So schreiben Sie einen Projektmanagement-Bericht

Ein Projektmanagement-Bericht ist eine zusammenfassende Übersicht über den aktuellen Status des Projekts. Er dient als formeller Nachweis für den Status eines Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt. (Die genaue Form und die enthaltenen Angaben hängen von den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihres Projektmanagementbüros ab, da viele Unternehmen nun ihre eigenen Vorlagen haben, an die sich alle ihre Projektmanager halten müssen.) Je nach Größe und Komplexität Ihres Projekts muss der Projektmanagement-Bericht wöchentlich oder monatlich erstellt werden. Er wird allen Stakeholdern des Projekts zur Verfügung gestellt, um sie über die Projektfortschritte und eventuelle dringliche Herausforderungen zu informieren. Die meisten Projektmanagement-Berichte sind nur eine Seite lang, können aber Anhänge oder Links enthalten, damit sich die Empfänger bei Bedarf detailliertere Informationen ansehen können. Unter bestimmten Umständen fallen die Berichte jedoch viel umfangreicher aus. Diese Vorlage einer Regierungsbehörde ist zum Beispiel zehn Seiten lang.

Was ist in einem Projektmanagement-Bericht enthalten?

Projektmanagement-Berichte sollten für jedes Unternehmen, jede Branche und alle Arten von Projekten folgende wichtige Angaben enthalten:

Alle Informationen zur Identifizierung des Projekts:

Projektname
Projektnummer (wenn es eine gibt)
Name des Projektmanagers
Projektsponsor
Anfangsdatum des Projekts
Voraussichtliches Enddatum
Kundenname und -daten
Veröffentlichungsdatum des Berichts

Die wichtigsten Kennzahlen für den Projekterfolg:

Fortschritte im Vergleich zum Plan. Liegt das Projekt im Plan oder ist es im Verzug?
Aktuelle Kosten im Vergleich zum Budget. Liegen Sie im Budget oder darüber?
Aktueller Umfang im Vergleich zum Plan. Hat sich der Umfang seit dem Beginn des Projekts geändert? Wenn ja, wie?
Tatsächlich benötigte Ressourcen im Vergleich zum Plan. Fehlen Ressourcen oder sind zu viele Ressourcen zugeteilt?
Eine Übersicht über die Risiken. Gibt es hohe Risiken, die reduziert werden müssen?
Aktuelle Befunde zur Qualität. Wurde die Qualität überprüft? Gab es Probleme?

Zusätzliche erforderliche Informationen:

Management von Projektänderungen. Dies ist normalerweise ein Update zu ausstehenden und genehmigten Änderungsanträgen für das Projekt.
Getroffene Maßnahmen. Dies ist eine grobe Zusammenfassung der wichtigsten Maßnahmen und Entscheidungen, die seit dem letzten Bericht getroffen wurden. Sie kann auch Leistungen enthalten, wie etwa kürzlich erreichte Meilensteine.
Erforderliche Entscheidungen. Wenn eine wichtige Entscheidung ansteht, wird hier häufig beschrieben, worum es bei der Entscheidung geht, von wem sie abhängt und wann sie fällig ist. Ein Beispiel wäre die Freigabe des Projektmanagement-Plans durch einen Sponsor.
Anstehende Meilensteine. Es können bald fällige Leistungen und Meilensteine aufgelistet werden, um darauf aufmerksam zu machen.