プロジェクトマネージメントレポートの作成方法
プロジェクトマネージメントレポートの作成方法
プロジェクトマネージメントレポートはプロジェクトの現状をまとめたもので、ある時点でのプロジェクトの状況についての正式な記録です（多くの企業は現在独自のテンプレートを持ちPM全員が使用しており、レポートの書式や詳細は各社によって異なります）。 プロジェクトマネージメントレポートはプロジェクトの規模や複雑さによって週1回、または月1回提出し、プロジェクトの状況や差し迫った課題を把握するためにプロジェクトのステークホルダー全員に提供されます。プロジェクトマネージメントレポートはほとんどの場合1ページですが、詳細を求める方のために別表やリンクが提供される場合もあり、状況によってはかなり詳細に渡って報告されることもあります。例えば政府が提供するテンプレートは10ページに及びます。
プロジェクトマネージメントレポートに含まれる内容
プロジェクトマネージメントレポートには、業種、業界、およびプロジェクトの種類に関わらず、以下の重要項目が含まれていなければなりません。
プロジェクトを特定できるすべての情報：
- プロジェクト名
- プロジェクトナンバー（存在する場合）
- プロジェクトマネージャーの氏名
- プロジェクトのスポンサー
- プロジェクト開始日
- 完了予定日
- 顧客名と顧客に関する情報
- レポートの提出日
プロジェクト成功の評価基準：
- プランに対するスケジュールの進捗状況。プロジェクトは予定より早く進んでいますか、遅れていますか？
- 現在までにかかったコストと予算の比較。予算を下回っていますか、上回っていますか？
- 現在のスコープとプランの比較。プロジェクトが開始してからスコープが変わりましたか？どのように変わりましたか？
- 予定していたリソースと実際のリソース。リソース不足または割り当て超過がありますか？
- リスクの概要。対応が必要な高リスク因子がありますか？
- 品質に関する現在の状況。品質テストは行いましたか？問題がありましたか？
以下の情報も追加します：
- プロジェクトの変更管理。これは通常プロジェクトに対する保留中または承認されたリクエストのアップデートです。
- 対応策。前回のレポート以降の主な対応策や決定事項についてのハイレベルな概要です。
- 決定すべき事項。重要な決定事項がある場合は、その内容、決定者、期限についてここで報告します。プロジェクト管理プランに対するスポンサーからの承認などがこれに含まれます。
- 今後のマイルストーン。期限が迫っている成果物やマイルストーンについて報告し、認識を広めます。
プロジェクトマネージメントレポートの作成方法
プロジェクトマネージメントレポートを作成する際は、以下を考慮してください：
- 簡潔にまとめて結果や成果を報告する。ステークホルダーが知る必要のない詳細は省き、長文を使わず箇条書きにます。毎週10ページにおよぶレポートを書いても読む人はほとんどおらず、実際にプロジェクトを管理する時間もなくなります。
- 読み手を理解する。ステークホルダーが理解できるよう、技術的な内容や専門用語は避けます。
- 状況を説明する。成果物の納品が2週間遅れると言うような書き方ではなく、その遅れがプロジェクトに与える影響、および解決に向けてどのような対応策を取っているかを説明します。ステークホルダーは問題がどの程度深刻であるかを知らなければなりません。
- 対応を求める場合は明確に説明する。ステークホルダーに対応してもらいたいことがある場合は、いつまでに誰に何をしてもらう必要があるかを明確に記載します。
- 視覚的にする。プロジェクト管理ソフトに含まれるプロジェクトマネージメントレポートのテンプレートを使用すれば、ステークホルダーはレポートの詳細を読む前に、どのプロジェクトに課題が発生しているか、またどの領域に苦労しているかが一目でわかります。幹部社員は毎週多数のレポートを受け取りますので、読みやすいレポートを作成することが大変重要です。
Types of project management reports
Below is a list of the most important project management reports you may need to track and report on your project status.
Time tracking reports
Time tracking reports show what projects your team members are spending time on. This helps you improve project management and communicate adequately with stakeholders about a project's progress. Time tracking reports provide useful data to improve scheduling and resource management and boost revenue, especially in professional services agencies and companies.
Project status reports
Project status reports communicate how a project is progressing within a specific period. This helps to keep stakeholders updated on the project's progress and any emerging issues with cost, scope, schedules, or risks. You can easily compare a project status report to the project baseline or project plan to assess how well it is doing. Project status reports typically include the work that's been completed, a summary of the project’s costs and schedule, a plan for what is to follow, and any issues and risks.
Project health reports
Project health reports provide a snapshot of the status of a project. This helps to share how well or poorly a project is doing. Project health reports show what's been done, what's on schedule, and what's overdue. They make it easy to communicate to team members and stakeholders about the overall health of a project. A project health report makes it obvious if you've stayed on track or deviated far from the project plan. It brings to the forefront the most important tasks to tackle to get a project back on the intended path. Different teams and companies may have unique ways of organizing their own project health reports.
Project risk reports
Project risk reports identify and categorize risks in a project based on their severity and likelihood of happening. This helps prioritize issues and eliminate harmful risks before they cause irreparable damage or project failure. Project risk reports communicate problems to stakeholders so they can take action. The goal of project risk reports is to catch and identify project risks before they occur.
Variance reports
Variance reports show how a project has deviated from the project plan or baseline. This helps compare how a project is doing with the project plan and reduce any chances of project failure. With a variance report, project teams can monitor actual and planned performances and ensure they are on track with the project scope, costs, and schedules. This helps mitigate risks and implement change management procedures where necessary. Variance reports also aid in planning for future projects.
Resource reports
Resource reports are helpful for managing available resources and planning a successful project. You can use them to adjust workloads and make decisions to make the project workflow more efficient and effective. Resource reports take costs, schedule, and scope of work remaining into consideration to make the best resourcing decisions for the project and team. It’s easy to see how much team members have on their plate and redistribute work to achieve the desired results and complete the project.
Tips for effective project reporting
When writing a project management report, it is essential to keep the following in mind:
- Be concise and share results and outcomes: Don't focus on details your stakeholders don't need to know. Try to use bullet points, not paragraphs. If you create a ten-page document every week, no one is likely to read it. Plus, you won't have time to manage the actual project.
- Understand your audience: Make sure the project report is not too technical and avoid jargon. Otherwise, your stakeholders won't be able to understand it.
- Provide context: Don't just say a deliverable will be two weeks late. Share how it will impact the rest of the project and what actions are being taken to resolve it. Stakeholders need to know how significant the problem truly is.
- Be clear about any asks: If you require your stakeholders to do something, make sure you explicitly mention who is responsible, what they are responsible for, and when it needs to be done.
- Make it visual: Use project management software that offers project management report templates. This allows stakeholders to quickly identify which projects are struggling and what areas they are struggling with before reading further into the project report. Executives may receive dozens of project management reports (or more) every week, so making your project reports easy to read is crucial.