Qué es la gestión de la comunicación de los proyectos

Qué es la gestión de la comunicación de los proyectos

Una excelente comunicación es un componente crítico del éxito de un proyecto. De hecho, según el Project Management Institute (PMI), la mayoría de los fracasos de los proyectos se debe a problemas de comunicación. La gestión de la comunicación de los proyectos garantiza que eso no suceda. Consta de tres procesos que ayudan a garantizar que las personas adecuadas envíen, reciban y entiendan los mensajes correctos. La gestión de la comunicación de los proyectos es una de las diez áreas de conocimiento clave en el PMBOK (Libro de conocimientos sobre gestión de proyectos). Los procesos incluidos en esta área han cambiado a lo largo de los años, pero en la versión actual, hay tres procesos principales de gestión de la comunicación de los proyectos.

Son:

1. Planificar la gestión de las comunicaciones
2. Gestionar las comunicaciones
3. Supervisar las comunicaciones

Planificar la gestión de las comunicaciones del proyecto

El primer paso es planificar cómo gestionarás las comunicaciones en tu proyecto y entre todas las partes interesadas. Esto se hace creando un plan de gestión de las comunicaciones del proyecto.

Es importante asegurarse de que se aborden todos estos factores en el plan:

• Público: es una lista de todas las partes interesadas que se ven afectadas por el proyecto. Debe incluir a los miembros del equipo, patrocinadores, clientes y otras partes interesadas. Ten en cuenta a cualquier persona afectada por el proyecto o que influya en su éxito.
• Objetivo: ¿cuál será la finalidad de las comunicaciones? Puedes utilizar algunas comunicaciones para la difusión, como un informe de estado, y otras que requieren acción, como solicitar a un patrocinador que autorice los gastos o a un cliente que apruebe las pruebas del proyecto.
• Mensaje: ¿cuál será el mensaje para cada tipo de comunicación? Este es el contenido real que se compartirá. Los componentes clave que se comunicarán incluyen alcance, cronograma, presupuesto, objetivos, riesgos y entregas.
• Canal: cómo se entregará el mensaje. ¿Será un informe formal enviado por correo electrónico? ¿Un informe verbal informal durante una reunión de equipo?

Tu plan de comunicación debe ser lo suficientemente detallado como para establecer exactamente lo que se enviará, a quién, cómo, cuándo y quién es responsable.

Es importante involucrar a las partes interesadas en la creación de este plan. Debes comprender sus preferencias y expectativas de comunicación. Si te comunicas en exceso, es posible que dejen de prestar atención. Pero, si te pasas por defecto, puedes provocar malentendidos y problemas.

Gestionar las comunicaciones del proyecto

Una vez que se ha creado y aprobado el plan, es responsabilidad del gestor de proyectos asegurarse de que se gestione. Esto significa que el plan debe revisarse y actualizarse periódicamente para reflejar cualquier cambio en el proyecto o sus partes interesadas. El gestor de proyectos también debe gestionar la ejecución del plan de gestión de las comunicaciones.

Incluye:

1. Recopilación y análisis de datos.
2. Redacción de mensajes para la comunicación.
3. Transmisión o distribución de comunicaciones.
4. Almacenamiento de informes, archivos o documentos de comunicación.
5. Recuperación de cualquier comunicación almacenada.
6. Eliminación de comunicaciones antiguas al cierre del proyecto o en una fecha determinada.

Supervisar las comunicaciones del proyecto

Este proceso solía llamarse «control de las comunicaciones», pero se actualizó en la sexta edición del PMBOK. A pesar del cambio de título, el proceso es el mismo. Implica supervisar y controlar las comunicaciones del proyecto durante todo su ciclo de vida.

Esto puede incluir:

• La confirmación de que las comunicaciones salieron según lo previsto.
• La confirmación de que las recibieron las partes interesadas adecuadas.
• La confirmación de que se entendieron los mensajes.
• La confirmación de cualquier comentario relevante que se proporcionó a los miembros apropiados del proyecto.

El tipo real de seguimiento, incluidos el método y la frecuencia, debe formar parte del plan de gestión de la comunicación.

Cómo tener éxito en la gestión de la comunicación de los proyectos

Los gestores de proyectos exitosos utilizan métodos de comunicación formales e informales a través de varios canales. Esto ayuda a aumentar las posibilidades de que se reciban las comunicaciones. Usar un lenguaje sencillo, ceñirse a los temas relevantes y redactar mensajes concisos aumentará tus posibilidades de que se entiendan tus comunicaciones.

Las siguientes habilidades de comunicación también pueden aumentar las posibilidades de éxito de un gestor de proyectos:

• Fuertes habilidades de escucha activa
• Habilidades de escritura competentes
• Excelente habilidad para hablar
• Hacer preguntas y sondear para obtener más información
• Establecer y gestionar expectativas
• Motivar a las personas para que se comprometan y se mantengan comprometidas
• Habilidades de resolución de conflictos
• La capacidad de resumir y recapitular lo que has escuchado

Lectura adicional:

• Seis estrategias para mantener una comunicación de equipo eficaz
• Los cinco errores más comunes al gestionar varios proyectos: fallos en la comunicación (parte 5 de 5)
• Cinco formas de librar a tu equipo de fallos en la comunicación

How to create a project communication management plan

Project managers need to clearly outline how they will manage communications across their projects. This is done by creating a project communication management plan.

When creating a plan, project managers should follow these five steps:

1. Decide your objectives: What will be the purpose of your communication? You may use some communication tools for awareness, such as a status report. Others may require action, such as requiring a sponsor to authorize spending or a customer to approve project testing.
2. Determine your audience: Who are the stakeholders in this project? You should make an extensive list of everyone involved. Consider anyone impacted by the project or who influences its success. This list should include team members, sponsors, customers, and other interested parties.
3. Write your message: What will the message be for each type of communication? This is the actual content that will be shared. Key components to be communicated include scope, schedule, budget, objectives, risks, and deliverables.
4. Choose your channel: How will the message be delivered? Will it be a formal report emailed out to all stakeholders? Or will it be an informal verbal debrief during a team meeting?
5. Set a timeline: When will you deliver your message? Do your stakeholders require weekly or monthly reports? Is there a deadline to meet? Consider varying time zones and employee schedules here.

Your project communication management plan should be detailed enough to lay out why you’re sending a message, who you’re sending it to, what specific information will be sent, how you’re going to send it, and when.

Involving your stakeholders in the creation of this plan is important. You need to understand their communication preferences and expectations. If you over-communicate, they may stop paying attention. But, if you under-communicate, it can lead to misunderstandings and issues.

The golden rule here is that, to be a good communicator, you need to be a good listener. It may seem obvious, but Harvard Business Review points out that listening is an overlooked leadership tool. Pay attention to all the factors and take every opinion into account before creating your project communication management plan.

Manage project communication

Once the project communication management plan has been created and approved, it’s the project manager’s job to ensure it’s carried out successfully. This means the plan needs to be reviewed and updated on a regular basis to reflect any changes to the project or its stakeholders. 

The project manager also has to manage the execution of the project communication management plan. This includes:

1. Collection and analysis of data
2. Creation of messages for communication
3. Transmission or distribution of communications
4. Storage of any communication reports, files, or documents
5. Retrieval of any stored communications
6. Disposal of any old communications upon project closure or a set date

Monitor project communication

This process used to be called ‘control communications,’ but was updated in the sixth edition of the PMBOK. Despite the title change, the process is the same. It involves monitoring and controlling project communications throughout the entire lifecycle.

This may include the confirmation of the following:

• Communications went out as planned
• They were received by the proper stakeholders
• Messages were understood
• Any relevant feedback was provided to the appropriate project members

The actual type of monitoring, including method and frequency, should be a part of the project communication management plan.

Why use Wrike for project communication management?

Wrike’s project management platform is a powerful tool for project managers. It is intuitive, easy to use, and versatile enough to be tailored to your specific project needs. Wrike also has a variety of features that can help project managers increase and improve communication throughout their various project stages.

These include:

• Custom request forms: By automating requests, project managers can efficiently communicate task requirements in seconds, and add extra information in custom fields.
• @mentions: Tag a team member to send a notification directly to their Wrike inbox. This ensures that no messages are lost in unread emails.
• Integrations: Keep all your project communication on one platform by integrating Wrike with your favorite messaging apps, including Slack and Microsoft Teams.
• Live Editor: With this tool, you can edit task descriptions in real-time, meaning several people can communicate changes quickly with each other. This is especially useful for remote teams working together on a group project. 
• Calendars: Share updates in team calendars, so that everyone is kept in the loop. Edit project deadlines and due dates easily.

Take a tour of Wrike’s work management platform and find out how you can boost your project communication management.

So, why not embrace the principles of project communication management and harness the power of Wrike? Doing so can significantly enhance the success rate of your projects, leading to satisfied stakeholders, a motivated team, and a thriving business. After all, effective communication is the cornerstone of any successful project, and Wrike is here to help you achieve just that.

Further reading:

• 4 Reasons Why Communication Fails (And What To Do About It)
• 6 Strategic Ways to Keep Your Team Communication Streamlined
• 5 Most Common Mistakes in Managing Multiple Projects: Communication Breakdown (Part 5 of 5)
• 5 Ways to Save Your Team from Communication Breakdowns
• The 5 Ws of Virtual Communication