Was versteht man unter dem Kommunikationsmanagement bei Projekten?

Was versteht man unter dem Kommunikationsmanagement bei Projekten?

Eine ausgezeichnete Kommunikation ist entscheidend für die erfolgreiche Durchführung von Projekten. Laut dem Project Management Institute (PMI) scheitern Projekte vor allem an Kommunikationsproblemen. Mit dem Kommunikationsmanagement soll sichergestellt werden, dass dies nicht passiert. Es umfasst drei Prozesse, mit denen dafür gesorgt wird, dass die richtigen Botschaften von den richtigen Personen ausgesandt, empfangen und verstanden werden. Das Kommunikationsmanagement für Projekte zählt zu den zehn zentralen Wissensgebieten des PMBOK (Project Management Book of Knowledge). Die damit verbundenen Prozesse haben sich im Laufe der Jahre geändert. Derzeit werden drei primäre Prozesse für das Kommunikationsmanagement bei Projekten empfohlen.

Diese sind:

1. Planung des Kommunikationsmanagements
2. Management der Kommunikation
3. Überwachung der Kommunikation

Planung des Kommunikationsmanagements für Projekte

Zuerst müssen Sie planen, wie Sie die Kommunikation mit all Ihren Stakeholdern bei Ihrem Projekt handhaben werden. Dazu erstellen Sie einen Plan für das Kommunikationsmanagement.

Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Plan auf alle folgenden Faktoren eingehen:

• Zielgruppe: Dies ist eine Liste aller Stakeholder, die von dem Projekt betroffen sind. Sie sollte Teammitglieder, Sponsoren, Kunden und andere interessierte Parteien enthalten. Beziehen Sie alle Personen mit ein, die von dem Projekt betroffen sind oder seinen Erfolg beeinflussen können.
• Ziel: Welchen Zweck hat Ihre Kommunikation? Mit manchen Mitteilungen, wie zum Beispiel einem Statusbericht, möchten Sie wahrscheinlich Informationen bereitstellen, mit anderen jedoch zu Handlungen aufrufen. Zum Beispiel wenn ein Sponsor Ausgaben absegnen oder ein Kunde Projekttests genehmigen muss.
• Botschaft: Was ist die Botschaft der einzelnen Mitteilungen? Hier geht es um den eigentlichen Inhalt. Wichtige Komponenten für die Kommunikation sind der Umfang, der Zeitplan, das Budget, die Ziele, die Risiken und die zu erbringenden Leistungen.
• Medium: Auf welchem Weg erfolgt die Kommunikation? Senden Sie einen formellen Bericht per E-Mail? Geben Sie Informationen bei einer informellen Besprechung mit dem Team weiter?

Ihr Kommunikationsplan sollte detaillierte Informationen darüber enthalten, was wie wann an wen gesandt wird und wer verantwortlich ist.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Stakeholder bei der Erstellung dieses Plans einbeziehen. Sie müssen wissen, welche Präferenzen und Erwartungen sie in Bezug auf die Kommunikation haben. Wenn Sie zu oft Mitteilungen aussenden, verlieren die Stakeholder möglicherweise das Interesse daran. Wenn Sie jedoch nicht genug mit ihnen kommunizieren, kann dies zu Missverständnissen und Problemen führen.

Management der Projektkommunikation

Nach der Erstellung und Genehmigung des Plans ist der Projektmanager dafür verantwortlich, ihn zu verwalten. Das heißt, dass er den Plan regelmäßig überprüfen und aktualisieren muss, damit er Änderungen des Projekts oder der Stakeholder widerspiegelt. Der Projektmanager muss auch die Umsetzung des Plans für das Kommunikationsmanagement gewährleisten.

Dazu sind unter anderem folgende Schritte erforderlich:

1. Erfassung und Analyse der Daten.
2. Erstellung von Mitteilungen zur Kommunikation.
3. Übermittlung oder Verteilung von Mitteilungen.
4. Archivierung aller Kommunikationsberichte, Dateien oder Dokumente.
5. Abruf von archivierten Mitteilungen.
6. Entsorgung alter Mitteilungen nach Projektabschluss oder zu einem festgelegten Datum.

Überwachung der Projektkommunikation

Dieser Prozess wurde früher als „Steuerung der Kommunikation“ bezeichnet, aber in der 6. Ausgabe des PMBOK aktualisiert. Trotz der Änderung der Bezeichnung ist der Prozess gleich geblieben. Er umfasst die Überwachung und die Steuerung der Projektkommunikation während des gesamten Projektlebenszyklus.

Dazu gehören unter anderem folgende Schritte:

• Bestätigung der planmäßigen Aussendung von Mitteilungen.
• Bestätigung des Empfangs durch die relevanten Stakeholder.
• Bestätigung des Verständnisses der Mitteilungen.
• Gewährleistung der Weitergabe von relevantem Feedback an die zuständigen Projektmitglieder.

Die Details dieser Überwachung, einschließlich der Methode und Häufigkeit, sollten im Plan für das Kommunikationsmanagement festgelegt werden.

Tipps für ein erfolgreiches Kommunikationsmanagement bei Projekten

Erfolgreiche Projektmanager setzen formelle und informelle Kommunikationsmethoden in verschiedenen Medien ein. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitteilungen empfangen werden. Wenn Sie einfache Formulierungen verwenden, nicht von den relevanten Themen abweichen und Nachrichten kurz halten, werden Ihre Mitteilungen besser verstanden.

Auch die folgenden Kommunikationskompetenzen können die Erfolgschancen von Projektmanagern steigern:

• Aktives Zuhören
• Guter schriftlicher Ausdruck
• Ausgezeichnete Redegewandtheit
• Stellen von Fragen und Folgefragen zur Einholung weiterer Informationen
• Festlegung und Management von Erwartungen
• Motivation von Menschen
• Konfliktlösung
• Fähigkeit zur Zusammenfassung von Gehörtem

Zur weiteren Lektüre:

• 6 strategische Möglichkeiten, um Ihre Team-Kommunikation schlank zu halten
• Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten: Kommunikationsausfall (5. Teil)
• 5 Möglichkeiten, wie Sie Ihr Team vor Kommunikations-Pannen schützen
• Die 5 Ws der virtuellen Kommunikation

How to create a project communication management plan

Project managers need to clearly outline how they will manage communications across their projects. This is done by creating a project communication management plan.

When creating a plan, project managers should follow these five steps:

1. Decide your objectives: What will be the purpose of your communication? You may use some communication tools for awareness, such as a status report. Others may require action, such as requiring a sponsor to authorize spending or a customer to approve project testing.
2. Determine your audience: Who are the stakeholders in this project? You should make an extensive list of everyone involved. Consider anyone impacted by the project or who influences its success. This list should include team members, sponsors, customers, and other interested parties.
3. Write your message: What will the message be for each type of communication? This is the actual content that will be shared. Key components to be communicated include scope, schedule, budget, objectives, risks, and deliverables.
4. Choose your channel: How will the message be delivered? Will it be a formal report emailed out to all stakeholders? Or will it be an informal verbal debrief during a team meeting?
5. Set a timeline: When will you deliver your message? Do your stakeholders require weekly or monthly reports? Is there a deadline to meet? Consider varying time zones and employee schedules here.

Your project communication management plan should be detailed enough to lay out why you’re sending a message, who you’re sending it to, what specific information will be sent, how you’re going to send it, and when.

Involving your stakeholders in the creation of this plan is important. You need to understand their communication preferences and expectations. If you over-communicate, they may stop paying attention. But, if you under-communicate, it can lead to misunderstandings and issues.

The golden rule here is that, to be a good communicator, you need to be a good listener. It may seem obvious, but Harvard Business Review points out that listening is an overlooked leadership tool. Pay attention to all the factors and take every opinion into account before creating your project communication management plan.

Manage project communication

Once the project communication management plan has been created and approved, it’s the project manager’s job to ensure it’s carried out successfully. This means the plan needs to be reviewed and updated on a regular basis to reflect any changes to the project or its stakeholders. 

The project manager also has to manage the execution of the project communication management plan. This includes:

1. Collection and analysis of data
2. Creation of messages for communication
3. Transmission or distribution of communications
4. Storage of any communication reports, files, or documents
5. Retrieval of any stored communications
6. Disposal of any old communications upon project closure or a set date

Monitor project communication

This process used to be called ‘control communications,’ but was updated in the sixth edition of the PMBOK. Despite the title change, the process is the same. It involves monitoring and controlling project communications throughout the entire lifecycle.

This may include the confirmation of the following:

• Communications went out as planned
• They were received by the proper stakeholders
• Messages were understood
• Any relevant feedback was provided to the appropriate project members

The actual type of monitoring, including method and frequency, should be a part of the project communication management plan.

Why use Wrike for project communication management?

Wrike’s project management platform is a powerful tool for project managers. It is intuitive, easy to use, and versatile enough to be tailored to your specific project needs. Wrike also has a variety of features that can help project managers increase and improve communication throughout their various project stages.

These include:

• Custom request forms: By automating requests, project managers can efficiently communicate task requirements in seconds, and add extra information in custom fields.
• @mentions: Tag a team member to send a notification directly to their Wrike inbox. This ensures that no messages are lost in unread emails.
• Integrations: Keep all your project communication on one platform by integrating Wrike with your favorite messaging apps, including Slack and Microsoft Teams.
• Live Editor: With this tool, you can edit task descriptions in real-time, meaning several people can communicate changes quickly with each other. This is especially useful for remote teams working together on a group project. 
• Calendars: Share updates in team calendars, so that everyone is kept in the loop. Edit project deadlines and due dates easily.

Take a tour of Wrike’s work management platform and find out how you can boost your project communication management.

So, why not embrace the principles of project communication management and harness the power of Wrike? Doing so can significantly enhance the success rate of your projects, leading to satisfied stakeholders, a motivated team, and a thriving business. After all, effective communication is the cornerstone of any successful project, and Wrike is here to help you achieve just that.

Further reading:

• 4 Reasons Why Communication Fails (And What To Do About It)
• 6 Strategic Ways to Keep Your Team Communication Streamlined
• 5 Most Common Mistakes in Managing Multiple Projects: Communication Breakdown (Part 5 of 5)
• 5 Ways to Save Your Team from Communication Breakdowns
• The 5 Ws of Virtual Communication