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Comment rédiger un rapport de gestion de projet ?

Le rapport de gestion de projet est un bref aperçu de l'état actuel du projet. C'est le registre officiel de l'état d'avancement du projet à un moment donné. (La forme et les détails exacts peuvent varier en fonction des exigences de votre entreprise et du bureau de gestion de projet, car de nombreuses entreprises disposent désormais de modèles qui leur sont propres et que tous les chefs de projet doivent utiliser). Selon la taille et la complexité de votre projet, vous devez produire un rapport de gestion de projet chaque semaine ou chaque mois. Il est fourni à toutes les parties prenantes du projet pour les tenir informées de l'état d'avancement du projet et de tout défi pressant auquel le projet peut être confronté. Comptant généralement une seule page, le rapport peut aussi comporter des annexes ou des liens vers des informations complémentaires pour toute personne souhaitant approfondir les détails. Toutefois, dans certaines circonstances, il peut être beaucoup plus approfondi. Par exemple, il existe un modèle gouvernemental de dix pages.

Que contient un rapport de gestion de projet ?

Le rapport de gestion de projet doit inclure les caractéristiques clés suivantes, quelle que soit l'entreprise, le secteur d'activité ou le type de projet auquel il se rapporte :

Toutes les informations d'identification du projet :
  1. Nom du projet
  2. Numéro du projet (le cas échéant)
  3. Nom du chef de projet
  4. Promoteur du projet
  5. Date de début du projet
  6. Date de fin prévue
  7. Nom du client et informations le concernant
  8. Date de publication du rapport
Indicateurs clés de réussite du projet :
  1. Évolution du calendrier par rapport au plan. Le projet est-il en avance ou en retard sur le calendrier ?
  2. Coût actuel par rapport au budget. Le budget est-il respecté ou dépassé ?
  3. Portée actuelle par rapport au plan. La portée du projet a-t-elle changé depuis le début ? Si oui, en quoi ?
  4. Ressources actuelles par rapport aux prévisions. Les ressources sont-elles insuffisantes ou excessives ?
  5. Aperçu des risques. Y a-t-il des risques élevés qu'il faut gérer ?
  6. Résultats actuels en matière de qualité. Des tests de qualité ont-ils été effectués ? Y a-t-il eu des problèmes ?
Informations complémentaires à inclure :
  1. Gestion des changements du projet. Il s'agit généralement d'une mise à jour de toute demande de changement en attente et approuvée pour le projet.
  2. Mesures prises. Il s'agit d'un résumé de haut niveau des principales mesures et décisions prises depuis le dernier rapport. Cette rubrique peut également inclure les réalisations, telles que les étapes récemment franchies.
  3. Décisions requises. Si une décision clé doit être prise, sa nature, les personnes concernées et la date d'échéance figurent généralement dans le rapport. Il peut s'agir par exemple de l'approbation par le promoteur du plan de gestion du projet.
  4. Jalons suivants. Les livrables attendus prochainement et les jalons à venir peuvent être communiqués à des fins de sensibilisation.

Comment rédiger un rapport de gestion de projet ?

Lors de la rédaction d'un rapport de gestion de projet, il est important de garder à l'esprit les points suivants :

  • Soyez concis et communiquez les résultats. Ne vous concentrez pas sur des détails que vos parties prenantes n'ont pas besoin de connaître. Essayez d'utiliser des listes à puces, et non des paragraphes. Si vous créez un document de dix pages chaque semaine, il est probable que personne ne le lira et vous n'aurez pas le temps de gérer le projet proprement dit.
  • Connaissez votre public. Veillez à ce que le rapport ne soit pas trop technique et évitez tout jargon. Sinon, vos parties prenantes ne seront pas en mesure de le comprendre.
  • Précisez le contexte. Ne vous contentez pas de dire qu'un livrable aura deux semaines de retard. Quel en sera l'impact sur le reste du projet et quelles sont les mesures prises pour y remédier ? Les parties prenantes doivent connaître l'importance réelle du problème.
  • Formulez vos demandes avec clarté. Si vous demandez à l'une de vos parties prenantes de faire quelque chose, assurez-vous d'indiquer explicitement qui en est responsable, de quoi il s'agit et quand cela doit être fait.
  • Présentez les choses de manière visuelle. Utilisez un logiciel de gestion de projet comportant des modèles de rapport de gestion de projet. Cela permet aux parties prenantes d'identifier rapidement les projets en difficulté et les domaines posant problème, avant de poursuivre la lecture du rapport. Les cadres peuvent recevoir des dizaines de rapports (ou plus) chaque semaine. Les rapports doivent donc être faciles à lire.

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