So schreiben Sie einen Projektmanagement-Bericht
- 1. Die Grundlagen des Projektmanagements
- 2. Vorgehensmodelle von Projektmanagement
- 3. Der Projektlebenszyklus
- 4. Projektmanagement-Software
- 5. Tipps für die Zusammenarbeit von Teams
- 6. Die Grundlagen der Agilen Methode
- 7. Tools und Techniken des agilen Projektmanagements
- 8. Projektmanagement-Rahmenwerke
- 9. Ressourcen
- 10. Glossar
- 11. FAQ
- 1. Die Grundlagen des Projektmanagements
- 2. Vorgehensmodelle von Projektmanagement
- 3. Der Projektlebenszyklus
- 4. Projektmanagement-Software
- 5. Tipps für die Zusammenarbeit von Teams
- 6. Die Grundlagen der Agilen Methode
- 7. Tools und Techniken des agilen Projektmanagements
- 8. Projektmanagement-Rahmenwerke
- 9. Ressourcen
- 10. Glossar
- 11. FAQ
So schreiben Sie einen Projektmanagement-Bericht
Ein Projektmanagement-Bericht ist eine zusammenfassende Übersicht über den aktuellen Status des Projekts. Er dient als formeller Nachweis für den Status eines Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt. (Die genaue Form und die enthaltenen Angaben hängen von den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihres Projektmanagementbüros ab, da viele Unternehmen nun ihre eigenen Vorlagen haben, an die sich alle ihre Projektmanager halten müssen.) Je nach Größe und Komplexität Ihres Projekts muss der Projektmanagement-Bericht wöchentlich oder monatlich erstellt werden. Er wird allen Stakeholdern des Projekts zur Verfügung gestellt, um sie über die Projektfortschritte und eventuelle dringliche Herausforderungen zu informieren. Die meisten Projektmanagement-Berichte sind nur eine Seite lang, können aber Anhänge oder Links enthalten, damit sich die Empfänger bei Bedarf detailliertere Informationen ansehen können. Unter bestimmten Umständen fallen die Berichte jedoch viel umfangreicher aus. Diese Vorlage einer Regierungsbehörde ist zum Beispiel zehn Seiten lang.
Was ist in einem Projektmanagement-Bericht enthalten?
Projektmanagement-Berichte sollten für jedes Unternehmen, jede Branche und alle Arten von Projekten folgende wichtige Angaben enthalten:
Alle Informationen zur Identifizierung des Projekts:
- Projektname
- Projektnummer (wenn es eine gibt)
- Name des Projektmanagers
- Projektsponsor
- Anfangsdatum des Projekts
- Voraussichtliches Enddatum
- Kundenname und -daten
- Veröffentlichungsdatum des Berichts
Die wichtigsten Kennzahlen für den Projekterfolg:
- Fortschritte im Vergleich zum Plan. Liegt das Projekt im Plan oder ist es im Verzug?
- Aktuelle Kosten im Vergleich zum Budget. Liegen Sie im Budget oder darüber?
- Aktueller Umfang im Vergleich zum Plan. Hat sich der Umfang seit dem Beginn des Projekts geändert? Wenn ja, wie?
- Tatsächlich benötigte Ressourcen im Vergleich zum Plan. Fehlen Ressourcen oder sind zu viele Ressourcen zugeteilt?
- Eine Übersicht über die Risiken. Gibt es hohe Risiken, die reduziert werden müssen?
- Aktuelle Befunde zur Qualität. Wurde die Qualität überprüft? Gab es Probleme?
Zusätzliche erforderliche Informationen:
- Management von Projektänderungen. Dies ist normalerweise ein Update zu ausstehenden und genehmigten Änderungsanträgen für das Projekt.
- Getroffene Maßnahmen. Dies ist eine grobe Zusammenfassung der wichtigsten Maßnahmen und Entscheidungen, die seit dem letzten Bericht getroffen wurden. Sie kann auch Leistungen enthalten, wie etwa kürzlich erreichte Meilensteine.
- Erforderliche Entscheidungen. Wenn eine wichtige Entscheidung ansteht, wird hier häufig beschrieben, worum es bei der Entscheidung geht, von wem sie abhängt und wann sie fällig ist. Ein Beispiel wäre die Freigabe des Projektmanagement-Plans durch einen Sponsor.
- Anstehende Meilensteine. Es können bald fällige Leistungen und Meilensteine aufgelistet werden, um darauf aufmerksam zu machen.
So schreiben Sie einen Projektmanagement-Bericht
Wenn Sie einen Projektmanagement-Bericht schreiben, sollten Sie Folgendes beachten:
- Halten Sie sich kurz und informieren Sie über Ergebnisse. Vermeiden Sie Details, die für Ihre Stakeholder irrelevant sind. Versuchen Sie, statt Absätzen Aufzählungspunkte zu verwenden. Wenn Sie jede Woche ein zehnseitiges Dokument erstellen, wird es wahrscheinlich niemand lesen und Sie haben nicht genug Zeit für das Management des Projekts.
- Denken Sie daran, wer die Zielgruppe ist. Achten Sie darauf, dass der Bericht nicht zu fachspezifisch ist und nur Fachausdrücke enthält. Ansonsten werden ihn Ihre Stakeholder nicht verstehen.
- Stellen Sie Kontext zur Verfügung. Statt lediglich zu sagen, dass eine zu erbringende Leistung zwei Wochen in Verzug ist, sollten Sie angeben, wie sich dies auf das restliche Projekt auswirkt und welche Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Stakeholder müssen wissen, wie bedeutend ein Problem wirklich ist.
- Geben Sie klar an, was Sie brauchen. Wenn einer Ihrer Stakeholder etwas für Sie tun muss, geben Sie ausdrücklich an, wer verantwortlich ist, wofür er verantwortlich ist und bis wann die Aufgabe erledigt werden muss.
- Nutzen Sie visuelle Inhalte. Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software, die Vorlagen für Projektmanagement-Berichte bietet. Dann können Stakeholder schnell erkennen, bei welchen Projekten es in welchen Bereichen Probleme gibt, bevor sie den Bericht genauer lesen. Führungskräfte erhalten möglicherweise jede Woche Dutzende von Berichten (oder mehr). Deshalb ist es wichtig, dass die Berichte einfach lesbar sind.
Zur weiteren Lektüre:
- Warum Ihr Kreativ-Team Ihre Projektmanagement-Software nicht einsetzt
- 10 Dinge, die eine Projektmanagement-Software für Kreativ-Teams haben muss
- Retten Sie Projekte mit den neuen Report-Vorlagen in Wrike
- Mit automatischen Erinnerungen stressfrei reporten
Types of project management reports
Below is a list of the most important project management reports you may need to track and report on your project status.
Time tracking reports
Time tracking reports show what projects your team members are spending time on. This helps you improve project management and communicate adequately with stakeholders about a project's progress. Time tracking reports provide useful data to improve scheduling and resource management and boost revenue, especially in professional services agencies and companies.
Project status reports
Project status reports communicate how a project is progressing within a specific period. This helps to keep stakeholders updated on the project's progress and any emerging issues with cost, scope, schedules, or risks. You can easily compare a project status report to the project baseline or project plan to assess how well it is doing. Project status reports typically include the work that's been completed, a summary of the project’s costs and schedule, a plan for what is to follow, and any issues and risks.
Project health reports
Project health reports provide a snapshot of the status of a project. This helps to share how well or poorly a project is doing. Project health reports show what's been done, what's on schedule, and what's overdue. They make it easy to communicate to team members and stakeholders about the overall health of a project. A project health report makes it obvious if you've stayed on track or deviated far from the project plan. It brings to the forefront the most important tasks to tackle to get a project back on the intended path. Different teams and companies may have unique ways of organizing their own project health reports.
Project risk reports
Project risk reports identify and categorize risks in a project based on their severity and likelihood of happening. This helps prioritize issues and eliminate harmful risks before they cause irreparable damage or project failure. Project risk reports communicate problems to stakeholders so they can take action. The goal of project risk reports is to catch and identify project risks before they occur.
Variance reports
Variance reports show how a project has deviated from the project plan or baseline. This helps compare how a project is doing with the project plan and reduce any chances of project failure. With a variance report, project teams can monitor actual and planned performances and ensure they are on track with the project scope, costs, and schedules. This helps mitigate risks and implement change management procedures where necessary. Variance reports also aid in planning for future projects.
Resource reports
Resource reports are helpful for managing available resources and planning a successful project. You can use them to adjust workloads and make decisions to make the project workflow more efficient and effective. Resource reports take costs, schedule, and scope of work remaining into consideration to make the best resourcing decisions for the project and team. It’s easy to see how much team members have on their plate and redistribute work to achieve the desired results and complete the project.
Tips for effective project reporting
When writing a project management report, it is essential to keep the following in mind:
- Be concise and share results and outcomes: Don't focus on details your stakeholders don't need to know. Try to use bullet points, not paragraphs. If you create a ten-page document every week, no one is likely to read it. Plus, you won't have time to manage the actual project.
- Understand your audience: Make sure the project report is not too technical and avoid jargon. Otherwise, your stakeholders won't be able to understand it.
- Provide context: Don't just say a deliverable will be two weeks late. Share how it will impact the rest of the project and what actions are being taken to resolve it. Stakeholders need to know how significant the problem truly is.
- Be clear about any asks: If you require your stakeholders to do something, make sure you explicitly mention who is responsible, what they are responsible for, and when it needs to be done.
- Make it visual: Use project management software that offers project management report templates. This allows stakeholders to quickly identify which projects are struggling and what areas they are struggling with before reading further into the project report. Executives may receive dozens of project management reports (or more) every week, so making your project reports easy to read is crucial.
