プロジェクトチャーターとは？
プロジェクトチャーターは、プロジェクトを公式に開始するための正式な文書です。 この文書には、プロジェクトの目的、目標、スコープの説明、主要タスクの概説、成果物の内容とそれらの担当者が記載されます。 このチャーターをきっかけにプロジェクトマネージャーは業務を開始し、このチャーターによって初日からチームの認識が統一されます。
プロジェクトチャーターは、本質的にはプロジェクトのロードマップとして機能します。 プロジェクトの内容、関係者、実行方法が正確に周知させます。 プロジェクトにおけるあらゆる決定のためのガイドとして機能し、プロジェクトを軌道に乗せ、本来の目標からの逸脱を防ぎます。
私は、プロジェクトチャーターでは、プロジェクト全体を通じて書面による参考資料を提供することで、スコープの拡大と予算超過を予防している状況を実際に目にしてきました。 また、プロジェクトを期待事項と基準に確実に合致させるために、関係者の意見も重視されます。
この記事では、プロジェクトチャーターの定義と効果を詳しく見ていきます。 また、プロジェクトチャーターがもたらす利点と、書き方のヒントも取り上げます。 さらに、プロジェクトチャーターの例とすべての重要要素も共有します。
Wrikeを使えば、プロジェクトのニーズに合わせてプロジェクトチャーターの作成やカスタマイズを簡単に行えるので、計画プロセスの合理化と生産性の向上を実現でき、投資収益率が改善されます。 今すぐこの利点をぜひご体感ください。
プロジェクト管理におけるプロジェクトチャーターとは？
プロジェクト管理において、プロジェクトチャーターは、プロジェクトの成功の土台であり、チームに明確さと方向性をもたらし、全員の認識を確実に統一するものです。
新しいプロジェクトを立ち上げる際には、プロジェクトの成功を確保するために、明確な計画を立てることが重要になります。 そこでプロジェクトチャーターが役立つのです。
プロジェクトマネジメント協会に（PMI）よると、「プロジェクトチャーターは、プロジェクトスコープが変化しないようにするためにプロジェクト全体を通じて参照される文書として使用される。」と定義されています。
プロジェクトチャーターは、プロジェクトタイムラインに関する主な参考文書であり、発生する問題に対する事前の対応に役立ちます。 プロジェクトマネージャーにとってのプロジェクトチャーターは、建築家にとってのブループリントに似ています。 プロジェクトチャーターにはプロジェクト全体の概要が記載されています。
プロジェクトチャーターとプロジェクトプラン：相違点とは？
プロジェクトチャーターとプロジェクト管理プランは、混同されやすいものの、類似性を共有しています。ただし目的は異なります。
私の経験から言うと、プロジェクトチャーターは、関連する利害関係者情報などの他の重要な詳細とともにプロジェクト条件を明確にすることを目的とした、高レベルの戦略的概要です。 私は、チームがプロジェクトを成功させるために必要とするパラメーターを提供する際に、プロジェクトチャーターを頼りにしています。
プロジェクトチャーターは通常、プロジェクトの開始段階で作成されます。 私はプロジェクトを提案するとき、プロジェクトの背景とその潜在的な価値を利害関係者に理解してもらうために、プロジェクトチャーターを活用しています。
プロジェクトプランはより実践的な概要であり、プロジェクトの実行方法が戦術レベルで説明されています。 作成されるタイミングはプロジェクトチャーターの承認後です。 プロジェクトプランでは、高効率かつ高水準で作業を完遂するために、具体的な行動、プロセス、ワークフローをより重視すべきです。
プロジェクトチャーターの目的とは？
私がプロジェクトチャーターをまとめる主な理由は、今後のプロジェクトの方向性、枠組み、ガイドラインを確立することです。 私の経験から言えば、プロジェクトチャーターは、チームの誰もがガイダンスを確認するために読み返せる一つの文書であり、コストがかかるミスや挫折の回避に役立ちます。
私はプロジェクトチャーターをエッセイプランとよく比較します。
エッセイを書く前には通常、以下の作業を行うものです。
- 主張を裏付けるデータを見つけるために調査を行う
- 議論の骨子を構築する
- 読み手が思いつく可能性のある質問に答えられるように、読み手の異議を明確にしてそれらに対処する
プロジェクトチャーターに記載されているデータには、プロジェクトの完了に必要な詳細な関連情報がすべて組み込まれています。 そのデータを使用して、エッセイと同様のプロセスをたどって潜在的な異議を明確にします。これらの異議はプロジェクトを実行する上で克服すべき課題となります。 異議は、チームメンバー、スポンサー、クライアント、その他のプロジェクト利害関係者から寄せられる可能性があります。
異議の内容とは、例えば、予算の制約、優先順位の相反、リソースの限界、技術的な問題などです。 チームは、これらの潜在的な異議を早い段階で特定し、プロジェクトチャーター内で明確にしておくことで、プロジェクトの実行中に発生する課題を予め想定しておくことができます。
プロジェクトチャーターの利点を活用できない場合は、プロジェクトを進めながら、発生した問題に対してその場しのぎの解決策を見つけなければなりません。
プロジェクトチャーターのもう一つの目的は、ビジネスニーズに関連した価値を示すことでプロジェクトを利害関係者に売り込むことです。 これにより、利害関係者は、価値提案とプロジェクトの潜在的な投資利益率を理解しやすくなります。 また、コミュニケーションツールとしても機能するので、プロジェクトに関する期待事項とコミットメントについて、利害関係者間の透明性と認識の統一を確保できます。 本質的には、利害関係者をプロジェクトにしっかりと関与させ、プロジェクトに対する関心を掻き立てるよう売り込むような感じです。
プロジェクトチャーターの概要
プロジェクトチャーターには通常、プロジェクトの以下の要素が記載されています。
- プロジェクトの目標と制約条件
- 主要関係者
- 特定されたリスク
- プロジェクトの利点
- 予算の概要
- 成功指標
プロジェクトの目標と制約条件
まず、プロジェクトの主な目標を概説します。 これらの目標は、具体的で、測定可能で、達成可能で、現実的で、期限付き、つまり「スマート」であるべきです。
「スマート」な目標があるということは、プロジェクトチームの指針があるということです。 また、プロジェクトを利害関係者に売り込む際には、プロジェクトの目的を理解してもらい、その実現可能性を確信してもらえるようにするための説得力のあるツールとなります。
次に、目標達成を妨げる可能性のある制約や障害を特定します。
制約を検討する際には、利用可能な予算、チームメンバーの能力、一般的なリソース管理、利害関係の要件などといった要素を考慮しましょう。
タイムライン
プロジェクトの開始予定日と終了予定日、および進行中に達成すべきマイルストーンについて、綿密な計算を立てます。 この情報をプロジェクト管理ソフトウェアに入力すると、実際の進捗状況をリアルタイムで追跡できる動的なタイムラインモデルに変換できます。
主要関係者
プロジェクトの成功に利害関係があるすべての人を特定してリストを作成します。 プロジェクトにおける利害関係者の役割、利害関係者に対して求める可能性があるもの、利害関係者への連絡方法を詳述しておきましょう。
特定されたリスク
プロジェクト完了を脅かすリスクを軽減または回避するために、リスク管理プランを作成します。 まず、考えられるリスクを特定し、次に各リスクに対する最適な行動方針を明確にします。
プロジェクトの利点
プロジェクトが及ぼす良い影響について考察し、記述します。
- 利害関係者
- 顧客
- エンドユーザー
プロジェクトを通じて利益を意識し、効果的に優先順位を設定するためには、可能な限り具体的に記述することが重要です。
予算の概要
プロジェクトマネジメント協会によると、プロジェクト管理のコストは通常、総予算の7～11%を占めます。。 利用可能な資金と予想される費用を考慮して、プロジェクトの予算を内訳を含めた高レベルの財務概要を記述します。 これにより、予算超過を防ぎ、さらには利害関係者にプロジェクトの財務状況の概要を提示することもできます。
成功指標
成功基準またはプロジェクト指標を定義します。これらには、主要業績評価指標（KPI）やその他の具体的なプロジェクト成果目標などが含まれる場合があります。 成功指標はプロジェクトチャーターに必ずしも含まれるわけではありませんが、プロジェクトの目標と期待事項に関して、チームメンバーと利害関係者との間で明確性と認識の統一を確保するのに役立ちます。
プロジェクトチャーターの書き方
プロジェクトチャーター文書の作成作業には4つの明確なステップがあります。
この短い動画を見てプロジェクトチャーターの書き方を学ぶか、または、下記の4つのステップに従ってください。
ステップ1：プロジェクトの主な目標と目的を理解する
プロジェクトのビジョンとスコープを特定し、明確に定義します。 このステップでは、プロジェクトの目的が確立され、プロジェクトスコープ内の制約と制限の概要が明確になるため、これはプロジェクトチャーターの作成に不可欠です。
計画がない状態でプロジェクトに飛び込んでもうまくは行きません。 （私は経験済み！） プロジェクトチャーターが明確であれば構造が分かり、利害関係者の賛同が得やすくなり、また、リソースを効果的に管理するためのツールにもなります。
ステップ2：プロジェクト組織を定義する
顧客、利害関係者、常勤のプロジェクトチームを含め、プロジェクトにおける重要な役割をすべてリストアップします。 プロジェクト関係者全員が各自の役割を認識し、効果的に協力できるようにするために、プロジェクトチャーターには各チームメンバーの責任の概要を明記してください。
ステップ3：実施計画を策定する
毎年約48兆ドルがプロジェクトに投資されていますが、スタンディッシュグループによると、その65%が失敗しています。 だからこそ実施計画が必要なのです。
主要なマイルストーン、依存関係、およびチーム全体と利害関係者のためのタイムラインの概要をまとめましょう。 依存関係は、他の作業や活動が開始される前に完了しておく必要があるタスクや活動を示し、プロジェクト全体のスケジュールに影響を与えるため、考慮すべき重要事項です。
実施計画は、主要な成果物を含め、プロジェクトの実施方法のロードマップとなるため、プロジェクトチャーターの重要な要素です。 これにより、プロジェクトチームは順調に作業を進めることができ、プロジェクトスケジュールが確実に守られるようになります。
ドイツの大手デジタルマーケティングエージェンシーであるComa AGは、このことをよく理解しています。 テクノロジーディレクターのMartin Kirmaler（マーティン・キルマイヤー）氏は次のように完璧に言い表しています。
「ただタスクを振り分けるのではなく、従業員が余裕のある時に自発的にタスクプールからタスクを引き出してそれを完了するというやり方が可能になれば、プロジェクトの実施はより迅速で柔軟になります。」
同エージェンシーはアジャイルワークフローを導入し、Wrikeを使用してプロジェクトチャーターを具現化しました。
ステップ4：潜在的な問題領域をリストアップする
これは悲観的ではなく現実的になるための作業です。 潜在的な問題領域を事前に特定しておくことで、チームはリスク緩和と発生した問題への対処のために緊急時対応計画を策定でき、最終的にはプロジェクトを順調に進めることができます。
プロジェクトチャーターを作成しておくことで混乱を予防できることを、私は目の当たりにしました。 全員の認識を統一し、スコープからの逸脱を回避し、成功に向けたロードマップを示すことができます。
一例としてこのメディア制作チームを挙げます。 このチームは、ライブイベントからデジタルコンテンツまで年間最大2,400件ものプロジェクトを扱っており、増大する作業負荷への対応に悩まされていました。 しかしWrikeが解決策となり、リクエストを受け付けてから24時間以内にプロジェクトを開始できるようになったのです。
あるエンジニアがそれを非常にうまく表現しています。
「1年前、成長を続けるチームの拡張に役立つプロジェクト管理ツールを切実に求めていました。 今では、私たちにとってWrikeが信頼できる唯一のツールとなり、コラボレーションとコミュニケーションが一段と強力されました。」
プロジェクトチャーターを書き終えた後ですべきこと
プロジェクトチャーターを書き終えたら、プロジェクトが計画通りに実行されるようにするために明確なプロジェクト管理プロセスを用意しておく必要があります。
ステップ1：プロジェクトを承認する
プロジェクトチャーターが完成したら、利害関係者に提出して承認を受ける必要があります。 このステップにより、チームは承認されたプロジェクトの作業を開始する許可を得ることができます。 利害関係者による承認は、利害関係者がプロジェクトに関する情報を得ておりプロジェクトを支持していることを保証するものであるため、変革管理プロセスの重要な要素です。
ステップ2：スコープステートメントを作成する
プロジェクトスコープステートメントは、プロジェクトにおいて達成されることと達成されないことを明確に定義するものです。 これにより、プロジェクトが順調に進み、プロジェクトチームと利害関係者がプロジェクトの目標と目的を明確に理解するためのベースラインを確立できます。 スコープステートメントに変更を加えると、スコープの変更に合わせて、タスク、成果物、プロジェクトコンポーネントの調整が必要になる可能性があり、その場合は作業分解構成図に影響が及びます。
プロジェクト管理チャーターを書く際の3つの重要なヒント
上記のステップを進めているとき、次のヒントが役に立つかもしれません。
1. チームの洞察を活用する
プロジェクトに関する複雑な情報をすべて自力で理解するのは困難です。 そうでなはく、プロジェクトチームのメンバーに協力してもらい、目標、マイルストーン、潜在的問題領域に関する知識を借りるのです。 彼らの洞察を集めることで、さまざまな視点から検討することができ、非常に正確なプロジェクト文書に仕上げることができます。
2. 簡潔明瞭にする
入手可能な情報が膨大だと圧倒されそうになります。 しかし、プロジェクトチャーターは、プロジェクトの詳細をすべて網羅した概要ではなく、高レベルの概要に仕上げるべきであることを覚えておいてください。 チャーターの各セクションは1文か2文程度にしましょう。 また、チャートや箇条書きを取り入れると、情報を整理してわかりやすい形で提示できます。
3. テンプレートを作成する
プロジェクトチャーターがどれほど役立つかを実感したら、すべてのチームプロジェクトに対してチャーターを使いたくなると思います。 だからといって既存のチャーターを一から作り直すのはやめましょう。時間の無駄です。 そうではなく、コピーして編集すればあらゆるプロジェクトチャーターに使用できるシンプルなテンプレートを作成しましょう。 これにより、大量の手作業が排除されるだけでなく、必要な重要要素を見逃すこともなくなります。
プロジェクトチャーターテンプレート
すぐに使用できる無料のプロジェクトチャーターテンプレートをご用意いたしました。ユーザーが独自に作成する必要はありません。 このテンプレートでは、プロジェクトチャーターの重要な要素をすべて見つけることができ、スコープやニーズに合わせてコンポーネントを変更できます。
以下より、さまざまな形式のプロジェクトチャーターテンプレートを無料でダウンロードできます。
- Wrikeのプロジェクトチャーターテンプレート（PDF形式）
- Wrikeのプロジェクトチャーターテンプレート（Microsoft Word形式）
- Wrikeのプロジェクトチャーターテンプレート（Google Docs形式）（コピーを作成してください）
さらに、以下にプロジェクトチャーターの例をまとめました。
プロジェクトチャーターの例
1例目として、新しい見込み客を獲得するために、あなたとあなたのチームがウェビナーを開催することになった場合を考えてみましょう。 シンプルなプロジェクトチャーターは次のようになります。
XYZ社プロジェクトチャーター
プロジェクト名：「ポジティブな企業文化の構築」ウェビナー
プロジェクトの説明：3名の従業員エンゲージメント専門家の洞察を特集する1時間のウェビナー
ビジネスケース：以下の全社目標をサポートする
- 今四半期の売上を28％増やす
- 従業員エンゲージメント分野でのソートリーダーとしてXYZ社を確立する
プロジェクトの成果物：
- ウェビナーサインアップ用ランディングページ
- 1時間のウェビナー
- 見込み客の創出を継続させるためのウェビナーレコーディング
プロジェクトの利点：
- 評判の向上
- 見込み客の創出
- 引き続き促進できるリソース
プロジェクトのリスク：
- 技術的な問題
- ウェビナーの開催は今回が初めてで、チームにはこの専門知識が不足している
プロジェクトの予算：$3,000以下に抑えること
プロジェクトのマイルストーン：
- ランディングページ立ち上げ：2024年10月15日
- スライド完成：2024年10月26日
- ウェビナー開催：2024年11月4日
プロジェクトチームメンバー：
- プロジェクトマネージャー：Thai V.
- デザイナー：Greta K.
- ウェビナー参加者/専門家：Jason B.
- ウェビナー参加者/専門家：Safiya M.
- ウェビナー参加者/専門家：Rachel C.
- ウェビナー司会者：Tom S.
- ソーシャルメディアコーディーネーター：Ander B.
- メールマーケティングコーディネーター：Nancy R.
成果物とリスクをすべて含めたプロジェクトチャーターを可視化するには、ガントチャートも活用できます。
プロジェクトチャーターの2例目として、あなたの会社が時間管理用モバイルアプリを発売することになった場合を考えてみましょう。 プロジェクトチャーターはどのようなものになるでしょうか？
ABC社プロジェクトチャーター
プロジェクト名：革新的な時間管理用モバイルアプリの発売
プロジェクトの説明： ユーザーがAI搭載機能を使用して効果的に時間を管理できるモバイルアプリの開発および発売
ビジネスケース：以下の全社目標をサポートする
- 生産性ツール市場において製品ポートフォリオを拡大する
- AIを搭載した時間管理ソリューションのイノベーターとしての企業プレゼンスを確立する
プロジェクトの成果物：
- iOS向けとAndroid向けの完全開発モバイルアプリ
- アプリストア用リストと宣伝用コンテンツ
- ユーザーガイドとチュートリアル動画
- 発売後のカスタマーサポート計画
プロジェクトの利点：
- 業界での市場シェアの増大
- テクノロジーイノベーターとしてのブランド評判の向上
- アプリ販売とサブスクリプションの収益の増加
プロジェクトのリスク：
- 技術的な障害による発売延期の可能性
- 既存の市販アプリとの競争
プロジェクトの予算：$50,000
プロジェクトのマイルストーン：
- アプリプロトタイプ完成：2025年5月1日
- ベータテスト開始：2025年6月15日
- アプリストア用リストと宣伝用コンテンツの準備完了：2025年7月20日
- 正式なアプリ発売：2025年8月1日
プロジェクトチームメンバー：
- プロジェクトマネージャー：Raj P.
- デベロッパーリーダー：Kim L.
- UI/UXデザイナー：Fiona S.
- QAテスター：Martin H.
- マーケティングコーディネーター：Aaron M.
- テクニカルライター：Lisa T.
- カスタマーサポートスペシャリスト：Diane W.
Wrikeで独自のプロジェクトチャーターを作成する
特に、各プロジェクトに不可欠な標準文書に関しては、既製のテンプレートを用意しておくと、新規プロジェクトの開始時に時間を大幅に節約できます。 組織用のプロジェクトチャーターテンプレートを作成しておけば、利害関係者やプロジェクトスポンサーから新しいプロジェクトアイデアが提示されても、その都度チャーターを一から作成する必要はありません。
Wrikeは、クリエイティブブリーフやスプリントプランニングなど、さまざまなタスクに対応したテンプレートを取り揃えております。 Wrikeではさらに、プロジェクトチャーターなど、繰り返し行う業務や要件に対してユーザーが独自のテンプレートを設計できます。 プロジェクトマネージャーは、Wrikeのカスタマイズ可能なテンプレートを使用すれば、組織の目標やニーズに沿った包括的なプロジェクトチャーターを迅速に作成できます。
Wrikeを導入すれば、プロジェクトの計画と実行が簡素化され、効率性と生産性が向上します。 ぜひ無料トライアルでWrikeをお試しください。
「ねえ、今何してるの？」「来週の発売に向けてテーブルと椅子を注文しているところだよ。」「それってプロジェクトチャーターにあったっけ？ 立ち見席だけになると思っていたんだけど。」「でも、招待の返事が思ったほど届いていないと聞いたから、スペースをうまく使おうと思ってね。」「そうね。でも、予算も考えないと。」だからこそプロジェクト管理では常にプロジェクトチャーターが必要なのです。 これは短い文書で、チームメンバー全員がプロジェクトの優先順位と予算を常に念頭に置くようにすることができます。 プロジェクトチャーターはプロジェクト全体を説明するものです。 プロジェクトの根拠、目標、制約、実施方法、利害関係者などの情報が記載されています。 また、プロジェクトの利点や、特定したリスク、予算の概要も記載されています。 プロジェクトチャーターを用意しておけば、チーム全体でそれを参照できます。 参照のタイミングは、例えば、利害関係者の承認を得る前にプロジェクトの進め方を変更しようとするときなどです。 プロジェクトチャーターをまとめるのは難しくありません。 軽い打ち合わせを開いて、コーヒーが冷めないうちに本題に入るだけです。 プロジェクトチャーターの作成作業には4つのシンプルなステップがあります。 まず、プロジェクトビジョンを特定して、スコープの概要をまとめます。 次に、顧客、利害関係者、プロジェクトチームなど、プロジェクト実行組織における重要な役割をすべてリストアップします。 そして、マイルストーン、依存関係、タイムラインを含めたプロジェクトプランを作成します。 最後は最も重要な作業で、潜在的なリスクと問題のある領域をリストアップします。例えば出席率が低くなるというリスクがある場合、少人数に合わせてテーブルと椅子の向きや順番を変える必要があるかもしれません。 しっかりとしたプロジェクトチャーターがあれば、チーム全体が同じ情報にアクセスできるので、コストのかかるミスや遅延を回避できます。
