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Was versteht man unter dem Kommunikationsmanagement bei Projekten?

Eine ausgezeichnete Kommunikation ist entscheidend für die erfolgreiche Durchführung von Projekten. Laut dem Project Management Institute (PMI) scheitern Projekte vor allem an Kommunikationsproblemen. Mit dem Kommunikationsmanagement soll sichergestellt werden, dass dies nicht passiert. Es umfasst drei Prozesse, mit denen dafür gesorgt wird, dass die richtigen Botschaften von den richtigen Personen ausgesandt, empfangen und verstanden werden. Das Kommunikationsmanagement für Projekte zählt zu den zehn zentralen Wissensgebieten des PMBOK (Project Management Book of Knowledge). Die damit verbundenen Prozesse haben sich im Laufe der Jahre geändert. Derzeit werden drei primäre Prozesse für das Kommunikationsmanagement bei Projekten empfohlen.

Diese sind:

  1. Planung des Kommunikationsmanagements
  2. Management der Kommunikation
  3. Überwachung der Kommunikation

Planung des Kommunikationsmanagements für Projekte

Zuerst müssen Sie planen, wie Sie die Kommunikation mit all Ihren Stakeholdern bei Ihrem Projekt handhaben werden. Dazu erstellen Sie einen Plan für das Kommunikationsmanagement.

Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Plan auf alle folgenden Faktoren eingehen:

  • Zielgruppe: Dies ist eine Liste aller Stakeholder, die von dem Projekt betroffen sind. Sie sollte Teammitglieder, Sponsoren, Kunden und andere interessierte Parteien enthalten. Beziehen Sie alle Personen mit ein, die von dem Projekt betroffen sind oder seinen Erfolg beeinflussen können.
  • Ziel: Welchen Zweck hat Ihre Kommunikation? Mit manchen Mitteilungen, wie zum Beispiel einem Statusbericht, möchten Sie wahrscheinlich Informationen bereitstellen, mit anderen jedoch zu Handlungen aufrufen. Zum Beispiel wenn ein Sponsor Ausgaben absegnen oder ein Kunde Projekttests genehmigen muss.
  • Botschaft: Was ist die Botschaft der einzelnen Mitteilungen? Hier geht es um den eigentlichen Inhalt. Wichtige Komponenten für die Kommunikation sind der Umfang, der Zeitplan, das Budget, die Ziele, die Risiken und die zu erbringenden Leistungen.
  • Medium: Auf welchem Weg erfolgt die Kommunikation? Senden Sie einen formellen Bericht per E-Mail? Geben Sie Informationen bei einer informellen Besprechung mit dem Team weiter?

Ihr Kommunikationsplan sollte detaillierte Informationen darüber enthalten, was wie wann an wen gesandt wird und wer verantwortlich ist.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Stakeholder bei der Erstellung dieses Plans einbeziehen. Sie müssen wissen, welche Präferenzen und Erwartungen sie in Bezug auf die Kommunikation haben. Wenn Sie zu oft Mitteilungen aussenden, verlieren die Stakeholder möglicherweise das Interesse daran. Wenn Sie jedoch nicht genug mit ihnen kommunizieren, kann dies zu Missverständnissen und Problemen führen.

Management der Projektkommunikation

Nach der Erstellung und Genehmigung des Plans ist der Projektmanager dafür verantwortlich, ihn zu verwalten. Das heißt, dass er den Plan regelmäßig überprüfen und aktualisieren muss, damit er Änderungen des Projekts oder der Stakeholder widerspiegelt. Der Projektmanager muss auch die Umsetzung des Plans für das Kommunikationsmanagement gewährleisten.

Dazu sind unter anderem folgende Schritte erforderlich:

  1. Erfassung und Analyse der Daten.
  2. Erstellung von Mitteilungen zur Kommunikation.
  3. Übermittlung oder Verteilung von Mitteilungen.
  4. Archivierung aller Kommunikationsberichte, Dateien oder Dokumente.
  5. Abruf von archivierten Mitteilungen.
  6. Entsorgung alter Mitteilungen nach Projektabschluss oder zu einem festgelegten Datum.

Überwachung der Projektkommunikation

Dieser Prozess wurde früher als „Steuerung der Kommunikation“ bezeichnet, aber in der 6. Ausgabe des PMBOK aktualisiert. Trotz der Änderung der Bezeichnung ist der Prozess gleich geblieben. Er umfasst die Überwachung und die Steuerung der Projektkommunikation während des gesamten Projektlebenszyklus.

Dazu gehören unter anderem folgende Schritte:

  • Bestätigung der planmäßigen Aussendung von Mitteilungen.
  • Bestätigung des Empfangs durch die relevanten Stakeholder.
  • Bestätigung des Verständnisses der Mitteilungen.
  • Gewährleistung der Weitergabe von relevantem Feedback an die zuständigen Projektmitglieder.

Die Details dieser Überwachung, einschließlich der Methode und Häufigkeit, sollten im Plan für das Kommunikationsmanagement festgelegt werden.

Tipps für ein erfolgreiches Kommunikationsmanagement bei Projekten

Erfolgreiche Projektmanager setzen formelle und informelle Kommunikationsmethoden in verschiedenen Medien ein. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitteilungen empfangen werden. Wenn Sie einfache Formulierungen verwenden, nicht von den relevanten Themen abweichen und Nachrichten kurz halten, werden Ihre Mitteilungen besser verstanden.

Auch die folgenden Kommunikationskompetenzen können die Erfolgschancen von Projektmanagern steigern:

  • Aktives Zuhören
  • Guter schriftlicher Ausdruck
  • Ausgezeichnete Redegewandtheit
  • Stellen von Fragen und Folgefragen zur Einholung weiterer Informationen
  • Festlegung und Management von Erwartungen
  • Motivation von Menschen
  • Konfliktlösung
  • Fähigkeit zur Zusammenfassung von Gehörtem

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