Guía de gestión de proyectos
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Cómo redactar un informe de gestión de proyectos

Un informe de gestión de proyectos es un resumen general del estado real del proyecto. Es un registro formal del estado de un proyecto en un momento concreto. (El formato y los detalles exactos pueden variar según los requisitos de tu empresa y de la oficina de gestión de proyectos, ya que ahora muchas empresas tienen sus propias plantillas que han de utilizar todos los gestores de proyectos). Dependiendo del tamaño y la complejidad del proyecto, el informe de gestión de proyectos se puede solicitar semanal o mensualmente. Se distribuye a todas las partes interesadas del proyecto para que estén al corriente del progreso del proyecto y cualquier desafío apremiante al que se pueda enfrentar el proyecto. La mayoría de los informes de gestión de proyectos son de una sola página, pero pueden tener anexos o enlaces a más información para quienes deseen profundizar en los detalles. Sin embargo, en algunas circunstancias, pueden ser mucho más minuciosos. Por ejemplo, hay una plantilla gubernamental de diez páginas.

¿Qué se incluye en un informe de gestión de proyectos?

Los informes de gestión de proyectos deben incluir las siguientes características clave, sin importar para qué negocio, sector o incluso tipo de proyecto sea el informe:

Toda la información de identificación del proyecto:
  1. Nombre del proyecto
  2. Número de proyecto (si se tiene)
  3. Nombre del gestor de proyectos
  4. Patrocinador del proyecto
  5. Fecha de inicio del proyecto
  6. Fecha de finalización prevista
  7. Nombre e información del cliente
  8. Fecha de publicación del informe
La métrica clave del éxito del proyecto:
  1. Progreso en comparación con el plan. ¿El proyecto va adelantado o atrasado?
  2. Coste real frente al presupuesto. ¿Cumple o se sale del presupuesto?
  3. Alcance real en comparación con el plan. ¿Ha cambiado el alcance desde que comenzó el proyecto? De ser así, ¿de qué manera?
  4. Recursos planificados frente a recursos reales. ¿Faltan recursos o se les asignan demasiadas tareas?
  5. Una visión general de los riesgos. ¿Hay algún riesgo alto que deba gestionarse?
  6. Resultados reales de calidad. ¿Se han realizado pruebas de calidad? ¿Ha habido algún problema?
Información adicional que incluir:
  1. Gestión de cambios del proyecto. Suele ser una actualización de las solicitudes de cambio pendientes y aprobadas para el proyecto.
  2. Medidas tomadas. Se trata de un resumen de alto nivel de las medidas clave tomadas y las decisiones adoptadas desde el último informe. También puede incluir logros, como hitos cumplidos recientemente.
  3. Decisiones necesarias. Si hay que tomar una decisión clave, este es un lugar habitual para decir cuál es, de quién depende y cuándo vence. Un ejemplo podría ser la aprobación del plan de gestión del proyecto por parte del patrocinador.
  4. Próximos hitos. Pueden indicarse, a modo de concienciación, las entregas cuyo plazo vence pronto y los hitos que se aproximan.

Cómo redactar un informe de gestión de proyectos

Al redactar un informe de gestión de proyectos, es importante tener en cuenta lo siguiente:

  • Sé conciso y comparte resultados. No te centres en detalles que las partes interesadas no necesitan saber. Intenta usar viñetas en lugar de párrafos. Si creas un documento de diez páginas todas las semanas, es probable que nadie lo lea y no tendrás tiempo para gestionar el proyecto real.
  • Ponte en el lugar de tus destinatarios. Asegúrate de que el informe no sea demasiado técnico y evita la jerga. De lo contrario, las partes interesadas no lo entenderán.
  • Proporciona contexto. No digas únicamente que una entrega se retrasará dos semanas. ¿Cómo afectará esto al resto del proyecto y qué medidas se están tomando para paliarlo? Las partes interesadas tienen que saber la importancia real del problema.
  • Sé claro sobre cualquier pregunta. Si necesitas que alguna de las partes interesadas haga algo, asegúrate de mencionar explícitamente quién es responsable, de qué es responsable y para cuándo debe hacerse.
  • Hazlo visual. Utiliza un software de gestión de proyectos que ofrezca plantillas de informes de gestión de proyectos. Esto permite a las partes interesadas identificar rápidamente qué proyectos tienen dificultades y en qué áreas antes de seguir leyendo el informe. Los ejecutivos pueden recibir decenas de informes (o más) cada semana, por lo que hacer que los informes sean fáciles de leer es fundamental.

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