Comment rédiger un rapport de gestion de projet ?

Le rapport de gestion de projet est un bref aperçu de l'état actuel du projet. C'est le registre officiel de l'état d'avancement du projet à un moment donné. (La forme et les détails exacts peuvent varier en fonction des exigences de votre entreprise et du bureau de gestion de projet, car de nombreuses entreprises disposent désormais de modèles qui leur sont propres et que tous les chefs de projet doivent utiliser). Selon la taille et la complexité de votre projet, vous devez produire un rapport de gestion de projet chaque semaine ou chaque mois. Il est fourni à toutes les parties prenantes du projet pour les tenir informées de l'état d'avancement du projet et de tout défi pressant auquel le projet peut être confronté. Comptant généralement une seule page, le rapport peut aussi comporter des annexes ou des liens vers des informations complémentaires pour toute personne souhaitant approfondir les détails. Toutefois, dans certaines circonstances, il peut être beaucoup plus approfondi. Par exemple, il existe un modèle gouvernemental de dix pages.

Que contient un rapport de gestion de projet ?

Le rapport de gestion de projet doit inclure les caractéristiques clés suivantes, quelle que soit l'entreprise, le secteur d'activité ou le type de projet auquel il se rapporte :

Toutes les informations d'identification du projet :

1. Nom du projet
2. Numéro du projet (le cas échéant)
3. Nom du chef de projet
4. Promoteur du projet
5. Date de début du projet
6. Date de fin prévue
7. Nom du client et informations le concernant
8. Date de publication du rapport

Indicateurs clés de réussite du projet :

1. Évolution du calendrier par rapport au plan. Le projet est-il en avance ou en retard sur le calendrier ?
2. Coût actuel par rapport au budget. Le budget est-il respecté ou dépassé ?
3. Portée actuelle par rapport au plan. La portée du projet a-t-elle changé depuis le début ? Si oui, en quoi ?
4. Ressources actuelles par rapport aux prévisions. Les ressources sont-elles insuffisantes ou excessives ?
5. Aperçu des risques. Y a-t-il des risques élevés qu'il faut gérer ?
6. Résultats actuels en matière de qualité. Des tests de qualité ont-ils été effectués ? Y a-t-il eu des problèmes ?

Informations complémentaires à inclure :

1. Gestion des changements du projet. Il s'agit généralement d'une mise à jour de toute demande de changement en attente et approuvée pour le projet.
2. Mesures prises. Il s'agit d'un résumé de haut niveau des principales mesures et décisions prises depuis le dernier rapport. Cette rubrique peut également inclure les réalisations, telles que les étapes récemment franchies.
3. Décisions requises. Si une décision clé doit être prise, sa nature, les personnes concernées et la date d'échéance figurent généralement dans le rapport. Il peut s'agir par exemple de l'approbation par le promoteur du plan de gestion du projet.
4. Jalons suivants. Les livrables attendus prochainement et les jalons à venir peuvent être communiqués à des fins de sensibilisation.

Comment rédiger un rapport de gestion de projet ?

Lors de la rédaction d'un rapport de gestion de projet, il est important de garder à l'esprit les points suivants :

• Soyez concis et communiquez les résultats. Ne vous concentrez pas sur des détails que vos parties prenantes n'ont pas besoin de connaître. Essayez d'utiliser des listes à puces, et non des paragraphes. Si vous créez un document de dix pages chaque semaine, il est probable que personne ne le lira et vous n'aurez pas le temps de gérer le projet proprement dit.
• Connaissez votre public. Veillez à ce que le rapport ne soit pas trop technique et évitez tout jargon. Sinon, vos parties prenantes ne seront pas en mesure de le comprendre.
• Précisez le contexte. Ne vous contentez pas de dire qu'un livrable aura deux semaines de retard. Quel en sera l'impact sur le reste du projet et quelles sont les mesures prises pour y remédier ? Les parties prenantes doivent connaître l'importance réelle du problème.
• Formulez vos demandes avec clarté. Si vous demandez à l'une de vos parties prenantes de faire quelque chose, assurez-vous d'indiquer explicitement qui en est responsable, de quoi il s'agit et quand cela doit être fait.
• Présentez les choses de manière visuelle. Utilisez un logiciel de gestion de projet comportant des modèles de rapport de gestion de projet. Cela permet aux parties prenantes d'identifier rapidement les projets en difficulté et les domaines posant problème, avant de poursuivre la lecture du rapport. Les cadres peuvent recevoir des dizaines de rapports (ou plus) chaque semaine. Les rapports doivent donc être faciles à lire.

Types de rapports de gestion de projet

Ci-dessous se trouve une liste des rapports de gestion de projet les plus importants que vous pourriez être amené à suivre et à rapporter sur l'état de votre projet.

Rapports de suivi du temps

Les rapports de suivi du temps montrent sur quels projets les membres de votre équipe passent du temps. Cela vous aide à améliorer la gestion de projet et à communiquer adéquatement avec les parties prenantes sur l'avancement du projet. Les rapports de suivi du temps fournissent des données utiles pour améliorer la planification et la gestion des ressources et augmenter les revenus, en particulier dans les agences et entreprises de services professionnels.

Rapports d’état du projet

Les rapports d’état du projet communiquent la progression d’un projet sur une période donnée. Cela aide à tenir les parties prenantes informées de l’avancement du projet et de toute question émergente concernant les coûts, la portée, les délais ou les risques. Vous pouvez facilement comparer un rapport d’état du projet avec le plan de référence ou le plan du projet pour évaluer sa performance. Les rapports d’état du projet incluent généralement le travail accompli, un résumé des coûts et des délais du projet, un plan pour la suite, ainsi que tout problème et risque identifié.

Rapports sur la santé du projet

Les rapports sur la santé du projet fournissent un instantané de l’état du projet. Ils permettent de partager l’état de santé du projet, qu’il soit bon ou mauvais. Les rapports sur la santé du projet montrent ce qui a été accompli, ce qui est en cours et ce qui est en retard. Ils facilitent la communication avec les membres de l'équipe et les parties prenantes sur la santé globale du projet. Un rapport sur la santé du projet met en évidence si vous avez respecté le plan ou si vous vous en êtes écarté. Il met en avant les tâches les plus importantes à réaliser pour remettre le projet sur la bonne voie. Différentes équipes et entreprises peuvent avoir des façons uniques d’organiser leurs rapports sur la santé du projet.

Rapports de risques du projet

Les rapports de risques du projet identifient et catégorisent les risques d’un projet en fonction de leur gravité et de leur probabilité. Cela aide à prioriser les problèmes et à éliminer les risques nuisibles avant qu'ils ne causent des dommages irréparables ou l’échec du projet. Les rapports de risques du projet communiquent les problèmes aux parties prenantes afin qu’elles puissent prendre des mesures. L’objectif des rapports de risques du projet est de détecter et d’identifier les risques avant qu'ils ne surviennent.

Rapports de variance

Les rapports de variance montrent comment un projet s’est écarté du plan de projet ou de la baseline. Cela permet de comparer la performance actuelle du projet avec le plan projet et de réduire les chances d’échec du projet. Avec un rapport de variance, les équipes projet peuvent suivre les performances réelles et prévues et s’assurer qu’elles respectent le périmètre, les coûts et les délais du projet. Cela aide à atténuer les risques et à mettre en œuvre des procédures de gestion du changement si nécessaire. Les rapports de variance aident également à planifier les projets futurs.

Rapports de ressources

Les rapports de ressources sont utiles pour gérer les ressources disponibles et planifier un projet réussi. Vous pouvez les utiliser pour ajuster les charges de travail et prendre des décisions afin de rendre le flux de travail du projet plus efficient et efficace. Les rapports de ressources tiennent compte des coûts, des délais, et du travail restant à effectuer pour prendre les meilleures décisions de gestion des ressources pour le projet et l’équipe. Il est facile de voir ce que les membres de l’équipe ont sur leur plate-forme et de redistribuer le travail pour atteindre les résultats souhaités et finaliser le projet.

À quelle fréquence devez-vous rendre compte des projets en tant que gestionnaire ?

Il n'y a pas de cadence fixe pour vos rapports de projet. Cependant, lorsque vous déterminez à quelle fréquence vous devez envoyer un rapport de projet à l’équipe ou aux autres parties prenantes, voici quelques éléments importants à prendre en compte :

• Quelle est la durée du projet ? Pour un projet de plusieurs mois, un rapport quotidien serait excessif. Mais pour un projet de seulement une semaine ou deux, un rapport quotidien rapide pourrait être justifié. La durée globale de votre projet est l’une des considérations les plus importantes pour déterminer la fréquence de création et de partage des rapports de projet.
• Quelles sont les attentes des clients ou des parties prenantes ? Créez-vous des livrables pour des clients qui attendent une communication fréquente ? Ou bien les parties prenantes ont-elles exprimé leur souhait d'un suivi régulier hebdomadaire ? N’oubliez pas qu’en tant que chef de projet, votre rôle est avant tout de service, vous devez donc tenir compte des besoins, des attentes et des préférences des autres en termes de cadence des rapports.
• À quel point le projet a-t-il changé ? Que le périmètre du projet ait augmenté, que les objectifs organisationnels aient substantiellement changé, ou que l’équipe ait récemment atteint un jalon important, des changements majeurs et conséquents au projet justifient presque toujours un rapport et une mise à jour des parties prenantes – même si ce n’est pas le moment « officiellement prévu » pour en envoyer un.

Si vous ne savez toujours pas à quelle fréquence rendre compte des projets, discutez-en avec l’équipe projet et les parties prenantes concernées pour obtenir leurs points de vue sur une cadence qui les tiendrait informés sans les submerger.

Conseils pour un reporting de projet efficace

Lors de la rédaction d’un rapport de gestion de projet, il est essentiel de garder à l’esprit les points suivants :

Soyez concis et communiquez les résultats et les résultats : Ne vous concentrez pas sur des détails que vos parties prenantes n'ont pas besoin de connaître. Essayez d'utiliser des listes à puces, et non des paragraphes. Si vous créez un document de dix pages chaque semaine, il est probable que personne ne le lira et vous n'aurez pas le temps de gérer le projet proprement dit.

Comprenez votre audience : Veillez à ce que le rapport de projet ne soit pas trop technique et évitez tout jargon. Sinon, vos parties prenantes ne seront pas en mesure de le comprendre.

Précisez le contexte : Ne vous contentez pas de dire qu’un livrable aura deux semaines de retard. Partagez en quoi cela affectera le reste du projet et quelles mesures sont prises pour y remédier. Les parties prenantes doivent connaître l’importance réelle du problème.

Formulez vos demandes avec clarté : Si vous demandez à l’une de vos parties prenantes de faire quelque chose, assurez-vous de mentionner explicitement qui en est responsable, de quoi il s'agit et quand cela doit être fait.

Rendez-le visuel : Utilisez un logiciel de gestion de projet avec des modèles de rapport de gestion de projet. Cela permet aux parties prenantes d'identifier rapidement les projets en difficulté et les domaines posant problème avant de poursuivre la lecture du rapport de projet. Les cadres peuvent recevoir des dizaines de rapports de gestion de projet (ou plus) chaque semaine, il est donc crucial de rendre vos rapports de projet faciles à lire.

Exemple de rapport de gestion de projet

Comment Wrike peut vous aider dans les rapports de gestion de projet ?

Apprendre à rédiger un rapport de gestion de projet peut sembler intimidant, mais utiliser le bon logiciel peut faire toute la différence dans le processus de reporting – que vous rapportiez sur un petit projet ou que vous soyez chargé de la gestion de projet d’entreprise.

Wrike dispose de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour faire de chaque type de projet un succès, y compris les rapports. Ces rapports sont entièrement personnalisables et facilitent la collecte de toutes les données nécessaires à partir de vos tâches et projets pour générer un résumé utile que vous, votre équipe, et toutes vos parties prenantes pouvez facilement comprendre.

Fini de parcourir les feuilles de calcul ou de faire défiler d’interminables fils de courriels pour trouver et compiler les informations nécessaires. Wrike rassemblera vos informations liées au projet directement à la source et vous évitera tout le travail fastidieux et répétitif souvent associé aux rapports.

Et si vous en avez assez que les rapports se perdent, soient mal classés ou même finissent à la poubelle après un coup d'œil rapide, Wrike facilite également le stockage et la gestion de vos rapports. Vous pouvez accéder et visualiser tous les rapports créés par vous ou partagés avec vous en cliquant simplement sur « Rapports ». Il est facile de trouver les informations dont vous avez besoin et vous avez également la tranquillité d'esprit de pouvoir toujours vous y référer à l'avenir.

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