プロジェクトコミュニケーションマネージメントとは何でしょうか？

プロジェクトコミュニケーションマネージメントとは何でしょうか？

すぐれたコミュニケーションはプロジェクトの成功にとって重要な要素です。プロジェクトマネージメント協会（PMI）によると、プロジェクトが失敗に終わる場合のほとんどはコミュニケーションが原因となっています。プロジェクトコミュニケーションマネージメントは問題発生を防ぎ、適切なメッセージが送られ、受信され、適切な人に理解されるよう、3つのプロセスから構成されています。プロジェクトコミュニケーションマネージメントは、PMBOK（プロジェクトマネジメント知識体系ガイド）に含まれる10の主要知識領域の1つです。この領域に含まれるプロセスは変化してきましたが、現行バージョンにはプロジェクトコミュニケーションマネージメントに関する3つの主なプロセスが含まれています。

以下がそのプロセスです。

1. コミュニケーションマネージメントのプラン
2. コミュニケーションの管理
3. コミュニケーションの監視

プロジェクトコミュニケーションマネージメントのプラン

最初のステップは、プロジェクトのコミュニケーション管理、およびステークホルダー全員とのコミュニケーション管理のプランを立てることです。ここではプロジェクトコミュニケーションマネージメントのプランを作成します。

プランを立てる際は、以下のすべての要因を考慮してください。

• オーディエンス - プロジェクトの影響を受けるステークホルダー全員。チームメンバー、スポンサー、顧客、その他の関係者が含まれます。プロジェクトの影響を受ける人、およびプロジェクトの成功に影響を与える人を考えてみてください。
• 目標 - コミュニケーションを取る目的は何でしょうか？関係者の認識を高める現状報告のレポート、スポンサーからの経費承認など対応を必要とするもの、またプロジェクトの検査結果を顧客に承認してもらうためなど目的は様々です。
• メッセージ - それぞれのコミュニケーションはどのようなメッセージを伝えますか？これは実際に共有する内容で、スコープやスケジュール、予算、目標、リスク、成果物などの主な要素が含まれます。
• チャネル - メッセージをどのように伝えますか？正式のレポートとしてメール送信しますか？またはミーティングの際に口頭で簡単に伝える方法などがあります。

コミュニケ―ションプランには、何を、誰に、どの方法で、いつ伝えるか、また誰が担当するかなどの詳細が含まれます。

このプランを立てる際にはステークホルダーが関与することが重要です。ステークホルダーが求めるコミュニケーションの詳細、また彼らがどのようなコミュニケーションに何を求めているかを理解しなければなりません。頻繁にコミュニケーションを取ると注意力が散漫し、コミュニケーションが少ないと誤解や問題につながる可能性があります。

プロジェクトコミュニケーションの管理

プランを作成し同意を得た後、プランが管理されているかどうかの確認はプロジェクトマネージャ―の役目となります。プランは定期的にレビューし、プロジェクトやステークホルダーに変更があった場合は更新します。プロジェクトマネージャーはまた、コミュニケーションマネージメントプランの実行も管理しなければなりません。

以下が含まれます：

1. データを収集し分析する
2. コミュニケーション用のメッセージを作成する
3. コミュニケーションを送信し配信する
4. コミュニケーションのレポート、ファイルまたはドキュメントを保管する
5. 保管されているコミュニケーションを検索する
6. プロジェクトの完了時、または決められた日付に古いコミュニケーションを破棄する

プロジェクトのコミュニケーションの監視

このプロセスは従来は「コミュニケーションのコントロール」と呼ばれていましたが、PMBOKの第6バージョンで更新されました。表題は変わりましたがプロセス自体は変わらず、プロジェクトの全ライフサイクルを通してプロジェクトのコミュニケーションを監視し、コントロールします。

以下が含まれます。

• コミュニケーションが予定通り発信されたことを確認する
• 送信先の適切なステークホルダーが受け取ったことを確認する
• メッセージの内容が理解されたことを確認する
• フィードバックがあった場合、適切なプロジェクトメンバーに伝えられたことを確認する

コミュニケーションの方法や頻度などを含む監視方法もコミュニケーションマネージメントプランに含めます。

プロジェクトコミュニケーションマネージメントを成功させる秘訣

すぐれたプロジェクトマネージャーは、様々なチャネルを利用してフォーマルなコミュニケーションおよびカジュアルなコミュニケーションを取ることにより、メッセージが適切に伝わるようにします。シンプルな言葉を使い、トピックから外れず、メッセージを簡潔に保つと、メッセージが正確に伝わります。

以下のコミュニケーションスキルもまた、プロジェクトマネージャーがプロジェクトを成功させる助けとなります。

• 人の話に積極的に耳を傾けるスキル
• 優れた文章能力
• 優れた会話力
• 質問をしてより多くの情報を精査する
• 何を求めているかを明確にし管理する
• 人々がやる気を保てるようモチベーションを与える
• 対立を解決するスキル
• 聞いたことをまとめ、要約するスキル