Project Management Guide
FAQ
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プロジェクトマネジメントにおけるベースライン(プロジェクトベースライン)とは何でしょうか?

プロジェクトマネジメントのベースラインは、明確に定義されたプロジェクトプランの開始点で、プロジェクトの進捗状況を測定し比較するための固定基準点になります。このベースラインを参考にしてプロジェクトのパフォーマンスを経時的に測定します。

貴社のプロジェクトが6週間以内の完了を目標にしていると仮定しましょう。これは大丈夫でしょうか?スケジュールのベースラインが4週間以内の完了となっている場合は問題となることが明確です。チームはプロジェクトの進行をスピードアップしなければなりません。

プロジェクトのベースラインには通常、スケジュール、コスト、スコープという3つの要素が含まれています。多くの場合、これらの3つのベースラインは個別に監視、管理、報告され、それぞれが順調に進んでいることを確認します。ベースラインが完全に統合されている場合は「パフォーマンス測定ベースライン(PMB)」と呼ばれます。

PMBを使うと、1つの要素の変更が他の要素に与える影響を効率よく監視し管理できます。ベースラインが統合されている場合には、例えばスケジュールの遅れがプロジェクトのコストにどのような影響を与えるかを迅速に把握することができるのです。しかし多くの企業はこの3つのベースラインを完全に統合するツールやプロセスを持っていません。

ベースラインは文書化して管理し、変更リクエストフォームや変更承認プロセスなどの正式な変更管理手順に従わずに変更するべきではありません。ベースラインを頻繁に変更すると、進捗状況の測定に使用することが困難になり、ベースラインの意味がなくなります。しかしプロジェクトが大きく変更された場合は、再度ベースラインを構築する必要があります。

この場合は測定に必要な新規のアップデートされたベースラインを構築します。ベースラインを再度構築する場合は、まずこれまでのベースラインを過去のデータとして保存し、新しいものを新しい計画として作成し、履歴データを失わないようにします。

プロジェクトマネジメントインスティチュート(PMI)はプロジェクトのベースラインをプロジェクトの試金石と称しています。これはすべてのステークホルダーがプロジェクトのベースラインを理解し、サポートすることが重要だからです。加えて、明確なベースラインの欠如は、プロジェクトが失敗する7つの原因の1つと見られています。

プロジェクトのベースラインが持つ3つのメリット

  1. 承認されたプロジェクトのベースラインには主なメリットが3つあります:見積もりの改善。実際のコストやスケジュール、スコープをベースラインに照らして評価することで、プロジェクトのパフォーマンスの程度を測定し、将来のプロジェクトのプラニングや見積もりの参考にすることができます。
  2. すぐれた業績評価。上記で説明しましたように、ベースラインはプロジェクトの進捗状況を測定する基準となります。この基準なしにはプロジェクトの進捗状況を比較することは困難です。
  3. アーンドバリュー(出来高)の計算。アーンドバリュー(EV)を使って実際の業績をプランに照らし合わせて比較しますが、これは単なる業績評価ツールではありません。プロジェクトのトレンドを分析し、プロジェクトに問題が発生する可能性を予測します。ここではアーンドバリューについて詳しく学びます。

プロジェクトのベースラインの欠如により発生する6つの問題点

  1. プロジェクトの強力なベースラインが欠如している場合、少なくとも6つの問題が発生する可能性があります:不十分なリソース配置。きちんとしたスケジュールがない場合は、いつ、どのようなリソースが必要であるかが明確にわかりません。
  2. スケジュールの遅れ(調達やマテリアル提供のタイミングの悪さなどが原因)。いつマテリアルが必要になるかが把握できていないと、注文するタイミングを逃してしまいます。数週間、数ヶ月前に注文する必要があるマテリアルの場合は特に、余裕をもって注文することが重要です。
  3. 品質管理の問題。スコープのベースラインが明確でないと、標準以上の品質を達成することができません。例えば、塗料が必要なことはわかっていても、その色や濃度を把握していなければ、顧客の品質基準を満たすことができないのです。
  4. きちんとした変更管理プロセスの欠如。ベースラインがきちんと構築されていないと変更事項の追跡やその管理が困難です。照らし合わせる基準なしには、成果物がプロジェクト開始時に求められていた水準を満たしているかどうかを判断することができないのです。
  5. 進捗状況を正確に報告する能力不足。先ほど述べましたように、比較するベースラインなしにはスケジュールに遅れが発生しているかを判断するのは困難です。
  6. 顧客および/またはスポンサーの不満。上で説明した5つの問題はプロジェクトの業績不振につながり、顧客やスポンサーをはじめとするステークホルダーの期待に応えることができません。

参考文献:

How do you set a project baseline?

To set a project baseline, you must first determine the scope of your project. This can be done with a scope statement, which is a list of project objectives and deliverables. Break down all the work required to achieve these deliverables into individual tasks and subtasks with detailed descriptions.

Next, you must map out your project schedule with clearly defined due dates and a final deadline. A good tool to use here is a Gantt chart, which can be easily edited and adjusted according to changing deadlines. Estimate how long each task will take and allocate resources accordingly. 

Now, you should plan the total cost of your project. Take into account all relevant factors, including hourly rates, available resources, and varying PPC costs. Link this budget plan to your schedule to ensure the two are aligned.

Your project baseline must be clearly outlined before you can move on to the next stage: stakeholder buy-in. Set up a meeting to present your plan, address any stakeholder concerns, and make any necessary edits. This is an important step in setting your project baseline, as it highlights any potential design flaws, which will be easier to fix before you start the project.

Example of a project baseline

Take this social media marketing campaign as a simple project baseline example:

Your employer has asked you to create a social media campaign to coincide with the launch of a new product. You are allotted a project budget, and your goal is to build brand awareness and encourage early sales of the product.

Therefore, your project baseline could look something like this: 

  • Scope/deliverables: 500 direct sales
  • Schedule: One month 
  • Cost: €1,000

In this project baseline example, you must first outline all the tasks needed to improve your conversion rate and achieve the end goal of 500 sales. This would include plans for social media posts for various platforms with detailed copy and design briefs. You can then map out your schedule in a content calendar, including optimized dates and times for each post. Finally, create a detailed budget to divide your costs across various sectors, e.g., PPC fees for Facebook ads.

Can you change a project baseline?

A project baseline should be documented and controlled. It should not be changed without following formal change control procedures, such as using a change request form and following a documented change approval process. Frequently changing a project baseline will make it difficult to use as a measurement for progress. The baseline may even become meaningless. However, when a significant change occurs, a project may be re-baselined.

This means issuing a new, updated baseline to measure against. If this happens, it’s recommended to save the old baseline first. Then, create the new one as a new plan, so you do not lose that historical data.

What is the importance of a project baseline?

A project baseline is a key tool for a successful project outcome. It helps you oversee the entire project, monitor performance, spot potential problems, and easily identify areas for change. The lack of a clear project baseline can lead to scope creep, cost overruns, and even project failure.

A good software system will enable you to effectively plan your project and create a project baseline that provides visibility to every team member. All stakeholders must understand and support the project baseline so that everyone is aligned on OKRs.

Benefits of a project baseline

There are three main benefits of having an approved project baseline:

  1. Improved estimates: The ability to measure your actual cost, schedule, or scope against a baseline can help provide insight into where a project has under- or over-performed. This knowledge can then be used to improve future project plans and estimates.
  2. Better performance assessments: As mentioned above, a baseline provides a standard to measure a project’s progress. Without one, it is difficult to compare how a project is performing.
  3. Calculating earned value: Earned value (EV) allows you to compare actual performance against your plan. But, it’s more than a simple performance assessment tool. It also enables you to analyze project trends and forecast whether a project is expected to run into problems in the future. Read more about the benefits of EV management here.


Problems caused by not having a project baseline

There are at least six possible problems that may occur when a strong project baseline is absent:

  1. Inadequate resourcing: If you don’t have a planned schedule, you may not know which resources you will need and when.
  2. Schedule delays (due to mistimed procurement, material delivery, etc.): Without knowing when you need material, it’s difficult to ensure it’s ordered on time, especially if it’s something that needs to be ordered weeks or months in advance.
  3. Issues with quality management: An unclear scope baseline can result in substandard quality. For example, if you know paint is needed but not what color or finish, the outcome may not meet the customer’s quality standards.
  4. A lack of proper change management: Without baselines in place, it’s difficult to track and manage changes. You have no yardstick to measure against, so it can be challenging to know if your outcome is different than originally expected.
  5. The inability to accurately report progress: As with the earlier example, it’s difficult to tell if you’re running behind schedule if you don’t have a baseline to compare against.
  6. Customer and/or sponsor dissatisfaction: Any of the five problems above can result in poor project performance, which will mean unhappy stakeholders, including your customer and/or sponsor.

Further reading: