В арсенале менеджеров проектов есть достаточное число инструментов, помогающих устранять возможные проблемы и препятствия. Реестр рисков — один из таких инструментов. Но что представляет собой реестр рисков, как им пользоваться, и как с его помощью избежать срыва проекта?
Из этой статьи вы узнаете, что нужно включать в реестр проектных рисков, а также получите подробную информацию о том, как создать и поддерживать такой реестр для вашего следующего проекта.
Что такое реестр рисков?
Реестр рисков — это инструмент, используемый менеджерами проектов для отслеживания и мониторинга любых проектных рисков. Управление рисками — это неотъемлемый компонент управления проектами, потому что он позволяет заблаговременно противостоять потенциальным проблемам и неудачам.
Использование реестра проектных рисков, который также называют журналом рисков, — это важнейшая часть процесса управления рисками.
Для чего нужен реестр рисков?
Цель использования реестра рисков в управлении проектами заключается в выявлении, регистрации и отслеживании потенциальных рисков. Риск в управлении проектами — это любое неожиданное событие, которое может произойти и повлиять на выполнение проекта положительным или отрицательным образом.
Каждый раз при выявлении фактора, способного повлиять на выполнение проекта, его следует оценить и внести в реестр рисков.
Почему вам нужен реестр рисков?
Реестр рисков нужен потому, что чем масштабнее, длительнее и сложнее становятся проекты, тем труднее контролировать ситуацию. Без централизованного мониторинга рисков вы можете что-то забыть или упустить.
Некоторые риски могут поначалу казаться незначительными или маловероятными, но и они способны оказать влияние на выполнение проекта. Вот примеры возможных рисков:
- Риски, связанные с безопасностью данных (кража материалов или взлом)
- Юридический риск (судебный процесс или изменения в законодательстве, влияющие на проект)
- Катастрофы (пожар, наводнение, ураган)
- Сбой в цепи поставок
Управление рисками напрямую связано с ранним выявлением потенциальных проблем, чтобы вы могли принять решение об их устранении. Кроме того, оно дает возможность отслеживать риски с течением времени, чтобы видеть, как они меняются.
При первом выявлении риска, он может показаться вам настолько невероятным, что вы решите просто оставить его в покое. Но что если по мере выполнения проекта вероятность наступления риска начнет расти? Отслеживая риск, вы можете заметить изменения и успеть принять необходимые меры.
Кто создает реестр рисков?
Если вы работаете над очень масштабным, сложным или важным проектом, в вашу команду может быть включен риск-координатор или риск-менеджер. В этом случае создание и ведение реестра рисков будет его прямой обязанностью.
Однако при выполнении большинства проектов обязанность создания реестра рисков ложится на менеджера проектов.
Это вовсе не означает, что риск-менеджер или менеджер проектов несет ответственность за выявление и устранение абсолютно всех рисков. Каждый участник проектной группы, которого заботит успех проекта, может внести свой вклад в выявление и оценку риска.
Например, клиент или спонсор может знать о возможной проблеме, неизвестной остальным участникам проектной группы.
Какая информация заносится в реестр рисков?
Реестр рисков представляет собой таблицу с перечислением проектных рисков, которая позволяет отслеживать каждый выявленный риск и связанную с ним информацию.
Обычно реестр рисков включает следующие столбцы:
- Идентификационный номер (для быстрой ссылки или идентификации каждого риска)
- Название или краткое описание риска
- Категория риска (является ли он внутренним или внешним, связанным с материалами или трудозатратами и т. д.)
- Вероятность (каков шанс наступления рискового события)
- Последствия (если рисковое событие наступит, насколько серьезными будут его последствия для проекта)
- Рейтинг (какое место занимает этот риск в вашем списке приоритетов)
Подход (будете ли вы отслеживать этот риск, пытаться его устранить, избегать его и т. д.) - Действия (если вы собираетесь устранить риск или избежать его, какие действия вы предпримете и когда)
- Лицо, ответственное за мониторинг или устранение риска
Комментарии
Как создать реестр рисков?
Чтобы создать реестр рисков, достаточно создать таблицу с описанными выше столбцами и начать ее заполнять.
Давайте рассмотрим подробнее несколько столбцов, чтобы вы поняли, какие данные нужно в них вносить.
Категории рисков: категории служат для сортировки рисков, чтобы проще было их отслеживать и оценить их последствия. Ваши категории будут зависеть от направления деятельности и проекта.
Можете даже завести отдельные столбцы для разных категорий. Например, в одном столбце указывайте спринты, которые могут оказаться под угрозой, а в другом — типы работы (разработка, тестирование и т. п.).
Вероятность и последствия: есть два способа оценки риска — качественный и количественный. Качественная оценка самая простая и распространенная. При таком подходе вы оцениваете вероятность наступления риска и его последствия по шкале из 3–5 пунктов, например: «очень высокая» вероятность, «высокая», «средняя», «низкая» и «очень низкая».
Количественная оценка риска требует ввода числовых значений. Вы уже не сможете просто сказать, что последствия будут «серьезные». Вам нужно выразить это в числовой форме, например: «отставание от графика от двух до четырех недель» или «увеличение стоимости на 5%».
Рейтинг: если вы используете качественную оценку, ваш рейтинг будет равняться произведению оценки вероятности на оценку последствий. Если у вас высокая вероятность (4) и средние последствия (3), ваш рейтинг будет равен 12 (4 x 3). Этот метод позволяет быстро рассортировать и приоритизировать риски.
Количественный анализ рисков гораздо сложнее. Трудно сравнить 60%-ную вероятность двухнедельного отставания от графика с 40%-ной вероятностью повышения затрат на 10%.
Для этого вам нужно выразить последствия для графика и бюджета в одних и тех же единицах, чтобы их можно было сравнить. Например, вы можете решить, что и шестинедельная задержка, и десятипроцентное увеличение затрат — это «очень серьезные последствия» и присвоить им оценку «5».
Какой бы способ отслеживания и оценки рисков вы ни выбрали, позаботьтесь, чтобы он постоянно использовался в проекте. Если участники команды оценивают риски по-разному или непоследовательно заполняют столбцы, то отслеживать и приоритизировать риски становится гораздо сложнее.
Используйте Wrike для создания эффективного реестра рисков по проекту
Знаете ли вы, что можете создавать, обновлять, вести и делать доступным ваш реестр рисков в системе управления проектами? Благодаря настраиваемым полям Wrike вы можете легко создать и редактировать реестры и отражать в них только те столбцы и категории, которые вас интересуют.
К тому же вы можете легко открывать доступ к реестру участникам вашей команды и другим заинтересованным лицам. Вы можете вставлять его в отчеты и на панели задач, чтобы постоянно держать информацию о рисках на виду и ничего не упустить.
Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike, чтобы убедиться, насколько легко можно создать свой первый реестр рисков.
