Cómo redactar un informe de gestión de proyectos
- 1. Fundamentos de la gestión de proyectos
- 2. Metodologías de gestión de proyectos
- 3. Ciclo de vida de un proyecto
- 4. Software de gestión de proyectos
- 5. Consejos para el trabajo en equipo
- 6. Fundamentos de la metodología Agile
- 7. Herramientas y técnicas de gestión de proyectos Agile
- 8. Marcos de gestión de proyectos
- 9. Recursos
- 10. Glosario
- 11. Preguntas frecuentes
- 1. Fundamentos de la gestión de proyectos
- 2. Metodologías de gestión de proyectos
- 3. Ciclo de vida de un proyecto
- 4. Software de gestión de proyectos
- 5. Consejos para el trabajo en equipo
- 6. Fundamentos de la metodología Agile
- 7. Herramientas y técnicas de gestión de proyectos Agile
- 8. Marcos de gestión de proyectos
- 9. Recursos
- 10. Glosario
- 11. Preguntas frecuentes
Cómo redactar un informe de gestión de proyectos
Un informe de gestión de proyectos es un resumen general del estado real del proyecto. Es un registro formal del estado de un proyecto en un momento concreto. (El formato y los detalles exactos pueden variar según los requisitos de tu empresa y de la oficina de gestión de proyectos, ya que ahora muchas empresas tienen sus propias plantillas que han de utilizar todos los gestores de proyectos). Dependiendo del tamaño y la complejidad del proyecto, el informe de gestión de proyectos se puede solicitar semanal o mensualmente. Se distribuye a todas las partes interesadas del proyecto para que estén al corriente del progreso del proyecto y cualquier desafío apremiante al que se pueda enfrentar el proyecto. La mayoría de los informes de gestión de proyectos son de una sola página, pero pueden tener anexos o enlaces a más información para quienes deseen profundizar en los detalles. Sin embargo, en algunas circunstancias, pueden ser mucho más minuciosos. Por ejemplo, hay una plantilla gubernamental de diez páginas.
¿Qué se incluye en un informe de gestión de proyectos?
Los informes de gestión de proyectos deben incluir las siguientes características clave, sin importar para qué negocio, sector o incluso tipo de proyecto sea el informe:
Toda la información de identificación del proyecto:
- Nombre del proyecto
- Número de proyecto (si se tiene)
- Nombre del gestor de proyectos
- Patrocinador del proyecto
- Fecha de inicio del proyecto
- Fecha de finalización prevista
- Nombre e información del cliente
- Fecha de publicación del informe
La métrica clave del éxito del proyecto:
- Progreso en comparación con el plan. ¿El proyecto va adelantado o atrasado?
- Coste real frente al presupuesto. ¿Cumple o se sale del presupuesto?
- Alcance real en comparación con el plan. ¿Ha cambiado el alcance desde que comenzó el proyecto? De ser así, ¿de qué manera?
- Recursos planificados frente a recursos reales. ¿Faltan recursos o se les asignan demasiadas tareas?
- Una visión general de los riesgos. ¿Hay algún riesgo alto que deba gestionarse?
- Resultados reales de calidad. ¿Se han realizado pruebas de calidad? ¿Ha habido algún problema?
Información adicional que incluir:
- Gestión de cambios del proyecto. Suele ser una actualización de las solicitudes de cambio pendientes y aprobadas para el proyecto.
- Medidas tomadas. Se trata de un resumen de alto nivel de las medidas clave tomadas y las decisiones adoptadas desde el último informe. También puede incluir logros, como hitos cumplidos recientemente.
- Decisiones necesarias. Si hay que tomar una decisión clave, este es un lugar habitual para decir cuál es, de quién depende y cuándo vence. Un ejemplo podría ser la aprobación del plan de gestión del proyecto por parte del patrocinador.
- Próximos hitos. Pueden indicarse, a modo de concienciación, las entregas cuyo plazo vence pronto y los hitos que se aproximan.
Cómo redactar un informe de gestión de proyectos
Al redactar un informe de gestión de proyectos, es importante tener en cuenta lo siguiente:
- Sé conciso y comparte resultados. No te centres en detalles que las partes interesadas no necesitan saber. Intenta usar viñetas en lugar de párrafos. Si creas un documento de diez páginas todas las semanas, es probable que nadie lo lea y no tendrás tiempo para gestionar el proyecto real.
- Ponte en el lugar de tus destinatarios. Asegúrate de que el informe no sea demasiado técnico y evita la jerga. De lo contrario, las partes interesadas no lo entenderán.
- Proporciona contexto. No digas únicamente que una entrega se retrasará dos semanas. ¿Cómo afectará esto al resto del proyecto y qué medidas se están tomando para paliarlo? Las partes interesadas tienen que saber la importancia real del problema.
- Sé claro sobre cualquier pregunta. Si necesitas que alguna de las partes interesadas haga algo, asegúrate de mencionar explícitamente quién es responsable, de qué es responsable y para cuándo debe hacerse.
- Hazlo visual. Utiliza un software de gestión de proyectos que ofrezca plantillas de informes de gestión de proyectos. Esto permite a las partes interesadas identificar rápidamente qué proyectos tienen dificultades y en qué áreas antes de seguir leyendo el informe. Los ejecutivos pueden recibir decenas de informes (o más) cada semana, por lo que hacer que los informes sean fáciles de leer es fundamental.
Lectura adicional
- Por qué su equipo creativo no utiliza su software de gestión de proyectos
- Los diez imprescindibles para un software de gestión de proyectos creativos
- Evita que los proyectos se descarrilen con las nuevas plantillas de informes de Wrike
Types of project management reports
Below is a list of the most important project management reports you may need to track and report on your project status.
Time tracking reports
Time tracking reports show what projects your team members are spending time on. This helps you improve project management and communicate adequately with stakeholders about a project's progress. Time tracking reports provide useful data to improve scheduling and resource management and boost revenue, especially in professional services agencies and companies.
Project status reports
Project status reports communicate how a project is progressing within a specific period. This helps to keep stakeholders updated on the project's progress and any emerging issues with cost, scope, schedules, or risks. You can easily compare a project status report to the project baseline or project plan to assess how well it is doing. Project status reports typically include the work that's been completed, a summary of the project’s costs and schedule, a plan for what is to follow, and any issues and risks.
Project health reports
Project health reports provide a snapshot of the status of a project. This helps to share how well or poorly a project is doing. Project health reports show what's been done, what's on schedule, and what's overdue. They make it easy to communicate to team members and stakeholders about the overall health of a project. A project health report makes it obvious if you've stayed on track or deviated far from the project plan. It brings to the forefront the most important tasks to tackle to get a project back on the intended path. Different teams and companies may have unique ways of organizing their own project health reports.
Project risk reports
Project risk reports identify and categorize risks in a project based on their severity and likelihood of happening. This helps prioritize issues and eliminate harmful risks before they cause irreparable damage or project failure. Project risk reports communicate problems to stakeholders so they can take action. The goal of project risk reports is to catch and identify project risks before they occur.
Variance reports
Variance reports show how a project has deviated from the project plan or baseline. This helps compare how a project is doing with the project plan and reduce any chances of project failure. With a variance report, project teams can monitor actual and planned performances and ensure they are on track with the project scope, costs, and schedules. This helps mitigate risks and implement change management procedures where necessary. Variance reports also aid in planning for future projects.
Resource reports
Resource reports are helpful for managing available resources and planning a successful project. You can use them to adjust workloads and make decisions to make the project workflow more efficient and effective. Resource reports take costs, schedule, and scope of work remaining into consideration to make the best resourcing decisions for the project and team. It’s easy to see how much team members have on their plate and redistribute work to achieve the desired results and complete the project.
Tips for effective project reporting
When writing a project management report, it is essential to keep the following in mind:
- Be concise and share results and outcomes: Don't focus on details your stakeholders don't need to know. Try to use bullet points, not paragraphs. If you create a ten-page document every week, no one is likely to read it. Plus, you won't have time to manage the actual project.
- Understand your audience: Make sure the project report is not too technical and avoid jargon. Otherwise, your stakeholders won't be able to understand it.
- Provide context: Don't just say a deliverable will be two weeks late. Share how it will impact the rest of the project and what actions are being taken to resolve it. Stakeholders need to know how significant the problem truly is.
- Be clear about any asks: If you require your stakeholders to do something, make sure you explicitly mention who is responsible, what they are responsible for, and when it needs to be done.
- Make it visual: Use project management software that offers project management report templates. This allows stakeholders to quickly identify which projects are struggling and what areas they are struggling with before reading further into the project report. Executives may receive dozens of project management reports (or more) every week, so making your project reports easy to read is crucial.