Как отсутствие прозрачности вредит вашей команде

Хороший руководитель твердо знает, что его цель не может быть достигнута без помощи умных, талантливых и увлеченных сотрудников. Но даже лучшие команды совершают ошибки. И тут встает вопрос — а почему?

Вы можете полагать, что участники вашей команды работают недостаточно эффективно из-за недоукомплектованности, отсутствия мотивации или финансовых ограничений. Но давайте посмотрим на ситуацию более пристально.

Проблемы при обмене информацией, недостаток ресурсов и пропущенные сроки — все это может быть результатом отсутствия прозрачности. Не достигнув цели, люди теряют мотивацию, и их производительность снижается. Из-за низкой производительности вы никогда не сможете использовать имеющиеся ресурсы самым эффективным образом.

Так что, прежде чем требовать расширения штата или увеличения финансирования, присмотритесь к рабочему процессу вашей команды и попытайтесь выявить проблемные места, где не хватает прозрачности.

Что такое прозрачность?

Когда речь идет о прозрачности рабочих данных, нужно прежде всего разделить требования к прозрачности на уровне руководства и на уровне отдельного исполнителя.

Для руководителя прозрачность означает наличие инструмента, позволяющего быстро удовлетворять потребность в ресурсах, назначать задачи исполнителям и выявлять узкие места, чтобы ускорить выполнение проектов. Возможность получить срез информации об активных проектах и связать задачи с более крупномасштабными целями подразделения или всей компании очень важна для согласования действий сотрудников и поддержания высокого уровня мотивации.

Участникам команды прозрачность позволяет эффективнее взаимодействовать и выполнять задачи. Если у них есть информационные панели со списком конкретных задач и с отображением общей картины выполнения проекта, они будут чувствовать себя увереннее и действовать более эффективно. Если нет ясности, люди теряют уверенность и мотивацию. Каждый хочет знать наверняка, что работает не впустую.

Можно подвести итог: высокая прозрачность позволяет как окинуть взглядом общую стратегию, так и рассмотреть мельчайшие детали отдельных задач. И если вы ищете способы оптимизировать свой рабочий процесс, есть смысл искать инструменты, которые помогут вам:

  • Создать централизованное хранилище всех проектов и сделать процессы четкими и согласованными.
  • Приоритизировать цели и определить, как вы будете оценивать достигнутый результат.
  • Назначать исполнителей для задач и проектов и обеспечить подотчетность каждого из них.
  • Устанавливать вехи и создавать временные шкалы проектов, чтобы выявлять места возможных затруднений.
  • Управлять ресурсами и загрузкой команды, чтобы никто из сотрудников не оказался перегружен.
Lack_of_Visibility_Hurting_Team_2

Во что обходится нам низкая прозрачность

Возможно, вы думаете, что когда у вас будет больше финансирования и сотрудников, вот тогда вы и сможете заняться вашим рабочим процессом и ресурсами. Но беда в том, что если вы с самого начала не избавитесь от «слепых пятен» в вашем рабочем процессе, они будут только расти. Когда участники команды не знают, чего ждать, или не имеют возможности бороться с рисками, маленькие проблемы могут стать очень большими.

Прекрасным примером тут может послужить ситуация в строительной отрасли. Бизнес стремительно развивается, и это прекрасно, но еще это означает, что вам приходится выполнять все больше сложных проектов. На рынок приходят новые и новые конкуренты, и от компаний ждут, что они будут укладываться в сроки и смету. Но, по данным компании McKinsey, многие компании с этим попросту не справляются и выполняют некоторые крупномасштабные проекты с превышением сроков на 20% и сметы на 80%. Никто не может позволить себе терять такие суммы денег и доверие клиентов. Поэтому повысить прозрачность данных о проекте необходимо немедленно, чтобы заложить надежную основу для дальнейшей работы.

Давайте проверим, что у вас перед глазами

Хотите узнать, действительно ли у вас стопроцентное зрение? Чтобы оценить ситуацию с прозрачностью данных в команде, попробуйте взять ручку и записать ответы на следующие вопросы:

  1. Насколько ясны задачи, назначенные участникам команды? Согласованы ли они с OKR команды, подразделения и компании, и видите ли вы, как достижение этих целей вносит вклад в реализацию крупномасштабной корпоративной стратегии?
  2. Где осуществляется обмен информацией по проекту? В одной системе или в нескольких? Приходится ли участникам команды разыскивать самую свежую информацию о задачах?
  3. Есть ли у участников команды четкое представление о будущих и текущих проектах и доступ к необходимым ресурсам? Знают ли они, с кем им нужно сотрудничать?
  4. Можете ли вы быстро составить план проекта, выявить узкие места до того, как возникнут проблемы, и проверить, как распределены ресурсы?

Не все гладко? Не волнуйтесь, вы не одиноки. Давайте выясним, как решают основные проблемы с прозрачностью ведущие мировые компании.

Как ведущие компании улучшают прозрачность

Согласованность действий в команде

Для начала согласуйте OKR вашей команды. Убедитесь, что все проекты и задачи, над которыми работают участники, связаны с общими корпоративными целями. Создайте календарь и панель задач, чтобы участники команды могли видеть сроки и понимать последствия своих действий. Когда ваши коллеги смогут получать четкие ответы на все вопросы о проекте, они будут чувствовать себя увереннее и меньше заниматься прокрастинацией. Также это поможет действовать более эффективно при передаче материалов по проекту от одного исполнителя к другому. Наличие последовательных рабочих процессов позволяет всем участникам твердо знать, что они должны делать и с кем взаимодействовать, а также вдохновляет сотрудников работать с полной отдачей.

Когда ваша команда работает, как часы, вам будет гораздо проще взаимодействовать и с другими командами и подразделениями в случае необходимости. При хорошей прозрачности данных вы сможете согласовать свои проекты и цели с проектами и целями других команд. Если действия других рабочих групп так же прозрачны, вы сможете видеть рабочую загрузку и процессы друг друга, и это будет способствовать взаимному пониманию, уважению и согласию. У каждой команды есть собственные OKR, связанные с общими целями компании. Прозрачность позволяет различным командам действовать согласованно при выполнении общих проектов и не бороться за первенство.

Отличный пример — то, как мы использовали Wrike при планировании нашей первой пользовательской конференции. Когда информация поступает из чатов, электронных сообщений, Google Документов и неформальных обсуждений, важные детали иногда могут теряться. Но когда Wrike используется как единый источник достоверной информации, действия разных команд гораздо проще согласовать. Каждое подразделение решает собственные задачи, оставаясь на связи и успешно сотрудничая для достижения общей цели.

Учимся эффективно распределять и использовать ресурсы

Ресурсы — это люди, возможности, финансирование и инструменты. Разбивая проекты на задачи и подзадачи, вы находите новые возможности.

Где ваши сотрудники обмениваются информацией? Как распределяется рабочая загрузка? Какие этапы проектов можно автоматизировать? Централизованно ли хранятся все материалы по проектам и доступны ли они всем участникам?

Для начала попробуйте визуализировать ваш главный ресурс — персонал. Диаграмма Ганта помогает наглядно отобразить календарный план проекта, так что вы сможете сразу увидеть, где нужны дополнительные ресурсы и где возникают накладки. Взявшись за назначение задач, вы сможете просматривать данные о ресурсах и видеть, насколько эффективно сбалансирована рабочая загрузка в команде. Это поможет вам выявить возможные узкие места и составить план проекта, позволяющий вашим сотрудникам выполнять работу вовремя и без превышения сметы.

Lack_of_Visibility_Hurting_Team_3
Диаграмма Ганта — это наглядная временная шкала, где вы можете увидеть все необходимые для проекта ресурсы.
Lack_of_Visibility_Hurting_Team_4
График потребности в ресурсах позволяет вам использовать временную шкалу, чтобы сбалансировать рабочую загрузку.

Помимо персонала, значительную долю ресурсов составляют инструменты и средства автоматизации. По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники в среднем тратят около 20% рабочего времени на сбор нужной информации, хранящейся в разрозненных программных инструментах. Внедрение единого хранилища для всех цифровых материалов позволит вам сэкономить эти часы.

Когда новаторский сервис по продаже модной одежды Stitch Fix начал стремительно развиваться, его сотрудники перестали справляться с проектами, потому что работали в электронных таблицах и разрозненных программных инструментах. Wrike помог им собрать всю информацию воедино. Благодаря прозрачности, наглядности и согласованности рабочих процессов им удалось сэкономить 18 рабочих часов в неделю для шести менеджеров. Вот так и находятся ценные ресурсы!

Помогите командам успешно сотрудничать

Наличие единого источника достоверной информации по проектам и согласованного рабочего процесса помогает участникам команды понимать, чего от них ждут, знать, какие задачи им поручены, и успешно общаться между собой. Если прозрачности не хватает, люди легко выходят из себя и начинают искать виноватых в случае любой проблемы. Эти отрицательные эмоции и отсутствие возможности что-то изменить могут очень быстро снизить уровень мотивации.

Но этого можно легко избежать, если повысить прозрачность взаимодействия и рабочих процессов, связанных с выполнением задач. Например, в Wrike используются @упоминания, позволяющие участникам команды помечать друг друга тегами прямо в задаче, чтобы попросить отзыв, ускорить работу над проектом или передать нужную информацию. Нужно ли вам отредактировать статью в блоге или получить отзыв о дизайн-проекте, Wrike предлагает централизованный и составленный в хронологическом порядке поток необходимой информации. Это позволяет участникам команд, руководителям и другим сотрудникам организации легко получать данные о статусе проекта. Wrike делает прозрачными все ваши проекты. Все взаимодействие осуществляется централизованно, все участники команд получают доступ к самым свежим материалам и четкое представление о своих задачах.

Как добиться стопроцентного зрения

Прозрачность достигается применением нужных инструментов для согласования действий в команде, распределения ресурсов и совместной работы. Когда вы ищете инструмент, который должен вам помочь, ищите тот, что позволяет централизованно хранить все обсуждения и документацию по проекту.

Функции, позволяющие спланировать проект на временной шкале и наглядно отобразить рабочую загрузку участников команды, помогут вам в успешном выполнении проектов. Панели задач и отчеты помогут командам действовать в соответствии с OKR и видеть свой вклад в общие цели компании, чтобы сохранить высокий уровень мотивации. Когда прозрачность становится приоритетом, все участники знают, как выполняется проект, и могут при необходимости подключиться к работе в нужный момент. Именно поэтому она играет такую важную роль.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности