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Comment rédiger un rapport de gestion de projet ?

FAQ | Guide de gestion de projet
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Comment rédiger un rapport de gestion de projet ?

Le rapport de gestion de projet est un bref aperçu de l'état actuel du projet. C'est le registre officiel de l'état d'avancement du projet à un moment donné. (La forme et les détails exacts peuvent varier en fonction des exigences de votre entreprise et du bureau de gestion de projet, car de nombreuses entreprises disposent désormais de modèles qui leur sont propres et que tous les chefs de projet doivent utiliser). Selon la taille et la complexité de votre projet, vous devez produire un rapport de gestion de projet chaque semaine ou chaque mois. Il est fourni à toutes les parties prenantes du projet pour les tenir informées de l'état d'avancement du projet et de tout défi pressant auquel le projet peut être confronté. Comptant généralement une seule page, le rapport peut aussi comporter des annexes ou des liens vers des informations complémentaires pour toute personne souhaitant approfondir les détails. Toutefois, dans certaines circonstances, il peut être beaucoup plus approfondi. Par exemple, il existe un modèle gouvernemental de dix pages.

Que contient un rapport de gestion de projet ?

Le rapport de gestion de projet doit inclure les caractéristiques clés suivantes, quelle que soit l'entreprise, le secteur d'activité ou le type de projet auquel il se rapporte :

Toutes les informations d'identification du projet :
  1. Nom du projet
  2. Numéro du projet (le cas échéant)
  3. Nom du chef de projet
  4. Promoteur du projet
  5. Date de début du projet
  6. Date de fin prévue
  7. Nom du client et informations le concernant
  8. Date de publication du rapport
Indicateurs clés de réussite du projet :
  1. Évolution du calendrier par rapport au plan. Le projet est-il en avance ou en retard sur le calendrier ?
  2. Coût actuel par rapport au budget. Le budget est-il respecté ou dépassé ?
  3. Portée actuelle par rapport au plan. La portée du projet a-t-elle changé depuis le début ? Si oui, en quoi ?
  4. Ressources actuelles par rapport aux prévisions. Les ressources sont-elles insuffisantes ou excessives ?
  5. Aperçu des risques. Y a-t-il des risques élevés qu'il faut gérer ?
  6. Résultats actuels en matière de qualité. Des tests de qualité ont-ils été effectués ? Y a-t-il eu des problèmes ?
Informations complémentaires à inclure :
  1. Gestion des changements du projet. Il s'agit généralement d'une mise à jour de toute demande de changement en attente et approuvée pour le projet.
  2. Mesures prises. Il s'agit d'un résumé de haut niveau des principales mesures et décisions prises depuis le dernier rapport. Cette rubrique peut également inclure les réalisations, telles que les étapes récemment franchies.
  3. Décisions requises. Si une décision clé doit être prise, sa nature, les personnes concernées et la date d'échéance figurent généralement dans le rapport. Il peut s'agir par exemple de l'approbation par le promoteur du plan de gestion du projet.
  4. Jalons suivants. Les livrables attendus prochainement et les jalons à venir peuvent être communiqués à des fins de sensibilisation.

Comment rédiger un rapport de gestion de projet ?

Lors de la rédaction d'un rapport de gestion de projet, il est important de garder à l'esprit les points suivants :

  • Soyez concis et communiquez les résultats. Ne vous concentrez pas sur des détails que vos parties prenantes n'ont pas besoin de connaître. Essayez d'utiliser des listes à puces, et non des paragraphes. Si vous créez un document de dix pages chaque semaine, il est probable que personne ne le lira et vous n'aurez pas le temps de gérer le projet proprement dit.
  • Connaissez votre public. Veillez à ce que le rapport ne soit pas trop technique et évitez tout jargon. Sinon, vos parties prenantes ne seront pas en mesure de le comprendre.
  • Précisez le contexte. Ne vous contentez pas de dire qu'un livrable aura deux semaines de retard. Quel en sera l'impact sur le reste du projet et quelles sont les mesures prises pour y remédier ? Les parties prenantes doivent connaître l'importance réelle du problème.
  • Formulez vos demandes avec clarté. Si vous demandez à l'une de vos parties prenantes de faire quelque chose, assurez-vous d'indiquer explicitement qui en est responsable, de quoi il s'agit et quand cela doit être fait.
  • Présentez les choses de manière visuelle. Utilisez un logiciel de gestion de projet comportant des modèles de rapport de gestion de projet. Cela permet aux parties prenantes d'identifier rapidement les projets en difficulté et les domaines posant problème, avant de poursuivre la lecture du rapport. Les cadres peuvent recevoir des dizaines de rapports (ou plus) chaque semaine. Les rapports doivent donc être faciles à lire.

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Types of project management reports

Below is a list of the most important project management reports you may need to track and report on your project status.

Time tracking reports

Time tracking reports show what projects your team members are spending time on. This helps you improve project management and communicate adequately with stakeholders about a project's progress. Time tracking reports provide useful data to improve scheduling and resource management and boost revenue, especially in professional services agencies and companies.

Project status reports 

Project status reports communicate how a project is progressing within a specific period. This helps to keep stakeholders updated on the project's progress and any emerging issues with cost, scope, schedules, or risks. You can easily compare a project status report to the project baseline or project plan to assess how well it is doing. Project status reports typically include the work that's been completed, a summary of the project’s costs and schedule, a plan for what is to follow, and any issues and risks.

Project health reports

Project health reports provide a snapshot of the status of a project. This helps to share how well or poorly a project is doing. Project health reports show what's been done, what's on schedule, and what's overdue. They make it easy to communicate to team members and stakeholders about the overall health of a project. A project health report makes it obvious if you've stayed on track or deviated far from the project plan. It brings to the forefront the most important tasks to tackle to get a project back on the intended path. Different teams and companies may have unique ways of organizing their own project health reports. 

Project risk reports

Project risk reports identify and categorize risks in a project based on their severity and likelihood of happening. This helps prioritize issues and eliminate harmful risks before they cause irreparable damage or project failure. Project risk reports communicate problems to stakeholders so they can take action. The goal of project risk reports is to catch and identify project risks before they occur. 

Variance reports

Variance reports show how a project has deviated from the project plan or baseline. This helps compare how a project is doing with the project plan and reduce any chances of project failure. With a variance report, project teams can monitor actual and planned performances and ensure they are on track with the project scope, costs, and schedules. This helps mitigate risks and implement change management procedures where necessary. Variance reports also aid in planning for future projects.

Resource reports

Resource reports are helpful for managing available resources and planning a successful project. You can use them to adjust workloads and make decisions to make the project workflow more efficient and effective. Resource reports take costs, schedule, and scope of work remaining into consideration to make the best resourcing decisions for the project and team. It’s easy to see how much team members have on their plate and redistribute work to achieve the desired results and complete the project.

Tips for effective project reporting

When writing a project management report, it is essential to keep the following in mind:

  • Be concise and share results and outcomes: Don't focus on details your stakeholders don't need to know. Try to use bullet points, not paragraphs. If you create a ten-page document every week, no one is likely to read it. Plus, you won't have time to manage the actual project.
  • Understand your audience: Make sure the project report is not too technical and avoid jargon. Otherwise, your stakeholders won't be able to understand it.
  • Provide context: Don't just say a deliverable will be two weeks late. Share how it will impact the rest of the project and what actions are being taken to resolve it. Stakeholders need to know how significant the problem truly is.
  • Be clear about any asks: If you require your stakeholders to do something, make sure you explicitly mention who is responsible, what they are responsible for, and when it needs to be done.
  • Make it visual: Use project management software that offers project management report templates. This allows stakeholders to quickly identify which projects are struggling and what areas they are struggling with before reading further into the project report. Executives may receive dozens of project management reports (or more) every week, so making your project reports easy to read is crucial.

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