во входящих — потребность в укреплении чувства собственной важности заложена в нас природой. Вот что говорит Нир Эяль, автор книги «Покупатель на крючке: руководство по созданию продуктов, формирующих привычки»: «Какие [...] внутренние триггеры заставляют человека проверять почту? Их много: скука, тревога, неуверенность в себе как в профессионале. Когда мы проверяем почту, этот внутренний зуд немного утихает». (11:22) Но чем чаще мы заглядываем в почту, тем больше отвлекаемся, и в конце концов это начинает всерьез мешать работе. Здесь важно знать меру и сопротивляться подсознательной потребности посмотреть в почте, не нужны ли мы кому-нибудь прямо сейчас. 3. Новые письма — это своего рода достижения, не требующие усилий Напоследок рассмотрим еще одну теорию. Проведя исследование по вопросам мотивации персонала, Тереза Амабиле, профессор факультета экономики и предпринимательства Гарвардского университета, пришла к такому выводу: люди любят достигать результатов. Когда сотрудник чувствует, что продвинулся в работе, это дополнительно мотивирует его трудиться дальше. Исследование показало, что чаще всего участники пребывали в хорошем настроении, когда достигали в работе успеха, пусть даже незначительного. В своем отчете Тереза и ее команда рекомендуют руководителям разбивать крупные проекты на несколько менее масштабных и легче достижимых целей. Так сотрудники смогут радоваться небольшим достижениям, стимулирующим их работать лучше. Проверяя почту, мы испытываем чувство гордости за то, что мы нужны, важны и ценны для других. Каждое отвеченное письмо — это шаг вперед. Каждый раз, когда в почтовом ящике не остается непрочитанных писем, знаменует выполнение нашей задачи: приятно знать, что мы чего-то добились. Поэтому мы вновь и вновь возвращаемся в почту, даже за счет реальной работы, и в результате ежедневно часами пытаемся вернуться в прерванное потоковое состояние. Как вылечиться от почтозависимости Привычка постоянно проверять почту — это условный рефлекс, который истощает энергию, портит настроение и мешает работе. Вот как можно от него избавиться. 1. Закройте вкладку с входящими и следите за тем, сколько раз открываете ее Не держите вкладку с почтой открытой в браузере. Открывайте страницу заново каждый раз, когда понадобится проверить почту (и старайтесь делать это пореже). Ученые Университета Британской Колумбии, проводившие вышеупомянутое исследование о влиянии электронной почты на уровень стресса, установили: «Сотрудники, начавшие проверять почту ограниченное число раз в день, стали меньше волноваться при выполнении важных задач. Общий уровень ежедневного стресса также снизился. […] По ощущениям участников исследования, часто проверявших почту, ее постоянные проверки ничуть не повышали производительность». Считайте, сколько раз в день проверяете почту. Психолог Джеймс Клейборн (James Claiborn) отмечает: «Отношение людей к вещам и действиям, как правило, заметно меняется, как только они начинают следить за их количеством или потраченным на них временем». Каждый раз спрашивайте себя, действительно ли нужно было сейчас проверить почту (успели ли появиться в ящике новые важные письма). Если вы обнаружите, что за день уже заглянули в ящик десять раз или больше, подумайте, оправданы ли эти действия или вами управляет привычка. 2. Пользуйтесь не только почтой «Но как отказаться от почты, если у меня в ней вся деловая переписка?» — подумаете вы. Попробуйте заменить почту другими приложениями, которые не будут спамить и понапрасну отвлекать вас. Есть множество специальных сервисов для организации труда, например Wrike. Они полностью заменяют почту в вопросах обсуждения проектов и задач, хранения информации и получения новостей от коллег. 3. Поставьте цель ограничить просмотры почты и запишите ее А вы знали, что если записать поставленную цель и рассказать о ней друзьям, шансы достичь ее повышаются на 33 %? Прямо сейчас возьмите ручку, блокнот и запишите: «Я буду проверять почту только в 11:00 и в 15:00» или «Я буду проверять почту только три раза в день». Можно приклеить стикер с напоминанием на ноутбук. Также напишите список причин вашего решения (от руки и на бумаге): «Я не хочу впустую тратить рабочее время», «Я хочу работать продуктивнее» и т. д. Затем сообщите начальнику и коллегам о поставленной цели, чтобы они списывались с вами другими способами. Возможно, вы даже вдохновите сотрудников побороться с собственной зависимостью. 4. Для большей надежности заблокируйте почту Нужен гарантированный успех в вашем начинании? Попробуйте расширение для браузера, например StayFocusd для Chrome. С ним вы просто не сможете тратить на почту больше определенного времени. Вы сами устанавливаете этот срок, но как только он истечет, расширение больше не пустит вас в почту до следующего дня. Конечно же, такие расширения не работают с почтовыми клиентами для компьютеров — Outlook, Apple Mail и т. д. 5. Не сдавайтесь Новая привычка не появится сразу. На ее формирование часто нужно более двух месяцев, а в некоторых случаях и свыше восьми! А когда для развития новой привычки нужно разрушить старую (как в нашем случае), это может проходить еще тяжелее. Но не падайте духом: если прошел месяц, а вас всё еще постоянно тянет проверить почту, достаньте список причин, по которым вы решили ограничить работу с ней, вспомните о своих целях и продолжайте сдерживаться. Большинство полезных привычек вырабатываются только силой воли, так что, даже если вы сорветесь, просто вернитесь к своему плану на следующий день. Вы можете избавиться от почтозависимости Чувствуете, что вас постоянно тянет проверить почту? Уже пробовали ограничивать себя? Расскажите о своих успехах и поделитесь приемами в комментариях.