Qu'est-ce que la gestion des communications d'un projet ?

Une excellente communication est une composante essentielle de la réussite de tout projet. D'après le Project Management Institute (PMI), les problèmes de communication sont souvent à l'origine de l'échec d'un projet. La gestion des communications permet d'éviter cet écueil. Elle s'articule autour de trois processus visant à s'assurer que les bons messages sont envoyés, reçus et compris par les bonnes personnes. La gestion des communications fait partie des dix principaux domaines de connaissances du Guide du corpus des connaissances en management de projet (Guide PMBOK). Les processus liés à ce domaine ont changé au fil des ans, mais la version actuelle définit trois grands processus pour gérer les communications d'un projet.

Les voici :

Planifier la gestion des communications
Gérer les communications
Maîtriser les communications

Planifier la gestion des communications du projet

La première étape consiste à planifier la façon dont vous gérerez les communications sur votre projet et entre l'ensemble de vos parties prenantes. Pour cela, il est nécessaire de définir un plan de gestion des communications du projet.

Vous devez veiller à bien prendre en compte tous ces facteurs dans votre plan :

Public - Il s'agit d'une liste réunissant l'ensemble des parties prenantes concernées par le projet. Cette liste doit rassembler les membres de l'équipe, les promoteurs du projet, les clients et autres parties intéressées. Vous devez inclure toutes les personnes impactées par le projet ou celles susceptibles d'influer sur sa réussite.
Objectif - À quelles fins vos communications seront-elles utilisées ? Vous pouvez utiliser certaines communications à des fins de sensibilisation, comme un rapport d'avancement, ou pour solliciter une action, comme demander à un promoteur d’autoriser des dépenses ou à un client d’approuver les tests de projet.
Message - Quel sera le message pour chaque type de communication ? Il s'agit du contenu qui sera partagé. Parmi les éléments clés à communiquer, il y a la portée, le calendrier, le budget, les objectifs, les risques et les livrables.
Canal - Comment le message sera-t-il véhiculé ? S'agira-t-il d'un rapport officiel transmis par e-mail ? S'agira-t-il d'un compte rendu formulé oralement lors d'une réunion d'équipe ?

Votre plan de communication doit être suffisamment détaillé pour que chacun puisse savoir exactement ce qui sera transmis, à qui, comment, quand et qui est responsable.

Il est important d'impliquer vos parties prenantes dans la création de ce plan. Vous devez comprendre leurs préférences et leurs attentes en matière de communication. Si vous communiquez trop, vous risquez de perdre leur attention. Si vous ne communiquez pas suffisamment, cela peut occasionner des malentendus et des problèmes.

Gérer les communications du projet

Une fois le plan créé et approuvé, le chef de projet doit veiller à son bon déroulement. Cela signifie que le plan doit être revu et régulièrement mis à jour afin de tenir compte de tout changement éventuel concernant le projet ou ses parties prenantes. Le chef de projet doit également gérer l'exécution du plan de gestion des communications.

Cela inclut :

la collecte et l'analyse des données,
la création de messages pour la communication,
la transmission ou la diffusion des messages,
le stockage de tous les rapports, fichiers ou documents de communication,
le désarchivage de tout message conservé,
l'élimination des messages les plus anciens dès la clôture du projet ou à une date donnée.

Maîtriser les communications du projet

Il s'agit de surveiller et de contrôler les communications du projet tout au long de son cycle de vie.

Cela inclut de :

confirmer que les communications se sont déroulées comme prévu,
confirmer qu'elles ont été reçues par les parties prenantes concernées,
confirmer que les messages ont bien été compris,
confirmer que les éventuels retours ont été fournis aux membres du projet concernés.

Le type de surveillance attendu (méthode utilisée, fréquence) doit être intégré au plan de gestion des communications.

Comment réussir la gestion des communications d'un projet ?

Les chefs de projet qui réussissent utilisent des méthodes de communication formelles et informelles sur différents canaux. Cela contribue à accroître les chances que les communications soient effectivement reçues. Le fait d'utiliser un langage simple, de s'en tenir aux sujets visés et de rester concis augmentera vos chances que les communications soient comprises.

Les compétences de communication suivantes peuvent également être un précieux atout pour le chef de projet :

Solides compétences d'écoute active
Excellentes compétences rédactionnelles
Excellente expression orale
Savoir poser des questions et demander plus d'informations
Savoir définir et gérer les attentes
Capacité à susciter et à renforcer l'engagement
Compétences en résolution de conflits
Capacité à synthétiser et à récapituler ce que vous avez entendu

Lectures associées :

How to create a project communication management plan

Project managers need to clearly outline how they will manage communications across their projects. This is done by creating a project communication management plan.

When creating a plan, project managers should follow these five steps:

Decide your objectives: What will be the purpose of your communication? You may use some communication tools for awareness, such as a status report. Others may require action, such as requiring a sponsor to authorize spending or a customer to approve project testing.
Determine your audience: Who are the stakeholders in this project? You should make an extensive list of everyone involved. Consider anyone impacted by the project or who influences its success. This list should include team members, sponsors, customers, and other interested parties.
Write your message: What will the message be for each type of communication? This is the actual content that will be shared. Key components to be communicated include scope, schedule, budget, objectives, risks, and deliverables.
Choose your channel: How will the message be delivered? Will it be a formal report emailed out to all stakeholders? Or will it be an informal verbal debrief during a team meeting?
Set a timeline: When will you deliver your message? Do your stakeholders require weekly or monthly reports? Is there a deadline to meet? Consider varying time zones and employee schedules here.

Your project communication management plan should be detailed enough to lay out why you’re sending a message, who you’re sending it to, what specific information will be sent, how you’re going to send it, and when.

Involving your stakeholders in the creation of this plan is important. You need to understand their communication preferences and expectations. If you over-communicate, they may stop paying attention. But, if you under-communicate, it can lead to misunderstandings and issues.

The golden rule here is that, to be a good communicator, you need to be a good listener. It may seem obvious, but Harvard Business Review points out that listening is an overlooked leadership tool. Pay attention to all the factors and take every opinion into account before creating your project communication management plan.

Manage project communication

Once the project communication management plan has been created and approved, it’s the project manager’s job to ensure it’s carried out successfully. This means the plan needs to be reviewed and updated on a regular basis to reflect any changes to the project or its stakeholders.

The project manager also has to manage the execution of the project communication management plan. This includes:

Collection and analysis of data
Creation of messages for communication
Transmission or distribution of communications
Storage of any communication reports, files, or documents
Retrieval of any stored communications
Disposal of any old communications upon project closure or a set date

Monitor project communication

This process used to be called ‘control communications,’ but was updated in the sixth edition of the PMBOK. Despite the title change, the process is the same. It involves monitoring and controlling project communications throughout the entire lifecycle.

This may include the confirmation of the following:

Communications went out as planned
They were received by the proper stakeholders
Messages were understood
Any relevant feedback was provided to the appropriate project members

The actual type of monitoring, including method and frequency, should be a part of the project communication management plan.

How to be successful at project communication management

Excellent communication is a critical component of project success. In fact, poor communication is one of the main reasons a project can fail. Project communication management ensures that does not happen.

Successful project managers use formal and informal communication methods across various channels. This helps increase the chances that messages are received. Use simple language, stick to relevant topics, keep messages concise, and include all information in one place to reduce your chances of communication failure.

The following communication management skills can also increase a project manager’s chances of success:

Strong active listening skills
Proficient writing skills
Excellent speaking ability
Asking questions and probing for more information
Setting and managing expectations
Motivating people to become and stay engaged
Conflict resolution skills
The ability to summarize and recap what you’ve heard

Why use Wrike for project communication management?

Wrike’s project management platform is a powerful tool for project managers. It is intuitive, easy to use, and versatile enough to be tailored to your specific project needs. Wrike also has a variety of features that can help project managers increase and improve communication throughout their various project stages.

These include:

Custom request forms: By automating requests, project managers can efficiently communicate task requirements in seconds, and add extra information in custom fields.
@mentions: Tag a team member to send a notification directly to their Wrike inbox. This ensures that no messages are lost in unread emails.
Integrations: Keep all your project communication on one platform by integrating Wrike with your favorite messaging apps, including Slack and Microsoft Teams.
Live Editor: With this tool, you can edit task descriptions in real-time, meaning several people can communicate changes quickly with each other. This is especially useful for remote teams working together on a group project.
Calendars: Share updates in team calendars, so that everyone is kept in the loop. Edit project deadlines and due dates easily.

Take a tour of Wrike’s work management platform and find out how you can boost your project communication management.

Qu'est-ce que la gestion des communications d'un projet ?